Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 11 августа 2006 г. N 491-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"
Распоряжение Губернатора Хабаровского края
от 11 августа 2006 г. N 491-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"
(с изменениями от 1 февраля, 20 мая, 15 ноября 2008 г., 18 июня 2009 г.)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.
3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 октября 2002 г. N 813-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Качимова В.И.
|
Губернатор |
В.И. Ишаев |
Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края
(утв. распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11 августа 2006 г. N 491-р)
(с изменениями от 1 февраля, 20 мая, 15 ноября 2008 г.)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - край).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 1.4 раздела 1 настоящей Инструкции внесены изменения
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - управление по организации работы с документами).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения аппарата своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:
прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;
контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;
проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами (далее - отдел делопроизводства и архива).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-центром Правительства края главного управления территориальной политики, кадров и общественных связей Губернатора и Правительства края (далее - пресс-центр Правительства края), а в отдельных случаях - главным государственно-правовым управлением Губернатора и Правительства края.
1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края*
2.1. Управленческая деятельность Правительства края выражается посредством издания нормативных документов.
Основными нормативными актами Правительства края являются постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края. Они действуют на территории края и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами независимо от ведомственной принадлежности, гражданами, проживающими в крае.
Порядок подготовки и оформления актов Губернатора и Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.
2.2. При составлении и оформлении документов используется 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) (приложения N 1, 2).
2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет размеры полей не менее: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.6. Документы в аппарате Губернатора и Правительства края оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Для оформления сопроводительных писем и некоторых документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края и его структурных подразделений оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Документы, издаваемые от имени двух или более органов или организаций, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий этих органов или организаций.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.6.1 пункта 2.6 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края применяются следующие бланки:
- общий бланк Правительства края (серия ПБ);
- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);
- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);
- бланк постановления Правительства края (серия ПП);
- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);
- бланк приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);
- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);
- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия ВГ);
- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих документов за подписью заместителей Председателя Правительства края;
- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих документов:
от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),
от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах с обязательной расшифровкой наименования комиссии, например:
/------\
| Герб |
| края |
\------/ / \
ПРАВИТЕЛЬСТВО
Хабаровского края
Министерство природных
ресурсов края
Комиссия по лесопользованию
при Губернаторе края
Карла Маркса ул., д. 56,
г. Хабаровск, 680000
Тел. (4212) 30-59-83. Факс (4212) 32-87-56
E-mail: main@adm.khv.ru
http://www.adm.khv.ru
---------------- N -----------------
На N ---------- от ----------------
/ \
- бланк письма Правительства края формата А5;
- бланк управления международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края;
- бланк приказа начальника главного управления внутренней политики и информации Губернатора и Правительства края - заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПЗ) (используется в период официального отсутствия заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края);
- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);
- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН).
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.6.2 пункта 2.6 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.
2.6.3. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету управлением по организации работы с документами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений аппарата, за исключением переписки внутри отраслевых министерств края. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива, оформляется в одном экземпляре.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без регистрации.
2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.6.5.1 подпункта 2.6.5 пункта 2.6 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.6.5.1. Руководители структурных подразделений аппарата назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты.
Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:
- получают (под расписку) гербовые бланки в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ управления по организации работы с документами (далее - отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);
- заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых бланков;
- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован бланк (подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на запрос и т.д.);
- хранят испорченные номерные гербовые бланки;
- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные бланки уничтожаются.
Один экземпляр акта о списании номерных гербовых бланков серии ПБ, ПР, БР, БГ, БП передается в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, а серии ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).
2.6.5.2. Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению.
Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики или в других целях.
2.7. Составление и расположение отдельных реквизитов документов
2.7.1. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах (закон, постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка и т.д.). На бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.7.2. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от предыдущего реквизита.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например, 02 апреля 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2005. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.03.29.
2.7.3. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.
Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
2.7.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ
Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
2.7.5. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к нему.
2.7.6. Адресование документа
Управленческие документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Если документ направляется нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрациям
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются# в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, инициалы указываются перед фамилией, например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д.Иванову
В состав реквизита "адрес" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264
Допускается центрировать строки реквизита "адрес" по отношению к самой длинной строке.
Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов исполнитель составляет список рассылки документа.
2.7.7. Утверждение документа
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.
Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным актом. Распорядительный документ необходимо издавать в тех случаях, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний или разъяснений.
Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Строки реквизита "гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной его строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр топлива и энергетики
Хабаровского края
личная подпись В.М. Сливко
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 03.06.2005 N 133
Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 4 к Инструкции.
2.7.8. Резолюция
Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:
А.А. Петрову
Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к
01.07.2006.
Личная подпись
01.06.2006
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, предусмотренном ГОСТ. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом), резолюцию размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.
Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Однако это нежелательно, так как листок может быть отделен от документа или утерян; резолюция может быть заменена или исправлена, что снижает ответственность ее автора и создает трудности для исполнителя; создаются трудности при формировании дел.
2.7.9. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее 5 строк. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.
Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:
о чем (о ком) издан документ, например:
"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";
чего (кого), например:
"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
специалиста..."
Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
"О подготовке проекта договора".
Иногда заголовок обозначает вопросы, которые регулирует документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:
"О вопросах тарифной политики на транспорте".
Заголовок составляет исполнитель документа.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт), максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.7.10. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:
- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.7.11. Текст документа
2.7.11.1. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.
Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.
Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.
2.7.11.2. В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
2.7.11.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
2.7.11.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовков в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3).
Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.
После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.
Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Например:
"В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. N 129-ФЗ
"О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпри-
нимателей" и постановлением Правительства Российской Федерации
от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполни-
тельной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических
лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве
индивидуальных предпринимателей "...".
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма, заявки, заключения и т.д.), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.7.11.5 подпункта 2.7.11 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.7.11.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.
В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Провести инвентаризацию материальных ценностей...
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения Губернатора
и Правительства края Готвальду А.В. подготовить проект инструкции об
организации работы по...
В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения, после наименования которых в скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Например:
1. Управлению бухгалтерского учета и финансового контроля
Губернатора и Правительства края (Иванова Н.А.) провести проверку
использования средств, выделяемых...
Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:
1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и
Правительства края (Кондратюк А.А.) провести в I квартале 2007 г.
проверку организации делопроизводства в министерствах...
Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения. Например:
Срок - 25 января 2007 г.
2.7.11.6. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
2.7.11.7. Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
лаконичность и краткость текста.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не "при сем направляем", а "направляем";
не "сего года", а "этого года (текущего года)";
не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";
не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недо-
статочной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".
В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
Отбор лексики при подготовке деловых документов предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа:
"необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства);
"удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например: "конструкторат", "переорганизация", слов, относящихся к разговорной лексике (секретарша, лаборантка).
Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл: например, "представить" и "предоставить":
представить:
1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);
2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);
3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);
4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);
5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);
6) изобразить, показать (представить в смешном виде);
предоставить:
1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);
2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);
3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: в апреле, не следует добавлять, месяце; информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: польза от использования_, следует учитывать следующие факты_, данное явление полностью проявляется в условиях_
Многословие, или "лишние слова", ослабляют действенность документа, делают его менее доступным для читателя. "Лишнее слово" - слово, употребление которого не находит оправдания и без которого текст ничего не теряет ни в смысле, ни в оттенке смысла. Лишними являются слова работа, деятельность, мероприятия в сочетании с предлогом по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по выполнению (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо реализация), мероприятия по закупке (вместо закупка).
Стандартные обороты речи типа в связи с распоряжением Правительства; в порядке оказания материальной помощи; в связи с тяжелым положением, сложившимся_постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа принять во внимание, довести до сведения. Но если нормы нарушаются в результате незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникает ошибка, например: глагол допускать (допустить) в значении сделать что-либо, совершить, принято сочетать со словами нарушение, ошибка, просчет и некоторыми другими именами существительными, характеризующими какие-либо отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: допустить грубость, чванство. Неправильны сочетания типа "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, сокращения бук., бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для широкого круга лиц. Такое сокращение должно быть заменено полным написанием.
Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р., и р-н.
Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом минус. Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться также.
2.7.12. Оформление приложений к документу
Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения к документу размещают непосредственно под текстом документа от границы левого поля.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо ОАО "Квант" от 05.06.2005 N 02-4/156 и приложение
к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.7.11.5 подпункта 2.7.13 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.7.13. Подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
не на бланке:
Министр топлива и энергетики
Хабаровского края личная подпись В.М. Сливко
на бланке:
Министр личная подпись В.М. Сливко
При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:
Председатель комиссии личная подпись В.Г. Степанов
Члены комиссии: личная подпись Н.Н. Зубченко
личная подпись Н.И. Ковалева
личная подпись Л.А. Тихонова
Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой, при этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.
Как правило, рекомендуется проставлять факсимильную подпись руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и т.п. документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись руководителя.
Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".
Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Губернатором края или, по его поручению, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края.
Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Губернатором края, вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата в соответствии с их компетенцией.
Служебные документы подписывают:
на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;
на бланке письма вице-губернатора - вице-губернатор;
на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - заместители Председателя Правительства края;
на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - советники Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами (24 - 48 пт).
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
2.7.14. Целью согласования документов является повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, соответствия правовым актам и ранее принятым решениям, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр культуры
Хабаровского края
личная подпись А.В. Федосов
дата
Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
здравоохранения
Российской Федерации
от 12.06.2005 N 17-03/1442
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.
Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования.
Виза располагается ниже реквизита "подпись" и включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:
Начальник главного госу-
дарственно-правового
управления Губернатора и
Правительства края личная подпись М.Л. Слепцов
дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник главного госу-
дарственно-правового
управления Губернатора и
Правительства края личная подпись М.Л. Слепцов
дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Правительства края;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.7.15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы).
Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба и официальное наименование органа, имеющего печать, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа, структурного подразделения. Гербовую печать могут иметь органы (организации), если это предусмотрено их положениями или уставами.
Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, выходящих за пределы организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.
Если документ (его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.
Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, министерств края и иных органов исполнительной власти края, перечни документов, заверяемых гербовой и простой печатями, определены распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р подпункт 2.7.16 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
2.7.16. Отметка о заверении копии
2.7.16.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.
На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится слово Копия.
Отметка о заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:
Верно
Главный специалист отдела
делопроизводства и архива личная подпись И.О. Фамилия
дата
Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:
Прошито,пронумеровано, скреплено печатью _______ (_________) листов.
(цифрами) (прописью)
и подписью руководителя структурного подразделения аппарата, подгото-
вившего копию, с указанием должности и полного наименования структурного
подразделения аппарата.
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения аппарата.
2.7.16.2. Заверенные копии документов, образованных в деятельности Правительства края, выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра, в котором указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование, цель использования копии документа, необходимое количество копий, фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.
Оформление и выдача заверенных копий актов Губернатора и Правительства края, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.
Оформление и выдача заверенных архивных копий производится отделом делопроизводства и архива.
При оформлении архивных копий допускается использование специально изготовленных и согласованных с управлением по делам архивов Правительства края штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на первом листе копии документа на верхнем поле справа. Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, лист), наименованием должности лица, заверившего копию, его личной подписью, расшифровкой подписи, датой заверения ставится ниже реквизита "подпись" на документе от границы левого поля.
2.7.16.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя начальника главного управления внутренней политики и информации Губернатора и Правительства края - заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляется отделом кадров и наград управления государственной службы Губернатора и Правительства края (далее - отдел кадров).
2.7.17. Отметка об исполнителе документа печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля и включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона; в письмах иногородним адресатам может быть добавлен код города автора документа, например:
Максимова Нина Сергеевна
(4212) 30 88 14
2.7.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:
краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (если он есть);
слова В дело и индекс дела, в котором будет храниться документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения аппарата или исполнителя, дату направления документа в дело.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 2.7.19 пункта 2.7 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения
2.7.19. Отметка о поступлении документа в организацию содержит наименование организации, которая получила документ, дату поступления (при необходимости - часы и минуты) и его индекс.
Отметка о поступлении документа на бумажном носителе проставляется в виде штампа или от руки в правой части нижнего поля первого листа документа или на его обороте.
При поступлении электронного документа после его распечатывания на первой странице, кроме отметки о поступлении, в левой части нижнего поля проставляется штамп "Подписан ЭЦП".
2.7.20. Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата, другие поисковые данные) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 8.
2.7.21. Документы, принимаемые совместно несколькими организациями (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, письма), оформляются не на бланке.
При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.
Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.
2.8. Оформление некоторых видов документов
2.8.1. Оформление писем
По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Служебные письма структурными подразделениями аппарата готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора края;
исполнение поручений Губернатора края, данных по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений аппарата;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов края;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на бланках письма формата А4 или А5.
Изготовление бланков письма с изображением герба края средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями сотрудников.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство_ рассмотрело_, Управление_ считает_), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.7.12 настоящей Инструкции.
