Постановление Администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края от 12 апреля 2011 г. N 689 "Об утверждении Положения об архиве отдела ЗАГС администрации Хабаровского муниципального района"

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и статьей 76 пункта 1 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", а также рекомендацией управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Правительства Хабаровского края, администрация Хабаровского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве отдела ЗАГС администрации Хабаровского муниципального района.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации района Митусова В.Л.

Глава района

В.А. Алешко

Положение
об архиве отдела записи актов гражданского состояния администрации
Хабаровского муниципального района Хабаровского края
(утв. постановлением администрации района от 12 апреля 2011 г. N 689)

1. Общие положения

1.1. Архив отдела записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее - архив) образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и пунктом 1 статьи 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

Архив создан в целях обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности отдела записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее - отдел ЗАГС) в течение установленных сроков их хранения.

1.2. Архив обеспечивается необходимым помещением, оборудованием, для его функционирования создаются финансовые, материально-технические и иные условия.

1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым постановлением администрации района.

1.4. Организация работы архива возлагается на лицо, ответственное за архив в соответствии с должностной инструкцией.

1.5. В своей работе лицо, ответственное за архив, руководствуется указанными выше Федеральными законами, Правилами передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 06 февраля 2002 года), положением об отделе ЗАГС Хабаровского муниципального района, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и правовыми актами Хабаровского муниципального района, методическими документами Федерального архивного агентства России и Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, а также настоящим положением.

1.6. Лицо, ответственное за архив, совместно с начальником отдела несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.7. Контроль за выполнением возложенных на архив задач, предусмотренных настоящим положением, осуществляет начальник отдела ЗАГС и управление записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Правительства Хабаровского края (далее ЗАГС Правительства края).

1.8. При смене лица, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой района.

Для приема-передачи дел распорядительным актом администрации района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности отдела ЗАГС;

- книги записей актов гражданского состояния;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 2 настоящего положения;

- учет и обеспечение сохранности архивных документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача книг записей актов гражданского состояния в ЗАГС Правительства края в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.2. В целях выполнения основных задач в архиве осуществляются следующие функции:

- организация работы по составлению номенклатуры дел отдела ЗАГС;

- участие в подготовке инструкции по делопроизводству отдела ЗАГС;

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел и книг записей актов гражданского состояния в отделе ЗАГС;

- составление и представление не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на рассмотрение экспертной комиссии администрации района;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

- организация и проведение проверок наличия документов;

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в архив;

- передача в установленном порядке на постоянное хранение в упорядоченном состоянии архивных документов;

- проведение работы в установленном порядке по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;'

- ежегодное представление в управление ЗАГС Правительства Хабаровского края сведения об архиве;

- информирование руководителя отдела ЗАГС о наличии и содержании тех или иных документов в архиве;

- организация использования архивных документов для выдачи документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, ведение учета и анализа использования документов.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архива лицо, ответствен ное за архив, имеет право:

- требовать от сотрудников отдела ЗАГС передачи в архив документов в упорядоченном состоянии в соответствии с планом-графиком;

- контролировать выполнение установленного порядка работы с документами в отделе ЗАГС и соблюдение инструкции по делопроизводству.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к обеспечению сохранности документов

5.1.1. Архив размещается в рабочем кабинете в металлических запирающихся шкафах.

5.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляются:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (средства охраны и безопасности хранения, средства копирования документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (световой, санитарно-гигиенический, охранный, противопожарный режимы хранения).

5.1.3. Документы размещаются в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения.

5.1.4. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией, образованной распоряжением администрации Хабаровского муниципального района, не реже чем один раз в 10 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.

Внеплановые проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за архив;

- при реорганизации или ликвидации отдела ЗАГС.

В случае необнаружения документов организуется их розыск в течение одного года с оформлением в установленном порядке документов о необнаружении и результатах розыска.

5.2. Подготовка и передача дел в архив

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, в архиве составляются описи дел по установленной форме.

5.2.3. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в архив по описям дел.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы (в том числе неописанные) и описи дел.

5.3.2. Для оперативного поиска документов в архиве отдела ЗАГС создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- номенклатуры дел и описи дел;

- фондовые книги;

- алфавитные книги.

5.4. Использование документов архива

5.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

- выдача по запросам граждан и организаций документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния;

- внесение изменений в записи актов гражданского состояния;

- информирование руководства и работников отдела ЗАГС о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании.

5.4.2. Работа с книгами записей актов гражданского состояния разрешена специалистам отдела ЗАГС в пределах полномочий, закрепленных должностной инструкцией. После завершения работы с книгами записей актов гражданского состояния, ответственный за архив контролирует возврат книг в архив.

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям, не связанных непосредственно с регистрацией актов гражданского состояния, производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника отдела ЗАГС по актам на срок не более трех месяцев.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния по истечении срока их хранения передаются в управление ЗАГС Правительства Хабаровского края.

Вместе с актовыми книгами передаётся научно-справочный аппарат к ним.

Начальник отдела ЗАГС

Е.В. Горчакова