Распоряжение Администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края от 31 марта 2014 г. N 81-р "Об утверждении Временного порядка работы с электронными документами в Администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края"

В связи с переходом Администрации Советско-Гаванского муниципального района на работу в системе электронного документооборота:

1. Утвердить прилагаемый Временный порядок работы с электронными документами в Администрации Советско-Гаванского муниципального района.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Управляющего делами Администрации муниципального района Приходько Е.Ю.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

И.о. Главы Администрации муниципального района

Е.Г. Филиппова

Временный Порядок
работы с электронными документами в Администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края
(утв. распоряжением Администрации Советско-Гаванского муниципального района от 31 марта 2014 г. N 81-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Временный порядок работы с электронными документами в Администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края (далее - Порядок) регулирует процесс создания и обмена электронными документами в Администрации Советско-Гаванского муниципального района, а также между Администрацией Советско-Гаванского муниципального района, аппаратом Губернатора и Правительства края, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД и край соответственно), в том числе с использованием электронной подписи (далее - ЭГ1).

Порядок действует до момента утверждения Инструкции по делопроизводству в Администрации Советско-Гаванского муниципального района с учетом положений настоящего Порядка.

1.2. СЭД используется в Администрации муниципального района, структурных подразделениях Администрации муниципального района в целях оптимизации работы с документами путем перехода на безбумажную технологию работы. Безбумажная технология работы с документами предусматривает применение современных технологий, направленных на создание электронных документов, единого информационного пространства и использование электронных каналов связи.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

- электронный документооборот (далее - ЭДО) - процесс создания электронных документов и обмена ими в Администрации Советско-Гаванского муниципального района с использованием СЭД;

- участники СЭД - аппарат Губернатора и Правительства края, министерства края, иные органы исполнительной власти края, Администрация муниципального района; прочие организации, имеющие доступ к СЭД и использующие СЭД для организации ЭДО;

- служба контроля - сотрудники организационно-методического отдела, наделенные функциями контроля исполнения документов;

- пользователи СЭД - руководители и сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, Администрации муниципального района, иных органах исполнительной власти края, имеющие доступ к СЭД для получения необходимой им информации и проведения различных операций с электронными документами;

- бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

- электронная копия документа (сканированная копия документа) - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным липом на бумажном, носителе.

2. Разграничение доступа пользователей СЭД к электронным документам

2.1. Пользователи СЭД подразделяются на три основные группы: руководители, делопроизводственная служба, сотрудники.

Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Порядке. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения участника СЭД:

2.1.1. Руководители имеют доступ к просмотру регистрационных карточек и сканированных изображений всех документов, зарегистрированных в данном структурном подразделении. Руководитель имеет право создавать (утверждать) резолюции, направлять документы своим сотрудникам для исполнения, устанавливать контрольные сроки.

Руководитель имеет право делегировать права, указанные в настоящем пункте, другому пользователю СЭД (замещающему лицу). При этом лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность выносить резолюции и направлять документы, как от своего имени, так и от имени руководителя.

Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в СЭД формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажном носителе.

2.1.2. Ответственный за делопроизводство имеет следующие права:

- просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

- присвоение номера поступившему документу;

- регистрация электронной карточки документа;

- прикрепление электронной копии документа к электронной карточке документа;

- предварительная постановка документа на контроль в процессе его регистрации, утверждает контроль руководитель - автор резолюции;

- удаление регистрационной карточки документа.

2.1.3. Сотрудники имеют следующие права:

- просмотр регистрационных карточек и графических образов документов, адресованных либо направленных сотруднику на исполнение, а также всех связанных с ними документов;

- создание проектов исходящих и внутренних документов во исполнение революций-

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр регистрационных карточек всех документов, направленных им на исполнение и (или) созданных им.

Каждому сотруднику по согласованию с руководителем структурного подразделения дополнительно может быть назначен (предоставлен) любой набор прав из перечисленных в настоящем Порядке.

2.2. Пользователи каждого структурного подразделения участника СЭД могут получить доступ только к документам, зарегистрированным в данном структурном подразделении или направленным в данное структурное подразделение.

3. Создание и оформление электронных документов в СЭД

3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

3.2. Участниками СЭД создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные копии документов (сканированные копии документов), полученные в результате сканирования документов, подготовленные на бумажном носителе, и хранящиеся в СЭД.

