Вход
Распоряжение Министерства образования и науки Хабаровского края от 9 февраля 2012 г. N 221 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в краевых учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края"
В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в краевых государственных учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края:
1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в краевых учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края.
2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на начальника управления правовой, кадровой организационно-территориальной работы и межведомственного взаимодействия Лагошину Е.В.
|
Заместитель Председателя |
А.А. Базилевский |
Примерная инструкция
по делопроизводству в краевых учреждениях, подведомственных
министерству образования и науки Хабаровского края
(утв. распоряжением министерства образования и науки Хабаровского края
от 9.февраля 2012 г. N 221)
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в краевых учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Примерная инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в краевых учреждениях, подведомственных министерству образования Хабаровского края (далее - краевые учреждения).
1.2. Примерная инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края и иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной постановлением Губернатора Хабаровского края от 19 июня 2006 г. N 89, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Хабаровского края.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного постановления следует читать как "19 июня 2007 г."
1.3. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству краевого учреждения.
1.4. Краевые учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, Примерной инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями краевых учреждений. Инструкции краевых учреждений, являющихся источниками комплектования государственных архивных учреждений Хабаровского края, утверждаются руководителями учреждений после согласования с архивным учреждением.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в краевых учреждениях, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ), либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство.
1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем краевого учреждения.
1.7. Сотрудники краевого учреждения несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Документация краевого учреждения
2.1. Деятельность краевого учреждения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей между учреждением и другими организациями.
2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 интервала.
3. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы краевых учреждений должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов (приложение N 1) и порядок их расположения (приложение N 2).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Бланки документов должны иметь поля (мм):
- левое - 35;
- правое - 10;
- верхнее - 20;
- нижнее - 20.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
3.1.2. В краевых учреждениях применяются следующие бланки:
- общий бланк с указанием наименования учреждения;
- бланк письма учреждения (форматов А4 и А5);
- бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
Состав видов бланков, применяемых помимо перечисленных в краевых учреждениях, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.
3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документов работники краевых учреждений обязаны соблюдать правила оформления реквизитов:
3.2.1. Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) на основании требований о ведении этих классификаторов. На бланках документов ОКПО включается в состав справочных данных учреждения.
3.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. ОГРН включают в состав справочных данных об учреждении образования.
3.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных о краевом учреждении.
3.2.4. Наименование организации
Наименование организации включает полное наименование краевого учреждения, закрепленное в его Уставе.
3.2.5. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.
3.2.6. Наименование вида документа
Наименование вида документа определено Уставом о краевом учреждении и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.2.7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе, (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (05 июля 2011 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.08.2011).
3.2.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.
3.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ
Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
3.2.10. Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Законодательная Дума
Хабаровского края
Информационный сектор
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Управление правовой,
кадровой, организационно-
территориальной работы
и межведомственного
взаимодействия
Отдел правовой работы
Начальнику отдела
А.В. Бедикину
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору
Краевого государственного
бюджетного учреждения
"Центр бухгалтерского учета и
ресурсно-правового
обеспечения образования"
В.В. Миллер
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Муниципальное казенное
учреждение
"Центр хранения документов
отрасли "Образование"
Ленина ул., д. 25,
г. Хабаровск, 680000
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Лебедевой М.В.
Фрунзе ул., д. 34, кв. 28,
г. Хабаровск, 680000
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
3.2.11. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению (приложение N 3), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя
Правительства края - министр
образования и науки
Хабаровского края
подпись А.А. Базилевский
дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением министерства
образования и науки
Хабаровского края
от 17.05.2011 N 425
3.2.12. Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.13. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного специалиста
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту сопроводительного письма, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.2.14. Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.2.15. Текст документа
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").
3.2.16. Отметка о наличии приложений
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо государственного архива Хабаровского края
от 05.06.2010 N 01-34/72 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу министерства
образования и науки
Хабаровского края
от 18.05.2011 N 234
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу министерства
образования и науки
Хабаровского края
от 18.05.2011 N 234
3.2.17. Подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например,
не на бланке:
Директор Краевого государственного
бюджетного учреждения "Центр
бухгалтерского учета и ресурсно-правового
обеспечения образования" личная подпись В.В. Миллер
на бланке:
Директор личная подпись В.В. Миллер
При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:
Председатель комиссии личная подпись А.П. Яковлев
Члены комиссии: личная подпись Б.Н. Иванков
личная подпись И.Н. Ковалев
личная подпись К.М. Шкурин
Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы, направляемые организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Подпись отделяется от последней строки текста 2-4 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
3.2.18. Согласование проекта документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника локального нормативного акта краевого учреждения. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела
документационного обеспечения,
архива и контроля за
исполнением
документов личная подпись В.А. Золотарев
25.08.2011
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с исполнительными органами государственной власти края, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
правовой, кадровой,
организационно-территориальной
работы
министерства образования
и науки Хабаровского края личная подпись Е.В. Лагошина
25.08.2011
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства обра-
зования и науки Российской
Федерации
от 30.06.2011 N 01-15/755
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.2.19. Оттиск печати
Краевое учреждение имеет гербовую печать установленного образца, иные печати, указанные в Уставе краевого учреждения
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Перечень документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведен в приложении N 4.
