Распоряжение Администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края от 15 апреля 2013 г. N 68 "Об утверждении Положения об архиве сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края"

В целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края, в течение установленных сроков их хранения:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заведующего сектором архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Фисенко Т.И.

Глава муниципального района

А.Н. Борзилов

Положение
об архиве сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края
(утв. распоряжением администрации Нанайского муниципального района от 15 апреля 2013 г. N 68)

1. Общие положения

1.1. Архив сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края (далее - архив) образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125 -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и на основании распоряжения администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края от 09 июля 2009 года N 66 "Об утверждении Положений структурных подразделений аппарата администрации Нанайского муниципального района" входит в состав сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

Архив создан в целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края, в течение установленных сроков их хранения.

1.2. Работа архива организуется в соответствии с данным положением, утвержденным распоряжением администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

1.3. В архиве составляется годовой план работы, и составляются описи дел постоянного хранения, которые утверждаются заведующим сектором архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края (далее - заведующий).

1.4. Организация работы архива возложена на главного специалиста сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края (далее - главный специалист) распоряжением администрации Нанайского муниципального района от 28.12.2010 N 114 "О назначении ответственных за делопроизводство и архив в администрации Нанайского муниципального района".

1.5. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, нормативно-методическими документами сектора районного архива Нанайского муниципального района Хабаровского края в области архивного дела и настоящим положением.

1.6. Главный специалист, совместно с заведующим несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет заведующий.

1.8. При смене лица, ответственного за архив, прием-передача документов производится по акту, который утверждается заведующим.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в результате деятельности сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива сектора являются:

- комплектование архива сектора архитектуры и строительства документами, предусмотренными пунктом 2 настоящего Положения;

- учет и обеспечение сохранности архивных документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам;

- использование хранящихся в архиве сектора документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- организует работу по составлению номенклатуры дел сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края;

- составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и экспертно-проверочной комиссии сектора районного архива администрации муниципального района;

- разрабатывает и согласовывает с сектором районного архива Нанайского муниципального района графики предоставления описей и передачи архивных документов на постоянное хранение;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- организует и проводит проверку наличия документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- в установленном порядке передает на постоянное хранение в упорядоченном состоянии архивные документы (согласно графику передачи дел);

- в установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- ежегодно представляет в сектор районного архива Нанайского муниципального района Хабаровского края сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

- осуществляет использование документов по запросам организаций и граждан, в том числе социально-правовым запросам граждан;

- осуществляет контроль за состоянием хранения документов путем проведения проверок не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в сектор районного архива администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив имеет право:

- контролировать выполнение установленного порядка работы с документами специалистами сектора и соблюдение ими инструкции по делопроизводству;

-запрашивать от специалистов сектора сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к помещению архива. Обеспечение сохранности документов.

5.1.1. Архив размещается в приспособленном помещении в административном здании.

5.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства копирования и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

5.1.3. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Все поступающие в архив документы размещаются в шкафах в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения.

5.1.4. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией, образованной распоряжением администрации муниципального района, не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.

Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в перемещения посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за архив;

- при реорганизации или ликвидации сектора архитектуры и строительства администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

При интенсивном использовании дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел, выданных в течение года.

В случае недостачи дел организуется их розыск в течение одного года после обнаружения недостачи.

5.2. Подготовка и передача дел в архив

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел по установленной форме, в двух экземплярах.

5.2.3. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в секторе архитектуры и строительства в течение пяти лет, а затем сдаются в архив по описи дел N 1.

5.2.4. Передача дел в архив от специалистов сектора осуществляется по графику, составленному архивом по согласованию со специалистами сектора, передающих документы в архив, и утвержденному заведующим.

5.2.5. Описи дел, подготовленные сектором, служат основой для подготовки архивом годового раздела сводной сдаточной описи дел сектора, которая составляется в четырех экземплярах. По ней производится сдача дел на постоянное хранение в сектор районного архива администрации муниципального района Хабаровского края.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные, и описи дел.

Архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в сектор районного архива администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края.

5.3.2. Для оперативного поиска документов в архиве сектора создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

- указатели;

- исторические справки.

5.4. Использование документов архива

5.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.

5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме копий документов.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в сектор районного архива администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

5.5.2. В необходимых случаях временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения в сектор районного архива администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным главой муниципального района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.