3.3. Электронный документ, создаваемый в СЭД, должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующей инструкции по делопроизводству участника СЭД и иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3.4. При подготовке электронных документов участники СЭД используют электронные шаблоны бланков документов. Электронный шаблон бланка документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края. (Приложения 1,2,3)

Электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем участника СЭД по согласованию с Управляющим делами Администрации муниципального района.

3.5. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утверждается руководителем участника СЭД в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.

4. Прием, регистрация и отправка электронных документов в СЭД

4.1. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес участников СЭД, осуществляется ведущим специалистом Администрации муниципального района ответственным за делопроизводство.

4.2 Электронные входящие документы проходят первичную обработку и регистрацию. В СЭД электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.

4.3. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия указанных в содержании документа приложений.

Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы подлежат незамедлительному возврату автору обращения.

4.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД после их сканирования и создания электронных копий.

4.5. Передача электронного документа между участниками СЭД осуществляется путем автоматической регистрации электронного документа и

ГАРАНТ:

По-видимому, в пункте 4.5. настоящего документа, пропущена часть текста

4.6. Передача электронного документа, поступившего через систему межведомственного электронного документооборота, осуществляется путем его автоматической загрузки в СЭД, автоматической регистрации и передачи адресату.

4.7. Регистрация входящих электронных документов

Единицей учета документов .в СЭД является зарегистрированный электронный документ. Регистрация электронных документов в СЭД осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, правовыми актами участников СЭД.

4.7.1. Электронные документы, поступившие в СЭД, регистрируются автоматически и незамедлительно отправляются адресату или ответственному исполнителю по резолюции, а также соисполнителям (при наличии).

4.7.2. Параллельно с отправкой адресату или исполнителю (исполнителям), карточка вновь поступившего документа направляется в службу делопроизводства для внесения дополнительных сведений (при необходимости).

4.7.3. Регистрация созданных или поступающих бумажных документов включает в себя:

- формирование электронной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепление ее к электронной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

Для документов ограниченного доступа при создании регистрационной карточки электронная копия документа не создается.

4.7.4. Электронная карточка документа содержит обязательные сведения о документах, используемых в целях учета и поиска документов, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

4.7.5. Порядок и сроки регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, определяются действующей Инструкцией по делопроизводству в Администрации Советско-Гаванского муниципального района.

4.8. Регистрация отправляемых электронных документов.

4.8.1. Регистрация отправляемых электронных документов в СЭД включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях) исполнителем.

4.8.2. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД).

5. Работа исполнителей с электронными документами

5.1. Руководители структурных подразделений Администрации муниципального района участники СЭД обеспечивают оперативное рассмотрение электронных документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за сроками и качеством их исполнения.

5.2. Исполнение электронного документа в СЭД предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, создание проекта ответа и всех необходимых приложений, его оформление, согласование, направление на подписание (утверждение) руководителю, снятие документа с контроля и занесение сведений об исполнении в электронную карточку, направление документа на списание только с отметкой "Исполнено, в дело".

5.3. Если подготовленный в СЭД электронный документ является ответом на поступивший через СЭД электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в СЭД связывается с электронной карточкой письма-запроса.

5.4. Исполнитель обязан контролировать в СЭД ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа, в случае его задержки на какой-либо стадии - принять меры по дальнейшему движению документа.

5.5. После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в СЭД на утверждение сотруднику участнику СЭД, осуществляющему контроль за исполнением данного документа отчет об исполнении.

5.6. Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

5.7. Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить отчет в СЭД об ознакомлении или выполнении иных действий по лунному электронному документу.

5.8. До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело электронный документ не считается исполненным.

6. Организация работы участников СЭД с электронными документами, подписанными усиленной ЭП

6.1. Право подписи (использования) усиленной ЭП в СЭД имеют:

- Глава Советско-Гаванского муниципального района;

- Первый заместитель Главы Администрации Советско-Гаванского муниципального района;

- Заместитель Главы Администрации Советско-Гаванского муниципального района по экономике;

- Заместитель Главы Администрации Советско-Гаванского муниципального района по социальным вопросам.

