Распоряжение Администрации города Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 11 августа 2008 г. N 2402-ра "О Регламенте администрации города Комсомольска-на-Амуре по оформлению заключаемых договоров"

1. Общие положения

Настоящий Регламент определяет сроки и последовательность действий муниципальных служащих отделов администрации города по оформлению заключаемых администрацией города Комсомольска-на-Амуре договоров, соглашений.

Регламент распространяется на отношения, связанные как с оформлением договоров, соглашений заключаемых в интересах администрации города, так и с оформлением договоров, соглашений заключаемых администрацией города от имени муниципального образования городского округа "Город Комсомольск-на-Амуре" на реализацию полномочий органа местного самоуправления городского округа.

Процедуры Регламента осуществляются в соответствии с требованиями гражданского законодательства Российской Федерации.

Взаимодействие муниципальных служащих отделов администрации города при обмене документами, необходимыми для выполнения Регламента осуществляется на бумажных носителях с соблюдением требований, связанных с защитой служебной информации.

Изготовление необходимого количества составленных или разработанных текстов договоров и текстов, сопутствующих им документов, поручается общему отделу администрации города.

2. Последовательность процедур

Тексты договоров составляются муниципальными служащими отделов администрации города на основании типовых форм или разрабатываются для определенного правоотношения.

Текст договора составляется в случаях, установленных законом и иными правовыми актами, а также муниципальными правовыми актами городского округа "Город Комсомольск-на-Амуре". Текст договора разрабатывается по поручению должностных лиц администрации города или по инициативе отдела администрации города по вопросу ведения отдела.

В соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации города принимаются оферты от контрагентов. Оферта на реализацию интересов администрации города направляется управляющему делами администрации города. Оферта на реализацию полномочий органа местного самоуправления направляется главе города или лицу, уполномоченному им. Лица, указанные в настоящем абзаце, определяют исполнителя (ей). Уполномоченное лицо подтверждает свое полномочие должностной инструкцией либо распоряжением руководителя администрации города.

К тексту договора могут изготавливаться: протокол разногласий к договору, протокол согласования разногласий к договору, дополнительное соглашение к договору, форма акта выполненных работ (услуг), сопроводительные письма (по тексту - сопутствующие документы).

К тексту оферты при наличии замечаний, изготавливается протокол разногласий к договору в трех экземплярах, два из которых направляются контрагенту для рассмотрения, третий экземпляр остается в администрации города у исполнителя для контроля соблюдения сроков.

К тексту протокола разногласий к договору, поступившего от контрагента, может составляться протокол урегулирования разногласий в трех экземплярах, два из которых направляются контрагенту, а третий остается в администрации города у исполнителя для контроля соблюдения сроков.

Изменения и (или) дополнения в договор вносятся дополнительным соглашением к договору, изготавливаемому в трех экземплярах, два из которых направляются контрагенту для рассмотрения, третий экземпляр остается в администрации города у исполнителя для контроля соблюдения сроков.

Текст договора изготавливается в количестве экземпляров, обеспечивающем по одному экземпляру каждого участника договора плюс экземпляр для отдела бухгалтерии администрации города.

Копия оферты контрагента, а также составленный проект текста договора (сопутствующих документов) передаются на оценку в последовательности отделов администрации города, указанной настоящим Регламентом. На оценку передается один экземпляр копии оферты контрагента, изготовленного текста договора и (или) сопутствующих документов, оставшиеся экземпляры хранятся у исполнителя.

Тексты договора (сопутствующих документов) подвергаются оценке:

отдела администрации города по предмету ведения - на целесообразность заключения, проведения процедур исполнения;

отдела бухгалтерии - на обоснованность цены и формы оплаты, правильность указания реквизитов для оплаты;

юридического отдела - на наличие необходимых и достаточных условий, соблюдение формы.