2.8.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж
Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках.
Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).
В реквизите "адресат" указывается имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс).
Название страны может быть полным или кратким, но обязательно должно быть официально принятым.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от _ числа".
При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для его отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть написан как на английском языке, так и на языке страны адресата.
2.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов изложены в приложении N 5 к Инструкции.
* Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края
3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края производятся структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором края, и прилагаемыми правилами (приложения N 6, 7).
Ответственность за качество подготовки проектов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, которые готовят и вносят проект акта.
3.2. Постановления Губернатора края - нормативные правовые акты, устанавливающие правовые нормы (общие правила поведения, деятельности), обязательные для неопределенного круга лиц, не имеющие конкретного адресата, рассчитанные на неоднократное применение.
Распоряжения Губернатора края - правовые акты индивидуального характера, реализующие правовые нормы в связи с конкретным делом и конкретной ситуацией.
3.3. Необходимость подготовки проекта акта Губернатора края определяется Губернатором края, вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, а также руководителями структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края.
3.4. Подготовка проекта акта включает:
- проработку вопроса о содержании акта в соответствующих структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края;
- определение должностным лицом, которому непосредственно поручена подготовка проекта акта, соответствующих органов, организаций или должностных лиц для совместного участия в подготовке проекта и его согласовании;
- подготовку пояснительной записки с обоснованием необходимости подготовки данного акта;
- получение по проекту акта необходимых письменных заключений или анализа для последующей доработки проекта;
- согласование доработанного проекта акта должностными лицами соответствующих органов, организаций или коллегиальных органов, руководителями структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, заместителями Председателя Правительства края, вице-губернатором края;
- представление проекта постановления или распоряжения на подпись Губернатору края.
3.5. Проекты актов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных актов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего акта. Главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края при визировании проекта акта должно определить целесообразность оформления данного вопроса актом, соответствие проекта акта действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным актам.
3.6. Распорядительная часть акта может делиться на пункты, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта акта содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части проекта акта должны нумероваться только арабскими цифрами.
3.7. При составлении проекта акта необходимо:
- увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
- обеспечивать правильное (однозначное) написание наименований упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
3.8. Проект акта должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта акта нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия.
3.9. Проекты актов Губернатора края в случае необходимости должны содержать пункт о контроле за их исполнением.
3.10. Включение в проекты актов положений, регламентирующих порядок вступления данных актов в силу, должно осуществляться только в случае необходимости определения конкретной даты вступления данных актов в силу.
3.11. Проекты актов Губернатора края вносятся с пояснительной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта акта. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта(1).
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 3.12 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.12. Проекты актов Губернатора края по кадровым вопросам готовятся отделом кадров в установленном порядке.
При подготовке проектов распоряжений Губернатора края о награждении коллективов или отдельных лиц денежными премиями или ценными подарками в установленном порядке представляются следующие материалы:
- письмо-представление о награждении с указанием вклада, заслуг и особых достижений коллектива или отдельного гражданина в производственной, научной, общественной или другой деятельности;
- личный листок по учету кадров (анкета) кандидата на награждение;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (при его временном отсутствии - домашний адрес представляемого на награждение кандидата).
3.13. Согласование проекта акта Губернатора края с заинтересованными организациями и лицами оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование.
На листе согласования к проекту акта обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.
3.14. Если в процессе согласования в проект акта Губернатора края вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его существа.
3.15. Имеющиеся у должностного лица, согласовывающего проект акта Губернатора края, возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".
________________________________
(1) Если к представляемым проектам актов Губернатора края необходимо приобщить какие-либо иные материалы, связанные с их подготовкой, то они прикладываются в копии, а их подлинники остаются в подразделении, помещаются впоследствии в соответствующее дело и подлежат сдаче в установленном порядке на архивное хранение.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 18 июня 2009 г. N 402-р в пункт 3.16 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.16. Проекты актов Губернатора края согласовываются:
- руководителями соответствующих органов, организаций;
- заместителями Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей;
- первыми заместителями Председателя Правительства края;
- вице-губернатором края;
- начальником главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края (с проставлением специального штампа на оборотной стороне каждого листа проекта документа). При наличии в проекте правового акта норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, руководитель главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края, не визируя проект, оформляет экспертное заключение, на основании которого отказывает в согласовании проекта документа;
- управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром;
- заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:
- вице-губернатор края;
- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;
- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам строительства и топливно-энергетического комплекса;
- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;
- заместители Председателя Правительства края - министры края;
- министры края;
- заместитель министра строительства края - главный архитектор края;
- руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;
- руководители организаций;
- начальник главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края;
- управляющий делами Губернатора и Правительства края - министр.
До представления проекта нормативного правового акта, подготовленного министерством, иным органом исполнительной власти края, на согласование заместителю Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей проект нормативного правового акта подлежит направлению в прокуратуру Хабаровского края.
При представлении проекта нормативного правового акта заместителю Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей к проекту должны быть приложены документы, подтверждающие его направление в прокуратуру Хабаровского края, и экспертное заключение о результатах его рассмотрения.
В случае выявления прокуратурой Хабаровского края в проекте нормативного правового акта несоответствующих законодательству норм и (или) коррупциогенных факторов, отраженных в соответствующем заключении, до представления проекта нормативного правового акта на согласование заместителю Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей указанные несоответствия (факторы) должны быть устранены или представлены возражения, мотивированно отклоняющие доводы прокуратуры Хабаровского края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2008 г. N 593-р раздел 3 настоящей Инструкции дополнен пунктом 3.16.1
3.16.1. Проекты актов Губернатора края:
затрагивающие интересы муниципальных образований края, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами городских округов и муниципальных районов края;
содержащие вопросы градостроительной деятельности, в обязательном порядке согласовываются с заместителем министра строительства края - главным архитектором края;
по вопросам, влияющим на деятельность предпринимательских организаций, в обязательном порядке согласовываются с председателем совета по предпринимательству при Губернаторе края.
3.17. По проектам актов Губернатора края, вносимым с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения Губернатором края.
3.18. Проекты актов Губернатора края представляются на согласование сотрудниками заинтересованных подразделений без регистрации в отделе делопроизводства и архива. Пересылка их по почте запрещается.
Общий период согласования проекта акта, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
3.19. Приложения к проектам актов Губернатора края подписываются руководителями структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, ответственных за подготовку проекта акта. При тиражировании подписанных актов Губернатора края для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.
3.20. Документы, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края не оформляются.
3.21. Проект, подготовленный во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, законов края, постановлений Губернатора или Правительства края, других нормативных актов, должен содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
Если акт Губернатора края издается не во исполнение каких-либо нормативных правовых актов или документов, к представляемому проекту должен прилагаться инициативный документ, на основании которого издается данный нормативный правовой акт.
3.22. К проектам актов Губернатора края о внесении изменений, дополнений в ранее принятые нормативные правовые акты Губернатора края или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих нормативных правовых актов.
3.23. Полностью согласованные проекты актов Губернатора края вместе с необходимыми документами представляются исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном и электронном носителях для стилистической и редакционной правки, ввода текста в электронную базу данных проектов актов Губернатора и Правительства края, оформления проектов на бланках установленной формы и представления их на подпись Губернатору края.
Электронная версия представляемого проекта документа должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге.
При передаче исполнителем материала, записанного на дискете (или флэшкарте памяти), она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой (флэшкартой памяти) прекращается, и дискета (флэшкарта памяти) с материалом возвращается исполнителю.
3.24. Проекты актов, подготовленные с отступлением от установленных правил, подлежат возврату.
3.25. Тексты проектов актов хранятся в электронной базе данных до выпуска акта, но не более полугода.
3.26. Оформленные на бланке установленной формы проекты актов Губернатора края вместе с необходимыми сопроводительными документами передаются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края помощнику-референту Губернатора края, который представляет их Губернатору края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 3.27 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.27. Бланки актов Губернатора края изготавливаются типографским способом по заказу управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края, нумеруются компьютерным способом. Порядок хранения, учета, списания номерных гербовых бланков производится в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции. Копирование бланков актов Губернатора края запрещается.
3.28. Проекты актов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.
При оформлении совместного акта:
наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;
наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;
дата акта - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;
регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
3.29. Наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:
на бланке:
Губернатор В.И. Ишаев
без бланка:
Губернатор Хабаровского
края В.И. Ишаев
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 3.30 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.30. Управляющий делами Губернатора и Правительства края - министр (или лицо, его замещающее) утверждает указатель рассылки акта, подписанного Губернатором края, после чего документы передаются для регистрации и выпуска:
- постановления и распоряжения по основной деятельности - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края;
- распоряжения по личному составу - в отдел кадров.
3.31. Регистрация постановлений и распоряжений Губернатора края осуществляется раздельно в пределах календарного года:
дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 июня 2006 г. следует оформлять 01.06.2006. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;
индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.
К порядковому номеру распоряжений Губернатора края:
по основной деятельности - через дефис добавляется строчная буква "р";
по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, поощрении, изменении фамилии) - через дефис добавляются строчные буквы "рк";
по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взыскании) - через дефис добавляются строчные буквы "ркд".
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р пункт 3.32 раздела 3 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
3.32. Копии постановлений, распоряжений Губернатора края по основной деятельности заверяются печатью управления по организации работы с документами, копии распоряжений по личному составу - печатью отдела кадров и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подготовленными и подписанными исполнителями. Рассылка осуществляется через отдел делопроизводства и архива или по электронной почте.
В указателях рассылки актов, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
В указателях рассылки всех постановлений Губернатора и Правительства края в обязательном порядке указываются:
главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Губернатора края;
управление информации и общественных связей Губернатора и Правительства края;
Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации;
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу;
главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;
Законодательная Дума края;
прокуратура края;
избирательная комиссия края.
В указателях рассылки распоряжений Губернатора и Правительства края в обязательном порядке указываются:
главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Губернатора края.
Если акты Губернатора края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка актов Губернатора края осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра или его заместителя, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.
Замена разосланных актов производится по указанию управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 3.33 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.33. Подлинник акта Губернатора края, лист согласования, пояснительная записка и указатель рассылки остаются в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю для формирования дела.
Постановления и распоряжения Губернатора края по основной деятельности хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ведомственный архив).
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 3.34 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения
3.34. Заверенные копии актов Губернатора и Правительства края выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя управляющего делами Губернатора и Правительства края - министра.
4. Подготовка и оформление документов Правительства края
4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края
4.1.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края производится структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором, Председателем Правительства края, аналогичном# порядку подготовки актов Губернатора края.
Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:
Губернатор, Председатель
Правительства края В.И. Ишаев
или
И.о. Председателя
Правительства края В.И. Сыркин
4.1.2. Постановления и распоряжения (по основной деятельности, по личному составу) Правительства края регистрируются после их подписания, постановления и распоряжения по основной деятельности - в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, распоряжения по личному составу - в отделе кадров. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:
дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;
индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.
К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис добавляются буквы "пр".
К порядковому номеру распоряжений Правительства края:
по основной деятельности - через дефис добавляются строчные буквы "рп";
по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, поощрении, изменении фамилии) - через дефис добавляются строчные буквы "рпк";
по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взыскании) - через дефис добавляются строчные буквы "рпд".
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 4.1.3 пункта 4.1 раздела 4 настоящей Инструкции внесены изменения
4.1.3. Постановления и распоряжения Правительства края по основной деятельности хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.
4.2. Подготовка материалов к расширенным заседаниям Правительства края
4.2.1. Подготовка и проведение расширенных заседаний Правительства края и оформление принятых на заседаниях решений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства края.
4.2.2. Проекты постановлений Правительства края, вносимые на рассмотрение на расширенном заседании Правительства края, предложения, справки и другая информация к ним представляются заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края не позднее чем за 12 дней до определенной планом даты проведения заседания, по истечении этого срока вопросы в повестку заседания не включаются.
Подготовленные и согласованные проекты документов для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном и электронном носителях не позднее чем за 10 дней до предусмотренной планом даты проведения заседания Правительства края для стилистической и редакционной правки, оформления на бланке установленной формы. После этого документы представляются Губернатору края и рассылаются членам Правительства края и участникам расширенного заседания Правительства края.
4.2.3. Подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края:
несет ответственность за качественную подготовку материалов к заседанию и своевременное их представление в установленном порядке;
готовит соответствующий проект постановления, проводит его согласование с вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заинтересованными подразделениями;
готовит справку для Губернатора, Председателя Правительства края, в которой излагается история и содержание вопроса, кем и в связи с чем внесены данные материалы, с кем согласованы и есть ли возражения, приводятся результаты необходимых расчетов, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации, позиция подразделения по этому вопросу. Справка подписывается руководителем подразделения, ответственного за подготовку вопроса.
4.2.4. Тексты докладов и выступлений на расширенном заседании Правительства края представляются подразделением, ответственным за подготовку вопроса, в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в день проведения заседания или на следующий день (на бумажном и электронном носителях).