3.2.20. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику проставляется ниже реквизита."подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись Верно; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:
Верно
Ведущий инспектор
отдела государственной
службы, кадров и наград личная подпись С.Н. Сарашевская
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати учреждения.
3.2.21. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество или фамилию и инициалы исполнителя, номер его телефона, например:
Сорокина Валентина Сергеевна
45 00 24
или
Сорокина B.C.
45 00 24
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.2.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и' направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
Отправлен факс от 15.11.2011 N 175
В дело N 02.2-12
Личная подпись
Дата
Или
Подготовлен отчет
В дело N02.1-21
Личная подпись
Дата
3.2.23. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в краевое учреждение содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (приложение N 5).
3.2.24. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в учреждении.
4. Подготовка и оформление документов
4.1. Приказ (распоряжение)
4.1.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы краевого учреждения
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя краевого учреждения, его заместителя либо в инициативном порядке
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем краевого учреждения, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя, либо заместителем руководителя в пределах предоставленных ему полномочий
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей и юридической службой учреждения
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на общих бланках шрифтом размером N 14 (приложение N 6) и представляются на подпись руководителю краевого учреждения Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания
Приказы по личному составу оформляются по формам в соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.
Приказы (распоряжения) нумеруются по порядку издания в пределам календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их заверенные экземпляры, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение приказа, распоряжения вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: наименование организации - указывается наименование краевого учреждения - автора документа в полном соответствии с Уставом;
наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
дата документа - оформляется цифровым способом: 12.08.2011;
регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения): N 21;
заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" (12 пт):
О командировании работников
управления на курсы повышения
квалификации
или
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в краевом государственном
казенном учреждении "Краевой дом молодежи"
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
текст документа - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...";
подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом, готовившим проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений подпись закрывается.
4.2. Положение, правила, инструкция.
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции краевого учреждения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных актов.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении учреждения.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции)
соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке краевого учреждения. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Положение о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов краевого учреждения; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Материалы к обсуждению представляются специалистами краевого учреждения, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников краевого учреждения, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
4.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель - Петров А.В.
Секретарь - Васильева Л.Н.
Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы
членов коллегиального органа)
приглашенные: 25 человек (список прилагается)
Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:
Присутствовали: 50 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами Повестка дня, расположенными центровано через 2-3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".
РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения производственных совещаний работников краевого учреждения, комиссий и советов печатаются в тексте протоколов полностью.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения коллегиального органа прилагаются к протоколу заседания, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".
4.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе краевого учреждения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протоколы заседаний советов, выборных комиссий (аттестационной, по установлению трудового стажа и др.) подписывают председатель и секретарь.
Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель краевого учреждения.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например, 21 - 24 апреля 2007 г.
4.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.
Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3-1.
4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей через приказы руководителя; решения комиссий - в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:
- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;
- вводная часть текста;
- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
- текст, отражающий обсуждение вопроса;
- принятое решение.
Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы ДОУ и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.
4.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке краевого учреждения формата А4 (приложение N 7) и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру,
вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт), например
совещания при начальнике
управления
или
заседания коллегии управления
по делам архивов
место проведения заседания совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру,
дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26 08 2011), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах
Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал "одинарный" в режиме ПЭВМ
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу,
подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии)
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма краевым учреждением готовятся
- как ответы о выполнении поручений заместителя Председателя Правительства края-министра образования и науки Хабаровского края,
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц,
- как инициативные письма
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции
Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 8).
Бланки не применяются для внутренней переписки. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений краевого учреждения. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широком)' кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в службе ДОУ, оформляется в одном экземпляре.
4.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Учреждение считает ...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Датой письма является дата его подписания.
