Приложение. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска
(утв. распоряжением администрации города Хабаровска от 28 августа 2015 г. N 525-р)

С изменениями и дополнениями от:

28 июля 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации г. Хабаровска.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов (М. 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М. 2003), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Постановления Правительства Российской Федерации N 477 следует читать как "от 15.06.2009"

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления Делами).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления Делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя Мэра города - управляющего Делами, а в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - подразделения) - на их руководителей.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ФСТЭК России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Мэра г. Хабаровска.

1.9. Работники структурных подразделений администрации г. Хабаровска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту.

1.11. Инструкция по делопроизводству согласовывается ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации г. Хабаровска;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "служба делопроизводства" - структурное подразделение администрации г. Хабаровска, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;

- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД".

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города

3.1. Общие положения

3.1.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска, общественными комиссиями и советами.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.

3.1.4. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

3.1.5. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

3.1.6. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

3.1.7. Проверка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города общим отделом управления Делами осуществляется в течение трех рабочих дней с момента поступления проекта на проверку.

3.2. Проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должен отвечать следующим требованиям:

1) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

2) структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части;

3) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, сроки исполнения), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

4) в проекте должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании, общеизвестные термины;

5) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

6) проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение, которое признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если проект признает утратившим силу ранее принятое постановление, распоряжение или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста проекта должен содержать ссылку на постановление, распоряжение (или его пункт), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

3.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города

3.3.1. Проведение необходимых согласований постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.3.2. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 1).

Все визы должны располагаться на одном листе согласования.

Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на втором, третьем и последующих листах согласования с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта.

В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации г. Хабаровска, допускается оформление виз их руководителей на отдельных листах согласования в целях сокращения сроков согласования.

Пересылка листов согласования по почте запрещается.

При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И.о.", например: "И.о. заместителя Мэра города по социальным вопросам Е.А. Демин".

Рекомендуемый порядок расположения виз на листе согласования:

- Вице-Мэр города;

- первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству;

- заместители Мэра города;

- начальники управлений администрации г. Хабаровска;

- начальник пресс-службы;

- начальник контрольного управления;

- начальник юридического управления;

- руководители сторонних организаций.

3.3.3. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания снята" и дата снятия замечаний. Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя Мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города.

3.3.4. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города вносятся существенные изменения (меняются название, цифры, суть излагаемых вопросов, поручений), то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

3.3.5. Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Мэру города не должен превышать месячного срока, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, готовит отчеты заместителю Мэра города - управляющему Делами.

3.3.6. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города каждым структурным подразделением администрации г. Хабаровска не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами.

Заместитель Мэра города, директор департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска, директор департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска в течение 1 рабочего дня согласовывают проекты муниципальных правовых актов о:

- предоставлении земельных участков гражданам, имеющим трех и более детей, без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков в постоянное (бессрочное) пользование;

- предоставлении земельных участков членам садоводческого некоммерческого объединения граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков, относящихся к имуществу общего пользования, садоводческому некоммерческому объединению граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предварительном согласовании предоставления земельных участков;

- утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории;

- предоставлении земельных участков в аренду в случаях, предусмотренных постановлениями администрации г. Хабаровска от 28.08.2009 N 3101 "Об утверждении Положения о движимых вещах и стоянках автомобильного транспорта (местах временного хранения автотранспорта) на территории городского округа "Город Хабаровск", от 03.08.2011 N 2431 "Об утверждении Положения о порядке предоставления земельных участков для целей, не связанных со строительством, на территории городского округа "Город Хабаровск".

Срок согласования юридическим управлением администрации г. Хабаровска проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города в случае проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта правового акта не должен превышать 5 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридическое управление.

Срок согласования управлением информационных технологий - 5 дней для проектов постановлений администрации города об утверждении административных регламентов или внесении изменений в них.

3.3.7. Исправления в листе согласования не допускаются.

3.3.8. Требования к наличию и/или отсутствию определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

3.3.8.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

3.3.8.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются Вице-Мэр города, первым заместителем Мэра города по экономическим вопросам и директором финансового департамента.

3.3.8.3. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем Мэра города - управляющим Делами.

3.3.8.4. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, подлежащие опубликованию, в обязательном порядке согласовываются начальником пресс-службы.

Необходимость опубликования постановления, распоряжения администрации города, Мэра города устанавливается исполнителем, ответственным за подготовку проекта.

3.3.8.5. Проекты постановлений администрации города об утверждении административных регламентов и внесении изменений в них в обязательном порядке согласовываются с управлением информационных технологий, проводящим экспертизу по оценке учета результатов независимой экспертизы.

3.3.8.6. Проекты постановлений, распоряжений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству;

- председателем комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации г. Хабаровска;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации г. Хабаровска;

- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации г. Хабаровска;

- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения полиции общественной безопасности Управления внутренних дел по г. Хабаровску.

3.3.8.7. Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с:

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска;

- заместителем Мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования.

3.3.8.8. Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем Мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3.8.9 изменен. - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

См. предыдущую редакцию

3.3.8.9. Проекты правовых актов администрации города о присвоении адреса объекту адресации, изменении и аннулировании адреса согласовываются с первым заместителем директора департамента по земельным отношениям.

3.3.8.10. Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера объектам городского хозяйства и жизнеобеспечения согласовываются дополнительно с первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству.

3.3.8.11. После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города визируются:

а) начальником контрольного управления администрации г. Хабаровска, за исключением следующих проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о присвоении номеров жилым помещениям;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- об утверждении схемы расположения земельного участка;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о даче согласия на продажу автомобиля;

- о даче согласия на совершение крупной сделки;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных тепловых сетей;

о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных водопроводных сетей;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных инженерных коммуникаций;

- о передаче на содержание и техническое обслуживание бесхозяйных сооружений;

- о дальнейшем использовании жилого дома;

б) начальником юридического управления администрации г. Хабаровска.

При отсутствии в тексте проекта правового акта коррупционных факторов начальник юридического управления по окончании проведения антикоррупционной экспертизы делает соответствующую запись в листе согласования проекта документов, при этом заключение не составляется, за исключением правовых актов, разрабатываемых департаментом муниципальной собственности администрации г. Хабаровска, к которым прилагается заключение консультационно-правового отдела указанного структурного подразделения об отсутствии в проектах правовых актов положений, содержащих коррупционные факторы;

в) заместителями Мэра города, ответственными за исполнение документа.

3.4. Технические требования к оформлению проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения N 2, 3), имеют указание на орган, издавший документ (администрация города Хабаровска) и вид документа (постановление, распоряжение), которые печатаются прописными буквами с выравниванием по центру на второй и четвертой строках от верхнего поля. Слово "ПРОЕКТ" печатается на первой строке от границы верхнего поля с выравниванием по правому полю.

3.4.2. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 10.

3.4.4. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа шрифтом Times New Roman N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему.

3.4.5. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города имеют следующие реквизиты:

1) герб Хабаровского края;

2) герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации города, Мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ администрации города, Мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается заголовок без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если длина заголовка, расположенного в границах отметок для данного реквизита на бланке, превышает пять строк, заголовок выравнивается по ширине страницы.

В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение Мэра города Хабаровска от 24.12.2008 N 2061-р "Об утверждении положения об управлении экономического развития".