6.2. Документы, отправка которых адресату должна быть осуществлена в бумажном виде, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручно должностным лицом и отправляются адресату. В этом случае в СЭД сохраняется электронная копия документа.

6.3 Документы, отправка которых адресату должна быть осуществлена в бумажном виде, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручно должностным лицом и отправляются адресату. В этом случае в СЭД сохраняется электронная копия документа.

7. Порядок работы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

7.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью исходящие документы, адресованные лицам, не являющимся участниками СЭД, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

7.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в СЭД и (или) подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В СЭД сохраняется электронная (сканированная) копия данного документа.

7.3. Включение электронной копии документа в СЭД происходит после подтверждения соответствия электронной копии документа документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в соответствующем деле.

8. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

8.1. При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия.

8.2. Содержание электронного документа и его бумажной копии должно быть идентичным.

8.3. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати делопроизводственной службы участника СЭД, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

8.4. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется ведущим специалистом организационно-методического отдела ответственным за делопроизводство.

9. Особенности работы с электронными документами при осуществлении контрольных Функций

9.1. В СЭД осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

9.2. Контроль исполнения документов и поручений руководства в СЭД включает в себя:

- постановку документов на контроль;

- внесение текста резолюции руководителя;

- внесение сроков исполнения документов;

- адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;

- снятие документов с контроля;

- построение отчетов об исполнительской дисциплине;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

9.3. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом служба контроля или руководитель, давший поручение, имеют возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

9.4. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

9.5. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.

9.6. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.

9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба контроля, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля или руководитель производит подготовку списков и статистических данных по исполнению контрольных документов, либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в СЭД.

9.10. Контрольные функции, осуществляемые Главным контрольным управлением Правительства края, проводятся им согласно действующим регламентам и нормативным актам. При этом СЭД должен содержать все необходимые для этого функции, а также позволять генерировать необходимые отчеты по исполнению контрольных документов.

10. Порядок формирования дел и хранения электронных документов

10.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.

При составлении номенклатуры дел в примечаниях указывается, что дело ведется в электронном виде.

10.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение указанных в номенклатуре сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

10.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться мероприятиями, обеспечивающими возможность проверки ЭП хранимых электронных документов после истечения сроков действия ЭП.

10.4. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД).

11. Ответственность участников СЭД при электронном взаимодействии

11.1. Участник СЭД - отправитель электронного документа несет ответственность за содержание электронного документа, его реквизитов, сканирование. адресацию, наличие необходимых ЭП.

11.2. Участник СЭД - получатель электронного документа несет ответственность за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения электронного документа в электронную карточку, а также за дублирование электронной карточки, ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, неправильное направление электронного документа адресату.

Участники СЭД не несут ответственности за ситуации, вызванные техническими сбоями системы. Ответственность за недопущение подобных ситуаций несет министерство информационных технологий и связи края.

12. Защита информации ограниченного доступа при работе в СЭД

12.1. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.

12.2. Представление электронного документа, содержащего информацию ограниченного доступа, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Управляющий делами Администрации муниципального района

Е.Ю. Приходько

Примерный перечень
документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов
(утв. распоряжением Администрации Советско-Гаванского муниципального района о 31 марта 2014 г. N 81-р)