В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель краевого учреждения, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. Организация документооборота и исполнения документов
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в краевом учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в краевом учреждении, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
5.1.3. При применении в краевом учреждении электронного документооборота службой ДОУ разрабатываются маршруты движения документов.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в краевое учреждение осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными
С помощью почтовой связи в учреждение доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания
5.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в краевое учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ
Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично") При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые
Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 9
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп
5.3.2. Документы, адресованные руководству учреждения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в краевом учреждении распределения обязанностей
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
5.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
5.3.5. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые краевым учреждением, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ краевого учреждения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
5.4.2. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажною оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству краевого учреждения с учетом функционирующих в учреждении технических и программных средств.
Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.
5.4.3. Телеграммы, составляемые в краевом учреждении, принимаются специалистом, ответственным за делопроизводство, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
5.4.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
5.5.2. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
5.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
Документы с резолюциями руководителя учреждения "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
Каждый ознакомившийся работник обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.
Ознакомление всех работников с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней с проставлением соответствующей отметки на оборотной стороне документа либо на отдельном листе ознакомления.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри учреждения, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "Соответствует оригиналу".
5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;
- поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
Резолюция к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляется на отдельном листе, а затем прикрепляется к подлиннику.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.
5.7. Работа исполнителей с документами
5.7.1. Руководитель краевого учреждения обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их через службу ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю службой ДОУ немедленно.
5.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем краевого учреждения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.8. Учет количества документов
5.8.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.
5.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в учреждении системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по учреждению в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6. Поисковая система по документам
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
6.1.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя краевого учреждения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.
6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности краевого учреждения, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ.
6.1.6. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках, журналах. Порядок заполнения основных реквизитов РКФ указан в приложении N 10.
6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей краевого учреждения, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
6.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
6.1.9. В РКФ инициативных документов делается отметка об их исполнении.
6.2. Организация поисковой системы по документам
6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в учреждении создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются в электронном виде.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
6.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
6.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности учреждения, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
7. Контроль исполнения документов
7.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем краевого учреждения (приложение N 11).
При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
7.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель учреждения и по его поручению ответственный за делопроизводство, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений учреждения.
7.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.
7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из других исполнительных органов государственной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем учреждения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
1) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
2) без указания конкретной даты исполнения:
- имеющие в тексте пометку "срочно", - в трехдневный срок;
- имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;
- остальные, в том числе по обращениям граждан - в сроки, установленные действующим законодательством.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ документа.
7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя учреждения, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
7.7. В случае исполнения документа несколькими специалистами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
7.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с непосредственным руководителем, все контролируемые документы.
7.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель учреждения или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись руководителя.
7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
7.11. Работник, ответственный за контроль исполнения документов регулярно, не реже одного раза в месяц, готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя учреждения.
8. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами, а также соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных органов исполнительной власти Российской Федерации и Хабаровского края в области архивного дела.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в краевом учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 12).
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом краевого учреждения, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности краевого учреждения, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В краевом учреждении составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел краевого учреждения.
8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ краевого учреждения.
8.1.5. Сводная номенклатура дел краевого учреждения составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.
8.1.6. Сводная номенклатура дел краевого учреждения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем краевого учреждения.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения краевого учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры .дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.
8.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
8.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
8.1.9. Сводная номенклатура дел краевого учреждения, являющегося источником комплектования государственного архивного учреждения, представляется, не реже одного раза в 5 лет, на рассмотрение государственного архивного учреждения.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры краевого учреждения.
8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел краевого учреждения являются названия структурных подразделений либо направлений деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой краевого учреждения.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы краевого учреждения
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел
В номенклатуру дел не включаются периодические издания
8.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру Индекс дела состоит из установленного в краевом учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Индексы дел обозначаются арабскими цифрами Например 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей)
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти края и учреждений
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности название вида дела (переписка, журнал и т.д. ) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д. ), название исполнительного органа государственной власти края или структурного подразделения (автор документа), название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), краткое содержание документов дела, название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, дата (период), к которым относятся документы дела
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д. )
Например
Документы (планы списки доклады информация) о проведении семинаров
конференций по вопросам организации делопроизводства
архивного дела
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется
Например
Переписка с муниципальными архивными учреждениями края о
комплектовании Архивного фонда Российской Федерации
научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются
Например
Переписка о награждении работников, присвоении почетных звании
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним
Например.
