Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 22 января 2009 г. N 23 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Ванинского муниципального района, решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 26.12.2008 года N 102 "О структуре администрации Ванинского муниципального района" в целях оптимизации обеспечения управленческой деятельности администрации Ванинского муниципального района постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делами администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края.

2. Настоящее постановление опубликовать в Информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручина С.В.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования.

Глава района

Н.С. Ожаровский

Положение
об управлении делами администрации Ванинского муниципального района
Хабаровского края
(утв. постановлением главы Ванинского муниципального района
Хабаровского края от 22 января 2009 г. N 23)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, цели, задачи, функции, права, обязанности и ответственность управления делами администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Управление).

1.2. Управление является структурным подразделением администрации Ванинского муниципального района (далее - администрация района) и в своей деятельности подчиняется непосредственно главе администрации Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района).

Организует, координирует и контролирует работу Управления первый заместитель главы администрации района.

1.3. Управление образуется в установленном порядке постановлением главы администрации района и работает под руководством управляющего делами администрации района, назначаемого на должность главой администрации района.

По вопросам организации работы Управление руководствуется перспективными и текущими планами, утверждаемыми главой района, Инструкцией по делопроизводству в администрации района, распоряжениями первого заместителя и управляющего делами администрации района, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения.

1.4. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", законами Хабаровского края, Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края, правовыми актами главы района, иными муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления и настоящим Положением.

1.5. Положение об Управлении, а также изменения и дополнения в Положение об Управлении, утверждаются главой администрации района по представлению управляющего делами администрации района.

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Документационное, методическое и организационное обеспечение управленческой деятельности администрации района и иных органов местного самоуправления района.

2.2. Рассмотрение обращений граждан, организация приема населения, изучение и обобщение содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан вопросов, осуществление контроля за своевременным и правильным их разрешением.

2.3. Организационно-методические мероприятия по подготовке и проведению выборов, референдумов на территории Ванинского муниципального района.

2.4. Организационное и техническое обеспечение заседаний коллегии, совещаний, конференций и других мероприятий, проводимых руководством администрации района.

2.5. Организация и совершенствование единой системы документационного и информационного обеспечения администрации района и иных органов местного самоуправления района.

2.6. Подготовка и выпуск документов, создание электронной базы постановлений и распоряжений главы администрации района.

2.7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения документов поступающих из органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций на имя главы администрации района и его заместителей.

2.8. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, порядка изготовления, регистрации, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, мастичных угловых штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях администрации района и иных органах местного самоуправления района.

2.9. Контроль за подготовкой документов, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами

3. Основные функции

Управление в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

3.1. Организует подготовку аналитических, справочных и других необходимых материалов для рассмотрения главой администрации района и его заместителями.

3.2. Осуществляет подготовку и проведение обучающих семинаров, совещаний в структурных подразделениях администрации района и в органах местного самоуправления района.

3.3. Обеспечивает плановый характер работы администрации района. Обобщает предложения отделов и управлений для включения в перспективный план на год и представляет главе администрации района на утверждение.

3.4. Ежемесячно анализирует текущие планы работы структурных подразделений администрации района, обобщает и готовит план общих мероприятий администрации района.

3.5. На основании предложений комитетов, управлений и отделов составляет план проведения коллегий на полугодие и представляет его на утверждение главе администрации района.

3.6. Осуществляет методическую помощь структурным подразделениям администрации района и в органах местного самоуправления района в вопросах планирования деятельности.

3.7. Организует работу по рассмотрению обращений граждан, по приему населения в администрации района. Обеспечивает оперативное рассмотрение жалоб, заявлений, обобщает содержащиеся в них вопросы. Организует прием граждан по личным вопросам главы района, его заместителями. Анализирует характер обращений, выполнение просьб и гарантий, данных по обращениям, информацию представляет главе администрации района.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.10. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием.

3.11. Разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.

3.12. Внедряет и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения, новые технологические приемы, сокращающие объем бумажного документооборота.

3.13. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность структурных подразделений администрации района по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов правовых актов главы администрации района.

3.14. Осуществляет машинописную подготовку проектов документов, приведение их в соответствие с нормами и правилами делопроизводства, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на соответствующем бланке, представление для подписания, регистрацию и выпуск подписанных документов.

3.15. Создает электронную базу постановлений и распоряжений администрации района.

3.16. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений администрации района.

3.17. Осуществляет подготовку проектов актов главы администрации района, методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.

3.18. Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, а также исходящей корреспонденции.

3.19. Вносит предложения по разработке информационно-поисковых систем документов (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

3.20. Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации района и иных органах местного самоуправления района.

3.21. Изучает состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации района и в органах местного самоуправления района. Оказывает практическую помощь и разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с документами, в том числе по вопросам внедрения электронного документооборота.

3.22. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов. Представляет информационно-аналитические материалы главе администрации района и его заместителям.

3.23. Осуществляет систематический контроль за:

- соблюдением установленных сроков и порядка представления проектов постановлений и распоряжений администрации района;

- соблюдением установленного порядка подготовки и внесения структурными подразделениями администрации района материалов для рассмотрения на заседаниях коллегий;

- своевременной доработкой структурными подразделениями администрации района проектов постановлений, рассмотренных на заседаниях коллегий;

- соблюдением требований Инструкции по делопроизводству при подготовке проектов актов и служебных документов;

- соблюдением установленного порядка изготовления, хранения, использования, уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов, гербовых бланков в структурных подразделениях администрации района;

- организацией подготовки, регистрации, выпуска и хранения распорядительных актов (наличие согласований проектов постановлений или распоряжений с указанием даты согласования, указателей рассылки к ним, правильное оформление и т.д.);

- организацией в структурных подразделениях администрации района работы с документами, полученными по электронной почте.

