Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 3 апреля 2009 г. N 165 "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края"

В соответствии с Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края и постановлениями главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 25.09.2008 г. N 388 "О регламенте администрации Ванинского муниципального района" и от 10.02.2009 г. N 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края", в целях улучшения обеспечения своевременного и качественного решения вопросов содержащихся в документах, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края.

2. Рекомендовать главам городских и сельских поселения Ванинского муниципального района Хабаровского края разработать и утвердить соответствующие положения на местах.

3. Признать утратившими силу:

- постановление главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 01.03.2007 N 70 "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края";

- постановление главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 31.03.2008 г. N 116 "О внесении изменений в Положение о порядке организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края, утвержденного постановлением главы района N 70 от 01.03.2007 года".

4. Настоящее постановление опубликовать в информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручину С.В.

6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава района

Н.С. Ожаровский

Положение
об организации контроля за исполнением документов
в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края
(утв. постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 3 апреля 2009 г. N 165)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Положение) определяет единый порядок организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - администрация района).

Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Действия по контролю включают в себя постановку на контроль, непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов.

1.2. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения администрации района. При постановке документа на контроль делается отметка "К" или ставится слово "контроль".

1.3. В администрации района контролю подлежат:

1.3.1. Внешние документы:

- правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- постановления, распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края;

- законодательные акты Законодательной Думы Хабаровского края;

- решения Собрания депутатов Ванинского муниципального района;

- письма, заявления, жалобы и обращения граждан.

1.3.2. Внутренние документы:

- постановления, распоряжения и поручения главы администрации Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района);

- протоколы советов, комиссий, созданных при администрации района.

1.3.3. Исходящие документы, где указаны сроки исполнения и конкретные задания, а также документы, по выполнению которых необходима подготовка ответов или ожидается их получение.

По указанию главы администрации района на контроль могут быть поставлены и другие документы.

1.4. Решение о постановке на контроль и снятие документов с контроля принимает глава администрации района, в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности главы администрации района.

1.5. Ответственность за сроки представления, качество и достоверность отчетов об исполнении документов, указанных в данном разделе, несет лицо, на которое возлагается исполнение данного документа главой администрации района.

В тех случаях, когда в резолюции на документе исполнение данного документа возлагается на нескольких лиц, исполнение документа возлагается на лицо, указанное в документе первым. Отчет об исполнении документа представляется этим лицом по согласованию с соисполнителями.

Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только резолюцией главы администрации района.

1.6. Контроль исполнения внешних и внутренних документов, осуществляет отдел организационно-методической работы управления делами администрации района (далее - Орготдел).

Контроль исполнения исходящих документов, где указаны сроки исполнения и конкретные задания осуществляют структурные подразделения администрации района.

1.7. Орготдел:

- осуществляет постановку на контроль документа в целом либо отдельных его пунктов и оформление контрольных регистрационных карточек (по форме согласно приложению N 1) через регистрацию в электронной базе данных программной системы "Дело";

- осуществляет подготовку и направление исполнителю справки - напоминание (по форме согласно приложению N 2);

- осуществляет методическое руководство работой по организации контроля исполнения документов структурными подразделениями администрации района;

- осуществляет проверки состояния контроля в администрациях городских и сельских поселений;

- оформляет паспорта контрольных документов;

- анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение контролируемых документов, готовит аналитическую информацию (справку) об исполнении документов и представляет ее на имя главы администрации района и управляющего делами администрации района. Периодичность предоставления - еженедельная;

- вносит предложения управляющему делами администрации района для рассмотрения на аппаратном совещании при главе администрации района хода исполнения документов, находящихся на контроле, а в случае несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов вносит предложения о применении дисциплинарных взысканий к муниципальным служащим за допущенные нарушения, неисполнение или ненадлежащее исполнение ими документов.

1.8. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в сроки, указанные в резолюции главы администрации района или его заместителей.

Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц, срок исчисляется в календарных днях с момента принятия документа к исполнению. Документы с грифами "Срочно" исполняются в трехдневный срок, в десятидневный срок исполняются документы, содержащие в тексте указание "Оперативно" и требующие дополнительного изучения поставленных вопросов.

Срок исполнения документа исчисляется со дня его поступления в администрацию района. В случае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является следующий за ним рабочий день.

Документы, по которым предусмотрено представление отчетов в течение нескольких лет, находятся на контроле до представления отчета к последнему сроку исполнения документа.

1.9. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документа, в информации ответственного исполнителя на имя главы администрации района указываются причины этих обстоятельств, принимаемые меры по обеспечению выполнения документа, а также просьба о продлении срока исполнения с указанием нового срока исполнения документа.

О продлении срока исполнения документа информируется управление делами администрации района. В противном случае, документ считается неисполненным в срок.

1.10. Не допускается представлением на имя главы администрации района (в его отсутствие - лицу, исполняющему обязанности главы администрации района) ходатайств о продлении срока исполнения документа, задания которого содержат в себе конкретный срок представления отчетов.

1.11. Настоящее Положение распространяется на документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями.

2. Организация контроля исполнения документов

2.1. Исполнение контрольных документов в структурных подразделениях администрации района - ответственных за исполнение включает:

- определение этапов и видов контрольной деятельности по организации и проверке выполнения контрольного документа, с учетом сроков, указанных в нем;

- информирование всех исполнителей о заданиях контрольного документа и сроках их исполнения;

- сбор поступающей от исполнителей информации, осуществление промежуточного анализа выполнения заданий контролируемого документа;

- проверку достоверности полученной информации;

- подготовку главе администрации района промежуточной и итоговой информации о выполнении контрольного документа;

- подготовку и предоставление в управление делами администрации района информации о выполнении контрольного документа с обязательным указанием даты и непосредственного исполнителя. Информацию подписывает руководитель структурного подразделения администрации района и визируют заместители главы администрации района, ответственные за исполнение контрольного документа.

