Постановление Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 5 февраля 2010 г. N 89 "Об утверждении стандарта качества муниципальной услуги, предоставляемой архивным отделом администрации Ванинского муниципального района"

Во исполнение постановлений главы администрации Ванинского муниципального района 02.12.2008 N 473 "Об утверждении Порядка формирования и финансового обеспечения выполнения районного муниципального задания", от 26.08.2009 N 347 "Об утверждении Положения о требованиях к качеству предоставления бюджетных услуг на территории Ванинского муниципального района", от 12.11.2009 N 452 "Об утверждении Положения о порядке оценки соответствия качества фактически предоставляемых услуг стандартам, в том числе в рамках сбора соответствующей информации от получателей муниципальных услуг", администрация Ванинского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый стандарт качества муниципальной услуги "Формирование и содержание архивного отдела, предоставление по запросам информации, копии документов, хранящихся в архивном отделе администрации Ванинского муниципального района".

2. Опубликовать настоящее постановление в информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района Минько А.А.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации района

Н.С. Ожаровский

Стандарт качества муниципальной услуги
"Формирование и содержание муниципального архива, представление
по запросам информации, копий документов, хранящихся в архивном отделе
администрации Ванинского муниципального района"
(утв. постановлением администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 5 февраля 2010 г. N 89)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Стандарт устанавливает требования к качеству предоставляемой муниципальной услуги по формированию и содержанию архивных фондов в целях информационного обеспечения граждан, организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - Стандарт) архивным отделом администрации Ванинского муниципального района (далее - архивный отдел).

1.2. Нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги "Формирование и содержание муниципального архива, представление по запросам информации, копий документов, хранящихся в архивном отделе администрации Ванинского муниципального района" (далее - муниципальная услуга) являются:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- Положение об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района;

- иные нормативные правовые акты в области архивного дела.

2. Порядок получения доступа к муниципальной услуге

2.1. Оказание муниципальной услуги предусматривает:

- представление информационных писем;

- архивных справок;

- архивных выписок;

- архивных копий;

- тематических перечней и иной документальной информации на основе архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, за исключением документов, представление которых запрещено или ограничено действующим законодательством;

- комплектование архивных фондов архивного отдела, обеспечение их сохранности;

- прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц;

- согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и положений об архиве организаций, включенных в установленном порядке в состав источника комплектования архивного отдела;

- организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

- прием граждан.

2.2. Виды информационных документов:

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа, копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса с указанием архивных шрифтов и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых она составлена;

- архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шрифта и номеров листов единиц хранения;

- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шрифтов, составленный по заявлению (запросу) потребителя;

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу потребителя, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме.

2.3. Муниципальная услуга может быть оказана юридическим лицам независимо от места регистрации и гражданам независимо от гражданства, места жительства и места регистрации (далее - потребитель).

2.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.5. При оказании муниципальной услуги не допускается ограничение доступа к документальной информации.

2.6. Муниципальная услуга оказывается по заявлению (запросу) потребителя на представление документальной информации. Заявление (запрос) может быть подано (подан) лично потребителем муниципальной услуги или доверенным лицом при наличии соответствующей доверенности, а также направлено (направлен) посредством почтового сообщения или электронной почты.

2.7. Заявления (запросы), поступающие в архивный отдел, подразделяются на:

- запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также с их имущественными и другими охраняемыми законом интересами;

- тематические запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

2.8. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архивный отдел исполняет в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки либо в согласованные с ними сроки.

2.9. Срок исполнения заявления (запроса) не должен превышать 30 дней с момента регистрации заявления (запроса).

2.10. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает потребителя информационного документа о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивным отделом по заявлению (запросу) потребителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в заявлении (запросе).

2.11. Заявление (запрос), не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течении 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом потребителя муниципальной услуги, или потребителю даются соответствующие рекомендации.

2.12. Поиск и представление документальной информации осуществляется в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством в сфере архивного дела.

2.13. По требованию потребителя муниципальной услуги ему оказывается содействие в формировании заявления (запроса) на поиск документальной информации.