Переписка с Дальневосточной академией государственной службы по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название
Например
Переписка с главами муниципальных районов, городских округов края по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела
Например
Переписка с администрацией города Хабаровска о подготовке к зимнему сезону 2011/2012 года
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты)
Например
Годовые планы работы подведомственных учреждений
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- законодательные акты и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края:
- нормативные правовые акты исполнительного органа государственной власти края;
- распорядительные документы краевого учреждения;
- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Министерством культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, а также, при наличии, по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
8.1.14. Если в течение года в краевом учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются в краевом учреждении специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
8.2.6. Дела краевого учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
8.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 13); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 14); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 15); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование краевого учреждения указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел краевого учреждения; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел краевого учреждения; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п. )
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления Количество листов в деле проставляется на обножке дела в соответствии с итоговой надписью
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности краевого учреждения, с указанием сроков хранения
На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно"
На обложках дет постоянного хранения предусматривается место дня проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела (дня учреждений-источников комплектования государственных архивных учреждений)
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения
Наименование краевого учреждения - фондообразователя может проставляться на обложке штампом
8.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов
Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах
- приказы руководителя краевого учреждения по основной деятельности и документы к ним,
- приказы руководителя краевого учреждения по личному составу,
- личные дела уволенных сотрудников
Необходимость составления внутренней описи документов на другие дета определяется инструкцией по ведению делопроизводства в краевом учреждении
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив краевого учреждения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив краевого учреждения.
8.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя краевого учреждения или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя краевого учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника
9. Порядок передачи документов на хранение в архив
Для хранения документов краевого учреждения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования создается ведомственный архив
Документы краевого учреждения - источника комплектования государственного архивного учреждения являются краевой государственной собственностью и, после проведения экспертизы их ценности, в установленном порядке подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив края как часть Архивного фонда Российской Федерации
Подготовка документов к передаче на хранение в архив краевого учреждения включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении к уничтожению документов и дел
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов
9.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дет к передаче в архив
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в краевом учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее- ЭК)
9.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем краевого учреждения
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях краевого учреждения непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив краевого учреждения, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел краевого учреждения путем полистного просмотра дел В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК краевого учреждения
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 16), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 17), а также акты о выделении дел к уничтожению
9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией
9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются
9.1.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером,
- порядок нумерации дел в описи валовый,
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела,
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первою дела,,а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью),
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.1.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.13. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
9.1.14. Опись дел структурного подразделения краевого учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив краевого учреждения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
9.1.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК краевого учреждения.
В краевых учреждениях - источниках комплектования государственных архивных учреждений, согласованные ЭК краевого учреждения акты утверждаются руководителем краевого учреждения только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого краевое учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
9.1.16. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела краевого учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив краевого учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив краевого учреждения не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив краевого учреждения осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел краевого учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится работником краевого учреждения, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения краевого учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив краевого учреждения независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10. Особенности работы с электронными документами
10.1. В инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
10.2. В краевом учреждении создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без документирования на бумажной носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования и хранящиеся в системе электронного документооборота.
10. 3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
10.4. При передаче электронных документов в другие учреждения документы заверяются электронной подписью краевого учреждения - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
10.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте краевого учреждения могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в краевом учреждении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
10.6. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем краевого учреждения в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем краевого учреждения.
10.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота краевого учреждения. Система электронного документооборота краевого учреждения должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
10.8. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой ДОУ.
10.9. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
10.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя краевого учреждения, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
10.11. Документы, создаваемые в краевом учреждении и (или) поступившие в краевое учреждение на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
10.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота краевого учреждения
10.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании Электронные документы
10.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в краевом учреждении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе
10.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем краевого учреждения
10.16. Поступившие из структурных подразделений в архив краевого учреждения электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение
11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
11.1. Учет печатей и штампов
11.1.1. Краевые учреждения в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и герба края
Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции
11.1.1. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба края в краевом учреждении могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для командировочных удостоверений"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений
В инструкции по делопроизводству краевого учреждения определяются виды и количество печатей, применяемых в учреждении, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель краевого учреждения по согласованию с руководителем службы ДОУ.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя краевого учреждения допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
11.1.2. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом краевого учреждения или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
11.1.3. Учет имеющихся в краевом учреждении печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба, либо служба ДОУ в журнале учета печатей и штампов (приложение N 19) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых федеральным органом исполнительной власти, не допускается.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя краевого учреждения, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.
11.2. Учет бланков документов
11.2.1. В соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" на бланках документов краевых государственных учреждений возможно применение изображения герба Хабаровского края.
Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями.
Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов краевого учреждения возлагается на структурное подразделение или лицо, назначенное приказом руководителя, которое:
- получает от службы ДОУ заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
- осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N 20) и выдачу в службу ДОУ изготовленных бланков документов.
