Распоряжение Ванинского муниципального района Хабаровского края от 21 декабря 2009 г. N 1140р "Об утверждении Положения об архиве администрации Ванинского муниципального района, являющегося самостоятельным источником комплектования архивного отдела администрации района"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях приведения правовых актов в соответствие с нормами действующего законодательства и обеспечения сохранности документов структурных подразделений администрации Ванинского муниципального района, являющихся самостоятельными источниками комплектования архивного отдела администрации района

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Ванинского муниципального района, являющегося самостоятельным источником комплектования архивного отдела администрации Ванинского муниципального района.

2. Возложить ответственность за сохранность архивных документов администрации Ванинского муниципального района на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручину С.В.

3. Начальникам структурных подразделений администрации Ванинского муниципального района (Живонос Г.И., Петрова С.Л., Колядов М.И., Малыхин А.П., Палей Ю.В.) в ведении которых образуются образуются документы, являющиеся источниками комплектования архива администрации района, в течение 15 дней со дня подписания настоящего распоряжения назначить ответственных лиц за архив в структурных подразделениях и представить списки указанных лиц управляющему делами администрации Ванинского муниципального района.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района Минько А.А.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания

Глава района

Н.С. Ожаровский

Положение
об архиве администрации Ванинского муниципального района, являющегося
самостоятельным источником комплектования архивного отдела администрации
Ванинского муниципального района
(утв. распоряжением главы Ванинского муниципального района
Хабаровского края от 21 декабря 2009 г. N 1140р)

1. Общие положения

1.1. Архив администрации Ванинского муниципального района (далее - архив), являющийся самостоятельным источником комплектования архивного отдела администрации Ванинского муниципального района, образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Архив создан в целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности администрации Ванинского муниципального района (далее - администрации района), являющихся самостоятельным источником комплектования архивного отдела администрации района, в течение установленных сроков их хранения.

1.2. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы Ванинского муниципального района (далее - глава района).

1.3. Организация работы архива возлагается на работника, ответственного за архив на основании распоряжения главы района.

1.4. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края в области архивного дела, настоящим Положением.

1.5. Лицо, ответственное за архив, совместно с управляющим делами несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет управляющий делами администрации Ванинского муниципального района (далее - управляющий делами).

1.7. При смене лица, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним производится по акту, который утверждается главой района.

Для приема-передачи дел распорядительным актом главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

2. Состав документов архива

В архив поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности администрации района.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 2 настоящего Положения;

- учет и обеспечение сохранности архивных документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- организует работу по составлению номенклатуры дел администрации района;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами администрации района;

- принимает через два года после завершения делопроизводством упорядоченные документы от специалистов, ответственных за архив в структурных подразделениях администрации района;

- составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии администрации района и экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- организует и проводит проверку наличия документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- в установленном порядке передает на постоянное хранение в упорядоченном состоянии архивные документы (согласно графику передачи дел);

- в установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- ежегодно представляет в архивный отдел администрации района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

- организует информационное обслуживание руководителей структурных подразделений администрации района, осуществляет использование документов по запросам организаций и граждан;

- осуществляет контроль за состоянием хранения документов специалистами, ответственных за архив в структурных подразделениях администрации района путем проведения проверок не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив;

- оказывает методическую и практическую помощь специалистам, ответственных за архив в структурных подразделениях администрации района, в работе с документами.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив имеет право:

- требовать от специалистов, ответственных за архив в структурных подразделениях администрации района, своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать выполнение установленного порядка работы с документами специалистами администрации района, и соблюдение ими инструкции по делопроизводству;

- запрашивать от специалистов, ответственных за архив в структурных подразделениях администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к помещению архива. Обеспечение сохранности документов.

5.1.1. Архив должен размещаться в приспособленном помещении административного здания.

5.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства кодирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

5.1.3. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения.

5.1.4. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение;

Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

-  при реорганизации или ликвидации администрации района.

При интенсивном использовании дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел, выданных в течение года.

В случае недостачи дел организуется их розыск в течение одного года после обнаружения недостачи.

5.2. Подготовка и передача дел в архив.

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива.

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документа! в том числе неописанные и описи дел.

Архив осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве (в течении пяти лет), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документе* Архивного фонда Российской Федерации и представляет учетные сведения в архивный отдел администрации района.

5.3.2. Для оперативного поиска документов в архиве администрации района создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел;

- исторические справки.

5.4. Использование документов архива.

5.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

- информирование управляющего делами, а также руководителей структурных подразделений администрации района о наличии в архиве документов и их содержании;

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

- выдача документов для работы в архиве;

- выдача документов во временное пользование.

5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной копии и архивной выписки.

5.4.3. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под расписку с разрешения управляющего делами администрации района: На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации района, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы района, по актам на срок не более трех месяцев.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение.

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению главы района.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения в архивный отдел администрации района, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным главой района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется а том приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Управляющий делами

С.В. Кручина