Заголовок формулирует составитель документа;

5) текст

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в режиме "одинарный" в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта администрации города, Мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу, постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть), заключительную часть.

В преамбуле проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Хабаровского края, актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, в постановлениях Мэра города преамбула завершается словом постановляю.

Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

- точные наименования структурных подразделений администрации г. Хабаровска - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска указываются в скобках в именительном падеже, например: "Пресс-службе администрации г. Хабаровска (Ерохин В.А.) опубликовать настоящее постановление в газете "Хабаровские вести". Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы, например: "Заместителю Мэра города по социальным вопросам Шевченко С.И. обеспечить выполнение плана...";

- срок исполнения задания (поручения).

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта постановления, распорядительной части проекта распоряжения содержит только одно задание (поручение) с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

В случае наличия в проекте постановления, распоряжения положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее должность муниципальной службы в администрации г. Хабаровска, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту постановления, распоряжения.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.

После строчных буквенных или цифровых обозначений с круглой скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Заключительная часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города может содержать:

- переходные положения;

- указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

- указание о признании утратившими силу или об изменении действующих постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города;

- пункт о контроле за выполнением акта. Контроль за выполнением акта должен возлагаться на заместителя Мэра города, курирующего данный проект акта;

6) подпись

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии Мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия Мэра города - у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения администрации города, Мэра города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложение к постановлению, распоряжению администрации города, Мэра города является его неотъемлемой частью.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте постановления, распоряжения.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, Мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации города, Мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 4, 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу. Если имеются приложения к приложению, они также визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

Если в тексте постановления, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, Мэра города.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

12 пт

Приложение N 1
1,5
к постановлению
администрации города
от 0 марта 2013 г. N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу ниже слова "Приложение" располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕН

постановлением
администрации города
от 11.06.2008 N 150

Слова УТВЕРЖДЕНО и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

Состав
коллегии при Мэре города

Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками увеличивается на 0,5 интервала. Для оформления заголовка применяется междустрочный интервал "точно 12 пт".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то необходимо повторять заголовочную часть таблицы (наименования граф) на каждой странице. Номера граф можно применять в тех таблицах, где необходимы математические расчеты (расчеты к пояснениям).

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1".

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.5. Требования к комплектованию пакета документов к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города

3.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел со справкой к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.5.2. Справка к проекту постановления, распоряжения содержит следующие сведения о проекте:

- название проекта;

- сведения о структуре, представившей проект;

- сведения об ответственном за подготовку проекта, с указанием номера телефона;

- строку "Цифры, даты, названия, факты проверил", в которой проставляются фамилия, инициалы и подпись лица, проверившего проект на предмет отсутствия фактических ошибок. Проверку на отсутствие фактических ошибок осуществляет специалист структурного подразделения, готовившего проект. Общий отдел управления Делами за фактические ошибки в тексте проекта ответственности не несет;

- сведения об основании подготовки проекта - данная строка заполняется только при подготовке проекта нормативного правового акта;

- сведения о сроках прохождения согласований, дате представления проекта на подпись Мэру города, дате подписания, регистрационном номере подписанного акта;

- сведения об ответственном за контроль исполнения;

- список рассылки.

В список рассылки в обязательном порядке включаются:

- структурное подразделение, готовившее проект;

- ответственный за контроль исполнения;

- должностные лица, которым даны поручения в тексте акта, в том числе пресс-служба при необходимости опубликования акта, машинописное бюро - при необходимости изготовления Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей Мэра города, отдел ресурсного обеспечения объектов - при необходимости выдачи рамок для Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей Мэра города.

Справка к проекту постановления, распоряжения подписывается заместителем Мэра города - управляющим Делами.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.5.3 изменен. - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

См. предыдущую редакцию

3.5.3. Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

- заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, к которому подготовлена пояснительная записка;

- текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;

- подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя структурного подразделения, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пояснительная записка не требуется к следующим проектам документов:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о предоставлении земельного участка в аренду.

3.5.4. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, Мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.

3.5.5. К проектам постановлений администрации города об утверждении муниципальных программ или внесении изменений в муниципальные программы прилагается положительное заключение Контрольно-счетной палаты города Хабаровска на проект муниципальной программы либо изменений в муниципальную программу.

3.5.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, подлежащих согласованию прокуратурой г. Хабаровска, прилагается копия листа согласования прокуратуры г. Хабаровска, а в случае наличия замечаний в проект нормативного правового акта - копия заключения прокуратуры г. Хабаровска. Оригинал листа согласования либо заключения прокуратуры г. Хабаровска передается лицом, ответственным за разработку проекта, в юридическое управление администрации г. Хабаровска.

3.5.7. К проектам постановлений администрации города об утверждении административных регламентов прилагаются заключения независимой экспертизы в случае их поступления.

3.5.8. К проектам нормативных правовых актов, подлежащих после утверждения направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, прилагаются электронные версии указанных актов, подготовленные в соответствии с Методическими рекомендациями по порядку отбора и предоставления копий муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края общего отдела управления Делами.

Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел управления Делами администрации г. Хабаровска. Ответственность за соответствие электронной версии тексту проекта несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

3.6. Подготовка проектов муниципальных правовых актов с использованием АИС "МЭД"

3.6.1. Органами местного самоуправления с использованием АИС "МЭД" допускается создание проекта муниципального правового акта (далее - проект акта) и его согласование с заинтересованными органами, организациями и учреждениями, включенными в АИС "МЭД".

3.6.2. В АИС "МЭД" ответственным исполнителем создается проект акта и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя АИС "МЭД", с использованием электронной подписи.

3.6.3. Документы, прилагаемые к проекту акта: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.6.4. Муниципальные правовые акты с постоянным сроком хранения, по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем администрации г. Хабаровска.

3.7. Работа с подписанными постановлениями, распоряжениями администрации города, Мэра города

3.7.1. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю Мэра города - управляющему Делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись Мэру города.

3.7.2. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города регистрируются в общем отделе управления Делами в АИС "МЭД" раздельно в пределах календарного года.

3.7.3. Копии постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, заверенные печатью общего отдела управления Делами, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В данном случае в листе рассылки должен быть указан почтовый адрес. В случае, если почтовый адрес не указан, копии направляются исполнителю, который рассылает их самостоятельно.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя Мэра города - управляющего Делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

Информация об изменениях:

Пункт 3.7 дополнен подпунктом 3.7.3.1 - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

3.7.3.1. Копии правовых актов администрации города о присвоении адреса объекту адресации, изменении и аннулировании адреса, заверенные печатью общего отдела управления Делами, с 01.08.2017 рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение одного рабочего дня с момента подписания.

Копии правовых актов администрации города об утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории, заверенные печатью общего отдела управления Делами, с 01.09.2017 рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение одного рабочего дня с момента подписания.

3.7.4. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, приложения к нему, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.

3.7.5. При необходимости внесения изменений в подписанное Мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ.

3.8. Регистрация с использованием АИС "МЭД"

3.8.1. Регистрация муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием АИС "МЭД".

