Вопрос: В организации созданы несколько обособленных подразделений. Подразделения отдельных расчетных счетов не имеют. Операции обособленных подразделений заносились в кассовую книгу головной организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров подразделений. Должны ли такие обособленные подразделения вести отдельные кассовые книги? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 2(158), февраль 2013 г.)

Вопрос: В организации созданы несколько обособленных подразделений. Подразделения отдельных расчетных счетов не имеют. Операции обособленных подразделений заносились в кассовую книгу головной организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров подразделений. Должны ли такие обособленные подразделения вести отдельные кассовые книги?

Для целей налогообложения основным признаком обособленного подразделения организации является осуществление этой организацией деятельности в РФ вне места своего нахождения посредством стационарного рабочего места, оборудованного для своих работников. Под оборудованием рабочего места подразумевается создание условий для исполнения трудовых обязанностей, а также само исполнение таких обязанностей.

Российская организация обязана сообщать в налоговый орган по месту своего нахождения обо всех обособленных подразделениях, созданных ею на территории РФ независимо от того, что они находятся на территории одного муниципального образования или территориях нескольких муниципальных образований, подведомственных одной или нескольким инспекциям.

Встать на учет организация может по месту нахождения лишь одного подразделения, не забывая при этом уплачивать налоги за все не поставленные на учет обособленные подразделения.

Организациям с 2012 года при ведении кассовых операций с наличными деньгами на территории России необходимо руководствоваться Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), которым установлены правила организации работы по ведению кассовых операций, приема и выдачи наличных денег, ведения кассовой книги, обеспечения порядка ведения кассовых операций и определения лимита остатка наличных денег в кассе.

Положение N 373-П распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет, организации на УСН и предпринимателей.

Положение N 373-П снимает часть вопросов, связанных с трудностями в соблюдении кассовой дисциплины при наличном денежном обращении в организациях, где есть обособленные подразделения.

Согласно п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Административный регламент), при исполнении государственной функции в зависимости от проверяемого периода и особенностей осуществления наличных денежных расчетов специалистами налоговых органов рассматривается, в частности, кассовая книга. Документы, необходимые для исполнения государственной функции, представляются организацией в виде оригиналов или заверенных должным образом копий (п. 30 Административного регламента).

С 2012 года обособленные подразделения ведут отдельно свои кассовые операции, составляя приходные и расходные ордера, регистрируя их в кассовой книге. Другими словами, у обособленного подразделения теперь должна быть отдельная кассовая книга. Нужно лишь помнить, что данные обо всех кассовых операциях должны быть включены в бухгалтерский учет и отчетность по организации в целом.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В частности, передается:

- отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, если она оформляется на бумаге;

- распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги, если она оформляется с применением технических средств.

Лист кассовой книги обособленное подразделение может передавать организации в электронном виде. Тогда лист кассовой книги на бумаге подлежит передаче в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Положением N 373-П установлено, что с 2012 года лимит остатка кассы компании устанавливают самостоятельно. Необходимо, чтобы это было закреплено внутренним локальным актом, а прописанный в нем лимит остатка кассы соблюдался.

Если обособленное подразделение имеет свой счет в банке, то оно получит право устанавливать для себя отдельный лимит остатка кассы. Сверх лимита уполномоченный представитель обособленного подразделения может сдавать деньги в банк, передавать (отправлять) их в кассу центральной бухгалтерии. Соответственно, если подразделению не открыт отдельный счет в банке, то и остаток денежной наличности в кассе по нему отдельно вычислять не нужно.

Опираясь на Положение N 373-П, чиновники ФНС России в письме от 12.09.2012 N АС-4-2/15195 раскрыли вопросы ведения кассовой книги обособленными подразделениями организации, ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций и периодичности и сроков проведения проверок.

Согласно опубликованному письму требование Положения N 373-П о ведении кассовой книги касается каждого подразделения, которое осуществляет кассовые операции. Причем наличие банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций "обособлением", не имеет значения. Такое уточнение ФНС России сделала на основании разъяснений Банка России в письме от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255.

В Положении N 373-П не говорится об ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности и несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличности сверх лимитов.

Однако в письме ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195 отмечено, что такое нарушение влечет наложение административного штрафа в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Это штраф в размере:

- от 4000 до 5000 руб. - в отношении должностных лиц;

- от 40000 до 50000 руб. - в отношении юридических лиц.

Индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица.

За отсутствие лимита остатка наличных денежных средств в кассе никакого административного штрафа не предусмотрено. Если расчет на установление лимита в банк не представлен, то лимит остатка кассы считается нулевым (см. п. 2 письма Московского ГТУ Банка России от 20.02.2009 N 26-13-4-12/14232). Однако при отсутствии установленного лимита все наличные денежные средства, не сданные в банк, считаются сверхлимитной суммой.

В целом обособленные подразделения добавляют работы бухгалтерии. Но если бухгалтерский учет налажен, бухгалтер владеет оперативной информацией и решены ключевые и спорные вопросы налогообложения, то при хорошей автоматизации работа с обособленными подразделениями бухгалтеру по силам.

Таким образом, ведение кассовой книги обязательно для всех обособленных подразделений, ведущих кассовые операции, в том числе и для тех, которые не применяют ККТ и не имеют отдельного расчетного счета. Одной кассовой книги по организации в данном случае недостаточно.

Аудитор ЗАО "Аудит-Центр"

Т.В. Тюленева