4.2.5. Ход расширенного заседания Правительства края протоколируется. Протокол оформляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бланке установленной формы и в течение 3 дней после заседания представляется на подпись Губернатору, Председателю Правительства края.
4.2.6. Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года. Датой протокола является дата заседания.
Протоколы расширенных заседаний Правительства края могут рассылаться членам Правительства края, а также органам, организациям и должностным лицам по списку, утвержденному заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 4.2.7 пункта 4.2 раздела 4 настоящей Инструкции внесены изменения
4.2.7. Ход расширенного заседания Правительства края фиксируется на магнитной пленке.
Расшифровку аудиозаписи и распечатывание текста осуществляет отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Текст стенограммы подписывается управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром и включается в состав материалов расширенного заседания Правительства края.
После подписания текста стенограммы заседания, магнитные записи уничтожаются путем их размагничивания.
4.2.8. Протоколы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края формируются в дела в следующей последовательности: протокол, повестка дня, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Дела хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.
4.2.9. Копии повесток расширенных заседаний Правительства края и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.
5. Подготовка и оформление проектов приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края
5.1. Приказами заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата Губернатора и Правительства края.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения аппарата на основании указаний заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений или поручений.
Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
5.2. Подготовка и оформление проектов приказов производится структурными подразделениями аппарата в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов актов Губернатора и Правительства края.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, которые готовят и вносят проект.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 5.3 раздела 5 настоящей Инструкции внесены изменения
5.3. Приказы регистрируются после их подписания и утверждения указателя рассылки управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром.
Подписанные приказы по основной деятельности направляются для регистрации и выпуска в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, а приказы по личному составу - в отдел кадров.
Регистрация приказов осуществляется в пределах календарного года:
дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;
индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.
К порядковому номеру приказов:
по основной деятельности - через дефис добавляется строчная буква "п";
по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, поощрении, изменении фамилии) - через дефис добавляются строчные буквы "пк";
по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взыскании) - через дефис добавляются строчные буквы "пкд".
5.4. Копии приказов по основной деятельности заверяются печатью управления по организации работы с документами, по личному составу - печатью отдела кадров и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителем структурного подразделения аппарата, готовящего проект приказа.
Замена разосланного приказа производится по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р пункт 5.5 раздела 5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
5.5. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение одного года, затем в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.
6. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции
6.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты и нарочными.
6.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива.
6.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в 2-х экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
6.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
6.5. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
6.6. Поступившие документы сортируются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые.
Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 8 к Инструкции.
Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения аппарата.
7. Регистрация поступивших документов
7.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы "Делопроизводство".
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по основной деятельности, личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.2. Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе делопроизводства и архива.
7.3. На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.
Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.
На корреспонденции, поступившей в отдел делопроизводства и архива после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
7.4. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.
7.5. Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.
7.6. Документы, поступившие в структурное подразделение аппарата на исполнение из отдела делопроизводства и архива, повторно в подразделении не регистрируются.
7.7. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
7.8. Документы, зарегистрированные отделом делопроизводства и архива, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.
Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и архива для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационную карту.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
8. Регистрация и учет отправляемых документов
Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания.
Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в отделе делопроизводства и архива.
Документы для отправки передаются в отдел делопроизводства и архива полностью оформленными, с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (в двух экземплярах) и представляет необходимое количество экземпляров документа.
После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело в отделе делопроизводства и архива.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
9. Организация документооборота
9.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями их работников.
9.3. Организация доставки документов
9.3.1. Доставка обработанной в отделе делопроизводства и архива корреспонденции в структурные подразделения аппарата, министерства края, иные органы исполнительной власти края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
9.3.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронная почта.
9.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
9.4.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
9.4.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.
9.5. Учет количества документов
9.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) производится в отделе делопроизводства и архива.
Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.
9.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
9.6. Работа исполнителей с документами
9.6.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
9.6.2. При рассмотрении документов начальник отдела делопроизводства и архива выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы после присвоения им регистрационного номера немедленно передаются на исполнение.
9.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям Правительства края или руководителям структурных подразделений аппарата, подготовку к пересылке адресату.
9.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
9.6.5. При наличии основного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
10. Организация поисковой системы по документам
10.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.
10.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.
10.3. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные и другие в зависимости от задач поиска информации.
10.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
11. Контроль исполнения документов
11.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
11.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа проставляется штамп с надписью "Контроль".
11.3. Контроль исполнения документов обеспечивают руководители структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края и по их поручению специальные службы контроля.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 11.4 раздела 11 настоящей Инструкции внесены изменения
11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;
имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
- Рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанных обращений.
Продление сроков производится руководителями структурных подразделений - от начальника управления (самостоятельного отдела) и выше - по служебной записке ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
11.6. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
11.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
11.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
11.9. Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы) не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края и подведомственной сети для информирования руководителей Правительства края и принятия необходимых мер.
12. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы аппарата Губернатора и Правительства края, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 12.1.3 пункта 12.1 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения
12.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение N 9) и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел).
Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы.
Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по организации работы с документами.
12.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 12.1.5 пункта 12.1 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения
12.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
Сводная номенклатура дел согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией управления (далее - ЭПМК) с управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
12.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй - находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в государственный архив края. Четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений аппарата.
12.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
12.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.
12.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.
12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства края.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
12.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с органами местного самоуправления
по вопросам подготовки и переподготовки кадров
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации
по вопросам...
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края
по вопросам социальной защиты населения
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;
- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей).
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
12.1.12. Если в течение года в структурном подразделении аппарата возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения аппарата изменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, в обязательном порядке представляются в управление по организации работы с документами.
12.2. Формирование и оформление дел
12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).
Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79 "О государственной гражданской службе Российской Федерации".
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
12.2.4. Дела Правительства края подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дела - подготовка к передаче дела на хранение в ведомственный архив. Оформление дел производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за делопроизводство, при методической помощи сотрудника сектора контрольно-аналитической работы.
12.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 10); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
12.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 10). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края";
наименование структурного подразделения аппарата - записывается полностью название структурного подразделения аппарата в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор);
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;
заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;
дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела сводной номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
12.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12.3. Организация оперативного хранения документов
12.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем сдаются в ведомственный архив.
Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 12.3.2 пункта 12.1 раздела 12 настоящей Инструкции внесены изменения
См. текст подпункта в предыдущей редакции
12.3.2. Правоохранительными органами из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа.
Изъятие документов из ведомственного архива производится только с письменного разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р раздел 12 настоящей Инструкции дополнен пунктом 12.4
12.4. Организация документов по личному составу
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Распоряжения (приказы) по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) 5-летнего срока хранения.
К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы учета: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении; личных дел и др.
Документы по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края.
Документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет передаются на хранение в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата Губернатора и Правительства края.
Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в отделе кадров, затем передаются на хранение в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края".
Личные дела уволенных сотрудников вносятся отделом кадров в отдельную опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Каждый заголовок дела вносится в опись под своим порядковым номером.
Опись личных дел может быть составлена за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером.
Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы.
Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края долговременного срока хранения (75 лет ЭПК), ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся в указанном управлении. По истечении двух лет лицевые счета включаются в единую опись дел по личному составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы учета и др.) с последующей передачей дел в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края".
Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края составляют описи дел по личному составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой раздел сводной описи дел по личному составу предоставляются в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края в срок до 01 ноября.
Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива на основе предоставленных данных в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу.
В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел долговременного хранения (75 лет ЭПК), отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений аппарата, причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в трех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК. В конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в научно-экспертный методический совет государственного учреждения "Государственный архив Хабаровского края", после чего управляющему делами Губернатора и Правительства края - министру на утверждение. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются: в государственное учреждение "Государственный архив Хабаровского края", в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края", в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. Копийные экземпляры годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и в управление государственной службы Губернатора и Правительства края.
Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел и передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК, в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края" возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и начальника управления государственной службы Губернатора и Правительства края.
Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края.
Передача дел на хранение осуществляется по сводной описи с составлением акта приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, передавшим документы, и лицом, принявшим документы, согласовывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и директором краевого государственного учреждения "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края". Акт подлежит утверждению управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром. Один экземпляр акта передается в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края", второй - в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. Копийные экземпляры актов передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и в управление государственной службы Губернатора и Правительства края.
13. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив
13.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 13.1.1 пункта 13.1 раздела 13 настоящей Инструкции внесены изменения
13.1.1. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) срока хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив.
Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за делопроизводство, или другими сотрудниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника сектора контрольно-аналитической работы.
Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу сотрудников структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению.
13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.
13.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.
13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.
13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 13.1.7 пункта 13.1 раздела 13 настоящей Инструкции внесены изменения
13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
13.1.8. В каждом структурном подразделении аппарата описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края, которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и по которой он сдает дела в государственный архив края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 13.1.9 пункта 13.1 раздела 13 настоящей Инструкции внесены изменения
13.1.9. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 11) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 13.1.10 пункта 13.1 раздела 13 настоящей Инструкции внесены изменения
13.1.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению (приложение N 12) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются начальником управления по организации работы с документами только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения. После этого ведомственный архив имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
13.1.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего аппарата Губернатора и Правительства края.
13.2. Подготовка и передача документов в ведомственный архив
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 13.2.1 пункта 13.2 раздела 13 настоящей Инструкции внесены изменения
13.2.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.
13.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.2.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
13.2.4. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив сотрудником сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить.
13.2.5. Прием каждого дела производится сотрудником сектора контрольно-аналитической работы в присутствии работника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и лица, передавшего дела.
13.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в наименование раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14. Печатные, стенографические и копировально-множительные работы
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 14.1 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.1. Печатные работы
14.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера.
14.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за делопроизводство, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.1.3 пункта 14.1 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, готовится его электронная версия для размещения на сервере "Белый дом" и сервере министерства экономического развития и внешних связей края.
Грамоты, благодарности, благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края.
Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.
Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью министров края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края.
Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом исполнении, в случае необходимости - на двух языках.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.1.4 пункта 14.1 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются в порядке поступления.
Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с начальником управления по организации работы с документами.
Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.1.5 пункта 14.1 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать
Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата А4 или А3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые.
Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается начальнику отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.
Печатание документов под диктовку не производится.
Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами.
14.2. Выполнение стенографических работ
14.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает магнитофонную запись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, министров края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.2.2 пункта 14.2 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.2.2. Расшифровка магнитофонных записей и оформление стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания, расшифровка магнитофонных записей и оформление стенограмм расширенных совещаний Правительства края - в течение одной недели.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.2.3 пункта 14.2 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.2.3. Магнитные записи расширенных заседаний Правительства края и расширенных совещаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ до подписания оформленной стенограммы управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром, после чего уничтожаются путем размагничивания.
14.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.2.5 пункта 14.2 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.2.5. Подлинники расшифрованных стенографических записей расширенных совещаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.
14.3. Копировально-множительные работы
14.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата.
14.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края.
Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальном журнале.
14.3.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.3.4 пункта 14.3 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.3.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются акты Губернатора и Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с начальником управления по организации работы с документами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в подпункт 14.3.5 пункта 14.3 раздела 14 настоящей Инструкции внесены изменения
14.3.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
14.3.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 13). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат.
14.3.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается.
* Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
(1) Если к представляемым проектам актов Губернатора края необходимо приобщить какие-либо иные материалы, связанные с их подготовкой, то они прикладываются в копии, а их подлинники остаются в подразделении, помещаются впоследствии в соответствующее дело и подлежат сдаче в установленном порядке на архивное хранение.