3.8.2. Рассылка муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через АИС "МЭД" при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

3.8.3. При рассылке на бумажном носителе муниципальных правовых актов организациям, не включенным в АИС "МЭД", копии муниципальных правовых актов заверяются простой печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

3.9. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при Мэре города

Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при Мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города. После обсуждения вопроса на заседании коллегии окончательно доработанный проект постановления администрации города с визами начальника контрольного управления администрации г. Хабаровска, юридического управления администрации г. Хабаровска, заместителя Мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе сдается в общий отдел для предоставления на подпись Мэру города.

4. Требования к оформлению проектов решений Хабаровской городской Думы

4.1. Хабаровская городская Дума по вопросам, отнесенным к ее компетенции федеральными законами, законами Хабаровского края, Уставом городского округа "Город Хабаровск" принимает правовые акты - решения.

4.2. Правом внесения проектов решений на рассмотрение городской Думы (правом правотворческой инициативы) обладают Мэр города, депутаты городской Думы, прокурор города Хабаровска, органы территориального общественного самоуправления, население города.

4.3. При подготовке проектов решений Хабаровской городской Думы (далее - проект решения) следует руководствоваться Уставом городского округа "Город Хабаровск", Положением о Хабаровской городской Думе, Регламентом Хабаровской городской Думы и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

4.4. Необходимым условием внесения проекта решения в Думу является предоставление:

4.4.1. Текста проекта решения Думы

Проект решения и приложения к нему печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 6).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

Проекты решений имеют следующие реквизиты:

- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование органа, издающего документ, - Хабаровская городская Дума, выравнивается по центру страницы;

- наименование вида документа - решение, например:

Проект

ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

РЕШЕНИЕ

- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, например:

Об итогах реализации долгосрочной целевой программы "Строительство

муниципального жилья на территории городского округа "Город Хабаровск" на

2008-2013 годы", утвержденной решением Хабаровской городской Думы от

23.09.2008 N 666

- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта решения на одной странице.

При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в проектах решений завершается словом "РЕШИЛА", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного решения, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к проекту решения в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте проекта решения;

- подпись - отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Все проекты решений подписываются председателем Думы, а проекты решений, носящие нормативный характер, должным быть также подписаны Мэром города, например:

- подпись для проекта решения нормативного характера:

Мэр города

Председатель Думы

А.Н. Соколов

С.Н. Савков

- подпись для проекта решения ненормативного характера:

Председатель Думы

С.Н. Савков

- дата документа

Датой решения является дата заседания Хабаровской городской Думы. Оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.09.2014). Проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- регистрационный номер решения - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

4.4.2. Пояснительной записки к проекту решения, указывающей необходимость, причины, основания принятия решения, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования, включающей характеристику и содержание проекта, а также предложения об отмене, изменении и дополнении действующих решений Думы в развитие данного проекта решения.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта решения.

Пояснительная записка к проекту решения оформляется на отдельном листе бумаги и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившим проект решения (приложение N 7).

4.4.3. К проекту решения могут быть приложены и другие документы согласно Уставу городского округа "Город Хабаровск" и Регламенту Хабаровской городской Думы.

4.4.4. Приложения к проектам решений оформляются на отдельных листах бумаги формата A4 аналогично оформлению приложений к постановлениям, распоряжениям администрации города, Мэра города.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, указанным в подпункте 4.4.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.

В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

При наличии в тексте проекта решения формулировки "Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на решение Думы, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

решением Хабаровской
городской Думы
от _________ N _________

Слова "УТВЕРЖДЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами в режиме "одинарный", от текста приложения - двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов (в режиме "одинарный") располагается подпись автора документа.

Подпись включает наименование должности автора документа, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.4.5. В проекте решения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

4.4.6. Согласование проектов решений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту решения излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект решения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект решения внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержание.

На листе согласования к проекту решения обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

4.4.7. Проект решения направляется на согласование в следующей последовательности:

- руководителям структурных подразделений - разработчиков проекта решения;

- руководителям заинтересованных организаций, структурных подразделений администрации г. Хабаровска;

- заинтересованным заместителям Мэра города;

- начальнику контрольного управления администрации г. Хабаровска;

- руководителю пресс-службы администрации г. Хабаровска (если проект подлежит официальному опубликованию (обнародованию);

- руководителю юридического управления администрации г. Хабаровска;

- полномочному представителю Мэра города в Думе;

- в прокуратуру г. Хабаровска для заключения (если проект носит нормативный характер).

4.4.8. Подготовленный проект решения с приложением необходимых документов, листа согласования, поступивших в процессе согласования замечаний и предложений (при их наличии), справки с указанием рассылки (приложение N 8), проекта списка приглашенных на рассмотрение вопроса Думой с указанием ответственного за явку лица и его телефона, направляется на имя председателя Думы сопроводительным письмом (приложение N 9) за подписью субъекта правотворческой инициативы.

Сопроводительное письмо на имя председателя Думы оформляется на бланке письма администрации г. Хабаровска, должно содержать наименование вносимого в Думу проекта решения, должность, фамилию, имя, отчество докладчика (докладчиков) по данному проекту решения, перечень прилагаемых документов.

В сопроводительном письме может указываться на необходимость рассмотрения проекта решения на внеочередном заседании Думы.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов администрации г. Хабаровска

5.1. Протокол

5.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при Мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.

5.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).

Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.

5.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".

Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель:

Заместитель председателя:

Секретарь:

Члены рабочей группы:

Безлепкин В.Д.

Варады В.Е.

Елховская Е.А.

перечисляются фамилии и инициалы постоянных

членов коллегиального органа, совета и т.д.

Приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левой границы текстового поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.1.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при Мэре города. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов, рабочих групп и т.д. подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель структурного подразделения - председатель собрания.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например, 21 - 24 апреля 2013 г.

5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии при Мэре города, протоколы совещаний и др.

Протоколы печатаются на общем бланке администрации г. Хабаровска формата A4 (приложение N 10) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт);

- гриф утверждения - печатается в верхнем правом углу бланка в режиме "точно", например:

УТВЕРЖДАЮ

Мэр города

А.Н. Соколов

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (например, 15.04.2014), номер протокола вписываются (печатаются) на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности либо лица, председательствовавшего на совещании (заседании), либо секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Право подписи регулируется соответствующими положениями о структурных подразделениях.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.1.6. Поручения, данные на совещаниях при Мэре города, оформляются согласно приложению N 11.

5.2. Поручения Мэра города

5.2.1. Поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует советник Мэра (приложение N 12), ставит на контроль контрольное управление администрации г. Хабаровска, рассылку поручений осуществляет общий отдел управления Делами.

5.2.2. Ведение протоколов объездов Мэра города осуществляет структурное подразделение, организовавшее объезд (приложение N 13).

5.2.3. Ведение протоколов совещаний при Мэре города осуществляет структурное подразделение, организовавшее совещание.

5.2.4. Проекты протоколов визируются заместителем Мэра города, курирующим структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание, и согласовываются начальником контрольного управления.

5.3. Служебные записки

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 14).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации г. Хабаровска готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Мэра города;

- как исполнение поручений Мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как пояснительные записки к проектам актов Мэра города;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма (приложение N 15).

5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

5.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4 или A5.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации г. Хабаровска запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...".

5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

5.4.6. Письма на бланках администрации г. Хабаровска подписывают Мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

5.4.7. Письма, подписанные Мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.

5.5. Положения, правила, инструкции

Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем структурного подразделения, Мэром г. Хабаровска (лицом, исполняющим его обязанности) или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.