11.2.2. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 20).
Гербовые бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
Уничтожение испорченных номерных гербовых бланков осуществляют по акту, с отметкой в учетно-регистрационной форме.
12. Копировально-множительные работы
12.1. Выполнение копировально-множительных работ в краевом учреждении производится централизованно в службе ДОУ, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
12.2. В службе ДОУ копируются служебные материалы и документы по заказам работников учреждения.
Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальном журнале.
12.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат A3.
12.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с руководителем службы ДОУ и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.
12.5. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
12.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 21). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат.
12.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается.
Приложение N 1
к пункту 3.1.1.
Состав
реквизитов документов
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение N 2
к подпункту 3.1.1.
20 10
|-------| |-|
---|-----------------------------------------------------------|---
3| | |
---| ---/----------------------------------------------\ | |
| | | 01 02 03 16 19 | | |
| | 17| | | | |
| | ---|----------------------------------------------| | |
| | | 08 09 10 | | |
| | 20| | | | |
73| | | 04 05 06 07 | | |
| | ---|----------------------------------------------| | |
| | 10| | 11 12 15 | | |
| | ---|----------------------------------------------| | |
| | | 13 14 | | |
| | | | | |
| | | | | |
---| |----------------------------------------------| | |
| | 18 17 | | |
18| | | | | |
---| |----------------------------------------------| | |
| | 20 | | |
| | | | |297
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
----| |----------------------------------------------| | |
| | 21 22 25 | | |
20| | | | | |
---| |----------------------------------------------| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | | | |
40| | | 27 | | |
| | --|----------------------------------------------| | |
| | 16|| 28 30 29 | | |
---| --\----------------------------------------------/ | |
| | |
20| | |
---|-----------------------------------------------------------+---
|---------------------------------------------------------|
| 210 |
Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А 4
Схемы расположения реквизитов документов
| 20 | 73 | | 88 | 10 |
|---|-------------------| |---------------------|--|
---|------------------------------------------------------------|---
3| | |
---| ---- /------------------------------------------------\ | |
| | 01 02 | | 16 19 | | |
| | 17| | 03 | | | | |
| | | | | | | | |
| | ----|--------------------| |-----------------------| | |
51| | | 08 09 10 | | 15 | | |
| | | 04 05 06 07 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
---| |--------------------| | | | |
| | 11 12 | | | | |
| | | 13 | | 17 | | |
22| | | 14 | | | | |
| | | | | | |
---| |--------------------| | | | |
| | 18 | | | | |
| | | | | | | |
--| |------------------------------------------------| | |
| | | | |297
| | | | |
| | 20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
----| |------------------------------------------------| | |
| | 21 22 25 | | |
| | | | | |
20| | | | | |
---| |------------------------------------------------| | |
| | 23 24 26 | | |
| | | 27 | | |
| | | | | |
40| | | | | |
| | --|------------------------------------------------| | |
| | || | | |
| 16|| 28 30 29 | | |
----| --\------------------------------------------------/ | |
| | |
20| | | |
| |
----\------------------------------------------------------------/---
| 210 |
|----------------------------------------------------------|
Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4
Приложение N 3
к подпункту 3.2.11
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством
объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий,
уничтожения гербовых бланков).
ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, проведение научно-
исследовательских работ, технические и др.).
ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности,
внутреннего трудового распорядка и др.).
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских
работах и т.д.).
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на
которые распространяются определенные льготы, и т.д.).
ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции,
распределения продукции, доходов, работы коллегии, ученого совета).
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и др.).
РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, проведение мероприятий,
капитальное строительство и т.д.).
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение N 4
к подпункту 3.2.19
Примерный перечень
документов, подлежащих заверению гербовой печатью
АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания,
экспертизы и т.д.).
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
АРХИВНЫЕ КОПИИ.
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел
в судах и т.д.).
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-
техническом сотрудничестве, производстве работ, об аренде помещений и т.д.).
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.
НОРМЫ РАСХОДА.
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-
хозяйственных операций.
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).
ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.
РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений), представляемые в банк.
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных
ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
Перечень
документов, подлежащих заверению простой печатью
ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.
ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников учреждения
в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, копии документов
об образовании и др.)
ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных
должностей и для включения в кадровый резерв.
ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации,
оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства
(наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).
ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения аттестации (аттестационные листы,
экзаменационные листы и т.д.).
ДОКУМЕНТЫ работников для оформления загранпаспорта.
КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия подлинникам.