Приложение N 1
к пункту 2.2
Состав
реквизитов документов
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение N 2
к пункту 2.2
Схемы расположения реквизитов документов
| 20 | 73 | | 80 | 10 |
|----|--------------------| |------------------------|--|
| | | | | |
----/-----------------------------------------------------------------\----
| |
3| | | |
| | |
----| ---/-----------------------------------------------------\ | |
| | 01 02 | | 16 19 | | |
| | 17| | 03 | | | | |
| | | | | | | |
| | ---|----------------------| |--------------------------| | |
| | | 08 09 10 | | 15 | | |
51| | | 04 05 06 07 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
----| |----------------------| | | | |
| | 11 12 | | | | |
| | | 13 | | 17 | | |
22| | | 14 | | | | |
| | | | | | |297
----| |----------------------| | | | |
| | 18 | | | | |
18| | | | | | | |
| | | | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | | | |
| | 20 | | |
| | | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | 27 | | |
| | | | | |
| | ---|-----------------------------------------------------| | |
40| | | 28 30 29 | | |
| | | | | | |
| | 16| | | | |
| | | | |
--- | ---\-----------------------------------------------------/ | |
| | |
20| | | |
| |
----\-----------------------------------------------------------------/ ----
| 210 |
| ------------------------------------------------------------- |
Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4
| 20 | | 10 |
|-----| |---|
---//-----------------------------------------------------------------\\---
| |
3| | | |
| | |
-----| /-----------------------------------------------------\ | |
| | 01 02 03 16 19 | | |
| | 17| | | | |
| | | | | |
| | ---|-----------------------------------------------------| | |
| | | 08 09 10 | | |
| | 20| | | | |
| | | 04 05 06 07 | | |
73| | ---|-----------------------------------------------------| | |
| | | 11 12 15 | | |
| | 10| | | | |
| | | | | |
| | ---|-----------------------------------------------------| | |
| | | 13 14 | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 18 17 | | |297
18| | | | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | |
----| |-----------------------------------------------------| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | | | |
| | | 27 | | |
| | ---|-----------------------------------------------------| | |
40| | | 28 30 29 | | |
| | | | | | |
| | 16| | | | |
| | | | |
--- | ---\-----------------------------------------------------/ | |
| | |
20| | | |
| |
---\\-----------------------------------------------------------------//---
| 210 |
| --------------------------------------------------------------- |
Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4
Приложение N 3
к подпункту 2.6.5.1
Образец
УТВЕРЖДАЮ
ПРАВИТЕЛЬСТВО Наименование должности
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ руководителя структурного
подразделения аппарата
Губернатора и Правительства края
А К Т подпись расшифровка
подписи
"____"_______20___г. N ____ дата
г. Хабаровск
Об уничтожении испорченных
номерных гербовых бланков
Председатель комиссии ___________________________________________________,
(ф.и.о., должность)
члены комиссии: ____________________________________________________________
(ф.и.о., должности)
составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков,
хранящихся в _____________________________________________________________,
(наименование структурного подразделения аппарата)
в том числе:
1. Гербовые бланки писем Правительства края с продольным распо-
ложением реквизитов серии БР: N ______.
Всего ____ штук.
2. Гербовые бланки писем Правительства края с угловым расположение#
реквизитов серии БП: N _______.
Всего _____ штук.
3. Гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N _____________.
Всего ______ штук.
Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
Председатель комиссии ________________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 4
к подпункту 2.7.7
Перечень
документов, подлежащих утверждению
АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);
ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);
ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и т.д.);
ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);
ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.);
РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.);
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.);
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение N 5
к пункту 2.9
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий органов исполнительной власти края; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть строится по схеме:
Председатель - Сергеев А.В.
Секретарь - Степанова Л.Н.
Присутствовали:
Слова Председатель, Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово Присутствовали, фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:
Присутствовали 50 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).
Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам.
В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), печатается через 1 межстрочный интервал, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке организации формата A4, или на чистых листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал, например:
совещания при начальнике управления
или
заседания экспертной проверочно-методической комиссии;
место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал;
подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы).
Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы").
Копии протоколов, заверенные печатью службы документационного обеспечения, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью службы документационного обеспечения.
2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке организации формата A4, или на чистых листах бумаги формата А4.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.
В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:
наименования сторон (полное и сокращенное название);
наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
срок действия договора; начало и окончание работ по договору;
стоимость работы и порядок расчетов;
порядок сдачи и приема работы;
ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор);
гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
переход права собственности и риски;
порядок разрешения споров;
юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
4. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
заверение подлинности подписи;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
5. Записки (докладные, служебные, объяснительные)
Докладная записка - документ, адресованный руководству структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.
Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.
6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения.
По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем подразделения. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются.
8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.
Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
Нумерационный заголовок к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от
Ведомость
Тематический тракторов, дополнительно приобретаемых для
заголовок сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края
в 2005 году
Заголовки граф
-----------------------------------------------------------------------\
| Наименование | Единица | Количество |
| тракторов | измере- |----------------------------------|
Головка | | ния | всего | в том числе |
| | | |-------------------------|
| | | | первое | второе |
| | | | полугодие | полугодие |
-------+------------------+--------------------------------------------|
| Боковик | Прографка |
| | |
В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается.
Например: наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель.
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.
Например:
Таблица 1
/-----------------------------------------------------------------------\
| Наименование | Единица | 2006 год- | В том числе |
| продукции | измерения | всего | первое полугодие |
|----------------+----------------+----------------+--------------------|
| | | | |
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Например:
Таблица 2
/----------------------------------------------------------------------------\
| | Объем капитальных вложений | |
| | (млн. рублей) | |
| |---------------------------------------------------| |
|Наименование | | в том числе | | в том числе | Генераль-|
| заводов | 2005 год -|объем строи- | 2006 год -| объем строи-| ный |
| | всего | тельно- | всего | тельно- | подрядчик|
| | | монтажных | | монтажных | |
| | | работ | | работ | |
|-------------+-----------+-------------+-----------+-------------+----------|
| | | | | | |
Таблица 3
/-----------------------------------------------------------------------\
| | План на 01 июля 2006 г. (млн. рублей) |
| Наименование |-----------------------------------------------------|
| министерств, | | в том числе |
| ведомств, |кредиты- |-------------------------------------------|
| организаций | всего | под произ- | на затраты | под готовую |
| | | водственные | производства | продукцию |
| | | запасы | | |
|-----------------+---------+-------------+--------------+--------------|
| | | | | |
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
Таблица 4
/-----------------------------------------------------------------------------\
| Наименование | Исполнитель и срок выполнения работ |
| автоматических |--------------------------------------------------------|
| манипуляторов | Разработка технической | Производство первой |
| | документации | промышленной серии |
|--------------------+------------------------------+-------------------------|
| | | |
Боковик таблицы и элементы граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа.
Например:
Таблица 5
| Наименование Количество Завод- оборудования (штук) изготовитель |
Установки для мойки крупы, подлежа- 4 завод "Металлист"
щей переработке, - всего
в том числе производительностью 2 - " -
2 т/ч
Установки для дробления крупы 12 завод "Заря"
Итого 16
-------------------------------------------------------------------------------
Одинаковые текстовые элементы и цифры
Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек ( - " - ).
В графе "Единица измерения" единицы измерения можно заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек, повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя.
Например:
Таблица 6
| Наименование заводов и продукции |
Единица измерения |
Мощ- ность |
Срок ввода в действие |
Министерство (ведомство), осуществляющее строительство |
Березниковский азотно-
туковый завод,
Пермская область
нитратные соли тыс. тонн 80 IV квартал Госстрой
Завод органического
синтеза, г. Бугульма
Республики Татарстан
проксанолы - " - 20 - " - - " -
проксамины - " - 20 - " - - " -
-------------------------------------------------------------------------------
Сноски и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой со скобкой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.
Например:
Таблица7
(тыс. штук)
| Наименование тракторов | 2005 год | 2006 год |
Тракторы - всего 60 65*
из них:
гусеничные тракторы Т-74 42 35
тракторы Т-150 - всего 18 30
в том числе колесные тракторы:
Т-150К 17 20
Т-150 1 2
____________
* Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.
Однострочные и многострочные элементы таблиц
Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика.
Например:
Таблица 8
(штук)
| Наименование оборудования | 2005 год | 2006 год | Завод-изготовитель |
Агрегатные станки 5 5 московский завод
"Станкоагрегат"
Линии для обработки редук- 2 2 Московский завод
торов рулевого управления, автоматических линий
модель ЛМ-533
Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово Таблица не пишется.
Приложение N 6
к пункту 3.1
Оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края
(с изменениями от 20 мая 2008 г.)
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в пункт 1 настоящего Приложения внесены изменения
1. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края, подготовленные структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cуr) размером N 14, межстрочный интервал - одинарный.
Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм, нижнее - 20 мм.
В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".
В центре страницы указывается:
наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края", "Правительство Хабаровского края";
наименование вида акта - постановление или распоряжение;
заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.
При оформлении текста акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;
текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ)*.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ", слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце или арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой.
Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.
Если подпункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.
Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.
Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее именуется - _)" или "(далее - _)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.
В постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства края следует употреблять полные наименования должностей упоминаемых лиц, органов власти, предприятий, учреждений, организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
Нормативный акт, вносящий изменения и дополнения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.
Если постановление или распоряжение отменяет ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу_". Копия отменяемого акта должна быть приложена к представляемому проекту.
При наличии приложений к постановлению, распоряжению Губернатора или Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка;
подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит:
в проектах постановлений и распоряжений Губернатора края - из слова "Губернатор", которое печатается от левой границы текстового поля, и инициалов и фамилии Губернатора края, которые печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем;
в проектах постановлений и распоряжений Правительства края - из слов "Губернатор, Председатель Правительства края", инициалов и фамилии Губернатора края. Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно" для ПЭВМ, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
В приложениях к акту помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и т.д.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже через межстрочный интервал 18 пт от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора или Правительства края.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. Последняя строка с указанием даты и номера акта печатается через межстрочный интервал 18 пт. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 07.05.2005 N 215
При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается# слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 23.02.2005 N 86
Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" для ПЭВМ. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman (Cуr) размером N 12.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.
Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов располагается подпись руководителя структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку проекта.
Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
2. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами в режиме "одинарный" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка;
текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ, выравнивается по границам текстового поля.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
3. Лист согласования проекта постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами в режиме "одинарный" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлен лист согласования;
с кем согласован проект документа - через 3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через 1 межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;
исполнитель - в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля печатается фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.
4. Указатель рассылки постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется жирным шрифтом и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "одинарный" для ПЭВМ и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому составлен указатель рассылки;
кем внесен проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается наименование структурного подразделения аппарата, министерства края, иного органа исполнительной власти края, внесшего проект; выравнивание по центру;
перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно" для ПЭВМ, интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: министерства края; управления, комитеты Правительства края; администрации городских округов и муниципальных районов края; прочие организации и предприятия. Для прочих организаций и предприятий обязательно указывается почтовый индекс и адрес;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего указатель рассылки (не ниже начальника отдела), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы тестового# поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы тестового# поля.
Образцы прилагаются.
Образец
|
|
|
| Проект
|
| Губернатор Хабаровского края
|
не |
менее | ПОСТАНОВЛЕНИЕ
7 см |
|
| Об Основных направлениях реа-
лизации государственной поли-
1 инт. в режиме тики в области здорового пита-
"точно" для ПЭВМ ния жителей Хабаровского края
на 2002 - 2006 годы
| правое поле
12 мм ----
1,25 см
| ---- В целях реализации Концепции государственной политики в области
здорового питания населения Российской Федерации на период до 2005 года,
1 инт. в режиме утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации
"одинарный" для от 09 августа 1998 г. N 917, и осуществления профилактических мероприя-
ПЭВМ тий, направленных на здоровое и безопасное питание жителей края, охрану
их здоровья и улучшение структуры питания,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
левое поле 1. Утвердить прилагаемые:
35 мм Основные направления реализации государственной политики в области
------------- здорового питания жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы;
Мероприятия по реализации Основных направлений государственной поли-
тики в области здорового питания жителей Хабаровского края на 2002 -
2006 годы.
2. Главам муниципальных образований городов и районов края при
осуществлении социально-экономической политики принять меры по насыщению
рынка продовольственных товаров поваренной пищевой йодированной солью
и снабжению детских дошкольных, образовательных, образовательно-оздорови-
тельных и санаторно-оздоровительных учреждений продуктами питания, обога-
щенными йодом, другими микроэлементами, витаминами.
(Далее текст не приводится)
|
|
|
4 инт. в режиме
"одинарный" для ПЭВМ
Губернатор нижнее поле В.И. Ишаев
не менее 20 мм
|
Образец
|
| Проект
| Губернатор Хабаровского края
|
|
| РАСПОРЯЖЕНИЕ
не |
менее |
7 см |
| О выдаче Сертификата законо-
послушного налогоплательщика
1 инт. в режи- Хабаровского края
ме "точно"
для ПЭВМ
|
правое поле
12 мм ----
1,25 см
----За своевременную и полную уплату налогов, сборов и других обязатель-
| ных платежей в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды,
на основании решения Совета по взаимодействию финансовых, налоговых орга-
1 инт. в режиме нов, органов федерального казначейства и других органов, осуществляющих
"одинарный" для контроль за поступлением доходов в бюджет, от 07 июня 2005 г. N 1:
ПЭВМ 1. Выдать Сертификат законопослушного налогоплательщика Хабаровс-
кого края сроком на два года филиалу Банка внешней торговли (открытое
--------------- акционерное общество "Внешторгбанк") в г. Хабаровске (Воробьев В.В.).
левое поле
35 мм (Далее текст не приводится)
|
4 инт. в режиме
"одинарный" для
ПЭВМ
|
|
|
|
Губернатор В.И. Ишаев
Образец
|
| Проект
|
| Правительство Хабаровского края
|
не | ПОСТАНОВЛЕНИЕ
менее |
7 см |
|
| Об основных направлениях правое поле
обеспечения экономики края 12 мм ----
1 инт. в режиме кадрами рабочих профессий
"точно" для ПЭВМ
|
| 1,25 см
----В целях подготовки высококвалифицированных кадров рабочих профессий,
1 инт. в режиме обеспечивающих необходимые темпы роста объемов производства и качества
"одинарный" для выпускаемой продукции, Правительство края
ПЭВМ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
| 1. Утвердить прилагаемый состав комиссии по прогнозированию и коорди-
нации подготовки и переподготовки рабочих кадров в Хабаровском крае.
