Приложение. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска
(утв. распоряжением администрации города Хабаровска от 28 августа 2015 г. N 525-р)

С изменениями и дополнениями от:

28 июля 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации г. Хабаровска.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов (М. 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М. 2003), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Постановления Правительства Российской Федерации N 477 следует читать как "от 15.06.2009"

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления Делами).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления Делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя Мэра города - управляющего Делами, а в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - подразделения) - на их руководителей.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ФСТЭК России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Мэра г. Хабаровска.

1.9. Работники структурных подразделений администрации г. Хабаровска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту.

1.11. Инструкция по делопроизводству согласовывается ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации г. Хабаровска;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "служба делопроизводства" - структурное подразделение администрации г. Хабаровска, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;

- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД".

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города

3.1. Общие положения

3.1.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска, общественными комиссиями и советами.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.

3.1.4. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

3.1.5. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

3.1.6. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

3.1.7. Проверка проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города общим отделом управления Делами осуществляется в течение трех рабочих дней с момента поступления проекта на проверку.

3.2. Проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должен отвечать следующим требованиям:

1) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

2) структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части;

3) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, сроки исполнения), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

4) в проекте должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании, общеизвестные термины;

5) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

6) проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение, которое признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если проект признает утратившим силу ранее принятое постановление, распоряжение или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста проекта должен содержать ссылку на постановление, распоряжение (или его пункт), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

3.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города

3.3.1. Проведение необходимых согласований постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.3.2. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 1).

Все визы должны располагаться на одном листе согласования.

Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на втором, третьем и последующих листах согласования с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта.

В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации г. Хабаровска, допускается оформление виз их руководителей на отдельных листах согласования в целях сокращения сроков согласования.

Пересылка листов согласования по почте запрещается.

При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И.о.", например: "И.о. заместителя Мэра города по социальным вопросам Е.А. Демин".

Рекомендуемый порядок расположения виз на листе согласования:

- Вице-Мэр города;

- первый заместитель Мэра города по городскому хозяйству;

- заместители Мэра города;

- начальники управлений администрации г. Хабаровска;

- начальник пресс-службы;

- начальник контрольного управления;

- начальник юридического управления;

- руководители сторонних организаций.

3.3.3. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания снята" и дата снятия замечаний. Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя Мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города.

3.3.4. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города вносятся существенные изменения (меняются название, цифры, суть излагаемых вопросов, поручений), то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

3.3.5. Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Мэру города не должен превышать месячного срока, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, готовит отчеты заместителю Мэра города - управляющему Делами.

3.3.6. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города каждым структурным подразделением администрации г. Хабаровска не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами.

Заместитель Мэра города, директор департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска, директор департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска в течение 1 рабочего дня согласовывают проекты муниципальных правовых актов о:

- предоставлении земельных участков гражданам, имеющим трех и более детей, без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков в постоянное (бессрочное) пользование;

- предоставлении земельных участков членам садоводческого некоммерческого объединения граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков, относящихся к имуществу общего пользования, садоводческому некоммерческому объединению граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предварительном согласовании предоставления земельных участков;

- утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории;

- предоставлении земельных участков в аренду в случаях, предусмотренных постановлениями администрации г. Хабаровска от 28.08.2009 N 3101 "Об утверждении Положения о движимых вещах и стоянках автомобильного транспорта (местах временного хранения автотранспорта) на территории городского округа "Город Хабаровск", от 03.08.2011 N 2431 "Об утверждении Положения о порядке предоставления земельных участков для целей, не связанных со строительством, на территории городского округа "Город Хабаровск".

Срок согласования юридическим управлением администрации г. Хабаровска проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города в случае проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта правового акта не должен превышать 5 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридическое управление.

Срок согласования управлением информационных технологий - 5 дней для проектов постановлений администрации города об утверждении административных регламентов или внесении изменений в них.

3.3.7. Исправления в листе согласования не допускаются.

3.3.8. Требования к наличию и/или отсутствию определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

3.3.8.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

3.3.8.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются Вице-Мэр города, первым заместителем Мэра города по экономическим вопросам и директором финансового департамента.

3.3.8.3. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем Мэра города - управляющим Делами.

3.3.8.4. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, подлежащие опубликованию, в обязательном порядке согласовываются начальником пресс-службы.

Необходимость опубликования постановления, распоряжения администрации города, Мэра города устанавливается исполнителем, ответственным за подготовку проекта.

3.3.8.5. Проекты постановлений администрации города об утверждении административных регламентов и внесении изменений в них в обязательном порядке согласовываются с управлением информационных технологий, проводящим экспертизу по оценке учета результатов независимой экспертизы.