КОПИИ приказов, распоряжений руководителя учреждения (выписки из них), выдаваемые
учреждениям и гражданам.
СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.
СПРАВКИ (с места работы).
ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.
Приложение N 5
к подпункту 3.2.23
/----------------------------\
| Краевое государственное |
| бюджетное учреждение |
|"Центр бухгалтерского учета |
| и ресурсно-правового |
| обеспечения образования" |
| Входящий N ______ |
| |
| "___" __________ 20__ г.|
| |
\----------------------------/
Длина - 41 мм
Ширина - 19 мм
Образец регистрационного штампа
Приложение N 6
к подпункту 4.1.3
/---------\
| Герб |
| края |
\---------/
Министерство образования и науки
Хабаровского края
Краевое государственное бюджетное
учреждение
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ"
(КГБУ "ЦБУРПОО")
ПРИКАЗ
00.00.0000 N ___
г. Хабаровск
Об утверждении состава
экспертной комиссии
В целях организации работы по экспертизе ценности документов,
определения сроков хранения документов, отбора их для дальнейшего хранения
к уничтожению
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый состав экспертной комиссии Краевого государственного
бюджетного учреждения "Центр бухгалтерского учета и ресурсно-правового обеспечения
образования".
2. Экспертной комиссии разработать и представить мне на утверждение положение
об экспертной комиссии Краевого государственного бюджетного учреждения "Центр
бухгалтерского учета и ресурсно-правового обеспечения образования" в срок
до 20 февраля 2012 года.
3. Контроль за выполнением приказа возложить на.....
(Далее текст не приводится)
Директор личная подпись В.В. Миллер
Образец оформления приказа
Приложение N 7
к подпункту 4.3.7
/---------\
| Герб |
| края |
\---------/
Министерство образования и науки
Хабаровского края
Краевое государственное бюджетное
учреждение
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ"
(КГБУ "ЦБУРПОО")
ПРОТОКОЛ
04.11.2011 N 2
г. Хабаровск
заседания экспертной комиссии
Председатель: Пастушенко О.В.
Секретарь": Иванова Е.Р.
Присутствовали: члены коллегии: Белякова Л.В., Губова Н.И.,
Дементьева Л.И., Дорохов А.Л., Иванова О.И., Сорокина B.C.
приглашенные - 20 человек (список прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рассмотрении номенклатуры дел на 2012 год ...
Докладчик: Иванова Е.Р. - начальник отдела ...
2.0...
1. СЛУШАЛИ:
Иванова Е.Р. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Сорокина B.C. - краткая запись выступления.
2. Дорохов А.Л. - краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1. Одобрить...
2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель личная подпись О.В. Пастушенко
Секретарь личная подпись Е.Р. Иванова
Образец оформления протокола
Приложение N 8
к подпункту 4.4.3
/---------\
| Герб |
| края |
\---------/
Министерство
Директору КГБУ "Центр
образования и науки
бухгалтерского учета и
Хабаровского края ресурсно-правового обеспечения
образования
Фрунзе ул. д. 72. г. Хабаровск. 680002
Тел (4212) 32-73-68 Факс (4212)-42-14-82 В.В. Миллер
E-mail edu boss@khy.ru
ОКПО 00090322 ОГРН 1032700296342.
ИНН КПП 2721092530/272101001
05.09.2011 N 02-04 / 834
На N ___ от __________-
г Хабаровск
О проведении аттестации рабочих
мест по условиям труда
В соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации
работодатель обязан обеспечить проведение аттестации рабочих мест по условиям
труда с последующей сертификацией работ по охране труда в организации.
В целях безусловного выполнения распоряжения Губернатора Хабаровского края
от 18 октября 2004 г. N 72-р "О проведении аттестации рабочих мест по условиям
труда" Вам необходимо создать аттестационную комиссию организации и направить
лицо, ответственное за проведение аттестации, на инструктивное совещание, которое
состоится 25 сентября 2011 г. в 14.00 ч. в министерстве образования и науки
Хабаровского края по ул. Фрунзе, 72, каб. 303.
Заместитель Председателя
Правительства края - министр личная подпись А.А. Базилевский
Образец оформления письма
Приложение N 9
к подпункту 5.3.1
Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
3. Сводки и информация, присланные в копиях для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты,
программы конференций, совещаний.
6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.
7. Бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел).
8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).
9. Формы статистической отчетности.