3.24. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные материалы и представляет их главе администрации района и его заместителям. Выдает справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы администрации района и его заместителей.

3.25. Обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает сохранность документов и защиту их от несанкционированного доступа, последующую передачу их на хранение в архив.

3.26. Составляет проект номенклатуры дел.

3.27. Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы в соответствии с номенклатурой дел.

3.28. Готовит и выдает в установленном порядке заверенные копии документов по запросам структурных подразделений администрации района, иных органов, организаций и физических лиц.

3.29. Осуществляет организационную подготовку заседаний коллегии, заседаний, совещаний и других мероприятий с участием главы администрации района и его заместителей.

3.30. Оформляет протоколы заседаний коллегии.

3.31. Направляет копии нормативных правовых актов в электронном формате и на бумажных носителях в министерства края, иные органы исполнительной власти края, администрации городских и сельских поселений, для опубликования в официальных источниках и в Региональный информационный центр общероссийской сети распространения правовой информации "Консультант Плюс".

3.32. Вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота.

3.33. Направляет копии правовых актов администрации района в прокуратуру.

3.34. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями администрации района мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.35. Разрабатывает формы стандартных бланков организационно-распорядительных документов и обеспечивает ими администрацию района.

3.36. Ведет журналы регистрации корреспонденции.

3.37. Ведет журналы регистрации гербовых и простых мастичных печатей, штампов. Организует работу комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов, выделенных к уничтожению, испорченных гербовых бланков.

3.38. Обеспечивает организацию печатных и копировально-множительных работ в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и основными требованиями на организационно-распорядительную документацию.

3.39. Организует работу по подготовке списков присяжных избирателей.

3.40. Осуществляет взаимодействие с администрациями городских и сельских поселений района по учету избирателей и подготовке базы данных и представляет ее в территориальную избирательную комиссию Ванинского муниципального района, для предоставления в Избирательную комиссию Хабаровского края.

4. Права

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации района, от органов исполнительной власти Хабаровского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории Ванинского муниципального района, органов местного самоуправления района, предприятий, учреждений и организаций необходимые справочные материалы и другую информацию, необходимую для решения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

4.2. Проводить в соответствии с распоряжениями главы администрации района проверки состояния делопроизводства и утвержденного порядка работы с документами, порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, бланков документов в структурных подразделениях администрации района и иных органах исполнительной муниципальной власти района.

4.3. Запрашивать информацию о ходе выполнения контрольных документов и причинах нарушения установленных сроков исполнения. При необходимости направлять официальные письменные запросы.

4.4. Возвращать на доработку проекты документов, представленные структурными подразделениями администрации района, иными органами местного самоуправления района, оформленные с нарушением установленных требований.

4.5. Не принимать к регистрации и отправке, печатанию, копированию и размножению документы, подготовленные и оформленные с нарушениями установленных требований.

4.6. Вносить предложения по совершенствованию нормативной правовой базы, относящейся к деятельности Управления.

4.7. По результатам комплексных проверок разрабатывать и вносить рекомендации по улучшению и совершенствованию документационного обеспечения администрации района.

4.8. Устанавливать рабочие связи в целях обмена опытом работы с аналогичными подразделениями других районов края.

4.9. Готовить проекты постановлений и распоряжений, инструкции, правил, положений и иных актов, в том числе совместно с другими структурными подразделениями администрации района.

4.10. Контролировать исполнение поручений главы администрации района.

4.11. Осуществлять иные действия в соответствии с выполняемыми функциями.

5. Обязанности

Управление в целях выполнения возложенных на него задач и функций обязано:

5.1. Соблюдать требования действующего законодательства, правовых актов главы администрации района.

5.2. Оперативно выполнять поручения главы администрации района, первого заместителя главы администрации района и отчитываться перед ними о результатах своей деятельности.

6. Организация деятельности

6.1. В состав Управления входят: организационно-методический отдел, сектор документационного и распорядительного обеспечения и машинописное бюро.

6.2. Руководителем Управления является управляющий делами администрации района, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации района по представлению первого заместителя главы администрации района.

6.3. Управляющий делами администрации района осуществляет руководство Управлением на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление функций.

6.4. Управляющий делами администрации района:

- обеспечивает организацию работы по планированию деятельности администрации района;

- представляет на подпись главе администрации района проекты правовых актов;

- обеспечивает взаимодействие Управления с структурными подразделениями администрации района в целях реализации возложенных на Управление полномочий;

- организует контроль за исполнением правовых актов, принимаемых администрацией района, а также исполнением служебных и иных документов, поручений;

- принимает участие в проведении проверок, вносит в установленном порядке документы (материалы) о привлечении к дисциплинарной, административной и иной ответственности должностных лиц и граждан, виновных в неисполнении или ненадлежащем исполнении правовых актов администрации района;

- осуществляет другие полномочия, предоставленные ему главой администрации района.

6.5. Структурные единицы Управления осуществляют свои функции в соответствии с настоящим Положением и положениями о них.

6.6. Права, обязанности, ответственность и условия труда работников Управления определяются федеральным и краевым законодательством, настоящим Положением, положениями о структурных единицах Управления, должностными инструкциями, а также трудовыми договорами.

6.7. Управление имеет простую круглую печать администрации района с логотипом слов "ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ" для заверения документов, подписанных руководителями структурных подразделений администрации района, не требующих постановки гербовой печати.

7. Ответственность

Руководители и работники Управления несут ответственность за несвоевременное выполнение возложенных на них в соответствии с данным Положением задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за не использование в необходимых случаях представленных им прав.

Управляющий делами

С.В. Кручина