3.3.8.6. Проекты постановлений, распоряжений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству;

- председателем комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации г. Хабаровска;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации г. Хабаровска;

- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации г. Хабаровска;

- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения полиции общественной безопасности Управления внутренних дел по г. Хабаровску.

3.3.8.7. Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с:

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска;

- заместителем Мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования.

3.3.8.8. Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем Мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3.8.9 изменен. - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

См. предыдущую редакцию

3.3.8.9. Проекты правовых актов администрации города о присвоении адреса объекту адресации, изменении и аннулировании адреса согласовываются с первым заместителем директора департамента по земельным отношениям.

3.3.8.10. Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера объектам городского хозяйства и жизнеобеспечения согласовываются дополнительно с первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству.

3.3.8.11. После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города визируются:

а) начальником контрольного управления администрации г. Хабаровска, за исключением следующих проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о присвоении номеров жилым помещениям;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- об утверждении схемы расположения земельного участка;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о даче согласия на продажу автомобиля;

- о даче согласия на совершение крупной сделки;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных тепловых сетей;

о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных водопроводных сетей;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных инженерных коммуникаций;

- о передаче на содержание и техническое обслуживание бесхозяйных сооружений;

- о дальнейшем использовании жилого дома;

б) начальником юридического управления администрации г. Хабаровска.

При отсутствии в тексте проекта правового акта коррупционных факторов начальник юридического управления по окончании проведения антикоррупционной экспертизы делает соответствующую запись в листе согласования проекта документов, при этом заключение не составляется, за исключением правовых актов, разрабатываемых департаментом муниципальной собственности администрации г. Хабаровска, к которым прилагается заключение консультационно-правового отдела указанного структурного подразделения об отсутствии в проектах правовых актов положений, содержащих коррупционные факторы;

в) заместителями Мэра города, ответственными за исполнение документа.

3.4. Технические требования к оформлению проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города:

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения N 2, 3), имеют указание на орган, издавший документ (администрация города Хабаровска) и вид документа (постановление, распоряжение), которые печатаются прописными буквами с выравниванием по центру на второй и четвертой строках от верхнего поля. Слово "ПРОЕКТ" печатается на первой строке от границы верхнего поля с выравниванием по правому полю.

3.4.2. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 10.

3.4.4. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа шрифтом Times New Roman N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему.

3.4.5. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города имеют следующие реквизиты:

1) герб Хабаровского края;

2) герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации города, Мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ администрации города, Мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается заголовок без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если длина заголовка, расположенного в границах отметок для данного реквизита на бланке, превышает пять строк, заголовок выравнивается по ширине страницы.

В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение Мэра города Хабаровска от 24.12.2008 N 2061-р "Об утверждении положения об управлении экономического развития".

Заголовок формулирует составитель документа;

5) текст

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в режиме "одинарный" в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта администрации города, Мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу, постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть), заключительную часть.

В преамбуле проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Хабаровского края, актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, в постановлениях Мэра города преамбула завершается словом постановляю.

Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

- точные наименования структурных подразделений администрации г. Хабаровска - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска указываются в скобках в именительном падеже, например: "Пресс-службе администрации г. Хабаровска (Ерохин В.А.) опубликовать настоящее постановление в газете "Хабаровские вести". Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы, например: "Заместителю Мэра города по социальным вопросам Шевченко С.И. обеспечить выполнение плана...";

- срок исполнения задания (поручения).

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта постановления, распорядительной части проекта распоряжения содержит только одно задание (поручение) с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

В случае наличия в проекте постановления, распоряжения положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее должность муниципальной службы в администрации г. Хабаровска, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту постановления, распоряжения.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.

После строчных буквенных или цифровых обозначений с круглой скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Заключительная часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города может содержать:

- переходные положения;

- указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

- указание о признании утратившими силу или об изменении действующих постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города;

- пункт о контроле за выполнением акта. Контроль за выполнением акта должен возлагаться на заместителя Мэра города, курирующего данный проект акта;

6) подпись

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии Мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия Мэра города - у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения администрации города, Мэра города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложение к постановлению, распоряжению администрации города, Мэра города является его неотъемлемой частью.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте постановления, распоряжения.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, Мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации города, Мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 4, 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу. Если имеются приложения к приложению, они также визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

Если в тексте постановления, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, Мэра города.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

12 пт

Приложение N 1 1,5 к постановлению администрации города от 0 марта 2013 г. N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу ниже слова "Приложение" располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

Приложение N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города от 11.06.2008 N 150

Слова УТВЕРЖДЕНО и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

Состав
коллегии при Мэре города

Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками увеличивается на 0,5 интервала. Для оформления заголовка применяется междустрочный интервал "точно 12 пт".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то необходимо повторять заголовочную часть таблицы (наименования граф) на каждой странице. Номера граф можно применять в тех таблицах, где необходимы математические расчеты (расчеты к пояснениям).