левое поле 2. Утвердить прилагаемые контрольные показатели подготовки и перепод-
35 мм готовки рабочих кадров для отраслей народного хозяйства края на период
---------------- до 2005 года.
(Далее текст не приводится)
|
|
4 инт. в режиме
"одинарный" для
ПЭВМ
|
|
Губернатор, Председатель
Правительства края В.И. Ишаев
нижнее поле не
менее 20 мм
|
|
|
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящий Образец внесены изменения
Образец
(с изменениями
от 20 мая 2008 г.)
/------\
| Герб |
| края |
\------/
ПРАВИТЕЛЬСТВО
Хабаровского края
ПРОТОКОЛ
расширенного заседания Правительства края
------------ N ---------------
г. Хабаровск
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: Ишаев В.И. - Губернатор, Председатель Правительства края
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
вице-губернатор края - инициалы, фамилия
первые заместители Председателя Правительства края - инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
заместители Председателя Правительства края - инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
заместители Председателя Правительства края- - инициалы и фамилии
министры края в алфавитном порядке
министры края - инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
руководители предприятий и организаций края, - инициалы и фамилии
члены расширенного заседания Правительства края в алфавитном порядке
главный федеральный инспектор по Хабаровскому - инициалы, фамилия
краю аппарата полномочного представителя Пре-
зидента Российской Федерации в Дальневосточном
федеральном округе
ПРИГЛАШЕННЫЕ - человек (список прилагается).
Повестка дня
1. О задачах по разграничению государственной собственности на
землю и повышению доходов от использования земель на территории Хабаров-
вкого края.
Докладчик: Чиханацкий С.А. - заместитель Председателя Правительства края
- министр имущественных отношений края.
2. О мерах по подготовке и проведению весенне-полевых работ, заго-
товке грубых кормов сельскохозяйственными предприятиями края всех форм
собственности.
Докладчик: Кологоров Н.В. - заместитель Председателя Правительства
края - министр сельского хозяйства края.
1. СЛУШАЛИ:
Чиханацкого С.А. - доклад изложен в стенограмме хода
расширенного заседания Правительства края.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Фамилия, инициалы - наименование должности
2. Фамилия, инициалы - наименование должности
3. Фамилия, инициалы - наименование должности
РЕШИЛИ:
Излагается принятое решение по данному вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое
решение по второму вопросу повестки дня.
Стенограмма хода расширенного заседания Правительства края прилагается.
Губернатор,
Председатель Правительства края В.И. Ишаев
Образец
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления Губернатора Хабаровского края
"О выплате единовременного пособия участникам и вдовам умерших участников ликвидации
последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в 1986 - 1990 годах"
Проект постановления Губернатора Хабаровского края подготовлен министерством
социальной защиты населения края в целях оказания социальной поддержки проживающим
на территории Хабаровского края участникам и вдовам умерших участников ликвидации
последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС в 1986 - 1990 годах
(Далее текст не приводится)
____________
Министр социальной защиты
населения края подпись С.И. Частный
Образец
СПРАВКА
к расширенному заседанию
Правительства Хабаровского края по вопросу:
"О мерах по организации борьбы с лесными пожарами
на территории Хабаровского края в 2006 году"
Согласно Федеральному закону от 29 декабря 2004 г. N 199-ФЗ с
01 января 2005 г. организация тушения лесных пожаров в лесах государс-
твенного лесного фонда за счет субвенций, выделяемых из федерального бюд-
жета, отнесена к функциям субъекта федерации.
(Далее текст не приводится)
_____________
Министр лесной
промышленности края подпись В.М. Шихалев
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящий Образец внесены изменения
Образец
(с изменениями
от 20 мая 2008 г.)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Губернатора Хабаровского края
"_________________________________________________"
(название проекта)
СОГЛАСОВАНО
| Должность руководителя | Подпись и дата согласования |
И.О. Фамилия | Дата поступления на согласование |
Вице-губернатор края ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Первый заместитель
Председателя Правитель-
ства края по экономи-
ческим вопросам ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Первый заместитель
Председателя Правитель-
ства края по вопросам
строительства и топли-
вно-энергетического
комплекса ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Заместитель Председа-
теля Правительства
края - руководитель
аппарата Губернатора и
Правительства края ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Заместитель Председа-
теля Правительства
края - министр
------------- края ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Заместитель Председа-
теля Правительства
края - министр
------------- края ------------- ------------- "-----" -------
"-----" -----
Продолжение листа согласования
проекта постановления Губернатора Хабаровского края
"_________________________________________________"
(название проекта)
СОГЛАСОВАНО
| Должность руководителя | Подпись и дата согласования |
И.О. Фамилия | Дата поступления на согласование |
Министр ___________ края ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Министр ___________ края ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Начальник главного госу-
дарственно-правового
управления Губернатора
и Правительства края ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Управляющий делами
Губернатора и Прави-
тельства края ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Руководитель Дальне-
восточного терри-
ториального управле-
ния ---------------- ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Руководитель --------
--------------------- ------------- -------------- "-----" --------
"-----" -----
Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящий Образец внесены изменения
Образец
(с изменениями
от 20 мая 2008 г.)
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
постановления Губернатора Хабаровского края
"О величине прожиточного минимума на душу населения и по основным
социально-демографическим группам населения в Хабаровском крае
за IV квартал 2005 г."
Проект внесен министерством экономического
развития и внешних связей края
Постановление разослать:
| N п/п |
Наименование адресатов (почтовый индекс, адрес) |
Количество экземпляров |
| 1. | Министерство эконосмического развития и внешних связей края |
1 (с документами) |
| 2. | Министерство финансов края | 1 |
| 3. | Главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края |
1 |
| 4. | Главное контрольное управление Губернатора края | 1 |
| 5. | Комитет по печати, полиграфической промышлен- ности и телерадиовещанию Правительства края |
1 |
| 6. | Управление информации и общественных связей Губернатора и Правительства края |
1 |
| 7. | Администрации городских округов и муниципальных районов края |
19 |
| 8. | Законодательная Дума Хабаровского края | 1 |
| 9. | Прокуратура Хабаровского края | 1 |
| 10. | Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу |
1 |
| 11. | Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации |
1 |
| 12. | Главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальне- восточном федеральном округе |
1 |
| 13. | Избирательная комиссия Хабаровского края | 1 |
Начальник отдела_________
________________________ подпись И.О. Фамилия
"26" января 2006 г.
Образец
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
| от 28.06.2002 N 311
|
|
4 инт. в режиме
| "однарный" ДЛЯ пэвм
|
| |
|
1 инт. в режиме ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ
"точно" для реализации государственной политики в области здорового питания
ПЭВМ жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы
|
2-3 инт. в режиме "оди-
нарный" для ПЭВМ
|
Основной целью реализации государственной политики в области здоро-
вого питания жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы является укрепле-
ние здоровья населения края, в первую очередь беременных женщин, детей
и подростков.
Анализ показателей здоровья населения Хабаровского края свидетельст-
вует об их ухудшении по всем группам болезней, связанных с фактором
питания, в том числе:
- по болезням эндокринной системы - в 1,8 - 3,0 раза;
- по болезням крови и кроветворных органов - в 1,4 - 2,8 раза;
- по болезням костно-мышечной системы - в 3,1 раза;
- врожденных аномалий - в 1,6 раза;
- новообразованиям - в 1,9 - 2,1 раза.
Отмечается тенденция к снижению числа детей, находящихся на грудном
вскармливании. В 2001 году только 28 процентов детей находились на грудном
вскармливании шесть и более месяцев.
(Далее текст не приводится)
| 2 инт. в режиме "оди-
нарный" для ПЭВМ
Наименование должности
руководителя подразде-
ления, готовящего проект подпись И.О. Фамилия
Образец
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 07.08.2002 N 372
МЕРОПРИЯТИЯ
по реализации основных направлений социально-экономического развития
Ульчского района на период до 2005 года и на перспективу до 2010 года
| N п/п | Содержание мероприятий | Срок исполнения |
Исполнители |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
1. Разработать план мероприятий IV квартал открытое акционерное общество
по выпуску сушеных строганых 2002 г. "Дальлеспром", корпорация
пиломатериалов и экспортной "Росэкспортлес", министерство
щепы с использованием отходов лесной промышленности края
производства для выработки
тепловой и электрической энер-
гии в Де-Кастринском лесопро-
мышленном узле
2. Провести расширение и модерни- 2003 год Департамент природных ресурсов
зацию питомника Кизинского по Дальневосточному региону
лесхоза
3. Восстановить теплицы и органи- 2002 -. - " -
зовать выращивание саженцев 2003 гг.
лесных культур
(Далее текст не приводится)
Наименование должности руководителя
подразделения, готовящего проект подпись И.О. Фамилия
_________________________________
* Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора или Правительства края на одной странице.
Приложение N 7
к пункту 3.1
Написание отдельных наименований, слов, словосочетаний, орфография, пунктуация
1. Названия документов органов власти и управления
1.1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы
С прописной буквы пишутся:
Конституция Российской Федерации
Декларация прав и свобод человека и гражданина
Федеральный конституционный закон (наименование в кавычках)
Федеральный закон (наименование в кавычках)
Федеративный договор
Закон Российской Федерации (наименование в кавычках)
Указ Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию
(наименование в кавычках)
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы:
Государственный бюджет Российской Федерации
Генеральный план развития Москвы.
В названиях документов, принятых совещаниями, конгрессами международных организаций и учреждений, с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:
Итоговый документ Венской встречи.
Так же# пишутся названия международных договоров, соглашений, конвенций:
Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.
Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы:
российско-французский Договор о...
Совместная российско-индийская декларация.
В этих документах пишутся с прописной буквы слова Договор, Конвен-
ция, Соглашение.
1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся:
проект федерального конституционного закона (наименование
в кавычках)
законы Российской Федерации
федеральные конституционные законы
проект федерального закона (наименование в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации
постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации
постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации
постановление Правительства Российской Федерации
распоряжение Правительства Российской Федерации.
Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки и начинается с прописной буквы:
технологическая инструкция "Ввод информации".
2. Географические названия, названия государств, административно-территориальные наименования
2.1. Общее правило написания географических названий
С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т.д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов имени, памяти, лет, года.
Например:
Арктика, Урал, Восточная Сибирь, Новый Свет, Центральная Европа, Большая
Багамская банка, водопад Кивач, долина Тамашлык, Западно-Карельская
возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая
Земля, Большая песчаная пустыня, Главный Кавказский хребет, Ростов-
на-Дону.
2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий
Пишутся с прописной буквы, если они входят в состав сложных географических названий или в качестве прозвищ, фамилий в состав сложных индивидуальных названий:
Московская область, Индийский океан, Перекопская дивизия.
Пишутся со строчной буквы, если не входят в состав сложного собственного географического наименования:
азиатские страны, московская школа, тихоокеанская сельдь.
2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение
Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно:
Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля
(остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал
(возвышенность), Белая Церковь (город).
2.4. Названия государств
В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы:
Российская Федерация - Россия, Эстонская Республика, Австралийс-
кий Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.
Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т.п.), пишутся с прописной буквы:
Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия,
Соединенное королевство.
В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта:
Страна восходящего солнца (Япония)
Страна утренней свежести (Корея).
2.5. Группы, союзы и объединения государств
В их названиях с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена:
Азиатско-Тихоокеанский совет (АЗПАК), Бенилюкс, Европейская
ассоциация свободной торговли, Таможенный и экономический союз Централь-
ной Африки (ЮДЕАК).
2.6. Административно-территориальные единицы
В их названиях с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений (область, департамент, провинция, штат), а также служебных слов:
Московская область, Ханты-Мансийский автономный округ.
2.7. Улицы, переулки, городские достопримечательные места
В названиях проспектов, улиц, площадей, переулков и т.п. все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, набережная, переулок, площадь, проезд, проспект, тупик, улица, шоссе), пишутся с прописной буквы по общему правилу написания географических названий:
проспект Мира, улица Бутырский Вал, Пушкинская улица, улица
Серпуховской Заставы, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота,
Большой Козихинский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост,
Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.
Наименования воинских, ученых и других званий, профессий и т.п. в составных названиях улиц пишутся с прописной буквы:
улица Адмирала Макарова, улица Архитектора Власова, улица Генерала
Белова, улица Космонавта Волкова, улица Летчика Бабушкина, улица Пилота
Нестерова, проспект Маршала Жукова.
В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы:
Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, но: Государственный
Кремлевский Дворец.
Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.