5.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации г. Хабаровска.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении администрации г. Хабаровска.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Мэром города. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

5.5.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации г. Хабаровска. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, Положение о премировании). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

6. Машинописные, стенографические и копировально-множительные работы

6.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств

6.1.1. Документы в администрации г. Хабаровска изготавливаются при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты администрации г. Хабаровска, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

6.1.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 для основного текста, допускается использование размера N 12 для оформления табличных материалов, с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".

6.1.3. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата A5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный".

6.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно" (12 пт). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный", например:

СОГЛАСОВАНО

1.5

Начальник точно 12 пт

управления образования

администрации города

подпись

дата

О.Я. Тен

6.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

6.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

6.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля, например:

Директор финансового

департамента

подпись

В.Е. Соколов

6.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков (кроме текста). Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

6.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЕТ, постановляю, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;

- после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат";

- после 10 - 11 см - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

6.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".

6.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10 - 11 см от границы левого поля.

6.2. Машинописные работы

6.2.1. В машинописном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются материалы к заседаниям коллегии при Мэре города, совещаниям у Мэра, проекты писем за подписью Мэра города, Почетные грамоты администрации г. Хабаровска, Благодарности Мэра города, Благодарственные письма администрации г. Хабаровска, приветственные адреса, пригласительные билеты, поздравительные открытки, а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации г. Хабаровска, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.

6.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью Мэра города, вице-Мэра, первого заместителя Мэра, заместителей Мэра города.

6.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата A4 или A3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в машинописное бюро. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

6.2.5. Печатание документов под диктовку не производится.

6.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела управления Делами.

6.3. Стенографические работы

6.3.1. Общий отдел управления Делами обеспечивает запись заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы и ее расшифровку.

6.3.2. Оформление стенограмм заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы осуществляется специалистами общего отдела управления Делами на чистых листах бумаги формата A4 в течение трех недель с даты проведения заседания.

6.3.3. Записи заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся до подписания оформленной стенограммы заместителем Мэра города - управляющим Делами или председателем Хабаровской городской Думы, после чего уничтожаются.

6.3.4. Подлинники стенограмм заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся в общем отделе управления Делами в течение года, после чего, сформированные в дела, передаются в архив управления Делами администрации г. Хабаровска.

6.4. Копировально-множительные работы

6.4.1. В копировально-множительном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации г. Хабаровска производится централизованно в копировально-множительным бюро, а также с использованием копировальных аппаратов, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска.

6.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска, согласно заявкам, согласованным с начальником общего отдела управления Делами.

6.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, без скобок и скрепок. Формат материала не должен превышать формата A3.

6.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы, а также корреспонденция для рассмотрения Мэром города.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заявки.

6.4.6. Для пополнения базы данных электронного документооборота производится штрих-кодирование с последующим сканированием документов, поступивших в общий отдел управления Делами.

6.4.7. Заверение копий производит общий отдел управления Делами.

6.4.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

6.4.9. Копирование гербовых бланков документов любого вида в администрации г. Хабаровска запрещается.

6.4.10. Сканирование документов

6.4.10.1. Для формирования единой базы документов программы "МЭД" администрации г. Хабаровска копировально-множительным бюро проводится сканирование документов.

6.4.10.2. Сканированию подлежат входящие документы общего отдела управления Делами, поступившие на рассмотрение Мэром города, а также постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска и Мэра города.

6.4.10.3. Все указанные документы должны быть не более формата A4. Брошюры, прошитые с заверением документы, а также значительные объемы сопроводительных к основному письму специализированных материалов с большим количеством юридических документов и персональных данных, сканированию не подлежат.

7. Требования к работе с бланками документов и шаблонами электронных документов в администрации г. Хабаровска

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

7.1. Бланки документов

7.1.1. Документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7.1.2. Установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения приведены в приложении N 16.

Образцы бланков документов администрации г. Хабаровска утверждаются Мэром города по согласованию с архивным отделом управления Делами.

7.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 17.

7.1.5. Бланки с воспроизведением герба г. Хабаровска и Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

7.1.6. Бланки администрации г. Хабаровска подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

7.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету ответственными за их выдачу лицами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) Мэра г. Хабаровска. Соответствующие предложения вносятся управлением Делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

7.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

7.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков администрации г. Хабаровска возлагается на управление Делами, которое:

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в полиграфическими предприятиями;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их структурным подразделениям администрации г. Хабаровска.

7.1.11. Установлено, что:

- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной инструкцией по делопроизводству структурного подразделения администрации г. Хабаровска, испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются.

7.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы шаблонов электронных документов администрации г. Хабаровска утверждаются руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом управления Делами.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения гербов Хабаровского края и г. Хабаровска.

8. Правила оформления документов

При подготовке документов администрации г. Хабаровска, Мэра города используются следующие реквизиты:

8.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации г. Хабаровска. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.

8.2. Наименование организации.

8.3. Справочные данные о структурном подразделении.

8.4. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

8.5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) администрации г. Хабаровска проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 15.04.2014.

8.8. Номер документа.

8.9. Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.

8.10. Заголовок к тексту. Заголовок к документам формата A5 не составляется.

8.11. Подпись документа

Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются Мэром г. Хабаровска или, по его поручению, Вице-Мэр г. Хабаровска.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Если наименование должности состоит из двух и более строк, то подпись и расшифровка подписи с пробелом между инициалами и фамилией располагаются на уровне последней строки наименования должности.

В документах, составленных комиссией (актах), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Члены комиссии

личная подпись

И.О. Фамилия

8.12. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство

информационных технологий

и связи

Управление информационного

обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Администрация г. Хабаровска

Финансовый департамент

Директору департамента

В.Е. Соколову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору МУП "Хабаровский

специализированный

производственный комбинат

коммунального обслуживания"

Ю.М. Баженову

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Краевое государственное

казенное учреждение

"Государственный архив

Хабаровского края"

Нагишкина ул., д. 4А

г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Нефедовой Н.П.

ул. Ключевая, д. 28

ст. Сиверская, Гатчинский

район,

Ленинградская обл., 188330

Документ не может содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, отделяются от фамилии пробелом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности дополнительным межстрочным интервалом. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.

8.13. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза согласования оформляется при внутреннем согласовании документа, гриф согласования - это внешнее согласование.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, должны быть согласованы ими.

Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Мэра -

управляющий Делами

подпись

15.04.2014

В.Д. Безлепкин

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

культуры Российской

Федерации

от 01.04.2014 N 13-02/1153

или

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

8.14. Удостоверение документа

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в аппарате администрации г. Хабаровска используются гербовая и другие печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Изготовление и использование печатей и штампов в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с постановлением Мэра города от 17.11.2006 N 1448 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках администрации г. Хабаровска, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 18.

Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах.

Администрация г. Хабаровска выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации г. Хабаровска. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации г. Хабаровска.

Копии постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом управления Делами. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя Мэра города - управляющего Делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела управления Делами.

8.15. Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым решением, приказом, протоколом. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером N 14, без кавычек и знаков препинания, ниже него через полуторный межстрочный интервал указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия лица, утверждающего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Мэра г. Хабаровска

по промышленности, транспорту,

связи и работе с

правоохранительными органами

подпись

С.В. Афанасьев

15.01.2015

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 19.