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1".

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.5. Требования к комплектованию пакета документов к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города

3.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел со справкой к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.5.2. Справка к проекту постановления, распоряжения содержит следующие сведения о проекте:

- название проекта;

- сведения о структуре, представившей проект;

- сведения об ответственном за подготовку проекта, с указанием номера телефона;

- строку "Цифры, даты, названия, факты проверил", в которой проставляются фамилия, инициалы и подпись лица, проверившего проект на предмет отсутствия фактических ошибок. Проверку на отсутствие фактических ошибок осуществляет специалист структурного подразделения, готовившего проект. Общий отдел управления Делами за фактические ошибки в тексте проекта ответственности не несет;

- сведения об основании подготовки проекта - данная строка заполняется только при подготовке проекта нормативного правового акта;

- сведения о сроках прохождения согласований, дате представления проекта на подпись Мэру города, дате подписания, регистрационном номере подписанного акта;

- сведения об ответственном за контроль исполнения;

- список рассылки.

В список рассылки в обязательном порядке включаются:

- структурное подразделение, готовившее проект;

- ответственный за контроль исполнения;

- должностные лица, которым даны поручения в тексте акта, в том числе пресс-служба при необходимости опубликования акта, машинописное бюро - при необходимости изготовления Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей Мэра города, отдел ресурсного обеспечения объектов - при необходимости выдачи рамок для Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей Мэра города.

Справка к проекту постановления, распоряжения подписывается заместителем Мэра города - управляющим Делами.

Информация об изменениях:

Подпункт 3.5.3 изменен. - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

См. предыдущую редакцию

3.5.3. Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения администрации города, Мэра города оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

- заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, к которому подготовлена пояснительная записка;

- текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;

- подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя структурного подразделения, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пояснительная записка не требуется к следующим проектам документов:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о предоставлении земельного участка в аренду.

3.5.4. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, Мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.

3.5.5. К проектам постановлений администрации города об утверждении муниципальных программ или внесении изменений в муниципальные программы прилагается положительное заключение Контрольно-счетной палаты города Хабаровска на проект муниципальной программы либо изменений в муниципальную программу.

3.5.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, подлежащих согласованию прокуратурой г. Хабаровска, прилагается копия листа согласования прокуратуры г. Хабаровска, а в случае наличия замечаний в проект нормативного правового акта - копия заключения прокуратуры г. Хабаровска. Оригинал листа согласования либо заключения прокуратуры г. Хабаровска передается лицом, ответственным за разработку проекта, в юридическое управление администрации г. Хабаровска.

3.5.7. К проектам постановлений администрации города об утверждении административных регламентов прилагаются заключения независимой экспертизы в случае их поступления.

3.5.8. К проектам нормативных правовых актов, подлежащих после утверждения направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, прилагаются электронные версии указанных актов, подготовленные в соответствии с Методическими рекомендациями по порядку отбора и предоставления копий муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края общего отдела управления Делами.

Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел управления Делами администрации г. Хабаровска. Ответственность за соответствие электронной версии тексту проекта несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

3.6. Подготовка проектов муниципальных правовых актов с использованием АИС "МЭД"

3.6.1. Органами местного самоуправления с использованием АИС "МЭД" допускается создание проекта муниципального правового акта (далее - проект акта) и его согласование с заинтересованными органами, организациями и учреждениями, включенными в АИС "МЭД".

3.6.2. В АИС "МЭД" ответственным исполнителем создается проект акта и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя АИС "МЭД", с использованием электронной подписи.

3.6.3. Документы, прилагаемые к проекту акта: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.6.4. Муниципальные правовые акты с постоянным сроком хранения, по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем администрации г. Хабаровска.

3.7. Работа с подписанными постановлениями, распоряжениями администрации города, Мэра города

3.7.1. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю Мэра города - управляющему Делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись Мэру города.

3.7.2. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города регистрируются в общем отделе управления Делами в АИС "МЭД" раздельно в пределах календарного года.

