Вопрос: Предприятием зачисление денежных средств на счет корпоративной карты отражается по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Должны ли мы для отражения операций по движению денежных средств использовать счет 55 "Специальные счета в банках"? Как правильно осуществить корректировку операций по счету 71 "Подотчетные лица" с целью отражения остатка денежных средств по счету 55 "Специальные счета в банках"? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 10 (130), октябрь 2010 г.)

Вопрос: Предприятием зачисление денежных средств на счет корпоративной карты отражается по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Должны ли мы для отражения операций по движению денежных средств использовать счет 55 "Специальные счета в банках"? Как правильно осуществить корректировку операций по счету 71 "Подотчетные лица" с целью отражения остатка денежных средств по счету 55 "Специальные счета в банках"?

Корпоративная банковская карта - это платежное средство, предназначенное для совершения работниками организации операций с ее денежными средствами, находящимися в банке на специальном расчетном счете.

Корпоративная банковская карта удобна в использовании при расчетах с подотчетными лицами, находящимися в командировках, в том числе длительных.

Корпоративная банковская карта всегда именная и открывается в банке на имя конкретного сотрудника, уполномоченного организацией на совершение операций по карте, но деньги на этой карте принадлежат не сотруднику, а организации.

Карта - это собственность банка. Передача работнику карты не означает выдачи ему денег, которые продолжают числиться на счете организации.

Согласно Плану счетов для отражения операций на корпоративной банковской карте следует использовать счет 55 "Специальные счета в банках субсчет "Корпоративная банковская карта".

Хозяйственные операции по данному счету при движении денежных средств на корпоративной карте отражаются в следующем порядке:

Дебет счета 55 "Корпоративная банковская карта" Кредит счета 51 "Расчетные счета в банках" - поступление денежных средств на корпоративную карту;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит счета 55 "Корпоративная банковская карта" - снятие наличных денежных средств с корпоративного счета подотчетным лицом.

Пример 1

Организация приобрела корпоративную банковскую карту и зачислила на ее расчетный счет денежные средства в размере 700000 руб. 21.09.2010. Передала ее сотруднику 22.09.2010. Денежные средства были сняты сотрудником организации в день его прибытия в командировку 24.09.2010 в размере 500 000 руб.

Хозяйственная операция подлежит отражению в следующем порядке.

21.09.2010

Дебет счета 55 "Корпоративная банковская карта" Кредит счета 51 "Расчетные счета в банках" - 700 000 руб. - поступление денежных средств на корпоративную карту.

24.09.2010

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит счета 55 "Корпоративная банковская карта" - 500 000 руб. - снятие наличных денежных средств с корпоративного счета подотчетным лицом.

Корпоративная карта всего лишь позволяет работнику пользоваться деньгами организации. Передача карты сотруднику и ее возврат в бухгалтерском и в налоговом учете организации никак не отражаются.

Для учета карт необходимо вести журнал их выдачи и возврата, в котором расписываются работник, получивший карту, и лицо, ответственное за ведение учета по картам. В журнале целесообразно указывать:

- номер карты;

- Ф.И.О. держателя карты;

- срок, на который карта выдана работнику;

дату передачи карты работнику и обратно.

Хозяйственные операции по зачислению и снятию денежных средств на корпоративной карте осуществляются в соответствии с предоставленной выпиской банка по открытому специальному карточному счету.

Допустим, что работник организации на конец отчетного периода - 30.09.2010 - более не использовал денежные средства на банковской карте. В конце месяце им был предоставлен авансовый отчет на приобретение товарно-материальных ценностей на 280 000 руб.

В бухгалтерском учете по данному подотчетному лицу проведена хозяйственная операция:

Дебет счета 10/1 "Материалы" Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 280 000 руб.

Таким образом, на 30.09.2010 в оборотно-сальдовой ведомости организации будет отражено сальдо:

Дебет счета 55 "Корпоративная банковская карта" - 200 000 руб.;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 220 000 руб.

Пример 2

Условия примера N 1 отразим с учетом установленного порядка ведения хозяйственных операций вашей организации:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит счета 51 "Расчетный счет" - 700 000 руб. - зачисление денежных средств на счет корпоративной карты;

Дебет счета 10/1 "Материалы" Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 280 000 руб. - приобретение товарно-материальных ценностей по авансовому отчету подотчетного лица.

На 30.09.2010 в оборотно-сальдовой ведомости вашей организации будет отражено сальдо:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 420 000 руб.

Исходя из условий примера 2 и вашего вопроса для корректировки операций по счету 71 "Подотчетные лица" с целью отражения остатка денежных средств по счету 55 "Специальные счета в банках" следует сделать следующие проводки:

Дебет счета 55 "Специальные счета в банках" Кредит счета 71 "Подотчетные лица" - 200 000 руб.

Таким образом, сальдо по счету 55 "Специальные счета в банках" на отчетную дату соответствует сальдо выписки банка на специальном карточном счете на день совершения последней хозяйственной операции.

Порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт устанавливается локальным нормативным актом организации.

Например, порядок может выглядеть следующим образом.

Порядок использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем карты не позднее 3 рабочих дней со дня проведения расчетов по карте (в том числе дня снятия наличных денежных средств) или со дня возвращения работника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. При непредставлении документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, суммы, списанные с корпоративной карты, взыскиваются с держателя карты путем удержания из его заработной платы.

Если работник не представит доку-менты, то на использованную работником сумму делается проводка по Дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

4. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

А.П. Погудина,

аудитор ЗАО "Аудит-Центр"