Постановление Губернатора Хабаровского края от 19 июня 2007 г. N 89 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края"

3.1.1. Взаимодействие исполнительного органа государственной власти края с Законодательной Думой края (далее - Дума края) в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора края от 10 марта 2006 г. N 52 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края и иных органов исполнительной власти Хабаровского края с Законодательной Думой Хабаровского края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности".

Разработка проектов законов края (законопроектов) и постановлений Думы края (подзаконных актов) осуществляется в соответствии с примерным перечнем проектов законов края, проектов постановлений Думы края, проектов федеральных законов (далее - Перечень), утверждаемым Губернатором края в рамках реализации права законодательной инициативы и в соответствии со статьей 23-1 Закона края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края" и статьями 59, 63 Регламента Законодательной Думы Хабаровского края.

3.1.2. Законопроекты и подзаконные акты вносятся в Думу края исполнительным органом государственной власти края с приложением следующих материалов:

- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта краевого закона (постановления Думы края);

- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием краевого закона (постановления Думы края);

- финансово-экономического обоснования;

- заключения министерства финансов края в случаях представления проекта краевого закона о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, об изменении финансовых обязательств края, а также проектов краевых законов, предусматривающих расходы из краевого бюджета;

- листа согласования к проекту краевого закона (постановления Думы края);

- перечня урегулированных и неурегулированных разногласий, возникших в ходе согласования проекта краевого закона (постановления Думы края);

- сопроводительного письма, подписанного руководителем исполнительного органа государственной власти края, с указанием должностного лица, которому поручается представлять на заседании Думы края проект краевого закона (постановления Думы края).

3.1.3. Исполнитель направляет согласованный текст проекта краевого закона (постановления Думы края) с приложением вышеперечисленных документов в управление по законотворчеству и взаимодействию с Законодательной Думой Хабаровского края и Федеральным Собранием Российской Федерации, которое в случае необходимости вносит уточнения в представленные документы.

3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через один интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект".

Вносится Губернатором
Хабаровского края

Проект

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора и Правительства края производится исполнительным органом государственной власти края в соответствии с порядком, установленным постановлением Губернатора края от 27 сентября 2002 г. N 432 (ред. 14.05.2005 N 116) "Об утверждении Положения о порядке подготовки, издания и опубликования нормативных правовых актов Губернатора края и Правительства края" и настоящей инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Губернатора и Правительства края вносятся с пояснительной запиской за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти края, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Губернатора и Правительства края в случае необходимости должны содержать пункт о контроле за их исполнением.

3.2.4. Проекты актов Губернатора и Правительства края и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (приложения N 1, 2) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм.

3.2.5. Проекты актов Губернатора и Правительства края имеют следующие реквизиты:

наименование лица или органа, издающего документ, - Губернатор Хабаровского края, Правительство Хабаровского края. Указывается в центре страницы;

наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;

заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля;

текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ", слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению Губернатора и Правительства края в тексте обязательно делается ссылка на них.

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами. В проектах постановлений и распоряжений Губернатора края подпись состоит из слова "Губернатор", инициалов и фамилии Губернатора края (для постановлений и распоряжений Правительства края указывается наименование должности "Губернатор, Председатель Правительства края").

Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия Губернатора края печатаются у правой границы текстового поля.

В проектах постановлений, распоряжений Правительства края подпись состоит из слов "Губернатор, Председатель Правительства края", инициалов и фамилии Губернатора края. Слова "Губернатор, Председатель Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно" для ПЭВМ, инициалы и фамилия Губернатора края печатается на уровне второй строки.

3.2.6. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.

3.2.7. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти края, отвечающего за подготовку проекта.

Документы, принятые другими органами или организациями, не могут быть оформлены как приложения к актам Губернатора и Правительства края.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал в режиме "точно" (18 пт) дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора или Правительства края. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера постановления печатается через межстрочный интервал в режиме "точно" (18 пт).