3.7.3. Копии постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, заверенные печатью общего отдела управления Делами, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В данном случае в листе рассылки должен быть указан почтовый адрес. В случае, если почтовый адрес не указан, копии направляются исполнителю, который рассылает их самостоятельно.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя Мэра города - управляющего Делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

Информация об изменениях:

Пункт 3.7 дополнен подпунктом 3.7.3.1 - Распоряжение Администрации города Хабаровска от 28 июля 2017 г. N 498-р

3.7.3.1. Копии правовых актов администрации города о присвоении адреса объекту адресации, изменении и аннулировании адреса, заверенные печатью общего отдела управления Делами, с 01.08.2017 рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение одного рабочего дня с момента подписания.

Копии правовых актов администрации города об утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории, заверенные печатью общего отдела управления Делами, с 01.09.2017 рассылаются в департамент муниципальной собственности в течение одного рабочего дня с момента подписания.

3.7.4. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, приложения к нему, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.

3.7.5. При необходимости внесения изменений в подписанное Мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ.

3.8. Регистрация с использованием АИС "МЭД"

3.8.1. Регистрация муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием АИС "МЭД".

3.8.2. Рассылка муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через АИС "МЭД" при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

3.8.3. При рассылке на бумажном носителе муниципальных правовых актов организациям, не включенным в АИС "МЭД", копии муниципальных правовых актов заверяются простой печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

3.9. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при Мэре города

Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при Мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города. После обсуждения вопроса на заседании коллегии окончательно доработанный проект постановления администрации города с визами начальника контрольного управления администрации г. Хабаровска, юридического управления администрации г. Хабаровска, заместителя Мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе сдается в общий отдел для предоставления на подпись Мэру города.

4. Требования к оформлению проектов решений Хабаровской городской Думы

4.1. Хабаровская городская Дума по вопросам, отнесенным к ее компетенции федеральными законами, законами Хабаровского края, Уставом городского округа "Город Хабаровск" принимает правовые акты - решения.

4.2. Правом внесения проектов решений на рассмотрение городской Думы (правом правотворческой инициативы) обладают Мэр города, депутаты городской Думы, прокурор города Хабаровска, органы территориального общественного самоуправления, население города.

4.3. При подготовке проектов решений Хабаровской городской Думы (далее - проект решения) следует руководствоваться Уставом городского округа "Город Хабаровск", Положением о Хабаровской городской Думе, Регламентом Хабаровской городской Думы и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

4.4. Необходимым условием внесения проекта решения в Думу является предоставление:

4.4.1. Текста проекта решения Думы

Проект решения и приложения к нему печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 6).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

Проекты решений имеют следующие реквизиты:

- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование органа, издающего документ, - Хабаровская городская Дума, выравнивается по центру страницы;

- наименование вида документа - решение, например:

Проект

ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

РЕШЕНИЕ

- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, например:

Об итогах реализации долгосрочной целевой программы "Строительство муниципального жилья на территории городского округа "Город Хабаровск" на 2008-2013 годы", утвержденной решением Хабаровской городской Думы от 23.09.2008 N 666

- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта решения на одной странице.

При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в проектах решений завершается словом "РЕШИЛА", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного решения, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к проекту решения в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте проекта решения;

- подпись - отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Все проекты решений подписываются председателем Думы, а проекты решений, носящие нормативный характер, должным быть также подписаны Мэром города, например:

- подпись для проекта решения нормативного характера:

Мэр города Председатель Думы

А.Н. Соколов С.Н. Савков

- подпись для проекта решения ненормативного характера:

Председатель Думы

С.Н. Савков

- дата документа

Датой решения является дата заседания Хабаровской городской Думы. Оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.09.2014). Проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- регистрационный номер решения - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

4.4.2. Пояснительной записки к проекту решения, указывающей необходимость, причины, основания принятия решения, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования, включающей характеристику и содержание проекта, а также предложения об отмене, изменении и дополнении действующих решений Думы в развитие данного проекта решения.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта решения.

Пояснительная записка к проекту решения оформляется на отдельном листе бумаги и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившим проект решения (приложение N 7).

4.4.3. К проекту решения могут быть приложены и другие документы согласно Уставу городского округа "Город Хабаровск" и Регламенту Хабаровской городской Думы.

4.4.4. Приложения к проектам решений оформляются на отдельных листах бумаги формата A4 аналогично оформлению приложений к постановлениям, распоряжениям администрации города, Мэра города.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, указанным в подпункте 4.4.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.

В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

При наличии в тексте проекта решения формулировки "Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на решение Думы, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.

Например:

УТВЕРЖДЕНО решением Хабаровской городской Думы от _________ N _________

Слова "УТВЕРЖДЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами в режиме "одинарный", от текста приложения - двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов (в режиме "одинарный") располагается подпись автора документа.

