Постановление Губернатора Хабаровского края от 24 сентября 2015 г. N 90 "Об утверждении Положения об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края"

В связи с принятием распоряжения Губернатора Хабаровского края от 08 мая 2015 г. N 194-р "Об организационно-штатных вопросах", в целях совершенствования нормативного правового акта Губернатора Хабаровского края постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Хабаровского края:

от 18 декабря 2006 г. N 204 "Об утверждении Положения об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края";

от 19 сентября 2007 г. N 135 "О внесении изменений в Положение об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, утвержденное постановлением Губернатора Хабаровского края от 18 декабря 2006 г. N 204";

от 02 апреля 2012 г. N 25 "О внесении изменений в постановление Губернатора Хабаровского края от 18 декабря 2006 г. N 204 "Об утверждении Положения об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края";

от 07 марта 2013 г. N 13 "О внесении изменений в постановление Губернатора Хабаровского края от 18 декабря 2006 г. N 204 "Об утверждении Положения об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края".

Губернатор

В.И. Шпорт

Положение
об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края
(утв. постановлением Губернатора Хабаровского края от 24 сентября 2015 г. N 90)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, порядок организации деятельности и компетенцию управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - Управление и край соответственно).

1.2. Управление является структурным подразделением аппарата Губернатора и Правительства края, созданным в целях организационно-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - аппарат) по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

1.3. Управление в своей деятельности подчиняется первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - руководитель аппарата), а в период его отсутствия - первому заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, с министерствами края, иными органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления муниципальных образований края, краевыми государственными учреждениями и иными организациями.

1.5. Правовую основу деятельности Управления составляют Конституция Российской Федерации, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Хабаровского края, законы Хабаровского края, Регламент Правительства Хабаровского края, утвержденный постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), Положение о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденное постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр, Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденная распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р (далее - Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края), иные правовые акты Хабаровского края, приказы первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, а также настоящее Положение.

2. Основные задачи Управления

2.1. Организация и совершенствование единой системы документационного и информационного обеспечения деятельности Губернатора края, вице-губернатора края, аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, в том числе с использованием системы электронного документооборота Правительства края.

2.2. Совершенствование форм и методов работы со служебными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края.

2.3. Разработка нормативных, организационно-методических документов Губернатора края, Правительства края, аппарата Губернатора и Правительства края по вопросам документационного обеспечения деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края.

2.4. Проверка правильности оформления проектов постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, подготовленных министерствами края, иными органами исполнительной власти края, структурными подразделениями аппарата Губернатора и Правительства края, приведение их в соответствие с требованиями норм и правил современного русского литературного языка, государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, Регламентом Правительства края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края, представление для подписания Губернатору, Председателю Правительства края.

2.5. Ведение регистра правовых актов Губернатора края, Правительства края, приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

2.6. Организационно-техническая подготовка расширенных заседаний Правительства края и других мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

2.7. Предоставление государственной услуги по предоставлению физическим и юридическим лицам информации о принятых правовых актах Губернатора края, Правительства края.

2.8. Организация работы архива аппарата Губернатора и Правительства края.

2.9. Контроль за своевременным исполнением в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, а также документов, не поставленных на контроль в главном контрольном управлении Губернатора и Правительства края (далее - контрольные документы).

2.10. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства края и органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Контроль за соблюдением установленного порядка обращения со сведениями и документами, содержащими конфиденциальную информацию (в части получения, отправки, учета и хранения документов на бумажных носителях).

2.11. Контроль за соблюдением порядка изготовления, регистрации, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, номерных гербовых бланков документов в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края.

2.12. Контроль качества оформления проектов писем в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Президиума Правительства Российской Федерации, первых должностных лиц федеральных органов государственной власти, подготовленных структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края, представляемых на подписание Губернатору, Председателю Правительства края (далее - проекты писем в адрес федеральных органов), приведение их в соответствие с требованиями норм и правил современного русского литературного языка, Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.

2.13. Расчет показателя качества подготовки проектов писем в адрес федеральных органов для оценки эффективности и результативности деятельности министерств края, иных органов исполнительной власти края и структурных подразделений аппарата.

2.14. Подготовка аналитических материалов Губернатору края, вице-губернатору края и руководителю аппарата по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

2.15. Оказание организационно-методической помощи в работе с документами структурным подразделениям аппарата, органам исполнительной власти края, органам местного самоуправления муниципальных образований края, в том числе по выполнению требований Регламента Правительства края, по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3. Основные функции Управления

Управление в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

3.1. Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края.

3.2. Вносит предложения по совершенствованию автоматизированной системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, применению новых технологических приемов, сокращающих объем бумажного документооборота.

3.3. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность Управления, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов Губернатора края, Правительства края.