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 07.02.2007 N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов размещается подпись руководителя исполнительного органа государственной власти края.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Губернатора

Хабаровского края

от 23.01.2007 N 26

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера постановления или распоряжения четырьмя интервалами, от текста приложения - двумя межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.2.8. В постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства края следует употреблять полные наименования органов государственной власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

3.2.9. Согласование проектов актов Губернатора и Правительства края оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату согласования и дату поступления документа на согласование (приложение N 3).

Если в процессе согласования в проект акта Губернатора и Правительства края вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

3.2.10. Проекты актов Губернатора и Правительства края обязательно согласовываются:

- вице-губернатором края;

- первыми заместителями Председателя Правительства края;

- заместителем Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей;

- руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти края;

- начальником главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края (с проставлением специального штампа на оборотной стороне каждого листа проекта документа). При наличии в проекте правового акта норм, не соответствующих федеральному законодательству, руководитель главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края, не визируя проект, оформляет экспертное заключение, на основании которого отказывает в согласовании проекта документа;

- управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром;

- заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты актов Губернатора и Правительства края, содержащие вопросы распределения имущества, находящегося в краевой собственности, подлежат обязательному согласованию с министерством имущественных отношений края.

Проекты актов Губернатора и Правительства края, в которых затрагиваются интересы отдельных муниципальных образований края, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами городских округов и муниципальных районов края.

На листе согласования к проекту акта обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.2.11. Проекты актов Губернатора и Правительства края обязательно представляются вместе с указателем рассылки постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) края, который оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

3.2.12. Полностью согласованные проекты актов Губернатора края и Правительства края вместе с необходимыми документами представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края на бумажном и электронном носителях для стилистической и редакционной правки, ввода текста в электронную базу данных проектов Губернатора и Правительства края, оформления проектов на бланках установленной формы и представления их на подпись Губернатору края.

Электронная версия представляемого документа должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге.

3.3.1. Бланки документов

3.3.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 Присутство- члены коллегии: (перечисляются фамилии  и  инициалы  членов

 вали:       коллегиального органа)

             приглашенные: 25 человек (список прилагается)

3.4.1. Герб Хабаровского края

Герб Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

3.4.2. Код исполнительного органа государственной власти края

Код исполнительного органа государственной власти края проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) исполнительного органа государственной власти края проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.4.5. Наименование исполнительного органа государственной власти края

Наименование исполнительного органа государственной власти края должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом исполнительном органе государственной власти края.

При наличии сокращенного наименования исполнительного органа государственной власти края его помещают в скобках ниже полного.

На бланке исполнительного органа государственной власти края допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования исполнительного органа государственной власти края.

3.4.6. Справочные данные об исполнительном органе государственной власти края

Справочные данные об исполнительном органе государственной власти края включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

3.4.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого исполнительным органом государственной власти края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.4.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

 Напри- 14.03.2007

 мер:

        03.10.2006

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

 Напри- 14 марта 2007 г.

 мер:

        03 октября 2006 г.

Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2005).

3.4.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

3.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.4.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.4.12. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

                                                   Законодательная Дума

                                                     Хабаровского края

                                                   Информационный сектор

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                           Главное контрольное управление

                                                  Губернатора края

                                                Отдел по контролю за

                                              финансовой деятельностью

                                           предприятий и организаций края

                                                Главному специалисту

                                                    А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                   Генеральному директору

                                                       ОАО "Термика"

                                                        А.Г. Цицину

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                               Государственное учреждение

                                                 Всероссийский научно-ис-

                                                 следовательский институт

                                                    документоведения и

                                                      архивного дела

                                                 Профсоюзная ул., д. 82,

                                                      Москва, 117393

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

                                                  Бельдовой М.В.