Подпись включает наименование должности автора документа, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.4.5. В проекте решения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

4.4.6. Согласование проектов решений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту решения излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект решения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект решения внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержание.

На листе согласования к проекту решения обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

4.4.7. Проект решения направляется на согласование в следующей последовательности:

- руководителям структурных подразделений - разработчиков проекта решения;

- руководителям заинтересованных организаций, структурных подразделений администрации г. Хабаровска;

- заинтересованным заместителям Мэра города;

- начальнику контрольного управления администрации г. Хабаровска;

- руководителю пресс-службы администрации г. Хабаровска (если проект подлежит официальному опубликованию (обнародованию);

- руководителю юридического управления администрации г. Хабаровска;

- полномочному представителю Мэра города в Думе;

- в прокуратуру г. Хабаровска для заключения (если проект носит нормативный характер).

4.4.8. Подготовленный проект решения с приложением необходимых документов, листа согласования, поступивших в процессе согласования замечаний и предложений (при их наличии), справки с указанием рассылки (приложение N 8), проекта списка приглашенных на рассмотрение вопроса Думой с указанием ответственного за явку лица и его телефона, направляется на имя председателя Думы сопроводительным письмом (приложение N 9) за подписью субъекта правотворческой инициативы.

Сопроводительное письмо на имя председателя Думы оформляется на бланке письма администрации г. Хабаровска, должно содержать наименование вносимого в Думу проекта решения, должность, фамилию, имя, отчество докладчика (докладчиков) по данному проекту решения, перечень прилагаемых документов.

В сопроводительном письме может указываться на необходимость рассмотрения проекта решения на внеочередном заседании Думы.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов администрации г. Хабаровска

5.1. Протокол

5.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при Мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.

5.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).

Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.

5.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".

Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель: Заместитель председателя: Секретарь: Члены рабочей группы:	Безлепкин В.Д. Варады В.Е. Елховская Е.А. перечисляются фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, совета и т.д.
Приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левой границы текстового поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.1.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при Мэре города. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов, рабочих групп и т.д. подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель структурного подразделения - председатель собрания.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например, 21 - 24 апреля 2013 г.

5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии при Мэре города, протоколы совещаний и др.

Протоколы печатаются на общем бланке администрации г. Хабаровска формата A4 (приложение N 10) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт);

- гриф утверждения - печатается в верхнем правом углу бланка в режиме "точно", например:

УТВЕРЖДАЮ Мэр города

А.Н. Соколов

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (например, 15.04.2014), номер протокола вписываются (печатаются) на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности либо лица, председательствовавшего на совещании (заседании), либо секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Право подписи регулируется соответствующими положениями о структурных подразделениях.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.1.6. Поручения, данные на совещаниях при Мэре города, оформляются согласно приложению N 11.

5.2. Поручения Мэра города

5.2.1. Поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует советник Мэра (приложение N 12), ставит на контроль контрольное управление администрации г. Хабаровска, рассылку поручений осуществляет общий отдел управления Делами.

5.2.2. Ведение протоколов объездов Мэра города осуществляет структурное подразделение, организовавшее объезд (приложение N 13).

5.2.3. Ведение протоколов совещаний при Мэре города осуществляет структурное подразделение, организовавшее совещание.

5.2.4. Проекты протоколов визируются заместителем Мэра города, курирующим структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание, и согласовываются начальником контрольного управления.

5.3. Служебные записки

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 14).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации г. Хабаровска готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Мэра города;

- как исполнение поручений Мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как пояснительные записки к проектам актов Мэра города;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма (приложение N 15).

5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

5.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4 или A5.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации г. Хабаровска запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...".

5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

5.4.6. Письма на бланках администрации г. Хабаровска подписывают Мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

5.4.7. Письма, подписанные Мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.

5.5. Положения, правила, инструкции

Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем структурного подразделения, Мэром г. Хабаровска (лицом, исполняющим его обязанности) или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.

5.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации г. Хабаровска.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении администрации г. Хабаровска.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Мэром города. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

5.5.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации г. Хабаровска. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, Положение о премировании). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

6. Машинописные, стенографические и копировально-множительные работы

6.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств

6.1.1. Документы в администрации г. Хабаровска изготавливаются при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты администрации г. Хабаровска, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

6.1.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 для основного текста, допускается использование размера N 12 для оформления табличных материалов, с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".

6.1.3. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата A5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный".

6.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно" (12 пт). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный", например:

СОГЛАСОВАНО 1.5 Начальник точно 12 пт управления образования администрации города
подпись дата	О.Я. Тен

6.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

6.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

6.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля, например:

Директор финансового департамента

подпись

В.Е. Соколов

6.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков (кроме текста). Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

6.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЕТ, постановляю, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;

- после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат";

- после 10 - 11 см - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

6.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".