2.14. В оказании муниципальной услуги может быть отказано:

- при отсутствии у потребителя муниципальной услуги права доступа к запрашиваемой документальной информации;

- при отсутствии в заявлении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска требуемой информации;

- при отсутствии у представителя потребителя муниципальной услуги доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

2.15. По требованию потребителя муниципальной услуги отказ в ее оказании оформляется в письменной форме с указанием причин отказа.

2.16. Заявления (запросы) потребителя муниципальной услуги регистрируются и учитываются в установленном порядке.

3. Основные требования к качеству муниципальной услуги, закрепляемые Стандартом

3.1. Основными факторами, влияющими на качество муниципальной услуги, предоставляемой потребителям, являются:

- наличие документов, составляющих правовую основу деятельности архивного отдела;

- условия размещения архивного отдела;

- наличие свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов;

- специальное техническое оснащение архивного отдела (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);

- укомплектованность архивного отдела специалистами и их квалификация;

- наличие информации об архивном отделе, порядке предоставления муниципальной услуги;

- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления муниципальной услуги.

3.2. Документы, составляющие правовую основу деятельности архивного отдела:

3.2.1. Руководства, регламент, правила, перечни, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления муниципальной услуги, определять методы (способы) ее предоставления и его контроля.

3.2.2. Настоящий Стандарт, который регламентирует правила хранения документов.

3.2.3. Положение об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района.

3.3. Условия размещения архивного отдела:

3.3.1. Помещение, в котором размещается архивный отдел, должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемой услуги (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

3.4. Наличие в архивном отделе свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов.

3.5. Специальное техническое оснащение архивного отдела оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, обеспечивающими надлежащее качество предоставляемой муниципальной услуги.

3.6. Укомплектованность архивного отдела специалистами и их квалификация:

3.6.1. Каждый специалист архивного отдела должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимым для выполнения возложенных на него обязанностей. Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

3.6.2. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их права и обязанности.

3.7. Наличие информации об архивном отделе, порядке и правилах предоставления муниципальной услуги потребителям:

3.7.1. Архивный отдел должен довести до сведения потребителей муниципальной услуги свое наименование, местонахождение, часы приема.

3.7.2. Потребитель муниципальной услуги вправе потребовать предоставление необходимой и достоверной информации о предоставляемой муниципальной услуге, о наличии:

- состава муниципальной услуги, предоставляемой архивным отделом;

- характеристики муниципальной услуги и затрате времени на ее предоставление;

- стандартов и правил, требованиям которых должна соответствовать муниципальная услуга.

3.8. Наличие внутренней (собственной) и внешней системы контроля за качеством предоставления муниципальной услуги.

3.8.1. Архивный отдел должен иметь документально оформленную, (собственную) систему контроля за деятельностью сотрудников с целью определения соответствия оказываемой муниципальной услуги настоящему Стандарту, другим нормативным документам в сфере архивного дела. Система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями муниципальной услуги, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

3.8.2. Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, который осуществляет Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края на предмет соответствия качества фактически предоставляемой муниципальной услуги Стандарту.

3.9. Качество муниципальной услуги обеспечивается хранением, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся в муниципальной собственности и хранящихся в архивном отделе.

3.10. Организация хранения архивных документов должна предусматривать обеспечение нормативных требований к помещениям архивного отдела по их оборудованию средствами пожаротушения, охраной и сигнализацией.

3.11. Оптимальные условия хранения архивных документов должны обеспечиваться применением технических средств для создания необходимых режимов хранения документов (температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, охранного) и средств перемещения документов (стеллажей, шкафов, коробок).

3.12. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов, направленное на предотвращение их от разрушений, восстановление их свойств, технических характеристик, должно осуществляться посредством контроля за состоянием документов в процессе их хранения, выявления и учета документов, требующих реставрации и технической обработки.

3.13. Создание и накопление информационных ресурсов архивного отдела должно обеспечиваться систематическим его комплектованием архивными документами, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

3.14. Соблюдение единого порядка государственного учета документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должно обеспечиваться ведением учетных и информационных поисковых систем в архивном отделе.