Приложение N 10
к пункту 6.1.6
Правила
заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольных форм (РКФ)
|
Реквизиты |
Комментарий по заполнению |
|
1 |
2 |
|
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения должностного лица - автора документа При регистрации обращений граждан вводятся его имя. отчество, фамилия и адрес При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. |
|
Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. |
|
Дата документа |
В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. |
|
Регистрационный номер документа |
В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. |
|
Дата поступления |
Переносится в РКФ из регистрационного штампа |
|
Индекс поступления |
Переносится в РКФ из регистрационного штампа |
|
Заголовок к тексту |
Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова. |
|
Резолюция |
В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
|
Срок исполнения |
Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении документа |
В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
|
Дело N |
В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение N 11
к пункту 7.2
Примерный перечень
документов, подлежащих контролю за исполнением,
с указанием сроков исполнения
Законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
Распоряжения, указания, письма Правительства Российской Федерации; постановления
и письма министерств Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку;
5-7 дней при условии подготовки по ним постановлений, распоряжений.
Решения Законодательной Думы Хабаровского края - согласно указанному в них сроку.
Постановления и распоряжения Губернатора края и Правительства края - согласно
указанному в них сроку.
Запросы, заявления и письма депутатов представительных органов власти Российской
Федерации и края:
- безотлагательно - по письмам депутатов, не требующим дополнительного изучения
и проверки;
- до 30 дней - по письмам и запросам депутатов представительных органов власти
Российской Федерации, требующим дополнительного изучения и проверки;
- до 5 дней - по письмам и запросам депутатов местных представительных органов.
Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно
указанному в них сроку.
Критические замечания и предложения, высказанные участниками совещаний, проводимых
в министерствах края, иных исполнительных органах власти края, а также содержащиеся
в выступлениях печати - до 1 месяца.
Телеграммы (телексы) - от 2 до 5 дней.
Приложение N 12
к подпункту 8.1.1
Министерство образования и науки
УТВЕРЖДАЮ
Хабаровского края
Директор КГБУ "Центр
Краевое государственное бюджетное бухгалтерского учета и
учреждение
ресурсно-правового
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА обеспечения образования"
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ" личная подпись В.В. Миллер
(КГБУ "ЦБУРПОО") дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N 00-00
г. Хабаровск
На ________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы ДОУ личная подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК КГБУ "Центр Протокол ЭМПК управления по
бухгалтерского учета делам архивов Правительства
и ресурсно-правового Хабаровского края
обеспечения образования"
от N от N
Форма номенклатуры дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в КГБУ "Центр
бухгалтерского учета и ресурсно-правового обеспечения образования" в 2012 году
|
По срокам хранения |
Всего |
в том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Приложение N 13
к подпункту 8.2.7
----------------------------------------------------- /--------------\
_____________________________________________________ | Ф. N |
_____________________________________________________ | Оп. N |
_____________________________________________________ | Д. N |
наименование архива \--------------/
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(наименование учреждения)
_____________________________________________________________________
ДЕЛО N __ ТОМ N __
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________________________________________________
(дата)
На _____ лист ________
Хранить ____________
ф. N _________ Оп. N _________ Д. N _________ |
Формат С4 (230 х 320 мм)
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 14
к подпункту 8.2.7
Лист-заверитель дела N ____
В деле подшито и пронумеровано ___________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные листы _________________
пропущенные номера ______________________
+ листов внутренней описи _______________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 15
к подпункту 8.2.7
Внутренняя опись
документов дела N _______
|
N п./п. |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого _________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись Подпись Расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 16
к подпункту 9.1.8.
Краевое государственное бюджетное УТВЕРЖДАЮ
учреждение
Директор КГБУ "Центр
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА бухгалтерского учета и
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО ресурсно-правового
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ" обеспечения образования
министерства образования и науки
Хабаровского края личная подпись В.В. Миллер
дата
Фонд N
Опись N
дел постоянного хранения
за 2011год
|
N п./п. |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
1 Общий отдел | ||||||
|
1 |
1-8 |
Приказы директора по основной деятельности |
15 января-25 июня 2011 г |
185 |
|
|
|
2 |
1-8 |
То же |
26 июня-30 декабря 2011 г |
203 |
|
|
|
3 |
1-9 |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
15 января-30 декабря 2011 г |
144 |
|
|
В данный раздел описи внесено 3 (три) дела с N 1 по N 3 в том числе
литерные номера
пропущенные номера
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК КГБУ "Центр Протокол ЭПМК управления
бухгалтерского учета и по делам архивов Правительства
ресурсно-правового Хабаровского края
обеспечения образования"
от N от N
Форма описи дел постоянного хранения
Приложение N 17
к подпункту 9.1.8.