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
1. Организация системы управления 1.1. Руководство
1. (ст. 7 ТУ)	Поручения структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)	5 лет ЭПК ст. 7 ТУ	(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
2. (ст. 19 ТУ)	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по административно-хозяйственным вопросам (1)	5 лет	(1) С момента появления данного функционала в СЭД
3. ст. 20 ТУ)	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 год
4 (ст. 24 ТУ)	Переписка о реализации решений конференций, совещаний	5 лет ЭПК
5. (ст. 26 ТУ)	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 лет ЭПК
6. (ст. 29 ТУ)	Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК '
7. (ст. 30 ТУ)	Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
8. (ст. 31 ТУ)	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
9. (ст. 58 ТУ)	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
10. (ст. 59 ТУ)	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности	5 лет (1) ЭПК	(!) После завершения деятельности рабочих групп
11. (ст. 65 ТУ)	Проекты структур и схем управления	5 лет ЭПК
12. (ст. 66 ТУ)	Переписка о разработке структур и схем управления	З года(1)	(1) После утверждения
13. (ст. 67 ТУ)	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 лет ЭПК
14. (ст. 72 ТУ)	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 лет ЭПК
15. (ст. 73 ТУ)	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 года (1)	(1) После утверждения
16. (ст. 82 ТУ)	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики	5 лет ЭПК
17. (ст. 84 ТУ)	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 лет
18. (ст. 87 ТУ)	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству	5 лет ЭПК
19. (ст. 88 ТУ)	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 лет ЭПК
20. (ст. 89 ТУ)	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний. оперативные сводки, переписка; об административно-организационной деятельности	5 лет ЭПК
21. (ст. 91 ТУ)	Переписка об организации и проведении, конференций, круглых столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 лет ЭПК
22. (ст. 93 ТУ)	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 лет ЭПК
23. (ст. 109 ТУ)	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
24. (ст. 175 ТУ)	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 лет
25. (ст. 176 ТУ)	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 лет
26. (ст. 177 ТУ)	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет	|
27. (ст. 178 ТУ)	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет ЭПК >
1.4. Правовое обеспечение деятельности
28. (ст. 194 ТУ)	Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	3 года
29. (ст. 196 ТУ)	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам	До замены новыми
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
30. (ст. 202 ТУ)	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве, о составе и сроках их хранения	3 года (1)	(1) После утверждения
31. (ст. 203 ТУ)	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении их исполнения	1 год (1)	(1) После снятия с контроля
32. (ст. 204 ТУ)	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 года (1)	(1) После замены новыми
33. (ст. 205 ТУ)	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 год
34. (ст. 206 ТУ)	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 года
35. (ст. 212 ТУ)	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий	5 лет ЭПК	'
36. (ст. 213 ТУ)	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 лет
37. (ст. 214 ТУ)	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 лет ЭПК
38. (ст. 216 ТУ)	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 лет ЭПК
39. (ст. 217 ТУ)	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет
40. (ст. 220 ТУ)	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу	'
41. (ст. 222 ТУ)	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
42. (ст. 225 ТУ)	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 лет
43. (ст. 238 ТУ)	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 лет ЭПК
44. (ст. 249 ТУ)	Топографические указатели	1 год (1)	(1) После замены новыми
45. (ст. 256 ТУ)	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК
46. (ст. 257 ТУ)	Отчеты, справки об объеме документооборота в Администрации	1 год
47. (ст. 258 ТУ)	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
	а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 лет
	б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 лет
	в) контроля исполнения документов	3 года
	г) обращений граждан	5 лет
	д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 года
	е) фото- фонодокументов, видеодокументов	3 года (1)
	ж) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 год
48. (ст. 259 ТУ)	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		(1) После возвращения всех
	а) приема посетителей	3 года	дел
	б) рассылки документов	2 года
	в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 года
	г) бланков строгой отчетности	3 года
	д) машинописных, компьютерных, копировальных работ	1 год
	е) выдачи дел во временное пользование	3 года (1)
	ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 год
49. (ст. 260 ТУ)	Книги, журналы учета:		(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа
	а) электронных носителей	5 лет (1)
	б) выдачи электронных дисков	5 лет (1)
	в) паролей	5 лет (2)
	г) ключевых носителей	5 лет (3)
	д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 лет (3)
	е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации	5 лет
	ж) копирования баз данных	До минования надобности
	з) технических средств защиты	5 лет (1)
50. (ст. 263 ТУ)	Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 лет ЭПК
51. (ст. 264 ТУ)	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК
52. (ст. 264 ТУ)	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК
53. (ст. 269 ТУ)	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 лет ЭПК
2. Планирование деятельности 2.1. Текущее планирование
54. (ст. 283 ТУ)	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 лет
55. (ст. 284 ТУ)	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 лет
56. (ст. 285 ТУ)	Годовые планы по направлениям деятельности Администрации	5 лет
57. (ст. 286 ТУ)	Проекты планов, документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 лет ЭПК
58. (ст. 288 ТУ)	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Администрации и ее структурных подразделений	До минования надобности
59. (ст. 289 ТУ)	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 лет
60. (ст. 290 ТУ)	Годовые планы работы структурных подразделений	5 лет
61. (ст. 291 ТУ)	Индивидуальные планы работников	1 год
62. (ст. 292 ТУ)	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 лет
63. (ст. 293 ТУ)	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 лет ЭПК
64. (ст. 295 ТУ)	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития	5 лет ЭПК
65. (ст. 296 ТУ)	Переписка по вопросам планирования	5 лет
2.2. Ценообразование
66. (ст. 304 ТУ)	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов	5 лет ЭПК	.
3. Финансирование 3.1. Финансирование, кредитование
67. (ст. 315 ТУ)	Проекты планов (бюджетов) Администрации	5 лет
68. (ст. 319 ТУ)	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 лет ЭПК
69. (ст. 323 ТУ)	Переписка об экономических нормативах	5 лет
70. (ст. 331 ТУ)	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 лет
71. (ст. 332 ТУ)	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК
4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
72. (ст. 359 ТУ)	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