3. Предприятия, учреждения, организации, объединения
3.1. Общее правило
В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена:
Российский детский фонд, Лига обществ Красного Креста.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы:
бюро обмена жилплощади, отдел кадров, поликлиника N 140 Гагаринского
района.
Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы:
биржи и банки Московской области.
При подготовке проектов постановлений, организационно-распорядительных документов следует употреблять полное название государственного предприятия (учреждения), содержащее слова федеральное государственное предприятие, краевое государственное учреждение.
3.2. Части и отделы организаций
Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы:
отдел кадров, экономический факультет, экспертная группа.
3.3. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условным наименованием в кавычках
С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, родовое же название и название, указывающее специальность, пишутся со строчной буквы:
завод "Калибр", металлургический завод "Серп и молот", торговая
фирма "Интеграция", производственное объединение "Элегант", торговая
фирма "Детский мир", шахта "Северная 2-бис", концерн "Телеком".
3.4. Названия со словами "имени того-то" или номером
В названиях со словом имени или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы:
металлургический завод имени А.И. Серова, фабрика детской книги N 1,
совхоз имени Моссовета, разрез имени Вахрушева.
3.5. Сложные названия, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)
С прописной буквы пишется первое слово:
Всероссийский биржевой банк, Международная универсальная биржа
вторичных ресурсов, Шестой государственный подшипниковый завод, Государ-
ственный концерн по производству цветных металлов "Норильский никель".
3.6. Сложные названия, начинающиеся с географического определения
Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение:
Московская международная фондовая биржа, Уральский электромехани-
ческий завод, Московский центр ценных бумаг,
но: орловское предприятие "Олимп", тульский кооператив "Искатель".
3.7. Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков
Названия зарубежных фирм и т.п. из одного или нескольких слов транскрибируют русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена:
компания "Юнайтед стейтс стил", концерн "Пежо", фирма "Сони".
Названия зарубежных фирм и т.п. в виде буквенной аббревиатуры в кавычки не заключают:
АЭГ, ТТТ, МВБ.
3.8. Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:
Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук
(РАМИ), Российская академия сельскохозяйственных наук (РАХИ), Военно-
Воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Институт оптики атмосферы Сибирс-
кого отделения Российской академии наук, Московский государственный
университет имени М.В. Ломоносова (МГУ).
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:
медицинское училище N 1, средняя школа N 59 имени Н.В. Гоголя,
московская средняя школа N 266.
Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы:
Музыкальное училище имени Ипполитова-Иванова, Николаевский судостро-
ительный техникум.
3.9. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.п.)
С прописной буквы пишется только первое слово и имена собственные, входящие в название:
Российская газета, Государственный театр им. Евг. Вахтангова, Театр
теней (Москва), Центральный парк культуры и отдыха им. М. Горького.
С прописной буквы пишется и начальное слово усеченного названия, которое употребляется в функции полного:
Государственная Оружейная палата Московского Кремля (Оружейная
палата), Государственный литературный музей (Литературный музей), Центра-
льный Дом журналиста (Дом журналиста).
В названиях из родового наименования и наименования в кавычках с прописной буквы пишется только наименование в кавычках:
выставка "Пушкин в зарубежной культуре".
Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы:
Московский театр "Современник".
Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы:
московский цирк "Луч".
Слова Дворец и Дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы:
Дворец творчества для детей и юношества, Дом Российской прессы.
Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений:
Зимний дворец, дом отдыха, Большой Кремлевский дворец.
3.10. Сокращенные названия организаций
Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми:
Госзнак, госкомитет.
Аббревиатура, читаемая по названиям букв, пишется одними прописными буквами независимо от того, образована ли она от собственного имени или от нарицательного наименования:
СНГ, ЧП (чрезвычайное происшествие).
Аббревиатура, читаемая по звукам, пишется:
- одними прописными буквами, если она образована от собственного имени:
ООН, ОМОН, ИТАР-ТАСС (Информационное телеграфное агентство
России);
- одними строчными буквами, если она образована от нарицательного наименования:
вуз, дот, нэп, загс.
Примечание. Закрепилось написание прописными буквами аббревиатур: ГЭС, ГРЭС, АЭС.
Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова трест, комбинат, фабрика и т.п.:
комбинат "Кузбассуголь" (комбината "Кузбассуголь"); трест "Саратов-
газ" (треста "Саратовгаз").
При отсутствии слов трест, комбинат и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются:
Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).
Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся слитно, без кавычек, в первой части прописными буквами, во второй - строчными:
НИИстройкерамика, ЦНИЭП-сельстрой.
Но если аббревиатура находится в середине или в конце сложносокращенного слова, то она чаще пишется строчными буквами:
Промтрансниипроект, Гипродорнии.
Впрочем, возможно написание аббревиатуры с прописной буквы:
ГипродорНИИ, микроЭВМ, суперЭВМ.
Заимствованные (без перевода на русский язык) звуковые аббревиатуры иностранных языков пишутся прописными буквами:
НАТО, ЮНЕСКО, ВИЧ (инфекция).
4. Политические партии, общественные объединения, съезды, конгрессы, конференции
4.1. Названия общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов
В названиях общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в название:
Демократическая партия России (ДПР)
Общероссийский общественный фонд "Российский детский фонд"
Федерация независимых профсоюзов России.
Пишется со строчной буквы первое слово названия общественной организации при наличии условного наименования, заключенного в кавычки, а также название ее центрального органа, если оно не начинается словом Центральный:
общественная организация "Союз женщин России"
общественная организация - Параолимпийский комитет России
общество "Меценат"
правление Союза кинематографистов Российской Федерации
исполком Конфедерации журналистских союзов
но: Центральный совет общества "Знание".
4.2. Названия, начинающиеся словом партия
Слово партия пишется с прописной буквы, если оно входит в состав названия:
Партия единства и развития (Индонезия), Партия труда (Нидерланды).
Слово партия пишется со строчной буквы, если оно не входит в состав названия:
(партия) Народный альянс (Испания), (партия) Союз демократического
центра (Греция).
4.3. Названия неофициального, полувидового характера
Пишутся со строчной буквы:
демократическая партия, кадетская партия, консервативная партия.
При официальном характере таких названий первое слово в них пишется с прописной буквы:
Консервативная партия Великобритании.
4.4. Названия символического характера
Заключаются в кавычки и первое слово пишется с прописной буквы:
партия "Народная воля", партия "Четвертая сила" (Панама).
4.5. Съезды, конгрессы, конференции, сессии, пленумы
В названиях съездов, конгрессов, конференций, сессий с прописной буквы пишется первое слово, если это не родовое понятие, а также имена собственные:
Всемирный конгресс сторонников мира, Поместный собор Русской правос-
лавной церкви, Женевская конференция.
В названиях съездов, конференций, сессий, пленумов, заседаний слова съезд, заседание пишутся со строчной буквы. С прописной буквы в этих названиях пишут только слова Первый, Второй, Международный, Всероссийский и т.п.
5. Должности, звания, титулы
5.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:
генерал армии, действительный член Российской академии наук,
академик, лауреат Государственной премии.
Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы:
Герой Российской Федерации.
Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например,
установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации",
но: наградить народного артиста Российской Федерации.
5.2. Названия высших должностей и титулов в зарубежных странах и международных организациях
Названия титулов и должностей в зарубежных странах и международных организациях пишутся со строчной буквы:
император Японии, королева Нидерландов, президент Индии, канцлер
ФРГ, генеральный секретарь ООН.
В дипломатических документах, в сообщениях о встречах на высшем уровне названия высших должностей и титулов пишутся с прописной буквы:
Президент Французской Республики, Премьер-министр Республики Индии.
6. Условные имена собственные, местоимения при обращении к лицам, формулы обращения
6.1. Условные имена собственные
Условные имена собственные пишутся с прописной буквы в текстах официальных сообщений, в договорах, актах:
Высокие Договаривающиеся Стороны - в документах международного
значения;
Правительство, Чрезвычайный и Полномочный Посол - в текстах офици-
альных сообщений (но обычно: посол, правительство);
"именуемый в дальнейшем Автор, Издательство" - в издательском
договоре.
В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова Родина, Отчизна, Человек и др.
Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации
Государственный гимн Российской Федерации
Государственный флаг Российской Федерации
Государственная премия Российской Федерации за выдающиеся дости-
жения в области гуманитарной деятельности.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:
государственная граница Российской Федерации
государственная награда Российской Федерации.
6.2. Местоимения Вы и Ваш
Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах:
Прошу Вас... , Сообщаем Вам...
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:
Уважаемые господа, ваше письмо...
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах:
Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
6.3. Формулы обращения в документах
Общая формула обращения:
Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:
Уважаемый Олег Николаевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
Уважаемые коллеги!
Обращением к соратникам по партии или иному общественному движению является:
Уважаемые товарищи!
6.4. Обращения и заключительные формулы вежливости в переписке с зарубежными корреспондентами
В переписке с зарубежными корреспондентами обращение формулируется в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц:
"Ваше Превосходительство"
"Уважаемый Александр Григорьевич"
"Ваше Величество"
"Уважаемые господа" - к организации в целом
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу,
фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
В качестве заключительной формы вежливости могут быть использованы следующие фразы:
"С уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие
пожелания".
7. Имена, отчества, фамилии
7.1. Общее правило написания личных имен
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая,
но: Дюма-отец, Федоров-старший и т.п., где отец, старший и т.п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
- индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения:
будущие Суворовы и Нахимовы;
- индивидуальные мифологические и религиозные имена:
Атлант, Христос, Магомет;
- имена действующих лиц в художественных произведениях:
Красная Шапочка, Дед Мороз.
Со строчной буквы пишутся:
- имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных:
обломовы, маниловы, ловелас;
- собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении:
гитлеры, квислинги;
- названия единиц величин, образованные от имен лиц:
ом, ампер, паскаль;
- названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек:
браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч,
галифе;
- родовые названия мифологических существ:
валькирия, домовой.
7.2. Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена
Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом:
Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.
Каждая часть нерусской двойной, тройной фамилии или псевдонима пишется с прописной буквы, независимо от раздельного или дефисного их написания:
Жан Поль Сартр, Франклин Делано Рузвельт, Жан-Жак Руссо.
В китайских именах, состоящих из двух частей, обе части пишутся раздельно с прописной буквы:
Сун Ятсен, Е Хаобо.
В корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских, цейлонских, японских фамилиях и именах все составные части пишутся раздельно с прописной буквы:
Пан Су Ен, Ле Тхань Нги, Есидо Томодзи.
Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяется дефисом:
Риего-и-Нуньес, Комияма-сан.
7.3. Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются:
Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель -
Хмеля.
Частые отступления от правила (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например "у господина Гуся", "гражданину Ремню". Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме или вносят изменения в данный тип склонения, например, сохраняют в формах косвенных падежей беглый гласный звук "О награждении академика Гребеня Л.К. орденом_").
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются:
Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец,
Надежда Хмель - Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на безударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и:
Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, склоняются:
Головня - Головни, Лобода - Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, не склоняются:
Дюма, Золя.
Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко:
Шамбинаго, Седых, Гладких, Хитрово, Петренко.
В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе обозначает фамилию:
Немировича-Данченко, Лебедева-Кумача, Ипполитова-Иванова.
Если же первая часть не образует фамилии, то она не склоняется:
работа Туган-Барановского, скульптура Демут-Малиновского и т.д.
Нерусские фамилии, относящиеся к двум или нескольким лицам, в одних случаях ставятся в форме множественного числа, в других - в форме единственного, а именно:
1) если при фамилии имеются два мужских имени, то она ставится в форме множественного числа:
Генрих и Томас Манны, Август и Жан Пикары, Адольф и Михаил Готлибы;
2) при двух женских именах фамилия ставится в форме единственного числа:
Ирина и Тамара Пресс;
3) если фамилия сопровождается мужским и женским именами, то она сохраняет форму единственного числа:
Франклин и Элеонора Рузвельт, Поль и Эслапда Робсон, Нина
и Станислав Жук.
7.4. Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т.п. при помощи суффиксов -ов- (-ев-) или -ин-, пишутся с прописной буквы:
Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц при помощи суффикса -ск- (-овск-, -евск-, -инск-), пишутся со строчной буквы:
пушкинская квартира, шекспировские трагедии.
Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении "памяти такого-то", "имени такого-то", а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы:
Сахаровские чтения, Строгановское училище.
Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы:
гордиев узел, сизифов труд.
Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы:
по-суворовски.
8. Награды, знаки отличия, премии
В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов орден и степень:
орден Трудовой Славы I, II, III степени;
но: орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.
В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия в кавычках и имена собственные:
орден "Материнская слава" I степени, медаль "Защитнику свободной
России", медаль "За спасение утопающих", медаль "За отвагу на пожаре",
медаль "За личное мужество".
В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные:
Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им.
Жолио-Кюри.
В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова премия:
Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия,
Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.
9. Наименования устройств, машин, произведений, памятников
9.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов и др.)
