Постановление Администрации города Хабаровска от 30 ноября 2012 г. N 5023 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск"

Постановление Администрации города Хабаровска
от 30 ноября 2012 г. N 5023
"О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Хабаровска от 27 марта 2017 г. N 941 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов и документов по личному составу в городском округе "Город Хабаровск", а также учитывая итоги паспортизации документов по личному составу 2008 - 2012 годов структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

1. Комитетам по управлению округами, структурным подразделениям администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска - самостоятельным источникам комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края"до 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению документов постоянного хранения.

С этой целью:

1.1. В 2013 году представить на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края описи дел постоянного хранения по 2010 год включительно.

1.2. Принять все необходимые меры для включения в описи дел наиболее полного состава документов, имеющих историческое значение для развития местного самоуправления города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе на различных видах носителей (кино-, фото-, фоно-, электронные и др.).

1.3. Организовать работу по выявлению и описанию документов постоянного хранения действующих и прекративших свою деятельность советов и комиссий администрации города по 2011 год включительно согласно приложениям N 1, 2.

2. Общему отделу управления Делами администрации города (Охрименко Т.М.), начиная с 2013 года:

2.1. Организовать описание документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых входят в Сводную номенклатуру дел администрации города, согласно приложению N 3.

2.2. Ежегодно предусматривать расходы, связанные с упорядочением этих документов.

3. Структурным подразделениям администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, согласно приложению N 4 и муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска:

3.1. Ежегодно организовывать упорядочение документов по личному составу и предусматривать расходы, связанные с их упорядочением.

3.2. До 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению всех видов документов по личному составу.

3.3. Ежегодно до 15 октября представлять в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" информацию о необходимости проведения работ по упорядочению документов по личному составу и передаче их на хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов".

4. Структурным подразделениям администрации города, имеющим подведомственные муниципальные учреждения и предприятия, согласно приложению N 5 взять под особый контроль деятельность отраслевых Центральных экспертных комиссий.

С этой целью:

4.1. Конкретизировать годовые планы работы комиссий, исключив формальный подход к организации их деятельности.

4.2. Ежегодно на совещаниях при руководителях структурных подразделений администрации города заслушивать отчёты председателей Центральных экспертных комиссий. На основе анализа годового отчёта деятельности комиссии принимать распорядительные акты.

4.3. Назначить ответственных лиц из числа членов отраслевых Центральных экспертных комиссий за работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам обеспечения сохранности документов.

4.4. В должностные инструкции вновь назначенных специалистов внести необходимые дополнения.

4.5. Положения о Центральных экспертных комиссиях структурных подразделений администрации города согласовать с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края до 01 ноября 2013 года.

5. Архивному отделу управления Делами администрации г. Хабаровска (Люсая Л.И.) активизировать деятельность экспертно-проверочной комиссии архивного отдела.

С этой целью:

5.1. Повысить требовательность к качеству предоставляемых на экспертно-проверочную комиссию архивного отдела документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об ЭК и архивах, описей дел и научно-справочного аппарата к ним и др. документов) учреждений, предприятий и организаций города.

5.2. Оказывать постоянное содействие в организации деятельности Центральных экспертных комиссий структурных подразделений администрации города. Принимать активное участие в подготовке и проведении их заседаний.

5.3. Продолжить ежегодный сбор сведений о документах по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых создаются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий города.

5.4. Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

5.5. Изучить потребность в методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела в муниципальных учреждениях и предприятиях города и организовать на базе архивного отдела постоянно действующие семинары-практикумы.

5.6. Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации города и муниципальным учреждениям и предприятиям в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.

6. Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска (Безлепкин В.Д.) до 01 декабря 2012 года:

6.1. Подготовить проект распоряжения администрации города Хабаровска о внесении изменений и дополнений в Положение и состав Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

6.2. Ежегодно до 15 февраля информировать Мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.

7. Муниципальному казенному учреждению "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) ежегодно:

7.1. До 05 ноября составлять графики по упорядочению и приему на хранение документов по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и до 10 ноября представлять их в архивный отдел управления Делами администрации г. Хабаровска.

7.2. Организовывать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов".

7.3. До 10 января с годовым отчетом представлять в архивный отдел управления Делами администрации г. Хабаровска информацию о результатах работы по упорядочению документов по личному составу и приему их на хранение.

8. Муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.):

8.1. Организовать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование", включив в него все муниципальные учреждения отрасли "Образование".

8.2. Ежегодно проводить сбор сведений о документах по личному составу муниципальных образовательных учреждений города согласно приложению N 6 и до 10 января информировать архивный отдел управления Делами администрации г. Хабаровска о результатах проведённой работы.

8.3. На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приёма на хранение в муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.

9. В случае ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.).

10. Департаменту муниципальной собственности администрации г. Хабаровска (Ганичев Д.С.) и управлению образования администрации г. Хабаровска (Тен О.Я.) до 31 января 2013 года представить предложения о выделении дополнительных площадей муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование".

11. Муниципальному бюджетному учреждению "Информационно - технологический центр" (Давыдов Ю.В.) до 01 сентября 2013 года представить предложения о подготовке к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения администрации города на современных видах носителей.

12. Председателям комитетов по управлению округами, руководителям структурных подразделений администрации города ежегодно до 01 ноября представлять в Центральную экспертную комиссию администрации города информацию о выполнении данного постановления.

13. Признать утратившими силу:

- постановление Мэра города Хабаровска от 28.11.2008 N 3640 "Об организации работы по обеспечению сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации и документов по личному составу органов местного самоуправления г. Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города";

- постановление Мэра города Хабаровска от 06.02.2009 N 367 "О совершенствовании работы по обеспечению сохранности документов по личному составу в структурных подразделениях администрации города и муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска".

14. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра - управляющего Делами администрации города Безлепкина В.Д

Мэр города

А.Н. Соколов