Вопрос: Наша организация часто отправляет сотрудников в командировки, а также выдает деньги под отчет для приобретения ТМЦ. Имеем ли мы право выдавать средства не из кассы предприятия, а путем их перечисления на пластиковые карты? Образуется ли в этом случае у работника доход, облагаемый НДФЛ? Начисляются ли на указанные суммы страховые взносы? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 10(154), октябрь 2012 г.)

Вопрос: Наша организация часто отправляет сотрудников в командировки, а также выдает деньги под отчет для приобретения ТМЦ. Имеем ли мы право выдавать средства не из кассы предприятия, а путем их перечисления на пластиковые карты? Образуется ли в этом случае у работника доход, облагаемый НДФЛ? Начисляются ли на указанные суммы страховые взносы?

Согласно п. 1.4 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П) на территории РФ кредитные организации-эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами-держателями, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Таким образом, держателем карты может быть как работник (в том числе зарплатной карты), так и юридическое лицо (так называемой корпоративной карты).

Возможность использования последнего типа карт для оплаты командировочных расходов прямо предусмотрена в п. 2.5 Положения N 266-П.

Что касается использования личных карт работников, нередко возникает вопрос о правомерности таких расчетов. ЦБ РФ в письме от 24.12.2008 N 14-27/513 разъяснил, что в соответствии с п. 2.3 Положения N 266-П клиент-физическое лицо с использованием банковской карты осуществляет следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение; иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Следовательно, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, предусмотрены законодательством РФ.

Банкиры указали, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления средств на банковские счета работников-физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства и не относится к компетенции ЦБ РФ.

Таким образом, ЦБ РФ не усмотрел никаких нарушений в перечислении денег на счета работников с тем, чтобы они тратили их в командировке. Насколько нам известно, трудовое законодательство тоже не запрещает осуществлять указанные операции.

Если мы говорим об обычных командировочных расходах, то обязательств по уплате НДФЛ (письмо Минфина России от 05.08.2011 N 03-04-06/3-178) и страховых взносов (письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19) не возникает.

Сложности возникают, если для выплаты аванса на командировку (приобретения ТМЦ) использовать платежную карту.

Как следует из материалов дела (постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007), инспекция провела выездную налоговую проверку общества, по результатам которой были доначислены налоги (сборы), соответствующие суммы пеней и налоговых санкций.

Налогоплательщик, частично не согласившись с решением налогового органа, обратился с заявлением в арбитражный суд. Удовлетворяя требования общества в части доначисления ему ЕСН, НДФЛ, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, соответствующих сумм пеней и штрафов, суд исходил из следующего.

В ходе проверки данных о виде банковской пластиковой карты сотрудника и о факте снятия денежных средств с этой карты установлено, что ему в данном банке открыт зарплатный счет, на который общество в проверяемый период платежными поручениями перечислило денежные средства в общей сумме 5000000 руб. Кроме того, сотруднику выдано с расчетного счета организации на основании платежных поручений (чековой книжки) 1221000 руб.

Установив в ходе проверки, что в отношении проведенных операций у организации отсутствуют оправдательные документы, подтверждающие выдачу денежных средств в указанных суммах под отчет или на представительские расходы, налоговый орган сделал вывод, что данные суммы фактически представляют собой заработную плату сотрудника.

Представленные обществом с возражениями по акту выездной налоговой проверки авансовый отчет и приходный ордер, на основании которого данная сумма внесена работником в кассу общества как "возврат подотчета", инспекция во внимание не приняла, указав, что перечисленные документы не доказывают расход денежных средств с банковской пластиковой карты сотрудника и, кроме того, данная сумма не отражена в проверяемом периоде ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете организации.

Суд, удовлетворяя требования общества в этой части, исходил из того, что инспекцией не представлено достаточных доказательств выплаты обществом сотруднику в спорном периоде дохода (заработной платы), подлежащего включению в базу, облагаемую НДФЛ и ЕСН.

Из материалов дела следует: выводы налоговой инспекции о том, что спорная сумма фактически является заработной платой, выплаченной обществом работнику, основаны исключительно на назначении вклада, открытого заявителем работнику в банке (зарплатный), а также на том, что у общества отсутствуют оправдательные документы, подтверждающие выдачу денежных средств в указанных суммах под отчет или на представительские расходы.

Однако материалами дела подтверждается, что приказом директора общества "О выдаче денежных средств под отчет" разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать работникам предприятия денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы предприятия, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами.

Обществом в обоснование своей позиции представлены платежные поручения на перечисления денежных средств на счет сотрудника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы, а также авансовые отчеты, приходный кассовый ордер, товарные накладные на приобретение материалов и товаров, контрольно-кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам, выданные продавцом.

Операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период полностью отражены в журналах-ордерах по счету 71, что также установлено судом и не оспаривается ответчиком.

Как видим, способность доказать те или иные обстоятельства нередко становится краеугольным камнем в вопросах отстаивания своей позиции. Мы знаем немало случаев, в которых голословные заявления налогоплательщика о выдаче не заработной платы, а подотчетных сумм были оставлены арбитрами без внимания.

На основании вышеизложенного считаем:

- во-первых, предприятие вправе выдавать подотчетные средства путем их перечисления на пластиковые карты (как корпоративные, так и личные карты работников);

- во-вторых, средства, перечисленные на корпоративные карты (до тех пор, пока не доказано обратное), - это средства предприятия, следовательно, обязательств по уплате НДФЛ и страховых взносов у него не возникает;

- в-третьих, при перечислении денег на личные счета работников при должном документальном оформлении (имеются авансовые отчеты с приложенными документами или доказательства возврата подотчетных сумм (ПКО), в платежном поручении корректно заполнено поле "Назначение платежа") дохода, облагаемого НДФЛ, и объекта для начисления сумм страховые взносы также не возникает.

аудитор ЗАО "Аудит-Центр"

О.А. Шабатова