Вопрос: Вопрос по доставке сотрудников к месту работы. Что означает фраза: "Невозможно добраться общественным транспортом"? Это сколько километров? Какой должен быть документ? Мы находимся в промышленной зоне, до предприятия - 1,2 км, тротуара нет. Есть ли в этом случае доход сотрудника? Если да, то какая сумма? Кто-то бы потратил на дорогу 10 руб., а кто-то - 30 руб., если бы ехал на общественном транспорте (журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 1 (97), январь 2008 г.)

Вопрос: Вопрос по доставке сотрудников к месту работы. Что означает фраза: "Невозможно добраться общественным транспортом"? Это сколько километров? Какой должен быть документ? Мы находимся в промышленной зоне, до предприятия - 1,2 км, тротуара нет. Есть ли в этом случае доход сотрудника? Если да, то какая сумма? Кто-то бы потратил на дорогу 10 руб., а кто-то - 30 руб., если бы ехал на общественном транспорте.

Предприятием организован подвоз работников предприятия на работу и с работы.

Из вопроса неясно, предусмотрена ли данная услуга коллективным договором или в трудовых договорах с сотрудниками.

В связи с этим рассмотрим общий порядок включения расходов на оплату проезда в целях налогообложения прибыли, удержания НДФЛ, начислении единого социального налога и НДС в зависимости от оснований перевозки сотрудников.

Налог на прибыль

Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, расходы на оплату проезда работников предприятие вправе учесть в целях налогообложения прибыли в следующих случаях:

во-первых, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей предприятия; тогда затраты можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

во-вторых, если внести в трудовой договор условие о доставке работника до места и обратно или пункт об обязанности работодателя оплатить ему проезд (п. 25 ст. 255 НК РФ).

По мнению контролирующих органов, должны выполняться одновременно оба эти условия. Если хотя бы одно из них не соблюдено, то предприятие не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли.

Об этом, в частности, сказано в письме Минфина от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434.

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, работодателю следует предусмотреть перевозки в трудовых (коллективных) договорах, а также обосновать необходимость в них "технологическими особенностями" своей производственной деятельности.

Это можно сделать с помощью следующих документов:

- графика работы компании по сменам (он необходим, если фирма работает в то время, когда общественный транспорт не ходит);

- выписки о расписании маршрутов;

- приказа руководителя об организации доставки работников и т.п.

А в подтверждение понесенных затрат фирме надо оформить:

- договор с транспортной компанией;

- приказ руководителя с указанием ответственного за перевозку (если она организована собственными силами фирмы).

Расходы организации по доставке работников на работу и оплате проезда от места работы до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

НДФЛ

В соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата проезда работников к месту работы и обратно в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме.

При этом в ст. 217 НК РФ, содержащей перечень доходов, не подлежащих налогообложению налогом на доходы физических лиц, для таких доходов, как оплата организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно по решению администрации, освобождение от уплаты налога не предусмотрено.

Таким образом, доставка работников до места работы и обратно на транспорте организации при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, признается доходом работников, полученным в натуральной форме. Соответственно, стоимость указанной доставки подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Доход каждого налогоплательщика можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени и тарифов транспортной организации, осуществляющей доставку работников.

То есть в организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, пользующихся указанной услугой, расчет суммы оплаты такой доставки, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику.

ЕСН

Согласно п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 настоящего Кодекса), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица-работника.

Стоимость проезда работников до места работы и обратно на транспорте организации при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, является налоговой базой для исчисления единого социального налога в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.

В случае, если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенных для работника.

НДС

При возмещении сотрудниками затрат по их перевозке объекта обложения НДФЛ не возникает.

Доставляя сотрудников к месту работы и обратно за плату, организация осуществляет реализацию транспортных услуг. Поэтому на стоимость доставки она должна начислить НДС.

НДС, уплаченный поставщикам при приобретении бензина для собственного транспорта или при оплате услуг сторонней транспортной организации, предприятие вправе принять к вычету из бюджета при выполнении требований ст. 171 и 172 НК РФ.

Н.А. Панкратова,

аудитор ЗАО "Аудит-центр"