                                         Волочаевская ул., д. 12, кв. 32,

                                               г. Хабаровск, 680019

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

3.4.13. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению (приложение N 9), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                           Министр образования

                                            Хабаровского края

                                     подпись          расшифровка подписи

                                     дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                             приказом управления по делам

                                                архивов Правительства

                                                  Хабаровского края

                                                  от 16.07.2006 N 53

3.4.14. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.4.15. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

                                   ПРИКАЗ

                     Об изменении штатного расписания

                               О премировании

                        "чего?" ("кого?"), например:

                             ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                               главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту сопроводительного письма, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.4.16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.4.17. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

3.4.18. Отметка о наличии приложений

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:     1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:        письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение

                   к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:       на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                               Приложение N 2

                                               к приказу министерства

                                               культуры Хабаровского края

                                               от 18.03.2006 N 34

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                 к приказу министерства

                                               культуры Хабаровского края

                                                   от 18.03.2006 N 34

3.4.19. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например,

не на бланке:

Министр жилищно-коммунального

хозяйства Хабаровского края          личная подпись           Н.М. Чаткин

на бланке:

Министр                              личная подпись           Н.М. Чаткин

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии               личная подпись           А.П. Яковлев

Члены комиссии:                     личная подпись           Б.Н. Иванков

                                    личная подпись           И.Н. Ковалев

                                    личная подпись           К.М. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Направление документов депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от Хабаровского края и представителям в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Законодательной Думы Хабаровского края, в Думу края осуществляется в порядке, определенном постановлением Губернатора края от 10 марта 2006 г. N 52 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края и иных органов исполнительной власти Хабаровского края с Законодательной Думой Хабаровского края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности".

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.4.20. Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам исполнительного органа государственной власти края, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта исполнительного органа государственной власти края. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания

прилагаются

Начальник

юридического отдела              личная подпись               А.С. Иванов

28.08.2006

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с исполнительными органами государственной власти края, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник

юридического отдела               личная подпись              А.С. Иванов

28.08.2006

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.08.2006 N 01-15/155-K

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами Правительства края;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- с исполнительными органами государственной власти края, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.4.21. Оттиск печати

Исполнительный орган государственной власти края имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о данном исполнительном органе государственной власти края.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов исполнительных органов государственной власти края определяется положением, разрабатываемым исполнительным органом власти края в соответствии с распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

Перечень документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведен в приложении N 10.

3.4.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Ведущий специалист

службы кадров                   личная подпись               А.П. Петрова

дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати исполнительного органа государственной власти края.

3.4.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона, например:

Сорокина Валентина Сергеевна

45 00 24

или

Сорокина В.С.

45 00 24

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.4.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.4.25. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти края содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

3.4.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в исполнительном органе государственной власти края.

4.1.1. Движение документов в исполнительном органе государственной власти края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе государственной власти края, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

4.1.3. При применении в исполнительном органе государственной власти края электронного документооборота службой ДОУ разрабатываются маршруты движения документов.

4.2.1. Доставка документов в исполнительный орган государственной власти края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в исполнительный орган государственной власти края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

4.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

4.3.1. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.

Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 11.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп (приложение N 12).

4.3.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа государственной власти края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.4.1. Документы, отправляемые исполнительным органом государственной власти края, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ исполнительного органа государственной власти края в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

4.4.2. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти края с учетом функционирующих в исполнительном органе государственной власти края технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

4.4.3. Телеграммы, составляемые в исполнительном органе государственной власти края, принимаются специалистом, ответственным за делопроизводство, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

4.4.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

4.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Документы с резолюциями руководителя исполнительного органа государственной власти края "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам исполнительного органа государственной власти края через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Каждый ознакомившийся работник обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.

Ознакомление всех работников с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней с проставлением соответствующей отметки на оборотной стороне документа либо на отдельном листе ознакомления.

4.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти края может быть установлено, что документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

4.6.2. Документы в электронном виде, поступающие в исполнительный орган государственной власти края, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес исполнительного органа государственной власти края, осуществляется в электронном виде в РКФ службой ДОУ (правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде должны быть определены индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в исполнительном органе государственной власти края технических и программных средств).