Замечания по тексту указываются в самом тексте либо изготавливается заключение. Замечания в тексте указываются для устранения погрешностей текста и опечаток, в остальных случаях изготавливается заключение.

Одобрение текста договора подтверждается подписями курирующего отдел администрации города заместителя главы администрации города, руководителя отдела администрации города (работника юридического отдела администрации города) на одном из экземпляров, который оставляется в администрации города. Подписи проставляются в нижнем правом углу последнего листа текста.

Текст договора прошедший оценку соответствующих отделов администрации города в количестве всех изготовленных экземпляров передается на подпись руководителю администрации города или лицу им уполномоченному на подписание договора и сопутствующих документов. После подписания текста договора, дополнительного соглашения, протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий, управляющий делами администрации города заверяет подписи на всех экземплярах гербовой печатью администрации города.

Направление контрагенту для подписания текста договора, дополнительного соглашения, протокола разногласий к договору, протокола урегулирования разногласий к договору осуществляется сопроводительным письмом, в котором указывается прилагаемый перечень документов, общее количество листов и экземпляров, а также сроки рассмотрения и возвращения в адрес администрации города подписанного и заверенного печатью экземпляра, исполнитель и его телефон.

Сопроводительные письма к тексту договора и (или) сопутствующим документам изготавливаются лицом, назначенным в качестве исполнителя, по количеству участников договора плюс два экземпляра и подписываются управляющим делами администрации города, регистрируются канцелярией администрации города. Из двух дополнительных экземпляров сопроводительного письма: один - остается в канцелярии администрации города, второй передается в отдел администрации города, регистрирующий текст договора.

Подписанные тексты договора, дополнительного соглашения к договору, протокола разногласий к договору, протокола урегулирования разногласий с проставленными визами отделов администрации города, оттиском гербовой печати сшивается, заверяется печатью администрации города (в случае изготовления текста более чем на одном листе) признается контрольным экземпляром администрации города, подлежащим регистрации и хранению в отделах администрации города:

договор, регулирующий отношения по обеспечению деятельности администрации города, - в общем отделе администрации города;

договор, регулирующий отношения по исполнению администрацией города полномочий органа местного самоуправления, в отраслевом отделе администрации города по предмету ведения.

Договор, дополнительное соглашение к договору, акт выполненных работ (услуг) подлежат регистрации и учету по форме, установленной настоящим Регламентом.

Руководитель отдела администрации города, зарегистрировавшего договор, организует ведение договора, а именно: регистрация, исполнение, внесение изменений и (или) дополнений, досрочное расторжение, прекращение в связи с исполнением договора, хранение текстов документов, принятых в ходе заключения, исполнения, прекращения договора; назначает муниципального служащего ответственного за ведение договора.

Управляющий администрации города ежегодно организует проверки ведения договоров в отделах администрации города. Проверке подвергается наличие единого журнала учета договоров в отделе администрации города, достоверность и полнота учета текстов договоров и документов, сопутствующих им, а также исполнение договоров.

3. Сроки проведения процедур

Процедуры настоящего Регламента должны исполняться в следующие сроки:

- на разработку проекта текста договора не более семи рабочих дней, при оформлении текста на основании типовой формы не более двух рабочих дней;

- на изготовление текста протокола разногласий к договору, протокола урегулирования разногласий к договору, дополнительного соглашения к договору, формы акта выполненных работ (услуг) не более трех рабочих дней;

- на изготовление сопроводительного письма не более одного рабочего дня;

- на оценку договора не более трех рабочих дней, не считая времени устранения исполнителем замечаний, выставленных на текст договора;

- на оформление оферты, в целом по администрации города, считая со дня получения, указанного на регистрации входящих в администрацию города документов, не более срока указанного в письме, сопровождающим оферту; при отсутствии срока в сопроводительном письме либо отсутствии сопроводительного письма, не более тридцати календарных дней.

                                   ФОРМА

     Регистрация и учет договоров в отделе _________________________

                            администрации города