Постановление Губернатора Хабаровского края от 18 декабря 2006 г. N 204 "Об утверждении Положения об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края"

В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 27 ноября 2006 г. N 722-р "О реорганизации структуры аппарата Губернатора и Правительства края" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Качимова В.И.

Губернатор

В.И. Ишаев

Положение
об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
(утв. постановлением Губернатора Хабаровского края от 18 декабря 2006 г. N 204)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, цели, задачи, функции, права, обязанности и ответственность управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - Управление).

1.2. Управление является структурным подразделением аппарата Губернатора и Правительства края.

1.3. Управление создается в соответствии с утвержденной Губернатором края структурой аппарата Губернатора и Правительства края и в своей деятельности непосредственно подчиняется управляющему делами Губернатора и Правительства края - министру.

По вопросам организации работы Управление руководствуется приказами и указаниями заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра.

1.4. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Хабаровского края, законами Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, иными нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства края, относящимися к компетенции Управления, приказами заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, распоряжениями управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархива), действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов, и настоящим Положением.

2. Основные задачи Управления

2.1. Организация и совершенствование единой системы документационного и информационного обеспечения Губернатора края, вице-губернатора края, аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края.

2.2. Подготовка и выпуск документов Губернатора и Правительства края, создание электронной базы постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.

2.3. Контроль за ходом рассмотрения документов, направленных Губернатором края в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации.

2.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов по поручениям Губернатора края и поступающих из других организаций.

2.5. Организационно-техническая подготовка расширенных заседаний Правительства края и других мероприятий, проводимых с участием Губернатора края или вице-губернатора края и заместителей Председателя Правительства края.

2.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, порядка изготовления, регистрации, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, мастичных угловых штампов, гербовых бланков документов в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края.

2.7. Организация работы ведомственного архива аппарата Губернатора и Правительства края.

3. Основные функции Управления

Управление в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края в соответствии с Регламентом Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.

3.2. Внедряет и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, новые технологические приемы, сокращающие объем бумажного документооборота.

3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность Управления, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.

3.4. Осуществляет подготовку проектов актов Губернатора и Правительства края, приведение их в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на соответствующем бланке, представление Губернатору, Председателю Правительства края для подписания, регистрацию и выпуск подписанных документов.

3.5. Создает электронную базу постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.

3.6. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края.

3.7. Осуществляет подготовку проектов нормативных актов, методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.

3.8. Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, поступающих на имя Губернатора края и в Правительство края, а также исходящей корреспонденции Губернатора и Правительства края.

3.9. Вносит предложения по разработке информационно-поисковых систем документов (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

3.10. Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления края.

3.11. Изучает состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления края. Оказывает практическую помощь и разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с документами, в том числе по вопросам внедрения электронного документооборота.

3.12. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов. Представляет информационно-аналитические материалы руководству.

3.13. Осуществляет систематический контроль за:

- соблюдением установленных сроков и порядка представления Губернатору, Председателю Правительства края проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края;

- соблюдением установленного порядка подготовки и внесения структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и иными органами исполнительной власти края материалов для рассмотрения на расширенных заседаниях Правительства края;

- своевременной доработкой структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и иными органами исполнительной власти края проектов постановлений Правительства края, рассмотренных на расширенных заседаниях Правительства края;

- соблюдением сроков согласования проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края;

- соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края при подготовке проектов актов Губернатора и Правительства края и служебных документов;

- соблюдением установленного порядка изготовления, хранения, использования, уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края;

- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края работы с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования";

- организацией подготовки, регистрации, выпуска и хранения распорядительных актов руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края (наличие согласований проектов приказов или распоряжений с указанием даты согласования, указателей рассылки к ним, правильное оформление и т.д.);

- организацией в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края работы с документами Губернатора и Правительства края, полученными по электронной почте.

3.14. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные материалы и представляет их Губернатору края. Выдает справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя Губернатора и Правительства края.

3.15. Обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает сохранность документов и защиту их от несанкционированного доступа, последующую передачу их на хранение в ведомственный архив аппарата Губернатора и Правительства края.

3.16. Составляет проект номенклатуры дел аппарата Губернатора и Правительства края и представляет его для утверждения в установленном порядке заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

3.17. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы в соответствии с номенклатурой дел.

3.18. Готовит и выдает в установленном порядке заверенные копии документов по запросам структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, организаций и физических лиц, в том числе документов, хранящихся в ведомственном архиве аппарата Губернатора и Правительства края.

3.19. Участвует в организационно-технической подготовке расширенных заседаний Правительства края, заседаний Правительства края, проводимых совещаний и других мероприятий с участием Губернатора края, вице-губернатора края и заместителей Председателя Правительства края.

3.20. Осуществляет аудиозапись хода расширенных заседаний Правительства края, заседаний Правительства края с последующей их расшифровкой и подготовкой стенограмм выступлений. Оформляет протоколы расширенных заседаний Правительства края с дальнейшим их представлением Губернатору края для утверждения.

3.21. Направляет копии нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края в электронном формате и на бумажных носителях в министерства края, иные органы исполнительной власти края, администрации городских округов и муниципальных районов края, для опубликования в официальных источниках и в Региональный информационный центр общероссийской сети распространения правовой информации "КонсультантПлюс" (перечень распорядительных актов согласовывается с главным государственно-правовым управлением Губернатора и Правительства края).

3.22. Вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота.