Условные индивидуальные названия заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:
крейсер "Варяг", экспресс "Красная стрела", ледокол "Россия".
Условные названия, представляющие обозначение серийно выпускаемых машин, заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:
автомобили "Волга", "Жигули", комбайны "Дон", "Сибиряк", трактор
"Беларусь", самолеты "Боинг-747", "Мираж".
Неофициальные названия машин, передающие на письме разговорную речь, принято писать со строчной буквы:
форды, тойоты, кадиллаки.
Условные названия устройств и машин в научно-информационных текстах пишутся с прописной буквы, без кавычек:
отделочная линия Тензион-Синьор, печатно-кодирующее устройство
Перфосет Т-101.
Серийные обозначения машин в виде буквенных аббревиатур, сочетающихся с номерами или без номеров, пишутся без кавычек:
Ан-24, В-1, КамАЗ, МАЗ-500.
9.2. Литературные произведения, журналы, газеты и органы печати
С прописной буквы пишут первое слово и имена собственные в выделяемых кавычками названиях книг, газет, журналов и т.п.:
комедия "Горе от ума", пьеса "Женитьба", рассказ "Певцы", роман
"Война и мир", газета "Московский комсомолец", журнал "Новый мир".
В тексте издания на русском языке названия зарубежных книг, газет и журналов воспроизводятся в русской транскрипции, названия книг - в русском переводе или в транскрипции (непереводимые названия):
"Аль-Ахрам", "Вашингтон пост энд Тайме геральд", "Коррьере ди
Рома", "Франс нувель", "Летрас де Экуадор", "Юнайтед Стейтс ньюс энд Уорд
ди рипорт"; роман "Отверженные", но: "Жерминаль".
Названия культовых книг пишутся без кавычек с прописной буквы (если в тексте ведется речь о них как о книгах):
Апостол, Библия, Ветхий завет, Евангелие Коран, Минея праздничная,
Октоих, Осмогласник, Псалтырь, Часослов, Четьи-Минеи,
но: "по библии", "по евангелию", "по корану", "в часослове".
9.3. Памятники старины
В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные:
Исаакиевский собор, мавзолей Галлы Блацидии, Сикстинская капелла,
собор Парижской богоматери, Успенский собор во Владимире, храм Василия
Блаженного, церковь Покрова на Нерли, церковь Рождества Богородицы,
церковь Святой Софии, церковь Спаса Нередицы.
Названия церквей и соборов с элементами Сан, Сект пишутся раздельно с последующей частью названия:
собор Сан Марко, церковь Сан Франциско, церковь Санта Кроче.
10. Военные названия
10.1. Важнейшие военные названия
В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:
Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Россий-
ской Федерации, Военно-Воздушные Силы.
Названия вооруженных сил других государств принято писать со строчной буквы:
вооруженные силы Италии, французская армия,
но: британская Рейнская армия.
10.2. Рода войск, военные округа, части и соединения
В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил:
Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска,
но: ракетные войска обеих армий.
В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:
Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.
Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы:
Московский военный округ, Курский гарнизон.
В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные:
Беломорский 35-й драгунский фронт, Вятский полк (но: первый
батальон, вторая рота, саперный батальон), лейб-гвардии Преображенский
полк (но: лейб-гвардии гусарский полк), Отдельная Приморская армия,
Смоленская пехотная дивизия, 119 Коломенский полк.
11. Написание дат
11.1. Дата из числа месяца, порядкового номера месяца и года
Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание:
02.09.2005
02 сентября 2005 г.
02 сентября 2005 года.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:
в октябре 2006 г.
в октябре - ноябре 2006 г.
в I квартале 2006 г.
в III - IV кварталах 2006 г.
в первом полугодии 2006 г.
11.2. Слово год при цифрах даты
Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью:
план на 2005 год, смета на 2006 год.
Требуется опускать слово год при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.
Рекомендуется опускать слово год при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица, дата создания или издания произведения, стоящая после его названия, дата исторического события и т.п.:
Знаменитый физиолог Иоганн Мюллер (1801 - 1858) сформулировал...;
Работы Сеченова "Рефлексы головного мозга"(1963), "Кому и как
разрабатывать психологию" (1873) и др.;
Французская буржуазная революция (1789 - 1793) вызвала оживление
издательской деятельности;
С.И. Иванов (р. 1925);
А.П. Петров (ум. 1980).
11.3. Обозначение периодов
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом:
в октябре 2005 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 2005 году, с 2002
по 2005 год, в 2002 - 2003 годах.
Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается:
В 2002 - 2003 гг.;
В период 1950 г. - 1960-е гг. (год и десятилетие).
Все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:
в 2003/2004 учебном году, театральный сезон 2005/2006 года, отчет-
ный 2005/2006 год.
В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью:
освободить от взимания налога в 2005 - 2006 гг.
Рекомендуется следующее написание десятилетий:
90-е годы XX века; 70 - 80-е гг. нашего столетия; 1750-е годы;
1910-е гг.; в 1860 - 80-е гг., но: в 1890 - 1910-е годы.
Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:
I квартал 2006 г.; во втором полугодии 2005 г.
При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся:
В I квартале (но не в I-м квартале).
11.4. Названия праздников
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:
Восьмое марта, Новый год, День российской печати,
но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:
1 Мая, 8 Марта.
12. Написание чисел
12.1. Буквенная форма однозначных целых чисел
Буквенная форма однозначных целых чисел используется:
- если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):
рекомендуется: не рекомендуется:
Лабораторию следует оборудовать Лабораторию следует оборудовать
четырьмя компьютерами 4 компьютерами
- если стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно:
рекомендуется: не рекомендуется:
... пять 30-местных автобусов ... ... 5 30-местных автобусов ...
Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на буквенную:
5 новых 30-местных автобусов;
- когда количественное числительное начинает предложение, поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная буква в первом слове предложения:
рекомендуется: не рекомендуется:
... при такой планировке. Пять ПЭВМ ... при такой планировке. 5 ПЭВМ
размещают ... размещают ...
Во избежание разнобоя в написании количественных числительных, стоящих в начале и в середине предложения, желательно по возможности перестроить предложение, начинающееся числом, так, чтобы последнее перешло в середину:
... при такой планировке. Размещают 5 ПЭВМ ...
12.2. Цифровая форма однозначных целых чисел
Цифровая форма однозначных целых чисел используется:
- если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с двух- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже:
рекомендуется: не рекомендуется:
За сериями из 3, 5, 12 упражнений За сериями из трех, пяти, 12
следовали ... упражнений следовали ...
- когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п.:
рекомендуется: не рекомендуется:
При массе до 7 кг ... При массе до семи кг (до семи
килограммов) ...
Цена до 100 руб. Цена до ста р. (до ста рублей) ...
12.3. Цифровая форма многозначных целых чисел
Цифровая форма многозначных целых чисел является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры):
34 768; 5 989.
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов:
N 89965.
Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается.
12.4. Буквенная форма многозначных целых чисел
Эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом:
рекомендуется: не рекомендуется:
...320 двадцатитонных грузовиков ...320 20-тонных грузовиков...
...320 грузовиков грузоподъемностью 20 т...
12.5. Буквенно-цифровая форма чисел
Рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд.:
20 млрд., 12 млн.
Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц:
20 млн. км; 200 млрд. кВт·ч.
В устоявшихся названиях широко известных процессов допускается привычное написание:
Процесс 193-х, Процесс 50-ти.
12.6. Дробные числа
После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются:
рекомендуется: не рекомендуется:
1/2 квадрата; 9/10 поля; 1/8 площади 1/2 часть квадрата; 9/10 частей
поля; 1/8 доля площади
Десятичные знаки отделяются от целой части числа запятой.
Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа:
0,75 литра; 0,5 тысячи; 1/3 метра; 28,5 метра, 28,5 кв. метра,
но: 28,5 тыс. метров.
12.7. Обозначение диапазона значений
Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие; тире; знак "-"; предлог от перед первым числом и - до - перед вторым.
Например:
длиной 5 ... 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной от 5
до 10 м.
Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить: когда тире может быть принято за знак минус; когда одно из чисел - величина положительная, а другое - отрицательная или если оба - величины отрицательные.
При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела:
рекомендуется: не рекомендуется:
Высота 15 000 - 20 000 м Высота 15 - 20 000 м (если первое число 15000)
При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд.:
рекомендуется: не рекомендуется:
Высота 20 - 30 тыс. м Высота 20 тыс. - 30 тыс. м
Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему. Исключение составляют взаимосвязанные относительные числа (во второй паре большее число может идти первым):
Это составляет 60 - 80 % всей массы груза. Остальные 40 - 20 % ...
12.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов
Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 2-99-90; 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: 299-85-90.
Двойные номера домов принято писать через косую черту:
ул. Стрелецкая, 12/4.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома:
Пушкинский пер., д. 7а.
12.9. Порядковые числительные
Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных - это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением:
- номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XI конгресс); века (XX век); номера международных объединений (III Интернационал), номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); имена императоров, королей (Николай II, Карл V); кварталы (II - IV кварталы). Могут обозначаться римскими цифрами части, разделы книг;
- очень простых числительных (типа первый раз, второй раз), а также словосочетаний типа:
представитель Российской Федерации на семьдесят первом заседании
Генеральной ассамблеи ООН.
Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:
- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук:
5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;
- двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный:
5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.
Написание порядковых числительных с наращением падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения).
Если один за другим следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них:
1-й, 2-й ряды; 70-е и 80-е годы.
Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного:
60, 70, 80-е годы.
Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:
- только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных:
50 - 60-е годы;
- у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым:
в начале 80-х - 90-е годы.
К порядковым числительным без наращения падежных окончаний, обозначенным арабскими цифрами, относятся:
- номера томов, разделов, страниц и т.п., если родовое слово (том, раздел и т.д.) предшествует им: в томе 6, разделе 4, на с. 12, но если родовое слово стоит после числительного, последнее пишется с наращением падежного окончания: в 6-м томе;
- даты (годы и числа месяца), если слово год или название месяца следует за числом: в 1992 году; 5 мая 1993 года. Однако если слово год или название месяца опущено, или поставлено перед числом, или отделено от числа другим словом, падежное окончание рекомендуется наращивать: Грянул 1941-й.
12.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:
150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.
Сложные слова с числительным и прилагательным процентный пишутся:
10-процентный сбор.
12.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (N, %) при числительных
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами:
5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.
Денежные выражения в рублях и копейках следует писать:
108 руб. 50 коп.; 20,5 рубля.
Названия единиц измерения в тексте постановлений и распоряжений рекомендуется писать:
5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров;
в приложениях - сокращенно:
5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 100 голов скота (птицы).
Знаки "N", "%" при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз, до или после ряда чисел:
правильно: неправильно:
N 5, 6, 7 NN 5, 6, 7 (N 5, N 6, N 7)
N 11 или 12 N 11 или N 12
между N 5 и 6 между N 5 и N 6
50, 60 и 70 % 50 %, 60 % и 70 %
от 50 до 60 % от 50 до 60 %% (от 50 % до 60 %)
Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире:
правильно: неправильно:
Протяженностью 10 м Протяженностью в - 10 м
13. Правила переноса слов
При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога:
правильно: неправильно:
про-смотр просмо-тр
строй-ка ст-ройка
При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога:
правильно: неправильно:
за-ключение зак-лючение
по-крытие пок-рытие
по-ставка пос-тавка
При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога:
правильно: неправильно:
пяти-граммовый пятиг-раммовый
Киров-абад Кирова-бад
циан-амид циана-мид
Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными:
правильно: неправильно:
мас-са ма-сса
Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженный, нововведение:
правильно: неправильно:
со-жженный сож-женный
ново-введение новов-ведение
Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.
Не допускается отделять или разделять переносом:
инициалы имени и отчества от фамилии или один инициал от другого;
сокращения типа и т.д., и т.п., и др., т.е.;
буквенные аббревиатуры (в сочетании с цифрами и без них), например: ГЭС, Ту-144, Ил-18Д, ЗИЛ-164А, МАЗ-222, ДТ-74;
цифры одного числа;
сокращенные слова от слов, к которым они относятся, например: г. (город), им., ул.;
цифры от сокращенных или полных наименований, к ним относящихся, например: 50 рублей, 20 тыс. рублей, 2010 год, XXI век, страница 51, том 5:
правильно: неправильно:
50 руб-лей 50-рублей
20 тыс. руб-лей 20-тыс. рублей
стра-ни-ца 51 страница-51
обозначения мер от предшествующих цифр:
правильно: неправильно:
1 ок-тяб-ря 2000 г. 1-октября 2000 г.
12 мет-ров 12-метров
72 куб. метра 72-куб. метра
знаки N, §, % и т.п. от цифр, к которым они относятся, например: N 35497, § 25, 101 %, 30°С;
падежные окончания (наращения) от цифр, которые с ними связаны, например: 5-й, 5-я;
цифры от текста, который эти цифры нумеруют;
открывающие скобки и кавычки от последующего слова, а закрывающие - от предшествующего;
все знаки препинания от предшествующего слова, за исключением тире, начинающего прямую речь.