8.16. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8.17. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом N 12, например:

Люсая Лидия Ивановна

32 79 22

8.18. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

8.19. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

9. Организация документооборота и исполнения документов

9.1. Организация документооборота

9.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

9.1.3. В документообороте администрации г. Хабаровска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки; поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовая, организационно-распорядительная и информационно-справочная корреспонденция).

9.1.4. Работа в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя АИС "МЭД", устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

9.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

9.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.

С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

9.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или СЭД Правительства Хабаровского края).

9.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.

9.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета выдачи корреспонденции (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:

- юридические документы (исковые заявления, повестки);

- коммерческие предложения;

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления Делами), ежемесячные и еженедельные отчеты;

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

9.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием АИС "МЭД".

9.2.6. Документы, адресованные Мэру города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в общем отделе, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

9.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

9.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения администрации г. Хабаровска, которому она адресована.

9.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

9.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в АИС "МЭД" после их сканирования.

9.3. Регистрация поступающих документов

9.3.1. Регистрация поступающих документов осуществляется общим отделом ежедневно до 13.00 текущей датой и после 15.00 датой следующего за текущим дня, если день выпадает на выходной - то датой первого следующего рабочего дня. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные нарочно, подлежат обязательной регистрации в день поступления, а полученные заказной корреспонденцией в течение 3 дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

9.3.2. Документы, поступившие в администрацию г. Хабаровска, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

9.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя администрации г. Хабаровска по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

9.3.4. Регистрация поступающих документов производится в общем отделе.

9.3.5. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе.

9.3.6. Регистрация документов в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников АИС "МЭД" и инструкцией пользователя АИС "МЭД".

9.3.7. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел администрации г. Хабаровска.

9.3.8. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

9.3.9. Регистрация поступающих бумажных документов в АИС "МЭД" включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

9.3.10. Электронные сообщения, поступающие по СЭД Правительства Хабаровского края, проходят регистрацию в АИС "МЭД". АИС "МЭД" должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по СЭД Правительства Хабаровского края.

9.3.11. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в АИС "МЭД" формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.3.12. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение, и оформляется в соответствии с положением "О порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации в администрации г. Хабаровска", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.05.2012 N 135-р.

9.3.13. Ответственность за внесение резолюции руководителя в АИС "МЭД", сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо администрации г. Хабаровска в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

9.4. Регистрация отправляемых документов

9.4.1. Документы, подписанные Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел. Внутренние документы, подписанные заместителями Мэра города, регистрируются у секретарей (делопроизводителей) своих структурных подразделений.

Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

9.4.2 Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их утверждения или подписания.

9.5. Отправка документов

9.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в общем отделе осуществляется как непосредственно сотрудниками отдела, так и средствами почтовой и электрической связи.

9.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача факсограмм и телефонограмм.

9.5.3. Общий отдел проверяет правильность оформления исходящих документов, производит отправку этих документов простыми письмами при наличии адреса получателя в правом верхнем углу на первой странице документа.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение администрации г. Хабаровска, подготовившее данные документы.

9.5.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

9.5.5. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа). Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На отправляемую по почте корреспонденцию составляется реестр, который заполняется каждый день.

9.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

9.6.1. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

9.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

9.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в АИС "МЭД" в своих структурных подразделениях.

9.6.4. Документы с резолюциями руководителей администрации г. Хабаровска "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам администрации г. Хабаровска в АИС "МЭД". Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в АИС "МЭД".

9.7. Учет и анализ объема документооборота

9.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. АИС "МЭД" осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

9.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет объема документооборота может проводиться по администрации г. Хабаровска в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

9.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИС "МЭД".

9.8. Работа исполнителей с документами

9.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками АИС "МЭД", или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый Мэром города, заместителями Мэра и руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом.

9.8.2. Заместители Мэра города и руководители структурных подразделений администрации г. Хабаровска обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

9.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю общим отделом немедленно.

9.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через АИС "МЭД", предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Мэру города, заместителям Мэра или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

9.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

9.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в АИС "МЭД" формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в АИС "МЭД" документ является ответом на поступивший через АИС "МЭД" электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в АИС "МЭД" связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в АИС "МЭД" ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в АИС "МЭД" на утверждение участнику АИС "МЭД", осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

9.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в АИС "МЭД" используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в АИС "МЭД" дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

10. Организация работы в Системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

10.1. Общие вопросы

10.1.1. Работа в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.

10.1.3. В СЭД в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- нормативные акты, направляемые для дальнейшего согласования (проекты постановлений, распоряжений Правительства Хабаровского края).

10.1.4. В администрации г. Хабаровска функционирует собственная система электронного документооборота - АИС "МЭД".

10.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

10.2.1. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска посредством СЭД, принимаются в централизованном порядке работниками общего отдела управления Делами.

10.2.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

10.2.3. Входящая корреспонденция распечатывается. Проставляются исходящий номер, указанный в СЭД, и отметка - "Подписан ЭП".

10.2.4. Документы, поступившие через СЭД, регистрируются в АИС "МЭД" в первоочередном порядке день в день.

10.3. Регистрация отправляемых документов

10.3.1. Документы, подписанные Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел управления Делами. Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

10.3.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их подписания.

10.3.3. Исходящему документу присваивается следующий порядковый номер в соответствующем номенклатурном потоке, при этом ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД.

10.4. Согласование проектов правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края

10.4.1. Проект нормативного документа (далее - НД) направляемый на согласование в администрацию г. Хабаровска, распечатывается. Проставляется исходящий номер, указанный в СЭД.

10.4.2. Проект НД регистрируется в АИС "МЭД" вне очереди.

10.4.3. Согласование проекта НД непосредственно в администрации г. Хабаровска производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации в АИС "МЭД" путем подписания листа согласования.

10.4.4. Если к проекту НД замечаний нет, то Мэр города либо лицо, исполняющее его обязанности, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью файлы документа, приложений к нему, затем согласовывает сам проект НД в СЭД.

10.4.5. Если к проекту НД есть замечания, то они регистрируются службой делопроизводства администрации г. Хабаровска в СЭД как исходящий документ с замечаниями, при этом на вкладке "Замечания" задачи "Согласование проекта документа" необходимо указать его регистрационный номер и дату. Также можно описать суть замечаний и/или прикрепить файл с текстом исходящего документа.

После этого исходящий документ с замечаниями направляется обратно корреспонденту.

11. Контроль за исполнением документов

11.1. Контроль исполнения документов и поручений Мэра города осуществляется в АИС "МЭД" и включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения истекли, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

11.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. Необходимость постановки документа на контроль в администрации г. Хабаровска определяют Мэр города, начальник контрольного управления администрации г. Хабаровска.

11.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р, Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р.

11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- при резолюции руководителя "для предложений", "для пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение, в течение 10 дней, при этом документ, требующий дальнейшего исполнения (подготовки и направления ответа) не снимается с контроля. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником Мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан".

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).

- по обращениям граждан: общий срок - не более 15 дней;

- требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;

- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Мэр города либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в АИС "МЭД".