3.23. Направляет копии постановлений Губернатора и Правительства края:

- в семидневный срок со дня их подписания - в Контрольное управление Президента Российской Федерации, Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации, Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу;

- в трехдневный срок со дня их подписания - в пресс-центр Правительства края, главное контрольное управление Губернатора края, главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края, Законодательную Думу Хабаровского края, прокуратуру Хабаровского края.

3.24. Направляет копии законов Хабаровского края и постановлений Законодательной Думы Хабаровского края на бумажном носителе в Главное управление Министерства юстиции по Дальневосточному федеральному округу в течение одного рабочего дня со дня их поступления в Правительство края.

3.25. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края и органами местного самоуправления края мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.26. Разрабатывает формы стандартных бланков организационно-распорядительных документов на основе формуляра-образца по ГОСТу Р 6.30-2003, совместно с управлением хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края обеспечивает ими аппарат Губернатора и Правительства края.

3.27. Ведет журналы регистрации распоряжений Правительства края и приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края о командировании государственных гражданских служащих и членов Правительства края и журналы учета гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в командировки, оформляет командировочные документы.

3.28. Ведет журнал регистрации гербовых и простых мастичных печатей, штампов Правительства края и структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края. Организует работу комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов, выделенных к уничтожению, испорченных гербовых бланков.

3.29. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, соблюдение правил формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

3.30. Осуществляет подготовку к изданию телефонного справочника Правительства края. Ежеквартально обновляет и размещает в локальной сети его электронную версию.

3.31. Организует работу секретариата аппарата Губернатора и Правительства края и дежурство ответственных дежурных приемной Губернатора края в ночное время, выходные и праздничные дни, руководителей Правительства края в праздничные дни.

3.32. Осуществляет подготовку и проведение обучающих семинаров, совещаний со специалистами, ответственными за состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления края, секретарями приемных руководителей Правительства края по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.

3.33. Обеспечивает хранение, правильное использование и своевременное проведение профилактического обслуживания и ремонта копировально-множительной техники.

3.34. Обеспечивает организацию печатных и копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края и основными требованиями на организационно-распорядительную документацию.

3.35. Обеспечивает изготовление грамот, благодарностей, приветственных адресов Губернатора и Правительства края, благодарственных писем Губернатора края, пригласительных, пропусков в здание Правительства края, пропусков для подъезда к зданию Правительства края, поздравительных открыток, визитных карточек, дарственных надписей, различных схем, рассадок и др.

3.36. Разрабатывает эскизы печатей и штампов, отдельных видов документов (официальные бланки Губернатора и Правительства края, бланк благодарности, благодарственного письма).

4. Права

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления края информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2. Принимать участие в расширенных заседаниях Правительства края, в созываемых управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром совещаниях, а также в совещаниях, проводимых министерствами края и иными органами исполнительной власти края для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления и связанных с выполнением им задач и функций.

4.3. Проводить в соответствии с приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, распоряжением управляющего делами Губернатора и Правительства края - министром# проверки состояния делопроизводства и утвержденного порядка работы с документами, порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, бланков документов в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края и иных органах исполнительной власти края.

4.4. Запрашивать у помощников заместителей Председателя Правительства края, министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края информацию о ходе выполнения контрольных документов и причинах нарушения установленных сроков исполнения. При необходимости направлять официальные письменные запросы.

4.5. Возвращать на доработку проекты документов, представленные структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, оформленные с нарушением установленных требований.

4.6. Не принимать к регистрации и отправке, печатанию, копированию и размножению документы, подготовленные и оформленные с нарушениями установленных требований.

4.7. Вносить предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, относящейся к деятельности Управления.

4.8. По результатам комплексных проверок разрабатывать и вносить рекомендации по улучшению и совершенствованию документационного обеспечения управления.

4.9. Устанавливать рабочие связи в целях обмена опытом работы с аналогичными подразделениями других краев и областей Российской Федерации.

5. Обязанности управления

ГАРАНТ:

По-видимому, в названии раздела допущена опечатка. Слова "Обязанности управления" следует читать как "Обязанности Управления"

Управление в целях выполнения возложенных на него задач и функций обязано:

5.1. Соблюдать требования действующего законодательства, нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края.

5.2. Оперативно выполнять поручения Губернатора края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра и отчитываться перед ними о результатах своей деятельности.

6. Организация деятельности

6.1. В состав Управления входят: отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, отдел делопроизводства и архива, отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, секретариат (секретари приемных вице-губернатора края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра), сектор ответственных дежурных.

6.2. Руководителем Управления является начальник Управления, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Губернатора края по представлению управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра, согласованному с заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляет руководство его деятельностью и обеспечивает выполнение стоящих перед ним задач.

Начальник Управления:

- организует мероприятия по повышению квалификации работников Управления;

- ведет работу по подбору и согласованию, в установленном порядке, кадров сотрудников Управления, обеспечивает выполнение ими должностных обязанностей, Регламента Правительства Хабаровского края, Служебного распорядка аппарата Губернатора и Правительства края, несет ответственность за состояние трудовой дисциплины в Управлении;

- заверяет простой печатью Управления документы, подписанные руководителями структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, не требующие постановки гербовой печати.

6.3. Управление имеет простую круглую печать со своим наименованием и ее копию с номером "2" для отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, печать отдела делопроизводства и архива и ее копию под номером "2" для ведомственного архива аппарата Губернатора и Правительства края и печать "для командировочных удостоверений".

7. Ответственность

Руководители и сотрудники Управления несут ответственность за своевременное выполнение возложенных на них в соответствии с данным Положением задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неиспользование в необходимых случаях представленных им прав.