14. Сочетания знаков препинания
Если слово или группа слов, которые должны быть выделены запятыми, стоят перед тире, то сохраняются обе запятые, например:
М.А. Шолохов, автор "Тихого Дона", - один из крупнейших советских
писателей.
Если после тире есть слово или слова, которые по общим правилам нужно выделять запятыми, то первая запятая не ставится, например:
Тимирязев, Вильямс, Мичурин - словом, все биологи уделяли внимание
этой проблеме.
Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все эти знаки ставятся после кавычек, например:
В соответствии с расчетами, представленными производственным
объединением "Импульс", утвердить на 2005 год...
Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающими кавычками, если относятся только к словам, заключенным в кавычки, и после закрывающих кавычек, если относятся ко всему предложению, например:
Роман "Что делать?" написан Н.Г. Чернышевским.
Вы прочитали роман Достоевского "Преступление и наказание"?
Если многоточие, восклицательный или вопросительный знак стоят перед закрывающими кавычками, то тот же самый знак не повторяется после кавычек, неодинаковые же знаки, если они требуются по условиям контекста, ставятся перед закрывающими кавычками и после них. Например:
Читали ли Вы роман Чернышевского "Что делать?"
Когда был выдвинут лозунг "Земля крестьянам!"?
Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить кавычками, стоят слова, уже заключенные в кавычки, употребляют кавычки разного рисунка; если по каким-либо причинам разного рисунка кавычки поставить нельзя, то рядом дважды кавычки не ставятся, например:
В радиограмме было сказано: "На помощь вышел ледокол "Владивосток".
Ни перед открывающей, ни перед закрывающей скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире; все эти знаки ставятся только после закрывающей скобки, например:
Страны, в которых сокращается жилищное строительство (Франция,
Дания, Греция), закупают на мировом рынке строительные материалы менее
активно.
Я был на Кавказе три раза (и все три раза летом): в 1950, в 1967
и в 1974 годах.
Вся эта область (это установили ученые) - дно моря в прошлом.
Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающей скобкой, если относятся только к части текста, заключенной в скобки, и после закрывающей скобки, если относятся ко всему предложению, например:
После нашего разговора (сколько уже было таких разговоров!) его
отношение к работе изменилось.
15. Наиболее употребляемые сокращения слов
академик - акад.
бывший - б.
век, века - в., вв. (при цифрах)
глава, главы - гл. (в книгах)
год, годы - г., гг. (при цифрах)
город, города - г., гг.
господин, господа, госпожа - г-н, гг., г-жа
господину - г-ну
гражданин, граждане - гр-н, гр-не
гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки
деревня - дер.
железная дорога - ж.д.
железнодорожный - ж.-д.
заведующий - зав.
заместитель - зам.
издание - изд.
имени - им.
исполняющий обязанности - и.о.
и другие - и др.
и прочие - и пр.
и так далее - и т.д.
и тому подобное - и т.п.
квартира - кв.
коэффициент полезного - к.п.д., кпд
действия
лист, листы - л.
мадам - м-м
миллиард, миллиарды - млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы - млн. (после цифрового обозначения)
младший - мл.
область - обл.
округ - окр.
озеро - оз.
переулок - пер.
поселок - пос.
приложение - прил.
профессор - проф.
пункт, пункты - п., пп.
район - р-н
река - р. (но реки)
сборник - сб.
сего года - с.г.
село - с.
сельское хозяйство - с.х.
сельскохозяйственный - с.-х.
смотри - см.
станция - ст.
статья, статьи - ст. (при цифрах)
страница, страницы - с. (при цифрах)
текущего года - т.г.
то есть - т.е.
том, тома - т., тт. (при цифрах)
тысяча, тысячи - тыс. (после цифрового обозначения)
улица - ул.
экземпляр - экз.
16. Вводные слова и обороты
Рекомендуется обособлять следующие вводные слова и обороты:
без сомнения
безусловно (в значении "несомненно", "разумеется")
бесспорно (в значении "несомненно", "разумеется")
более того, больше того
вернее (в значении "вернее говоря")
вероятно, вероятнее всего
видимо
в конце концов (при перечислении и при выражении нетерпения, при усилении, подчеркивании)
в общем (в значении "в общем-то говоря")
во всяком случае
возможно
вообще (в значении "вообще говоря")
во-первых, во-вторых...
в первую очередь (в значении "во-первых")
вплоть (с оборотом)
впрочем
в свою очередь
в случае, если (в начале предложения)
в сущности
в том числе (с оборотом)
в частности (отдельно или с оборотом)
выходит
главное, самое главное
дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)
действительно (в значении "в самом деле")
дескать
допустим
ей-богу
естественно (в значении "конечно", "разумеется")
за исключением (с оборотом)
знаете
значит (в значении "следовательно")
итак
кажется, казалось бы
как всегда
как говорится
как правило
как следствие
к несчастью
конечно (кроме "конечно да", "конечно нет", "конечно правда", "конечно же так")
к примеру
кроме (с оборотом в значении исключения)
кроме как (с оборотом)
кроме того, кроме этого, кроме всего прочего, кроме шуток
к слову
к сожалению
кстати
к счастью
между прочим
может, может быть
можно сказать
мол
наверное
наконец (при перечислении)
на мой взгляд
наоборот
наподобие
например
напротив
не дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)
несмотря на
несомненно (не обособляется при утверждении)
ну (кроме "ну что", "ну а", "ну и", "ну нет", "ну да")
однако (в середине и в конце предложения, но не в значении "но")
одним словом
оказывается
очевидно
по-видимому
по данным Росстата
по данным за 2005 год
подчеркиваю
пожалуй
пожалуйста
по-моему
помимо (с оборотом в значении исключения)
по мнению комитета
по моему мнению
по нашим данным
понятно
по прогнозам
по сути (в значении "по сути говоря")
по сути дела (в значении "по сути дела говоря")
по существу (в значении "по существу говоря")
похоже
правда
предположим
прежде всего (в значении "во-первых")
разумеется
само собой разумеется
с Вашего разрешения
с другой стороны
скажем
скорее (в значении "скорее говоря")
слава богу (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)
следовательно
словом
с моей точки зрения
собственно
с одной стороны
соответственно (в значении "следовательно")
со своей стороны
стало быть
так (в начале предложения в значении "например")
таким образом
таких, как...
так сказать
точнее (в значении "точнее говоря")
увы
что ли
что называется
Не рекомендуется обособлять следующие слова и обороты:
авось
благодаря
буквально
ведь
в итоге
в конечном счете
в конце концов (в значении "под конец")
в крайнем случае
в лучшем случае
вместе с тем
вдобавок
в определенном смысле
вопреки
в основном
в особенности
в отличие
в первую очередь (в значении "сначала", "прежде всего")
в принципе
в противном случае
в результате
вроде
в самом деле (в значении "действительно")
в связи с этим
все равно
в соответствии
в том числе
в целом
главным образом
действительно (при утверждении)
значит (в значении "означает")
именно
исключительно
как максимум, как минимум (в количественном значении)
как таковой
к тому же
между тем
наверняка
наконец (в значении "в результате", "наконец-то")
на первый взгляд
наряду
на самом деле
небось
опять-таки
особенно
отнюдь
по идее
по крайней мере (в количественном значении обособляется: "Этот вопрос обсуждался
дважды, по крайней мере")
по меньшей мере
практически
приблизительно
при всем том
примерно
притом
причем
просто
словно
согласно
так называемый
тем не менее
то есть
фактически
хотя бы
якобы
Некоторые слова и словосочетания из перечисленных могут обособляться, но только в составе оборота.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящее Приложение внесены изменения
Приложение N 8
к пункту 6.6
Перечень
корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
(с изменениями от 1 февраля, 20 мая 2008 г.)
1. Письма, присланные для сведения.
2. Сводки и информация, присланные для сведения.
3. Учебные планы, программы.
4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.
5. Печатные издания (без сопроводительного письма).
6. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувениров для проведения мероприятий.
7. Предложения об оформлении подписки на печатные издания.
8. Предложения в план основных мероприятий Правительства края, календарные планы.
9. Приглашения на семинары.
10. Благодарственные письма на имя Губернатора края.
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящее Приложение внесены изменения
Приложение N 9
к подпункту 12.1.3
(с изменениями
от 20 мая 2008 г.)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
"____" _________20 __г. N ______
г. Хабаровск
на ____________________ год
| Индекс дела |
Заголовок дела | Количество ед. хр. | Срок хранения дела и N статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
подпись расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от______ N ________
Начальник управления
по организации
работы с документами
подпись расшифровка подписи
дата
Заведующий сектором кон-
трольно-аналитической работы
и ведомственного архива
подпись расшифровка подписи
дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _________ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) |
|||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|||
| Итого | |||
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство
подпись расшифровка подписи
дата
Итоговые сведения переданы в сектор контрольно-аналитической работы и
ведомственного архива.
Наименование должности
передавшего сведения
подпись расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 10
к подпункту 12.2.5
Образец оформления обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
/------------------\
--------------------------------------------------- | Ф. N ----------- |
| |
--------------------------------------------------- |Оп. N ----------- |
| |
--------------------------------------------------- | Д. N ----------- |
\------------------/
-----------------------------------------------------------------------
(наименование архива)
Правительство Хабаровского края
-------------------------------------------------------------------------
Министерство промышленности, транспорта и связи края
-------------------------------------------------------------------------
Управление промышленности
-------------------------------------------------------------------------
Промышленный отдел
-------------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО N _____ том N _____
Протоколы заседаний комиссии по
-------------------------------------------------------------------------
лицензированию деятельности, связанной с заготовкой,
-------------------------------------------------------------------------
переработкой и реализацией лома цветных и черных металлов
-------------------------------------------------------------------------
на территории Хабаровского края
-------------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)
06 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г.
-------------------------------------------------------------------------
(крайние даты)
На 34 листах
Хранить постоянно
/----------------\
| Ф. N --------- |
| |
|Оп. N --------- |
| |
| Д.N ---------- |
\----------------/ Формат дела С4 (230 х 320 мм)
Информация об изменениях:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р в настоящее Приложение внесены изменения
Приложение N 11
к подпункту 13.1.9
(с изменениями
от 20 мая 2008 г.)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и дел по личному составу структурного подразделения
___________________________________________________________
(наименование учреждения)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
подпись расшифровка
подписи
дата
ОПИСЬ N
| N п/п | Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Срок хранения |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6(1) | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ___________________ ед. хр. с N _______ по N ______
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО(2)
Начальник управления Протокол ЭК аппарата
по организации Губернатора и
работы с документами Правительства края
Губернатора и Правительства
края от ________ N _______
подпись расшифровка
подписи
дата
Передал ____________________________________________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам(3).
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения подпись расшифровка подписи
дата
Принял _______________________________ ед. хр. и регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам _____________________.
(цифрами и прописью)
Ведущий специалист
сектора контрольно-
аналитической работы и
ведомственного архива подпись расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
-------------------------------------------
1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
2 При наличии ЭК структурного подразделения.
3 Передаются вместе с делами отдела делопроизводства и архива.
Приложение N 12
к подпункту 13.1.10
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
ПРАВИТЕЛЬСТВО УТВЕРЖДАЮ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование должности
руководителя структурного
подразделения аппарата
Губернатора и Правительства края
А К Т подпись расшифровка
подписи
"___"_______20___г. N ____ дата
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратив-
шие практическое значение документы в дело с временным сроком хранения
согласно номенклатуре дел (год).
| N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок докумен- тов |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи |
Количество ед. хр. |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _______________________________ ед. хр. за ______________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________________ N ____________________ ).
Наименование должности ли-
ца, проводившего экспертизу
ценности документов подпись расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ N __
Документы в количестве _____________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом _________________ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N ________________
N ________________________________.
Наименование должности
работника структурного
подразделения,
сдавшего документы подпись расшифровка подписи
дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника сектора контрольно-
аналитической работы и ведом-
ственного архива, внесшего
изменения в учетные документы подпись расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 13
к подпункту 14.3.6
Форма
Журнал
учета копировально-множительных работ
в структурных подразделениях
аппарата Губернатора и Правительства края
| N п/п | Наименование копируемого документа (материала) |
Исполнитель | Кто разрешил | Оригинал листов/стра- ниц |
Количество снятых копий листов/страниц |
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 11 августа 2006 г. N 491-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"
Текст распоряжения опубликован в Собрании законодательства Хабаровского края от 12 сентября 2006 г. N 8 (49)
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 4 мая 2012 г. N 212-р настоящее распоряжение признано утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 4 февраля 2010 г. N 38-р
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 18 июня 2009 г. N 402-р
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2008 г. N 593-р
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2008 г. N 261-р
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 1 февраля 2008 г. N 29-р