11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее двух дней до истечения этого срока. При этом необходимо направить промежуточный ответ в адрес заявителя, организации, направивших документ.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в АИС "МЭД" (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право руководитель, давший поручение.

11.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

11.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота в АИС "МЭД".

11.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного на бумажном или электронном носителях, подтверждающих исполнение, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

11.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины общий отдел управления Делами в системе электронного документооборота в АИС "МЭД" осуществляет отбор документов, не исполненных в сроки, на основании которого, два раза в месяц готовит сводные данные по исполнению контрольных документов к аппаратному совещанию Мэра города, ежемесячно до 05-го числа представляет информацию об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.

12. Составление номенклатуры дел

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В администрации города составляются индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

Сводная номенклатура дел администрации города составляется на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив).

Номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается под самостоятельным индексом в номенклатуру дел, второй - используется ответственным за делопроизводство (архив) в качестве рабочего, третий экземпляр передается в государственный архив.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.

12.1. Структурные подразделения администрации города, передающие самостоятельно документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год (приложение N 21).

12.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, подписывается специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) подразделения, после чего утверждается руководителем структурного подразделения.

12.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, один раз в 5 лет согласовывается с научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива с последующим представлением для согласования (при необходимости) экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего утверждается руководителем подразделения.

12.1.3. Согласованная с НЭМС государственного архива (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

12.1.4. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся самостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.1 - 12.1.4 Инструкции по делопроизводству, разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.

12.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива и передающие централизованно, через общий отдел управления Делами, документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив (далее - несамостоятельные источники комплектования государственного архива) в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год и на ее основе - перечень документов постоянного срока хранения.

12.2.1. Номенклатура дел и перечень подписываются специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), и представляются для согласования с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения. После согласования номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения утверждаются руководителем структурного подразделения.

12.2.2. Согласованные и утвержденные номенклатуры дел и перечни дел постоянного срока хранения на бумажном и электронном носителях ежегодно до 01 ноября представляются в общий отдел управления Делами.

12.2.3. На основе представленных номенклатур дел и перечней документов постоянного срока хранения общим отделом управления Делами составляются сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города.

12.2.4. Сводные номенклатура дел и перечень дел постоянного срока хранения подписываются составителем и ежегодно в конце календарного года направляются для согласования с ЦЭК администрации города, после чего представляются для утверждения заместителю Мэра города - управляющему Делами.

12.2.5. Общим отделом управления Делами в течение 10 рабочих дней из согласованных и утвержденных сводных номенклатуры дел и перечня документов постоянного срока хранения администрации города готовятся выписки, которые подписываются специалистом общего отдела, ответственным за делопроизводство, и утверждаются его руководителем, после чего направляются в структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.

12.2.6. Сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города один раз в 5 лет представляются для согласования НЭМС государственного архива с последующим представлением (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края для согласования.

12.2.7. Согласованные и утвержденные сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, согласовываются с ЦЭК администрации города, утверждаются заместителем Мэра города - управляющим Делами и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.

12.2.8. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся несамостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.2 - 12.2.7 Инструкции по делопроизводству разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.

12.2.9. По окончании делопроизводственного года (до 31 января следующего года) структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, предоставляют в общий отдел итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.

12.2.10. Названиями разделов в сводной номенклатуре дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

12.1.10. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

12.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.13. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере администрации г. Хабаровска для общего пользования.

12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований организаций и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края
по вопросам...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с Хабаровской городской Думой
по административно-хозяйственным вопросам

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах
на содержание автотранспорта

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.).

Затем располагаются документы администрации г. Хабаровска, в зависимости от их наличия в структурном подразделении, в следующем порядке:

- учредительные документы (устав, регистрационные свидетельства);

- положения о структурных подразделениях;

- постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска;

- постановления и распоряжения Мэра г. Хабаровска

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов;

- штатное расписание;

- документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и др. планы, комплексные, региональные и прочие программы);

- отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.);

- справки, информации, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения и другие документы по различным направлениям деятельности архива;

- переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями;

- регистрационные документы (журналы, книги, картотеки);

- номенклатура дел структурного подразделения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года и предназначена для фиксации факта заведения дел. На основе записей графы составляется итоговая запись о категориях и количестве дел в номенклатуре дел.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечням документов, с указанием сроков хранения срок хранения. Если срок хранения не предусмотрен Федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов, с указанием сроков хранения срок хранения, то срок определяется исходя из практической ценности документа, при этом он должен быть согласован с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

На электронные дела в сводной номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

12.1.15. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в АИС "МЭД", необходимо дополнять новыми видами дел.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях администрации города специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.3. Контроль за правильным формированием дел в администрации города осуществляет общий отдел управления Делами.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- обеспечивать правильное формирование дел. Документы, имеющие историческую ценность, подлежащие постоянному хранению, не помещать в дела временного срока хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения "т. 1", "т. 2" и т.д.

12.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.6. В начале делопроизводственного года специалисты администрации г. Хабаровска в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы по результатам заседаний коллегии при Мэре города группируются в следующем составе: повестка заседания, список приглашенных, протокол заседания, проект решения коллегии, стенограмма хода заседания коллегии.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", постановлением Мэра города от 15.07.2003 N 900 "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы".

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению N 22.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. С момента заведения и до передачи в архив структурного подразделения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив структурного подразделения.

12.3.2. Выдача дел специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

12.3.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13. Порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их на хранение в государственный архив

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации г. Хабаровска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

13.1.4. В администрации города действуют следующие экспертные комиссии:

- Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) администрации города (создается постановлением администрации города);

- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела управления Делами администрации города (создается постановлением администрации города);

- Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) структурных подразделений администрации города, имеющих подведомственные муниципальные учреждения и предприятия (создаются приказами структурных подразделений);

- экспертные комиссии структурных подразделений администрации города и их подразделений (создаются приказами структурных подразделений).

13.1.5. Функции и права экспертных комиссий всех уровней, а также организация их работы, определяется положениями о них.

13.1.6. Положение о ЦЭК администрации города согласовывается с ЦЭК администрации города и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

13.1.7. Положение об ЭПК архивного отдела управления Делами администрации города согласовывается с ЭПК архивного отдела и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

13.1.8. Положения о ЦЭК структурных подразделений администрации города согласовываются ЦЭК структурных подразделений и НЭМС государственного архива.

13.1.9. Положения об ЭК структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и НЭМС государственного архива.

13.1.10. Положения об ЭК структурных подразделений администрации города, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и ЦЭК администрации города.

13.1.11. Подразделения структурных подразделений администрации города могут создавать свои ЭК, положения о них согласовываются с ЭК (ЦЭК) вышестоящего структурного подразделения.

13.1.12. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в государственный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.13. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с отметкой "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

Отметка "ЭПК" в сроке хранения дела означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

13.1.14. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения, а также по личному составу, на бумажном носителе и в электронном виде, в структурных подразделениях администрации города, ежегодно организуется лицами, ответственными за ведение делопроизводства (архив), совместно с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения.

13.1.15. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых, ведомственных перечней и примерных номенклатур дел, а также Сводной и индивидуальных номенклатур дел путем полистного просмотра дел.

13.1.16. В делах постоянного срока хранения структурных подразделений администрации города подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

13.2. Оформление результатов экспертизы ценности документов

13.2.1. По структурными подразделениями, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 23) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи дел не составляются.

