Постановление Администрации Нанайского муниципального района Хабаровского края от 22 ноября 2013 г. N 1344 "О состоянии делопроизводства и архивного дела в организациях - источниках комплектования сектора районного архива администрации Нанайского муниципального района"

Одной из основных задач архивов является обеспечение сохранности документов для полноценного их использования.

На 1 января 2013 года в секторе районного архива находится на хранении:

-54 фонда, 9241 единиц хранения постоянного срока хранения управленческой документации за 1936 - 2007 годы;

-67 фондов, 13463 единиц хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий района за 1933 - 2010 годы;

-263 единиц хранения фотодокументов.

Сектор районного архива администрации Нанайского муниципального района комплектуется документами организаций списка источников комплектования N 1 - документами постоянного срока хранения, включающего по состоянию на 1 января 2013 года, 31 организацию: муниципальных - 25, федеральных - 2, краевых - 3, негосударственную - 1.

Работа с источниками комплектования строится на основе изучения состояния делопроизводства и обеспечении сохранности документов.

Ежегодно утверждается график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций, предприятий и учреждений, согласовываются описи дел постоянного хранения и по личному составу на экспертно-проверочной комиссии сектора районного архива, далее на экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, составляются паспорта архивов организаций, годовые планы работы архивов и экспертной комиссии, годовые отчеты о проделанной работе.

Дела текущего делопроизводства ведутся в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.

Все организации и учреждения списка N 1 обеспечены электронной версией Основных правил работы архивов организаций и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

За период с 2010 года и 9 месяцев 2013 года активизировалась работа по приему фотодокументов от организаций-источников комплектования сектора районного архива.

В 2011 году принято от источников комплектования 411 дел (при плане 415 дел) управленческой документации за 2006 год, представлены на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края номенклатуры дел от 3 организаций, на экспертно-проверочной комиссии сектора согласовано 2 инструкции по делопроизводству, проведено 4 семинара для ответственных за делопроизводство и архив организаций, изучено положение дел и оказана методическая помощь в организации делопроизводства и обеспечении сохранности документов в 14 организациях.

В 2012 году принято от источников комплектования 560 дел (при плане 493 дела) управленческой документации за 2007 год, представлены на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края номенклатуры дел от 2 организаций, на экспертно-проверочной комиссии сектора согласована 1 инструкция по делопроизводству, 7 положений об архиве и 7 положений об экспертных комиссиях организаций, проведено 3 семинара для ответственных за делопроизводство и архив организаций, изучено положение дел и оказана методическая помощь в организации делопроизводства и обеспечении сохранности документов в 14 организациях.

За 9 месяцев 2013 года принято от источников комплектования 433 дела (при плане 388 дел) управленческой документации за 2008 год, на экспертно-проверочной комиссии сектора согласовано 6 инструкций по делопроизводству, 6 положений об архиве и 6 положений об экспертных комиссиях организаций, проведен 1 семинара для ответственных за делопроизводство и архив организаций.

Опыт работы с организациями-источниками комплектования сектора районного архива, также показывает факты несвоевременного упорядочения и сдачи документов на хранение, предоставления на согласование описей дел, годовых планов работы и годовых отчетов, неправильного, согласно делопроизводства оформления дел, утраты дел внесенных в уже утвержденные описи, несвоевременной разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству и номенклатур дел.

Не во всех организациях-источниках комплектования ведутся учетные документы: книга учета поступления и выбытия документов, лист фонда.

В целях совершенствования ведения делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования сектора районного архива, администрация Нанайского муниципального района Хабаровского края постановляет:

1. Руководителям организаций-источников комплектования сектора районного архива:

1.1. Принять необходимые меры по повышению ответственности специалистов за ведение делопроизводства и архив, не допускать утраты учтенных документов.

1.2. Обеспечить контроль за своевременным упорядочением документов и сдачей их на хранение.

1.3. Своевременно, согласно утвержденному графику, предоставлять на согласование экспертно-проверочной комиссии сектора и экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края описи дел, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел.

1.4. Своевременно предоставлять паспорта архивов организаций для составления сводного паспорта сектора районного архива.

1.5. Предоставлять годовые планы работы и годовые отчеты о работе архивов организаций.

1.6. Обеспечить контроль за ведением учетных документов.

2. Сектору районного архива администрации муниципального района (Балашова Е.А.):

2.1. Ежеквартально предоставлять отчет о состоянии делопроизводства и архивного дела в организациях-источниках комплектования главе муниципального района.

2.2. Ежегодно проводить обучающие семинары для специалистов отвечающих за ведение делопроизводства и архив организаций-источников комплектования.

2.3. Продолжить работу по оказанию методической и практической помощи специалистам отвечающих за ведение делопроизводства и архив в организациях-источниках комплектования.

3. Управляющему делами администрации муниципального района Сафронову Н.Г.:

3.1. Осуществлять контроль за деятельностью сектора районного архива администрации муниципального района по вопросам состояния делопроизводства и архивного дела в организациях-источниках комплектования.

3.2. Обеспечить организацию и проведение обучающих семинаров со специалистами ответственными за делопроизводство и архив организаций-источников комплектования сектора районного архива.

4. Сектору информационных технологий администрации муниципального района (Шохирева Е.В.) разместить постановление на официальном сайте администрации Нанайского муниципального района в сети Интернет.

5. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации Нанайского муниципального района Сафронова Н.Г.

Глава муниципального района

А.Н. Борзилов