73. (ст. 367 ТУ)	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 год
74. (ст. 414 ТУ)	Переписка о выплате заработной платы	5 лет
75. (ст. 461 ТУ)	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 лет
76. (ст. 463 ТУ)	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 год
4.2. Статистический учет и отчетность
77. (ст. 464 ТУ)	Отчеты о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:
	а) полугодовые	5 лет
	б) квартальные	5 лет
	в) месячные	1 год
78. (ст. 475 ТУ)	Годовые отчеты о работе структурных подразделений	5 лет
79. (ст. 476 ТУ)	Индивидуальные отчеты работников	1 год
80. (ст. 477 ТУ)	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 лет
81. (ст. 479 ТУ)	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 лет
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
82. (ст. 483 ТУ)	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 лет ЭПК
83. (ст. 487 ТУ)	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК. .
84. (ст. 498 ТУ)	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	5 лет ЭПК
6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
85. (ст. 512 ТУ)	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 лет
86. (ст. 514 ТУ)	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности
87. (ст. 521 ТУ)	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:
	а) на материалы, изданные за рубежом	3 года	.
	б) на материалы, изданные в Российской Федерации	1 год
88. (ст. 522 ТУ)	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности
89. (ст. 523 ТУ)	Переписка о переводе иностранной литературы	1 год
90. (ст. 524 ТУ)	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 год
91. (ст. 525 ТУ)	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 лет
92. (ст. 527 ТУ)	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности	'
93. (ст. 529 ТУ)	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 год(1)	(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
94. (ст. 538 ТУ)	Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности, с целью их ознакомления с деятельностью	5 лет ЭПК
95. (ст. 540 ТУ)	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лег ЭПК
96. (ст. 547 ТУ)	Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) Администрации по вопросам ее деятельности	5 лет ЭПК
97. (ст. 555 ТУ)	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности, Администрации подготовленные пресс-службой	5 лет ЭПК
98. (ст. 556 ТУ)	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте	5 лет ЭПК
99. (ст. 557 ТУ)	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 лет
7. Трудовые отношения 7.1. Организация труда и служебной деятельности
100. (ст. 561 ТУ)	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 лет ЭПК
101. (ст. 564 ТУ)	Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет
102. (ст. 578 ТУ)	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 года
103. (ст. 580 ТУ)	Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора	5 лет ЭПК
104. (ст. 585 ТУ)	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 года
105. (ст. 586 ТУ)	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
106. (ст. 595 ТУ)	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 лет ЭПК
107. (ст. 596 ТУ)	' Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 лет ЭПК
108. (ст. 600 ТУ)	Документы (расчеты, справки, списки)о премировании работников	5 лет
7.3. Охрана труда
109. (ст. 608 ТУ)	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 лет
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
110. (ст. 649 ТУ)	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК
111. (ст. 650 ТУ)	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 лет
112. (ст. 651 ТУ)	Переписка о переводе работников в другие организации	3 года
113. (ст. 652 ТУ)	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 лет ЭПК
114. (ст. 673 ТУ)	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 года
115. (ст. 674 ТУ)	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 лет ЭПК
116. (ст. 675 ТУ)	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 лет ЭПК
117. (ст. 685 ТУ)	Списки:
	а) работников прошедших аттестацию	5 лет
	б) подлежащих воинскому учету	3 года
	в) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	г) получающих персональные ставки, оклады	10 лет
	д) обучающихся без отрыва от производства	5 лет
	е) работников, ушедших на пенсию	5 лет
	ж) лиц, выезжающих за границу	5 лет
118. (ст. 686 ТУ)	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
119. (ст. 687 ТУ)	Переписка об оформлении командировок	5 лет (1)	(1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК
120. (ст. 693 ТУ)	Графики предоставления отпусков	1 год
121. (ст. 694 ТУ)	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 года
122. (ст. 695 ТУ)	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки - 10 лет
	а) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 лет
	б) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 лет
	в) лиц, подлежащих воинскому учету	3 года (1)
	г) отпусков	3 года
	д) работников, выбывающих в служебные командировки, прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 лет (2)
	е) выдачи командировочных удостоверений	5 лет
	ж) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 лет
8.2. Установление квалификации работников
123. (ст. 702 ТУ)	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет
124. (ст. 705 ТУ)	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 лет
125. (ст. 707 ТУ)	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
8.3. Награждение
126. (ст. 742 ТУ)	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет ЭПК
9. Административно-хозяйственные вопросы 9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
127. (ст. 779 ТУ)	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год
128. (ст. 781 ТУ)	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 год
129. (ст. 783 ТУ)	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные ДНИ	1 год
130. (ст. 785 ТУ)	Списки, книги адресов и телефонов	1 год(1)	(1) После замены новыми
9.2. Эксплуатация зданий, помещений
131. (ст. 811 ТУ)	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, о необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 лет ЭПК
132. (ст. 818 ТУ)	Переписка о коммунальном обслуживании Администрации	1 год
133. (ст. 819 ТУ)	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 года
9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
134. (ст. 824 ТУ)	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами	3 года >
135. (ст. 825 ТУ)	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности в транспортных средствах	3 года
136. (ст. 845 ТУ)	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 лет
137. (ст. 846 ТУ)	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет ЭПК	.
138. (ст. 852 ТУ)	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи	3 года
139. (ст. 853 ТУ)	Схемы линий внутренней связи	До замены новыми
10. Социально-бытовые вопросы
10.1. Социальное страхование
140. (ст. 903 ТУ)	Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования	5 лет ЭПК
141. (ст. 913 ТУ)	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года
142. (ст. 917 ТУ)	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 год
143. (ст. 918 ТУ)	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 год
144. (ст. 919 ТУ)	Списки детей работников Администрации	До замены новыми
10.2. Организация досуга
145. (ст. 960 ТУ)	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников	5 лет ЭПК
146. (ст. 963 ТУ)	Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч. благотворительных мероприятий	5 лет ЭПК