2.2. Заместители главы администрации района, ответственные за исполнение контрольного документа, на основании предоставленной информации курируемых структурных подразделений администрации района:

- анализируют качество выполнения заданий контрольного документа;

- принимают меры по выполнению заданий в указанные сроки;

- вносят главе администрации района предложения о снятии с контроля документа или продлении сроков выполнения документа, передавая их в Орготдел в следующие сроки:

2.2.1. На снятие с контроля - за 3 дня до истечения срока выполнения контрольного документа.

2.2.2. На продление срока исполнения - за 5 дней до срока выполнения контрольного документа, с указанием причины.

2.3. Контрольный документ считается невыполненным, если:

- не решены все порученные задания и вопросы полностью;

- нарушены сроки предоставления информации о выполнении контрольного документа в Орготдел;

- информация оформлена с нарушением требований Положения;

- срок контроля перенесен по вине исполнителя;

- исполнитель не отчитался в отчетном периоде;

- контрольный документ выполнен в отчетном периоде, но позже установленного срока.

2.4. Вся промежуточная и итоговая информация по исполнению документов, стоящих на контроле, направляется в Орготдел в следующем порядке:

- долгосрочные постановления и распоряжения - 1 раз в квартал, к 25 числу последнего месяца квартала;

- программные документы - 1 раз в полугодие, до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

- краткосрочные документы - 1 раз в календарный месяц со дня регистрации или в установленный срок.

2.5. Решение о снятии документа с контроля принимает глава администрации района. После снятия документа с контроля, материалы об их исполнении подшиваются в папки и хранятся не менее одного года в Орготделе.

2.6. Информация о ходе исполнения контрольных правовых актов главы района оформляется в соответствии с требованиями по форме, согласно приложению N 3. Информация должна содержать ответы на все поставленные вопросы.

2.7. Снятие с контроля исполнения правовых актов главы администрации района осуществляется только распоряжением главы администрации района по предоставлению управления делами администрации района.

Управляющий делами

С.В. Кручина

Приложение N 1
к Положению
об организации контроля
за исполнением документов
в администрации
Ванинского муниципального района
Хабаровского края,
утвержденному
постановлением
главы Ванинского муниципального
района Хабаровского края
от 3 апреля 2009 г. N 165

Контрольная регистрационная карточка

Входящий

КОНТРОЛЬ

Центральная картотека

Рег N ___________________________

Группа: _____________________________________

Корр.: ________________________________________________________________

Кому: ________________________________________________________________

Краткое содержание: ___________________________________________________

Связки:

Автор / Дата Содержание	Исполнители:	План. / Факт	Исполнение

Образец

Приложение N 2
к Положению
об организации контроля
за исполнением документов
в администрации
Ванинского муниципального района
Хабаровского края,
утвержденному
постановлением
главы Ванинского муниципального
района Хабаровского края
от 3 апреля 2009 г. N 165

Справка-напоминание
об исполнении поручений со сроком исполнения до _______ (период)
_________________________________________________________________________________________(кому)
Центральная картотека	(дата, время )

N п/п	Рег. номер/ дата	Корреспондент / кто подписал	Краткое содержание	Поручение	План. дата исполнения	Исполнитель
1	2	3	4	5	6	7

Образец

Приложение N 3
к Положению
об организации контроля
за исполнением документов
в администрации
Ванинского муниципального района
Хабаровского края,
утвержденному
постановлением
главы Ванинского муниципального
района Хабаровского края
от 3 апреля 2009 г. N 165

        Форма информации по выполнению правовых актов

           главы Ванинского муниципального района

                   (вышестоящего органа)

Заместителю главы администрации

Ванинского муниципального района

(ответственному за контроль

правового акта)

         Информация о выполнении (ходе выполнения)

   правового акта главы Ванинского муниципального района

                   (вышестоящего органа)

   1. Вводная   часть   (указываются полные реквизиты правового акта -

дата, номер, полное название).

   Вводная часть может быть оформлена в следующих формулировках:

   - В целях своевременного   исполнения  постановления (распоряжения)

главы Ванинского   муниципального   района    (вышестоящего органа) от

_______ N ___ "название";

   - Информация    о    выполнении   (ходе   выполнения) постановления

(распоряжения)   главы  Ванинского муниципального района (вышестоящего

органа) от _______ N ___ "полное название документа".

   2. Основная часть (содержание проделанной работы).

   В   основной   части   информационной справки отражается содержание

проделанной работы всеми исполнителями конкретно   по   каждому пункту

постановляющей части  правового акта в формулировках:

   - "проведено_"

   - "организовано_"

   - "создано_" и т.д.

   Представленная    информация должна содержать ссылки  на конкретные

документы: протоколы заседаний комиссий, планы проверок, акты приемки-

передачи,   приказы   по   структурным  подразделениям,   справки   от

исполнителей с указанием реквизитов (протокол от _______ N _______). В

качестве приложения   к   информационной   справке  представляется ряд

документов в виде копий (приказы, распоряжения, справки, акты и т.д.)

   3. Заключительная часть (выводы о степени исполнения документа).

   В заключении   содержатся предложения о снятии документа с контроля

или продлении срока   исполнения   с обоснованием веских и объективных

причин   необходимости   переноса   и   указанием окончательного срока

исполнения  правового акта главы района (вышестоящего органа).

Руководитель структурного подразделения ______________________________

                                              (подпись, Ф.И.О.)

Резолюция  заместителя  главы   администрации

Ванинского муниципального района

Подпись __________________

Дата _____________________

Ф.И.О.  исполнителя

Контактный телефон

                                          Образец