3.4. Осуществляет подготовку проектов актов Губернатора края, Правительства края для представления на подписание Губернатору, Председателю Правительства края (включая приведение в соответствие с нормами и правилами современного русского литературного языка, требованиями, предъявляемыми к документам официального делового стиля, оформление на соответствующем бланке), а также регистрацию и выпуск подписанных документов.

Осуществляет контроль за соблюдением сроков согласования проектов нормативных правовых актов Губернатора края, Правительства края.

Осуществляет контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.

3.5. Создает электронную базу постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края.

3.6. Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края.

3.7. Представляет по поручению Губернатора Хабаровского края, первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края информацию о результатах деятельности Управления. Готовит аналитическую информацию, доклады и другие документы по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.8. Осуществляет подготовку методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.

3.9. Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, поступающих в адрес Губернатора края, Правительства края, а также исходящей корреспонденции Губернатора и Правительства края.

3.10. Осуществляет проверку правильности оформления поступивших на регистрацию служебных писем в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.

3.11. Изучает состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления муниципальных образований края. Оказывает практическую помощь и разрабатывает рекомендации по совершенствованию системы работы с документами, в том числе по вопросам внедрения электронного документооборота.

3.12. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления муниципальных образований края мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.13. Обрабатывает служебную корреспонденцию, информационные материалы и представляет их на рассмотрение руководству. Представляет справочную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей в адрес Губернатора и Правительства края.

3.14. Обрабатывает документы, законченные текущим делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает сохранность документов и их защиту от несанкционированного доступа, последующую передачу их на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

3.15. Осуществляет подготовку проекта номенклатуры дел аппарата Губернатора и Правительства края и представляет его в установленном порядке на утверждение первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

3.16. Оформляет, ведет учет и обеспечивает хранение в течение установленного срока документов в соответствии с номенклатурой дел.

3.17. Обеспечивает достоверное информационное наполнение региональной государственной информационной системы "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Хабаровского края" данными о государственной услуге, входящей в компетенцию Управления.

Осуществляет подготовку и выдачу в установленном порядке заверенных копий документов по запросам структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, организаций и физических лиц, в том числе документов, хранящихся в архиве аппарата.

3.18. Участвует в организационно-технической подготовке расширенных заседаний Правительства края, заседаний Правительства края, совещаний и других мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Осуществляет контроль за своевременной подготовкой материалов для рассмотрения на расширенных заседаниях Правительства края.

Оформляет стенограммы расширенных заседаний Правительства края. Оформляет протоколы расширенных заседаний Правительства края, представляет их на подписание Губернатору, Председателю Правительства края.

3.19. Обеспечивает аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, заседаний Правительства края и других мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

3.20. Обеспечивает номерными гербовыми бланками постановлений Губернатора края, постановлений Правительства края, распоряжений Губернатора края, распоряжений Правительства края, писем Губернатора края, вице-губернатора края, Правительства края, приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края структурные подразделения аппарата, министерства края, иные органы исполнительной власти края.

3.21. Ведет журналы регистрации распоряжений Правительства края, приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края о командировании, оформляет командировочные документы.

3.22. Ведет журнал регистрации гербовых и простых печатей, штампов Правительства края и структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края. Организует работу комиссии по уничтожению гербовых и простых печатей, штампов, выделенных к уничтожению.

3.23. Осуществляет подготовку к изданию в типографии телефонного справочника Правительства края. Размещает и поддерживает в актуальном режиме в локальной сети и на официальном сайте Хабаровского края и Правительства Хабаровского края электронную версию телефонного справочника.

Ежемесячно рассылает по электронной почте телефонный справочник Правительства края в администрации городских округов и муниципальных районов края.

Ежемесячно запрашивает информацию и обновляет справочник номеров личных дежурных сотовых телефонов, телефонов конфиденциальной сотовой связи GSM-K и адресов электронной почты членов Правительства края, руководителей иных органов исполнительной власти края.

Ежеквартально запрашивает информацию и обновляет список телефонов руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края.

3.24. Осуществляет согласование проектов писем в адрес федеральных органов, включая контроль качества оформления указанных проектов, приведение их в соответствие с требованиями норм и правил современного русского литературного языка, Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.

3.25. Ежеквартально проводит анализ подготовки проектов писем в адрес федеральных органов и расчет показателя качества их подготовки для оценки эффективности и результативности деятельности министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата.

3.26. Обеспечивает организацию сканирования, печатных и копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края и основными требованиями на организационно-распорядительную документацию.

3.27. Разрабатывает эскизы отдельных видов документов (бланк благодарности, благодарственного письма, приветственного адреса, а также пригласительных билетов, удостоверений, дарственных надписей и др.).