6.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10 - 11 см от границы левого поля.

6.2. Машинописные работы

6.2.1. В машинописном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются материалы к заседаниям коллегии при Мэре города, совещаниям у Мэра, проекты писем за подписью Мэра города, Почетные грамоты администрации г. Хабаровска, Благодарности Мэра города, Благодарственные письма администрации г. Хабаровска, приветственные адреса, пригласительные билеты, поздравительные открытки, а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации г. Хабаровска, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.

6.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью Мэра города, вице-Мэра, первого заместителя Мэра, заместителей Мэра города.

6.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата A4 или A3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в машинописное бюро. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

6.2.5. Печатание документов под диктовку не производится.

6.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела управления Делами.

6.3. Стенографические работы

6.3.1. Общий отдел управления Делами обеспечивает запись заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы и ее расшифровку.

6.3.2. Оформление стенограмм заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы осуществляется специалистами общего отдела управления Делами на чистых листах бумаги формата A4 в течение трех недель с даты проведения заседания.

6.3.3. Записи заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся до подписания оформленной стенограммы заместителем Мэра города - управляющим Делами или председателем Хабаровской городской Думы, после чего уничтожаются.

6.3.4. Подлинники стенограмм заседаний коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся в общем отделе управления Делами в течение года, после чего, сформированные в дела, передаются в архив управления Делами администрации г. Хабаровска.

6.4. Копировально-множительные работы

6.4.1. В копировально-множительном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации г. Хабаровска производится централизованно в копировально-множительным бюро, а также с использованием копировальных аппаратов, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска.

6.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска, согласно заявкам, согласованным с начальником общего отдела управления Делами.

6.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, без скобок и скрепок. Формат материала не должен превышать формата A3.

6.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при Мэре города и Хабаровской городской Думы, а также корреспонденция для рассмотрения Мэром города.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заявки.

6.4.6. Для пополнения базы данных электронного документооборота производится штрих-кодирование с последующим сканированием документов, поступивших в общий отдел управления Делами.

6.4.7. Заверение копий производит общий отдел управления Делами.

6.4.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

6.4.9. Копирование гербовых бланков документов любого вида в администрации г. Хабаровска запрещается.

6.4.10. Сканирование документов

6.4.10.1. Для формирования единой базы документов программы "МЭД" администрации г. Хабаровска копировально-множительным бюро проводится сканирование документов.

6.4.10.2. Сканированию подлежат входящие документы общего отдела управления Делами, поступившие на рассмотрение Мэром города, а также постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска и Мэра города.

6.4.10.3. Все указанные документы должны быть не более формата A4. Брошюры, прошитые с заверением документы, а также значительные объемы сопроводительных к основному письму специализированных материалов с большим количеством юридических документов и персональных данных, сканированию не подлежат.

7. Требования к работе с бланками документов и шаблонами электронных документов в администрации г. Хабаровска

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

7.1. Бланки документов

7.1.1. Документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7.1.2. Установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения приведены в приложении N 16.

Образцы бланков документов администрации г. Хабаровска утверждаются Мэром города по согласованию с архивным отделом управления Делами.

7.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 17.

7.1.5. Бланки с воспроизведением герба г. Хабаровска и Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

7.1.6. Бланки администрации г. Хабаровска подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

7.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету ответственными за их выдачу лицами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) Мэра г. Хабаровска. Соответствующие предложения вносятся управлением Делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

7.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

7.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков администрации г. Хабаровска возлагается на управление Делами, которое:

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в полиграфическими предприятиями;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их структурным подразделениям администрации г. Хабаровска.

7.1.11. Установлено, что:

- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной инструкцией по делопроизводству структурного подразделения администрации г. Хабаровска, испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются.

7.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы шаблонов электронных документов администрации г. Хабаровска утверждаются руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом управления Делами.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения гербов Хабаровского края и г. Хабаровска.

8. Правила оформления документов

При подготовке документов администрации г. Хабаровска, Мэра города используются следующие реквизиты:

8.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации г. Хабаровска. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.

8.2. Наименование организации.

8.3. Справочные данные о структурном подразделении.

8.4. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

8.5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) администрации г. Хабаровска проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 15.04.2014.

8.8. Номер документа.

8.9. Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.

8.10. Заголовок к тексту. Заголовок к документам формата A5 не составляется.