Перечень
документов постоянного и долговременного хранения, формируемых на бумажных носителях
(утв. распоряжением Администрации Советско-Гаванского муниципального района от 31 марта 2014 г. N 81-р)

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
1. (ст. 19 ТУ)	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:		(1) Присланные для сведения - до минования надобности. (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках -5 лет
	а) по основной (профильной) деятельности	Постоянно (1)
	б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)	75 лет (2) ЭПК
2. (ст. 42 ТУ)	Государственные реестры; документы по их ведению (1)	Постоянно (2) *	(1) Не. указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
3. (ст. 196 ТУ)	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по нормативным документам (инструкциям, правилам)	Постоянно
4. (ст. 218 ТУ)	Программные продукты (комплексы)	Постоянно
5. (ст. 258 ТУ)	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
	а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности	Постоянно (1)
	б) распорядительных документов по личному составу	75 лет (1)
6. (ст. 285 ТУ)	Годовые планы по основным (профильным) направлениям деятельности Администрации	Постоянно
7. (ст. 464 ТУ)	Отчеты о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов:
	а) сводные годовые и с большей периодичностью	Постоянно
	б) годовые и с большей периодичностью	Постоянно
8. (ст. 497 ТУ)	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	10 лет ЭПК
9. (ст. 586 ТУ)	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	75 лет (1)	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда
10. (ст. 685 ТУ)	Списки:
	а) членов руководящих и исполнительных органов	Постоянно
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
	г) работников	75 лет
11. (ст. 695 ТУ)	Книги, журналы, карточки учета:
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 лет
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 лет
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 лет