Краевое государственное бюджетное УТВЕРЖДАЮ
учреждение
Директор КГБУ "Центр
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА бухгалтерского учета и
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО ресурсно-правового
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ" обеспечения образования
министерства образования и науки
Хабаровского края личная подпись В.В. Миллер
дата
Фонд N
ОПИСЬ N
дел по личному составу
за 2011 год
|
N п./п. |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
01-22 |
Приказы директора по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) |
12 января-30 декабря 2011 г |
252 |
|
|
2 |
01-23 |
Личные карточки (формы Т-2) уволенных работников |
2011 г |
7 |
|
|
3 |
01-24 |
Лицевые счета работников |
2011 г |
158 |
|
|
4 |
01-33 |
Журнал регистрации приказов по личному составу |
12 января-30 декабря 2011 г |
67 |
|
В данный раздел описи внесено 4 (четыре) дела с N 1 по N 4, в том числе
литерные номера
пропущенные номера
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК КГБУ "Центр Протокол НЭМС
бухгалтерского учета и ГУ "Государственный архив
ресурсно-правового Хабаровского края"
обеспечения образования
от N от N
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи дел по личному составу
Приложение N 18
к подпункту 9.1.15
Министерство образования и науки
УТВЕРЖДАЮ
Хабаровского края
Директор КГБУ "Центр
Краевое государственное бюджетное бухгалтерского учета и
учреждение ресурсно-правового
"ЦЕНТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА обеспечения образования"
И РЕСУРСНО-ПРАВОВОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ" личная подпись В.В. Миллер
(КГБУ "ЦБУРПОО") дата
Акт
00.00.0000 N 00-00
г. Хабаровск
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения (М.,2010), отобраны к уничтожению, как
не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы КГБУ "Центр бухгалтерского учета и ресурсно-правового обеспечения
образования"
|
N п./п. |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи |
Кол-во ед. хранения |
Сроки хранения и номер статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1 |
Приказы, распоряжения, указания Минобрнауки России (копии) |
2011 год |
1 |
01-01 |
4 |
ДМН ст .6 а ТУ |
|
|
2 |
Постановления Губернатора и Правительства Хабаровского края (копии) |
2011 год |
2 |
01-02 |
3 |
ДМН ст. 1 б ТУ |
|
|
3 |
Приказы и распоряжения министерства образования и науки Хабаровского края (копии) |
2011 год |
3 |
01-03 |
5 |
ДМН ст.1 б ТУ |
|
Итого ____________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Опись дел постоянного хранения за 2011 год утверждена, а по личному составу
согласована с ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
(протокол от _____ N ____).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу личная подпись расшифровка подписи
дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ___ N ____
Документы в количестве ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в ____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
N ______________
Наименование должности
работника управления,
сдавшего документы личная подпись расшифрована подписи
дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника управления,
внесшего изменения в учетные
документы личная подпись расшифровка подписи
дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение N 19
к подпункту 11.1.3
Журнал учета печатей и штампов
|
N п./п. |
Оттиск печати (штампа) |
Наименование печати (штампа) |
Дата получения печати (штампа) от изготовителя |
Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа |
Кому выданы (должность, подразделение) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Роспись работника |
Дата возврата печати (штампа) |
Роспись работника |
Дата уничтожения печати (штампа) |
Дата, номер акта |
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Форма журнала учета печатей и штампов
Приложение N 20
к подпункту 11.2.2
Журнал учета поступления бланков
|
Наименование вида бланка |
Дата поступления |
Дата и номер сопроводительного документа |
Наименование организации -поставщика бланков |
Кол-во экз. бланков |
Серия и номера бланков |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
|
Наименование вида бланка |
Кол-во экз. бланков |
Серия и номера бланков |
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя |
Расписка в получении |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Формы журналов учета бланков
Приложение N 21
к пункту 12.6
Журнал
учета копировально-множительных работ
|
N п./п. |
Наименование копируемого документа (материала) |
Исполнитель |
Кто разрешил |
Оригинал листов/страниц |
Количество снятых копий листов/ страниц |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Утверждение данной инструкции обусловлено необходимостью совершенствования документационного обеспечения в краевых государственных учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края, путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами.
Указано, что документы краевых учреждений должны оформляться на бланках изготавливаемых на стандартных листах бумаги форматов А4, А5 и имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники краевых учреждений обязаны соблюдать правила оформления реквизитов:
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа; и др.
Урегулированы вопросы подготовки, согласования и утверждения отдельных видов документов.
Распоряжение Министерства образования и науки Хабаровского края от 9 февраля 2012 г. N 221 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в краевых учреждениях, подведомственных министерству образования и науки Хабаровского края"
Текст распоряжения официально опубликован не был