Вопрос: Со временем чек ККТ выцветает и становится нечитаемым. Как поступать в этом случае? (журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 1 (97), январь 2008 г.)

Вопрос: Со временем чек ККТ выцветает и становится нечитаемым. Как поступать в этом случае?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ при исчислении налога на прибыль все расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и включают обязательные реквизиты.

На основании закона о ККТ организации и индивидуальные предприниматели при расчетах наличными денежными средствами обязаны пробивать чеки (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Кассовые чеки для целей бухгалтерского и налогового учетов признаются первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

Первичные документы следует хранить в течение четырех лет (ст. 23 НК РФ). Кроме того, организация обязана представить проверяющему органу документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, и доказательства, подтверждающие произведенные расходы (подп. 5 и 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В то же время ст. 17 Закона N 129-ФЗ установлен срок хранения документов не менее пяти лет. И заметьте, что носители информации должны содержаться по правилам организации государственного архивного дела. Сохранность первичных документов обеспечивает главный бухгалтер организации.

К сожалению, в настоящее время продавцы применяют кассовую технику, которая дает неустойчивый оттиск. Поэтому такие носители информации не выдерживают длительного хранения. Что делать, если "исчезли" расходы? Просить поставщика выдать дубликат кассового чека, что зачастую не представляется возможным.

Отсутствие чека ККТ (равно как и его нечитаемость) приводит к неподтверждению расходов подотчетного лица, а следовательно, к возможности включения налоговыми органами всей суммы неподтвержденного расхода в совокупный облагаемый доход подотчетного лица с начислением налога на доходы физических лиц.

До недавнего времени налоговые инспекторы не признавали выцветшие чеки ККТ в качестве оправдательного документа. Сотрудники Минфина предложили такой выход (письмо Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209): пока чеки не выцвели, нужно сделать с них ксерокопии. Отксерокопированный документ со временем не выцветет и сохранит информацию о понесенных затратах. Но, как известно, аргументом для инспекторов является только первичный документ. Следовательно, копию в таком случае необходимо заверить в установленном порядке. Для этого проставляются надпись "верно", должность и фамилия лица, удостоверяющего копию, и его личная подпись, дата заверения и печать компании. Напоминаем, что описанную процедуру и разработанный документооборот - "авансовый отчет - копии чеков" - необходимо закрепить приказом по учетной политике компании (п. 5 ПБУ 1/98).

Обратите внимание, если сам чек ККТ пришел в негодность, это не значит, что его можно выбросить. Обосновать расходы можно при условии, что к копии чека будет приложен его оригинал. Даже при условии, что не все реквизиты в нем видны.

Рекомендуем требовать от подотчетных лиц, чтобы они при составлении авансового отчета к оригиналу чека ККТ сразу прикладывали его копию.

До прихода налогового инспектора организации следует проверить документацию, которая относится к группе выцветающей, и принять меры по ее сохранению.

Т.В. Тюленева,

аудитор ЗАО "Аудит-центр"