13.2.2. К фонду составляется историческая справка, которая дополняется при дальнейшем пополнении фонда, к описям - титульный лист и предисловие.

13.2.3. Организацию упорядочения документов постоянного хранения структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, осуществляет общий отдел управления Делами администрации города под непосредственным методическим руководством государственного архива. В результате описания составляется сводная опись дел постоянного хранения администрации г. Хабаровска, которая согласовываются с ЦЭК администрации города и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

13.2.4. Согласованная и утвержденная сводная опись дел администрации города представляется заместителю Мэра города - управляющему Делами для утверждения.

13.2.5. Структурные подразделения, являющиеся источниками комплектования государственного архива и муниципальных архивных учреждений города, осуществляют самостоятельное упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу.

Описи дел согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, затем описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и НЭМС государственного архива.

Согласованные и утвержденные описи представляются руководителю структурного подразделения для утверждения.

13.2.6. По согласованным и утвержденным описям документы постоянного срока хранения передаются на дальнейшее хранение в государственный архив.

13.2.7. Документы постоянного срока хранения, которые в течение делопроизводственного года дополнительно включались в номенклатуру дел после ее согласования и утверждения, также подлежат упорядочению и описанию.

13.2.8. Дела постоянного срока хранения архивного отдела управления Делами описываются самостоятельно, описи согласовываются с ЭК отдела и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего представляются на утверждение заместителю Мэра города - управляющему Делами администрации города.

13.2.9. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

13.2.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.2.11. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.2.12. Опись дел постоянного срока хранения и по личному составу составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в государственный архив, один экземпляр остается в качестве контрольного. При передаче документов на постоянное хранение опись должна иметь титульный лист, историческую справку, предисловие.

13.2.13. Заверенная копия согласованной и утвержденной сводной описи дел администрации города в электронном виде общим отделом управления Делами направляется в каждое структурное подразделение, документы которого входят в сводную номенклатуру дел.

13.2.14. Документы с истекшими сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 01 января года, в котором составляется акт.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел (приложение N 24) за один и тот же период рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) одновременно.

13.2.15. Согласованные ЭК (ЦЭК) описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению структурных подразделений администрации города, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, представляются на утверждение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, затем утверждаются руководителем подразделения, только после этого структурные подразделения имеют право уничтожать дела, включенные в данные акты.

13.2.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем структурного подразделения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

13.3. Подготовка и передача документов в архив

13.3.1. В архив структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Их передача производится в соответствии с графиком, по описям дел с соответствующим научно-справочным аппаратом к ним и фонду (историческая справка, дополнение к ней, предисловие к описи, титульный лист).

13.3.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, передают дела с исполненными документами постоянного срока хранения в неупорядоченном виде в соответствии с графиком в общий отдел управления Делами для централизованного упорядочения документов и последующей передачи на государственное хранение.

Документы по личному составу структурных подразделений администрации г. Хабаровска передаются на хранение в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов" самостоятельно, в упорядоченном виде и в соответствии с графиком.

Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.

13.3.2. Структурные подразделения администрации города, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами своих подразделений в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и Положением об архиве подразделения.

13.3.3. Положения об архиве согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения и НЭМС государственного архива, после чего положение утверждается руководителем.

13.3.4. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и Положением о работе с архивными документами подразделения.

13.3.5. Положения о работе с архивными документами согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения и ЦЭК администрации города, после чего утверждается руководителем структурного подразделения.

13.3.6. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения передаются в архив структурного подразделения по истечении 3-летнего срока хранения в структурном подразделении.

Передача производится только по описям дел и акту о приеме-передаче.

13.3.7. Структурные подразделения администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, самостоятельно организуют упорядочение документов и по истечении 3 лет осуществляют их передачу в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов".

13.3.8. В период подготовки дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив лицо, ответственное за делопроизводство (архив), проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

13.3.9. Вместе с делами передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

13.3.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает документы постоянного срока хранения в государственный архив, документы по личному составу - в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов".

13.3.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося несамостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в общий отдел управления Делами (при условии отсутствия правопреемника), документы по личному составу - в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов".

14. Изготовление и использование печатей и штампов

14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации г. Хабаровска, производится по разрешению заместителя Мэра города - управляющего Делами на основании Положения о структурном подразделении.

Самостоятельные структурные подразделения предусматривают свой порядок изготовления, хранения и учета печатей, необходимых им для осуществления своих полномочий, не противоречащий действующим требованиям.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города определяется Мэром города.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города подписывается заместителем Мэра города - управляющим Делами.

14.2. Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе управления Делами и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

14.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

14.4. Гербовая печать администрации г. Хабаровска (в форме правильного круга с изображением герба Хабаровского края) хранится у заместителя Мэра города - управляющего Делами и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: на документах, связанных с вопросами финансирования, договорах, доверенностях, удостоверениях, на подлинных документах и других документах, удостоверение гербовой печатью которых предусмотрено федеральным и краевым законодательством, а также нормативными правовыми актами органов городского самоуправления.

Документы, на которых ставится гербовая печать администрации г. Хабаровска, подписываются Мэром города или должностными лицами администрации г. Хабаровска, которым Мэр города делегировал право подписи.

Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с архивным отделом управления Делами администрации г. Хабаровска.

14.5. Структурные подразделения администрации г. Хабаровска могут иметь гербовую печать. Гербовая печать структурных подразделений органов городского самоуправления представляет собой печать в форме правильного круга с изображением герба г. Хабаровска.

Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города могут использоваться на открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера. Факсимиле с воспроизведением подписи Мэра города хранится у заместителя Мэра города - управляющего Делами.

14.6. Об утрате печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель Мэра города - управляющий Делами.

14.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел, где они уничтожаются по акту.

14.8. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

14.9. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел.

14.10. В случае реорганизации, ликвидации структурного подразделения администрации г. Хабаровска штампы и печати должны быть сданы в общий отдел управления Делами.

15. Организация работы с обращениями граждан

15.1. Организация работы с обращениями граждан в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с нормами Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламентом администрации г. Хабаровска, Порядком рассмотрения обращений граждан администрации г. Хабаровска.

Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации г. Хабаровска распространяется и на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.

15.2. Рассмотрение обращений в администрации г. Хабаровска осуществляется Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска.

15.3. Работа по устным, письменным обращениям и обращениям в форме электронного документа осуществляется в отделе по рассмотрению обращений граждан управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - отдел по рассмотрению обращений граждан). Рассмотрение обращений включает рассмотрение письменных обращений, обращений в форме электронного документа и устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан.

15.4. Все поступившие по почте письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел по рассмотрению обращений граждан.

15.5. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность их адресования и оформления, правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, к письму прикладывается конверт. При приеме и первичной обработке обращений в форме электронного документа проверяется правильность их адресования и оформления.

15.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по рассмотрению обращений граждан.

15.7. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска. Специалисты отдела по рассмотрению обращений граждан производят регистрацию обращений с использованием СЭД.

15.8. На каждое поступившее в администрацию г. Хабаровска письменное обращение и обращение в форме электронного документа специалистами отдела по рассмотрению обращениям граждан оформляется карточка учета.