3.15. Удовлетворение информационных потребностей потребителей муниципальной услуги должно осуществляться путем обеспечения их открытой документной информацией по документам архивного отдела.

3.16. Удовлетворение потребностей граждан в социально значимой документальной информации должно обеспечиваться исполнением архивным отделом заявлений (запросов) граждан, связанных с защитой их конституционных прав, в установленном порядке.

4. Порядок обжалования нарушений требований Стандарта

4.1. Потребитель муниципальной услуги, подающий жалобу на нарушение требований Стандарта (далее - заявитель) может обжаловать нарушение требований настоящего Стандарта следующими способами:

- указание на нарушение требований Стандарта сотруднику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу;

- жалоба на нарушение требований Стандарта начальнику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу;

- жалоба на нарушение требований Стандарта на имя главы администрации Ванинского муниципального района;

- обращение в суд.

4.2. Указание на нарушение требований Стандарта сотруднику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу:

4.2.1. При выявлении нарушений требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель вправе указать на это сотруднику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, с целью незамедлительного устранения нарушения и (или) получения извинений в случае, когда нарушение требований Стандарта было допущено непосредственно по отношению к заявителю (лицу, которого он представляет).

4.2.2. При невозможности, отказе или неспособности сотрудника архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, устранить допущенное нарушение требований Стандарта и (или) принести извинения заявитель может использовать иные способы обжалования.

4.3. Подача жалобы на нарушение требований Стандарта начальнику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу:

4.3.1. При выявлении нарушений требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель может обратиться с жалобой на допущенное нарушение к начальнику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу.

4.3.2. Обращение заявителя к начальнику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, может быть осуществлено в письменной или устной форме. Начальник архивного отдела не в праве требовать от заявителя подачи жалобы в письменной форме.

4.3.3. Обращение заявителя с жалобой к начальнику архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, должно быть осуществлено не позднее трех дней после установления заявителем факта нарушения требований Стандарта.

4.3.4. Начальник архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, при приеме жалобы заявителя может совершить одно из следующих действий:

- принять меры по установлению факта нарушений требований Стандарта и удовлетворению требований заявителя;

- аргументировано отказать в удовлетворении его требований.

4.3.5. Начальник архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, может отказать заявителю в удовлетворении его требований в случае несоответствия предъявляемых требований требованиям настоящего Стандарта, при наличии оснований для того, чтобы считать жалобу заявителя безосновательной, в случае несоответствия срокам, указанным в пункте 4.3.3. настоящего Стандарта.

4.3.6. В случае аргументированного отказа по просьбе заявителя архивный отдел должен в течение 2-х рабочих дней со дня подачи жалобы представить отказ (официальное письмо) в письменной форме.

4.3.7. При личном обращении заявителя с жалобой с целью установления факта нарушения требованиям Стандарта и удовлетворения требований заявителя (полного или частичного) начальник архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, должен совершить следующие действия:

4.3.7.1. Совместно с заявителем и при его помощи удостовериться в наличии факта нарушений требований Стандарта.

4.3.7.2. Совместно с заявителем и при его помощи установить сотрудников, которые, по мнению заявителя, ответственны за нарушение требований Стандарта (в случае персонального нарушения требований Стандарта).

4.3.7.3. По возможности организовать устранение выявленного нарушения Стандарта.

4.3.7.4. В случаях удовлетворения всех требований заявителя действия, указанные в пунктах 4.3.7.5 - 4.3.7.7. настоящего Стандарта, не осуществляются.

4.3.7.5. Провести служебное расследование с целью установления фактов нарушений требований Стандарта, обозначенных заявителем, и ответственных за это сотрудников.

4.3.7.6. Устранить выявленные нарушения настоящего Стандарта.

4.3.7.7. Применить дисциплинарные взыскания к сотрудникам, ответственным за допущенные нарушения настоящего Стандарта, в соответствии с внутренними документами архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу.

