Вопрос: Какой порядок установлен для ведения кассовой книги обособленными структурными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 9 (129), сентябрь 2010 г.)

Вопрос: Какой порядок установлен для ведения кассовой книги обособленными структурными подразделениями, не выделенными на самостоятельный баланс?

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. При этом для организаций, имеющих филиалы, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.

Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Центральным банком Российской Федерации определен порядок ведения кассовых операций обособленными структурными подразделениями в письме от 11.12.2008 N 29-1-117735.

Так, обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги.

Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении. Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию.

При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота.

В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

Таким образом, порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на текущий момент законодательно не определен.

При этом и штрафы за неправильное ведение кассовой книги и нарушение нумерации приходных и расходных ордеров не предусмотрены.

На практике каждая организация проблему с ведением кассовой книги в обособленных подразделениях решает по-своему.

Организации, имеющие в своем составе обособленные подразделения, могут организовать кассовые операции следующим образом, прописав такой порядок в своей учетной политике.

Вариант 1

Поскольку удобнее, чтобы нумерация приходных и расходных кассовых ордеров была сквозной, можно использовать составную нумерацию кассовых ордеров.

То есть номер кассового ордера будет состоять из двух частей. Его первая часть будет идентифицировать обособленное подразделение организации, а вторая часть - порядковый номер кассового ордера в этом подразделении.

Например, в обособленном подразделении организации выписан расходный кассовый ордер N Б/1, где Б - это код подразделения, 1 - номер самого кассового ордера.

Вести по месту нахождения каждого ОП отчет кассира в двух экземплярах.

Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении, второй (вместе с кассовыми документами) передается в головное подразделение. При этом документы в электронном виде можно передавать ежедневно, в бумажном - с определенной периодичностью.

В головном подразделении на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира ОП, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

Вариант 2

Вести по месту нахождения каждого обособленного подразделения и головной организации свою кассовую книгу (свой раздел кассовой книги). Также головной организации и обособленному подразделению должны быть присвоены свои коды.

Кроме того, вести одну сводную кассовую книгу, в которой отражать все операции организации, включая операции всех обособленных подразделений.

Обращаем Ваше внимание, что какой бы вариант ведения кассовой книги и передачи документов вы ни выбрали, он должен обеспечить своевременное и полное оприходование денежной наличности по месту ведения расчетов и соблюсти установленные обслуживающими банками лимиты остатка денежных средств.

Иначе по итогам проверки кассовой дисциплины банк может сообщить о нарушениях в налоговый орган, который, в свою очередь, наложит административный штраф, предусмотренный КоАП РФ.

За превышение лимита остатка кассы предусмотрен штраф:

- на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

- на должностных лиц организации - в размере от 4 000 до 5 000 руб.

Н.А. Панкратова,

аудитор ЗАО "АУДИТ-ЦЕНТР"