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумаге.

4.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде.

Прием документов ведет специалист исполнительного органа государственной власти края, назначенный приказом руководителя ответственным за работу с электронной почтой.

Электронные документы распечатываются на бумаге с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюция к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляется на отдельном листе, а затем прикрепляется к подлиннику.

4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

4.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в исполнительном органе государственной власти края системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по исполнительному органу государственной власти края в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

4.8.1. Руководитель исполнительного органа государственной власти края или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через службу ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.8.2. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой ДОУ немедленно.

4.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа государственной власти края или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

4.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

5.1.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя исполнительного органа государственной власти края по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

5.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ исполнительного органа государственной власти края.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности исполнительных органов государственной власти края, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ.

5.1.6. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках, журналах.

5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей исполнительного органа государственной власти края может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.9. В РКФ инициативных документов делается отметка об их исполнении.

5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в исполнительных органах государственной власти края создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются в электронном виде.

5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

5.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

5.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности исполнительных органов государственной власти края, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах государственной власти края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе государственной власти края и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа государственной власти края, их виды, состав и содержание.

7.1.3. В исполнительных органах государственной власти края составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края (приложение N 13).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти края и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ исполнительного органа государственной власти края.

7.1.5. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива края.

7.1.6. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем исполнительного органа государственной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края для согласования.

7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения исполнительного органа государственной власти края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры исполнительного органа государственной власти края.

7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края являются названия структурных подразделений либо направлений деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа государственной власти края.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа государственной власти края.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе государственной власти края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название исполнительного органа государственной власти края или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

  Документы (планы, списки, доклады, информация) о проведении семинаров,

   конференций по вопросам организации делопроизводства, архивного дела

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

 Переписка с муниципальными архивными учреждениями края о комплектовании

  Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

      Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

      Переписка с Дальневосточной академией государственной службы

                       по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

    Переписка с главами муниципальных районов, городских округов края

                по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

  Переписка с администрацией г. Хабаровска о подготовке к зимнему сезону

                                2007/2008 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

              Годовые планы работы подведомственных учреждений

  Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- законодательные акты и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;

- нормативные правовые акты исполнительного органа государственной власти края;

- распорядительные документы исполнительного органа государственной власти края;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти края для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в исполнительном органе государственной власти края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в исполнительном органе государственной власти края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.6. Дела исполнительного органа государственной власти края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа государственной власти края.

7.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти края; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти края, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования# фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

7.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- приказы руководителя исполнительного органа государственной власти края по основной деятельности и документы к ним;

- приказы руководителя исполнительного органа государственной власти края по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Необходимость составления внутренней описи документов на другие дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в исполнительном органе государственной власти края.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти края дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа государственной власти края.

7.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти края или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе государственной власти края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа государственной власти края.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти края. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с государственным архивом края.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа государственной власти края.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа государственной власти края.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В исполнительном органе государственной власти края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа государственной власти края. По этим описям документы сдаются в архив исполнительного органа государственной власти края.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственной власти края, которую готовит архив исполнительного органа государственной власти края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив края.

8.1.12. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 17, 18) и представляются в архив исполнительного органа государственной власти края не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. При первичной передаче документов на государственное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.

8.1.13. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

8.1.17. Опись дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа государственной власти края одновременно. Согласованные ЭК исполнительного органа государственной власти края акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти края только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого исполнительный орган государственной власти края имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего исполнительного органа государственной власти края. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

8.2.1. В архив исполнительного органа государственной власти края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти края не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа государственной власти края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив исполнительного органа государственной власти края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.2.6. Прием каждого дела производится работником исполнительного органа государственной власти края, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом исполнительного органа государственной власти края и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти края передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа государственной власти края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.2.8. Историческая справка (приложение N 20) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.