3.28. Направляет копии правовых актов Губернатора и Правительства края:

1) в электронном виде или на бумажном носителе согласно указателям рассылки:

а) в министерства края, иные органы исполнительной власти края, администрации городских округов и муниципальных районов края;

б) в главное юридическое управление Губернатора и Правительства края - для размещения в информационно-справочных системах "Консультант Плюс", "Кодекс", "Гарант";

2) в электронном виде согласно реестрам распоряжений Губернатора края, Правительства края, представленным главным юридическим управлением Губернатора и Правительства края:

а) в комитет по печати и массовым коммуникациям Правительства края - для опубликования в официальных периодических печатных изданиях;

б) в министерство информационных технологий и связи края - для опубликования на официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края.

3.29. Направляет копии постановлений Губернатора края, Правительства края:

- в течение семи календарных дней со дня подписания: в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области, главному федеральному инспектору по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, в Управление специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

- в течение трех рабочих дней со дня подписания: в главное юридическое управление Губернатора и Правительства края, главное контрольное управление Губернатора и Правительства края, главное управление информационной политики Губернатора и Правительства края, Законодательную Думу Хабаровского края, прокуратуру Хабаровского края, Контрольно-счетную палату Хабаровского края.

3.30. Организует работу секретариата аппарата Губернатора и Правительства края и дежурство ответственных дежурных приемной Губернатора края в ночное время, выходные и праздничные дни, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края в праздничные дни.

3.31. Осуществляет подготовку и проведение семинаров, стажировок, совещаний со специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края, органах местного самоуправления муниципальных образований края, секретарями приемных руководителей Правительства края по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления.

3.32. Обеспечивает оформление бланков Почетной грамоты Губернатора края, благодарности Губернатора края, благодарности первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, приветственных адресов Губернатора края и Правительства края, благодарственных писем Губернатора края и Правительства края, пригласительных, поздравительных открыток, визитных карточек, дарственных надписей, различных рассадок, схем, пропусков для подъезда к зданию Правительства края.

4. Права Управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления муниципальных образований края информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2. Принимать участие в расширенных заседаниях Правительства края, в созываемых первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края совещаниях, а также в совещаниях, проводимых министерствами края, иными органами исполнительной власти края для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

4.3. Проводить в соответствии с приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края проверки состояния делопроизводства и утвержденного порядка работы с документами, порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов, номерных гербовых бланков документов в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края.

4.4. Запрашивать у помощников заместителей Председателя Правительства края, министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края информацию о ходе выполнения контрольных документов и причинах нарушения установленных сроков исполнения. При необходимости направлять письменные запросы.

4.5. Возвращать на доработку оформленные с нарушением установленных требований:

проекты актов Губернатора края, Правительства края, представленные структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на редакционную и стилистическую правку;

проекты писем в адрес федеральных органов, поступившие на согласование в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

4.6. Направлять в адрес руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата служебные письма о некачественной подготовке сотрудниками данных подразделений проектов постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края.

4.7. Не принимать к регистрации и отправке документы, подготовленные и оформленные с нарушениями установленных требований.

4.8. Вносить предложения по совершенствованию нормативной правовой базы по вопросам, относящимся к деятельности Управления.

4.9. По результатам комплексных проверок разрабатывать и вносить рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления.

4.10. Взаимодействовать в целях обмена опытом работы с аналогичными подразделениями органов исполнительной власти других субъектов Российской Федерации.

5. Обязанности Управления

Управление в целях выполнения возложенных на него задач и функций обязано:

5.1. Соблюдать требования действующего законодательства, нормативных правовых актов.

5.2. Оперативно выполнять поручения Губернатора края, вице-губернатора края, первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

6. Организация деятельности Управления

6.1. В структуру Управления входят: отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, отдел делопроизводства и архива, отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, секретариат, сектор ответственных дежурных.

6.2. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором края в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Начальник Управления непосредственно подчиняется первому заместителю Председателю Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края, по вопросам организации деятельности Управления - первому заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Права и обязанности начальника Управления устанавливаются настоящим Положением, служебным контрактом, должностным регламентом.

6.3. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач.

6.4. Начальник Управления осуществляет распределение обязанностей между структурными подразделениями Управления на основании настоящего Положения.

6.5. На период отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника Управления, который назначается на должность и освобождается от должности первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края в установленном порядке.

6.6. Государственные гражданские служащие и специалисты Управления осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными регламентами, должностными инструкциями и настоящим Положением.

6.7. Управление имеет простую круглую печать со своим наименованием и ее копию с номером "2" для отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края; печать "для командировочных удостоверений".

Отдел делопроизводства и архива имеет печать со своим наименованием и ее копии с номером "2" для архива аппарата Губернатора и Правительства края, с номером "3" для сектора ответственных дежурных.