4.3.7.8. Обеспечить в течение 10 дней после подачи жалобы уведомление заявителя (лично или по телефону) о предпринятых мерах, в том числе:

- об устранении зафиксированных в жалобе нарушений (с перечислением устраненных нарушений);

- о применении дисциплинарных взысканий в отношении конкретных сотрудников (с указанием конкретных мер и сотрудников);

- об отказе в удовлетворении требований заявителя (в том числе в применении дисциплинарных взысканий в отношении конкретных с аргументацией отказа).

4.3.8. В случае отказа начальник архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, от удовлетворения отдельных требований заявителя, либо в случае нарушения срока, указанного в пункте 4.3.7.8. настоящего Стандарта, заявитель может использовать иные способы обжалования.

4.4. Подача жалобы на нарушение требований настоящего Стандарта на имя главы администрации Ванинского муниципального района:

4.4.1. При выявлении нарушений требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель может обратиться с жалобой на допущенное нарушение на имя главы администрации Ванинского муниципального района (далее - ответственное структурное подразделение).

4.4.2. Жалоба может быть подана не позднее 10 дней со дня, когда было установлено нарушение Стандарта, либо с момента получения официального отказа начальника архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу.

4.4.3. При обращении к ответственному структурному подразделению заявитель может представить имеющиеся у него материалы, подтверждающие имевший место факт нарушения требований Стандарта.

В качестве материалов, подтверждающих факт нарушения требований Стандарта, могут быть представлены:

- жалоба в письменном виде с входящим номером и датой;

- официальное письмо начальника архивного отдела оказывающего услугу, о предпринятых мерах по факту получения жалобы;

- официальное письмо начальник архивного отдела, оказывающего услугу, содержащее аргументированный отказ в удовлетворении требований;

- иные материалы, которые могут помочь в установлении имевшего место факта нарушения требований Стандарта.

4.4.4. Ответственное структурное подразделение может отказать в осуществлении проверочных действий в следующих случаях:

- представление заявителем заведомо ложных сведений;

- признание содержания жалобы не относящимся к требованиям настоящего Стандарта.

Отказ в осуществлении проверочных действий по иным основаниям не допускается.

4.4.5. В случае принятия решения об отказе в осуществлении проверочных действий жалоба рассматривается в установленном законом порядке.

В ответе в обязательном порядке должны быть указаны причины отказа в осуществлении проверочных действий.

4.4.6. Ответственное структурное подразделение устанавливает наличие (отсутствие) факта нарушения отдельных требований Стандарта, на которые было указано в жалобе, в течение 1 месяца с момента регистрации жалобы.

4.4.7. Ответственное структурное подразделение может осуществить следующие проверочные действия:

- посредством поручения начальнику архивного отдела, на который была подана жалоба, установить факт нарушения отдельных требований Стандарта и выявить виновных сотрудников;

- собственными силами.

4.4.8. С целью установления факта нарушения требований Стандарта глава администрации Ванинского муниципального района вправе:

- использовать подтверждающие материалы, представленные заявителем;

- проводить опросы свидетелей факта нарушения отдельных требований Стандарта (при их согласии);

- проверить текущее выполнение требований настоящего Стандарта, на нарушение которых было указано в жалобе;

- осуществлять иные действия, способствующие установлению факта нарушения Стандарта.

Выявление в ходе проверки текущего несоблюдения требований настоящего Стандарта, на нарушение которых было указано в жалобе, является достаточным основанием для установления факта нарушения.

4.4.9. По результатам осуществленных проверочных действий:

- готовится соответствующий акт проверки архивного отдела, оказывающего муниципальную услугу, допустившего нарушение Стандарта;

- обеспечивается применение мер ответственности к архивному отделу, оказывающему услугу;

- не позднее 30 дней с момента регистрации жалобы направляется на имя заявителя официальное письмо, содержащее следующую информацию:

1) установленные факты нарушения требований Стандарта, о которых было сообщено;

2) неустановленные факты нарушения требований Стандарта, о которых было сообщено.

4.4.10. Заявитель в любой момент может отозвать свою жалобу до принятия решения по ней.

4.4.11. Заявитель вправе обжаловать действия ответственного структурного подразделения по рассмотрению жалобы в соответствии с настоящим Стандартом в судебном порядке.

Начальник архивного отдела

И.Н. Парменова