При регистрации обращения в карточке учета:

- присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя, его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- отмечается вид обращения (от автора, коллективное, письмо). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Правительства Хабаровского края, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной Думы Хабаровского края, краевых организаций и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На таких обращениях проставляется штамп "Особый контроль";

- отмечается льготный состав и социальное положение авторов обращений (кроме коллективных);

- отмечается вид контроля (внутренний, если обращение поступило от заявителей и внешний, если обращение поступило от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы);

- обращение проверяется на повторность;

- указываются вопросы, содержащиеся в обращении.

15.9. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращений граждан, проставляется регистрационный штамп:

- на письменных обращениях проставляется штамп "Администрация г. Хабаровска Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N _____, дата, месяц, год";

- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация г. Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ИНТЕРНЕТ. Подлежит возврату. Входящий N _____, дата, месяц, год";

- штамп проставляется в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

15.10. После регистрации обращения карточка учета, обращение гражданина и прилагаемые к нему документы оформляются в дело. Если обращение уже поступало в администрацию г. Хабаровска по другим вопросам, и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится, и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь зарегистрированным номером обращения.

15.11. В карточке учета кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. В случае повторного обращения указывается причина повтора.

Зарегистрированные обращения специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан направляются на рассмотрение Мэру города, вице-Мэру города, заместителям Мэра города в зависимости от решения поставленных в обращении вопросов.

Запрещается направлять обращение на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Обращения с просьбами о личном приеме Мэром города, Вице-Мэр города, заместителям Мэра города рассматриваются как обычные обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких заместителей Мэра города, копии обращений направляются каждому заместителю Мэра города, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов.

15.12. Обращения рассматриваются в сроки, определенные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации". Обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рекомендуется производить безотлагательно.

15.13. Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение в исключительных случаях, а также в случае запроса, в том числе в электронной форме, необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

15.14. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее Мэру города, вице-Мэру города, заместителям Мэра города. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы, исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ними продление срока рассмотрения обращения.

15.15. После рассмотрения обращения Мэром города, Вице-Мэром города, заместителями Мэра города специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан обращение направляется исполнителю, указанному в резолюции на карточке учета.

15.16. Ответственность за исполнение обращения несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2 дня до истечения окончательного срока рассмотрения обращения представить все необходимые материалы и сведения.

Рассмотрение обращения предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, его оформление, согласование, представление на подпись, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

15.17. Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу обязано в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

15.18. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает направленное ему обращение в отдел по рассмотрению обращений граждан, указывая структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

15.19. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

15.20. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации г. Хабаровска или должностного лица администрации г. Хабаровска, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

15.21. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность.

15.22. Специалист отдела по рассмотрению обращений граждан регистрирует обратившегося на личный прием гражданина, вносит в базу данных сведения о нем - полностью фамилию, имя, отчество, адрес проживания (регистрации), социальное положение. На гражданина, записанного на личный прием, специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе.

15.23. В случае повторного обращения специалист отдела по рассмотрению обращений граждан осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются Мэру города, вице-Мэру города, заместителям Мэра города, ведущим личный прием обратившегося гражданина.

15.24. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном соответствующим административным регламентом.

15.25. Рассылку материалов после проведения личного приема граждан Мэром города, Вице-Мэром города, заместителями Мэра города, в соответствии с поручениями в резолюции на карточке личного приема граждан, осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

15.26. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным во время личного приема, направляется отделом по рассмотрению обращений граждан Мэру города, вице-Мэру города, заместителям Мэра города, проводившим личный прием. Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города, проводившие личный прием, на ответе исполнителя указывают результат рассмотрения личного обращения гражданина.

15.27. Материалы с личного приема граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

15.28. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие Мэром города, Вице-Мэром города, заместителями Мэра города, проводившими личный прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина должностному лицу, в чьей компетенции находится решение данного вопроса.

15.29. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан.

15.30. Постановка обращений на контроль осуществляют Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города.

15.31. В обязательном порядке осуществляется контроль за рассмотрением обращений, поступивших с поручениями от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы. Такие обращения оформляются в дело, на котором ставится штамп "Особый контроль".

15.32. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения администрации г. Хабаровска.

15.33. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление заявителю с указанием срока окончательного решения вопроса.

15.34. Обращение может быть возвращено ответственному исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

15.35. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

15.36. Ответы на обращения граждан подписывают Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города, либо уполномоченные на то лица.

Ответы в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края об исполнении поручений по рассмотрению обращений подписывают Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации г. Хабаровска, ответ подписывается этим должностным лицом.

15.37. Текст ответа на обращение гражданина должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

15.38. В ответе в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу об исполнении поручений по рассмотрению обращений должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, если в поручении по рассмотрению обращений не указано, что ответ заявителю не требуется. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

15.39. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

15.40. После рассмотрения обращения по поручению федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Хабаровского края, Хабаровской городской Думы и при наличии на обращении штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме подлинники обращений возвращаются в федеральный орган государственной власти, орган государственной власти Хабаровского края, в Хабаровскую городскую Думу.

15.41. Если на обращение граждан дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

15.42. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа заявителю подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по рассмотрению граждан, где проверяется правильность оформления ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.

15.43. Мэр города, Вице-Мэр города, заместители Мэра города на копии ответа заявителю ставят резолюцию "В дело", проставляет дату и подпись.

Контроль за правильностью списания обращения в дело осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

15.44. Регистрацию ответа заявителю, ответов по поручению о рассмотрении обращений в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Хабаровского края, Хабаровскую городскую Думу, его отправку осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

15.45. Отправку ответа заявителю за подписью руководителя структурного подразделения осуществляет само структурное подразделение.

<< Назад		Приложение >> N 1. Образец листа согласования к проекту постановления администрации города Хабаровска
	Содержание Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 августа 2015 г. N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

Приложение N 1. Образец листа согласования к проекту постановления администрации города Хабаровска

Приложение N 2. Образец постановления администрации города Хабаровска

Приложение N 3. Образец распоряжения администрации города Хабаровска

Приложение N 4. Образец приложения к проекту постановления администрации города Хабаровска

Приложение N 5. Образец приложения к проекту постановления администрации города Хабаровска

Приложение N 6. Образец проекта решения Хабаровской городской Думы

Приложение N 7. Образец пояснительной записки к проекту решения Хабаровской городской Думы

Приложение N 8. Образец Справки к проекту решения Хабаровской городской Думы

Приложение N 9. Образец Сопроводительного письма

Приложение N 10. Образец протокола заседания коллегии при Мэре города

Приложение N 11. Образец поручений Мэра города на совещании при Мэре города

Приложение N 12. Образец поручений Мэра города Хабаровска, данных на аппаратном совещании

Приложение N 13. Образец поручений Мэра города на объезде городских объектов

Приложение N 14. Образец служебной записки

Приложение N 15. Образец инициативного письма

Приложение N 16. Состав реквизитов документов

Приложение N 17. Схемы расположения реквизитов документов

Приложение N 18. Примерный перечень документов, подлежащих заверению гербовой печатью

Приложение N 19. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Приложение N 20. Список заполняемых полей электронной регистрационно-контрольной карточки входящего документа

Приложение N 21. Форма номенклатуры дел

Приложение N 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения администрации города

Приложение N 24. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас