Вопрос: Наша компания занимается оптовой торговлей. В договорах поставки предусмотрено, что доставка товаров покупателю производится автотранспортом продавца. Какими первичными документами должны мы оформлять продажу и транспортировку товаров в этих случаях? (журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 1 (97), январь 2008 г.)

Вопрос: Наша компания занимается оптовой торговлей. В договорах поставки предусмотрено, что доставка товаров покупателю производится автотранспортом продавца. Какими первичными документами должны мы оформлять продажу и транспортировку товаров в этих случаях?

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и ст. 313 НК РФ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Следовательно, первичные документы служат основанием для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей-заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Перечень документов, которые должен иметь при себе водитель, осуществляющий грузовые перевозки, содержится в двух постановлениях:

- постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте";

- постановление Совета Министров РФ от 23.10.1993 N 1090 "О Правилах дорожного движения".

Данными постановлениями в составе обязательных первичных документов также предусмотрено наличие у водителя, перевозящего товары, товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т).

Товарно-транспортная накладная выписывается как минимум в трех экземплярах:

- первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

- третий экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Накладную по форме ТОРГ-12 составлять не обязательно, ее функции исполняет товарно-транспортная накладная формы N 1-Т.

Отметим, что Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, предусматривает возможность внесения в унифицированные формы первичной учетной документации дополнительных реквизитов. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Н.Б. Лопатина,

ведущий аудитор ЗАО "Аудит-центр"