8.11. Подпись документа

Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются Мэром г. Хабаровска или, по его поручению, Вице-Мэр г. Хабаровска.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Если наименование должности состоит из двух и более строк, то подпись и расшифровка подписи с пробелом между инициалами и фамилией располагаются на уровне последней строки наименования должности.

В документах, составленных комиссией (актах), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Члены комиссии

личная подпись личная подпись личная подпись личная подпись личная подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

8.12. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство информационных технологий и связи Управление информационного обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Администрация г. Хабаровска Финансовый департамент Директору департамента В.Е. Соколову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору МУП "Хабаровский специализированный производственный комбинат коммунального обслуживания" Ю.М. Баженову

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" Нагишкина ул., д. 4А г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Нефедовой Н.П. ул. Ключевая, д. 28 ст. Сиверская, Гатчинский район, Ленинградская обл., 188330

Документ не может содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, отделяются от фамилии пробелом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности дополнительным межстрочным интервалом. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.

8.13. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза согласования оформляется при внутреннем согласовании документа, гриф согласования - это внешнее согласование.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, должны быть согласованы ими.

Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Мэра - управляющий Делами	подпись 15.04.2014	В.Д. Безлепкин
или СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства культуры Российской Федерации от 01.04.2014 N 13-02/1153

или

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

8.14. Удостоверение документа

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в аппарате администрации г. Хабаровска используются гербовая и другие печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Изготовление и использование печатей и штампов в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с постановлением Мэра города от 17.11.2006 N 1448 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках администрации г. Хабаровска, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 18.

Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах.

Администрация г. Хабаровска выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации г. Хабаровска. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации г. Хабаровска.

Копии постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом управления Делами. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя Мэра города - управляющего Делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела управления Делами.

8.15. Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым решением, приказом, протоколом. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером N 14, без кавычек и знаков препинания, ниже него через полуторный межстрочный интервал указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия лица, утверждающего документ, и дата утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Заместитель Мэра г. Хабаровска по промышленности, транспорту, связи и работе с правоохранительными органами
	подпись	С.В. Афанасьев
	15.01.2015

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 19.

8.16. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8.17. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом N 12, например:

Люсая Лидия Ивановна

32 79 22

8.18. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

8.19. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

9. Организация документооборота и исполнения документов

9.1. Организация документооборота

9.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

9.1.3. В документообороте администрации г. Хабаровска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки; поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовая, организационно-распорядительная и информационно-справочная корреспонденция).

9.1.4. Работа в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя АИС "МЭД", устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

9.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

9.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.

С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

9.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или СЭД Правительства Хабаровского края).

9.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.

9.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета выдачи корреспонденции (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:

- юридические документы (исковые заявления, повестки);

- коммерческие предложения;

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления Делами), ежемесячные и еженедельные отчеты;

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

9.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием АИС "МЭД".

9.2.6. Документы, адресованные Мэру города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в общем отделе, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

9.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

9.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения администрации г. Хабаровска, которому она адресована.

9.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

9.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в АИС "МЭД" после их сканирования.

9.3. Регистрация поступающих документов

9.3.1. Регистрация поступающих документов осуществляется общим отделом ежедневно до 13.00 текущей датой и после 15.00 датой следующего за текущим дня, если день выпадает на выходной - то датой первого следующего рабочего дня. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные нарочно, подлежат обязательной регистрации в день поступления, а полученные заказной корреспонденцией в течение 3 дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

9.3.2. Документы, поступившие в администрацию г. Хабаровска, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

9.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя администрации г. Хабаровска по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

9.3.4. Регистрация поступающих документов производится в общем отделе.

9.3.5. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе.

9.3.6. Регистрация документов в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников АИС "МЭД" и инструкцией пользователя АИС "МЭД".

9.3.7. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел администрации г. Хабаровска.

9.3.8. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

9.3.9. Регистрация поступающих бумажных документов в АИС "МЭД" включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

9.3.10. Электронные сообщения, поступающие по СЭД Правительства Хабаровского края, проходят регистрацию в АИС "МЭД". АИС "МЭД" должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по СЭД Правительства Хабаровского края.

9.3.11. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в АИС "МЭД" формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.3.12. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение, и оформляется в соответствии с положением "О порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации в администрации г. Хабаровска", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.05.2012 N 135-р.

9.3.13. Ответственность за внесение резолюции руководителя в АИС "МЭД", сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо администрации г. Хабаровска в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

9.4. Регистрация отправляемых документов

9.4.1. Документы, подписанные Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел. Внутренние документы, подписанные заместителями Мэра города, регистрируются у секретарей (делопроизводителей) своих структурных подразделений.

Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

9.4.2 Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их утверждения или подписания.

