Вопрос: Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения "доходы минус расходы". При поездках в производственных целях некоторые работники используют личный транспорт. Вправе ли организация учесть в составе расходов выплаты компенсаций работникам за использование в служебных поездках принадлежащих им легковых автомобилей? Какие при этом необходимо составлять и оформлять документы? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 12 (132), декабрь 2010 г.)

Вопрос: Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения "доходы минус расходы". При поездках в производственных целях некоторые работники используют личный транспорт. Вправе ли организация учесть в составе расходов выплаты компенсаций работникам за использование в служебных поездках принадлежащих им легковых автомобилей? Какие при этом необходимо составлять и оформлять документы?

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Причем перечень расходов, установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, является закрытым.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расхода ми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, а также произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Кроме того, п. 2 ст. 346.17 НК РФ установлено, что расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

В подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусмотрены расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

В настоящий момент применяются следующие нормы в месяц: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1 200 руб., свыше 2000 куб. см - 1 500 руб., мотоциклы - 600 руб.

При этом указанные расходы принимаются к учету применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций.

Компенсация за использование личного транспорта считается экономически обоснованным расходом лишь в случае, если работа сотрудника связана с постоянными разъездами и это отмечено в его должностной инструкции.

Чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении единого налога, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены.

По мнению представителей налоговых органов, для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации:

- личное заявление;

- копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

- копию доверенности, заверенную в установленном порядке, при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

К примеру, при выплате дополни тельной компенсации за ГСМ такие суммы не будут приниматься при исчислении единого налога и подлежат включению в совокупный доход работника с удержанием НДФЛ, а также включению в облагаемую базу для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Компенсация начисляется раз в месяц и не зависит от числа календарных дней в месяце.

Если сотрудник отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и автомобиль простаивает, выплаты не положены. Таким образом, компенсацию следует скорректировать с учетом отработанных дней.

Датой признания указанных расходов будет являться дата оплаты понесенных налогоплательщиком расходов и выплаты компенсации.

Н.Н. Залюбовская,

аудитор ЗАО "Аудит-Центр"