9.5. Отправка документов

9.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в общем отделе осуществляется как непосредственно сотрудниками отдела, так и средствами почтовой и электрической связи.

9.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача факсограмм и телефонограмм.

9.5.3. Общий отдел проверяет правильность оформления исходящих документов, производит отправку этих документов простыми письмами при наличии адреса получателя в правом верхнем углу на первой странице документа.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение администрации г. Хабаровска, подготовившее данные документы.

9.5.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

9.5.5. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа). Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На отправляемую по почте корреспонденцию составляется реестр, который заполняется каждый день.

9.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

9.6.1. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

9.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

9.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в АИС "МЭД" в своих структурных подразделениях.

9.6.4. Документы с резолюциями руководителей администрации г. Хабаровска "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам администрации г. Хабаровска в АИС "МЭД". Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в АИС "МЭД".

9.7. Учет и анализ объема документооборота

9.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. АИС "МЭД" осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

9.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет объема документооборота может проводиться по администрации г. Хабаровска в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

9.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИС "МЭД".

9.8. Работа исполнителей с документами

9.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками АИС "МЭД", или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый Мэром города, заместителями Мэра и руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом.

9.8.2. Заместители Мэра города и руководители структурных подразделений администрации г. Хабаровска обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

9.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю общим отделом немедленно.

9.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через АИС "МЭД", предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Мэру города, заместителям Мэра или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

9.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

9.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в АИС "МЭД" формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в АИС "МЭД" документ является ответом на поступивший через АИС "МЭД" электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в АИС "МЭД" связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в АИС "МЭД" ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в АИС "МЭД" на утверждение участнику АИС "МЭД", осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

9.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в АИС "МЭД" используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в АИС "МЭД" дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

10. Организация работы в Системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

10.1. Общие вопросы

10.1.1. Работа в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.

10.1.3. В СЭД в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- нормативные акты, направляемые для дальнейшего согласования (проекты постановлений, распоряжений Правительства Хабаровского края).

10.1.4. В администрации г. Хабаровска функционирует собственная система электронного документооборота - АИС "МЭД".

10.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

10.2.1. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска посредством СЭД, принимаются в централизованном порядке работниками общего отдела управления Делами.

10.2.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

10.2.3. Входящая корреспонденция распечатывается. Проставляются исходящий номер, указанный в СЭД, и отметка - "Подписан ЭП".

10.2.4. Документы, поступившие через СЭД, регистрируются в АИС "МЭД" в первоочередном порядке день в день.

10.3. Регистрация отправляемых документов

10.3.1. Документы, подписанные Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел управления Делами. Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

10.3.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их подписания.

10.3.3. Исходящему документу присваивается следующий порядковый номер в соответствующем номенклатурном потоке, при этом ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД.

10.4. Согласование проектов правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края

10.4.1. Проект нормативного документа (далее - НД) направляемый на согласование в администрацию г. Хабаровска, распечатывается. Проставляется исходящий номер, указанный в СЭД.

10.4.2. Проект НД регистрируется в АИС "МЭД" вне очереди.

10.4.3. Согласование проекта НД непосредственно в администрации г. Хабаровска производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации в АИС "МЭД" путем подписания листа согласования.

10.4.4. Если к проекту НД замечаний нет, то Мэр города либо лицо, исполняющее его обязанности, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью файлы документа, приложений к нему, затем согласовывает сам проект НД в СЭД.

10.4.5. Если к проекту НД есть замечания, то они регистрируются службой делопроизводства администрации г. Хабаровска в СЭД как исходящий документ с замечаниями, при этом на вкладке "Замечания" задачи "Согласование проекта документа" необходимо указать его регистрационный номер и дату. Также можно описать суть замечаний и/или прикрепить файл с текстом исходящего документа.

После этого исходящий документ с замечаниями направляется обратно корреспонденту.

11. Контроль за исполнением документов

11.1. Контроль исполнения документов и поручений Мэра города осуществляется в АИС "МЭД" и включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения истекли, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

11.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. Необходимость постановки документа на контроль в администрации г. Хабаровска определяют Мэр города, начальник контрольного управления администрации г. Хабаровска.

11.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р, Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р.

11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- при резолюции руководителя "для предложений", "для пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение, в течение 10 дней, при этом документ, требующий дальнейшего исполнения (подготовки и направления ответа) не снимается с контроля. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником Мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан".

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).

- по обращениям граждан: общий срок - не более 15 дней;

- требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;

- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Мэр города либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в АИС "МЭД".

11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее двух дней до истечения этого срока. При этом необходимо на