Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.

3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. N 212-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Мкртычева А.Н.

Губернатор

В.И. Шпорт

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края
(утв. распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата определяет сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с включением в его должностной регламент следующих основных функций:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;

ежемесячное предоставление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, должна использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива).

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке главным управлением информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края, комитетом по печати и массовым коммуникациям Правительства края.

1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края*(1)

Управленческая деятельность Правительства края выражается посредством издания правовых актов - постановлений и распоряжений Губернатора края, постановлений и распоряжений Правительства края.

Порядок подготовки и оформления актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов, перечисленных в приложении N 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату" и др.

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.6. Бланки документов

2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края используются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия ВГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих документов за подписью заместителей Председателя Правительства края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих документов:

от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии), например:

	Герб края
ПРАВИТЕЛЬСТВО Хабаровского края Министерство природных ресурсов края Комиссия по лесопользованию при Губернаторе Хабаровского края Карла Маркса ул., д. 56, г. Хабаровск, 680000 Тел. (4212) 30-59-83. Факс (4212) 32-87-56 E-mail: main@adm.khv.ru, http://www.adm.khv.ru ___________________ N ________________________ На N _____________ от ________________________				+	+

  /                              \

- бланк управления международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края;

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);

- общий бланк Правительства края (серия ПБ).

2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии этих номеров.

2.6.3. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации. Документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием названий этих органов или организаций.

Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края и иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.

Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности.

Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива, оформляется в одном экземпляре.

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без регистрации.

Переписка внутри структурных подразделений аппарата в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.

2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты.

Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под расписку) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- заводят журнал учета, использования и хранения номерных гербовых бланков;

- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован номерной гербовый бланк (подготовлены постановление, распоряжение, приказ, письмо, ответ на запрос и т.д.);

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. После утверждения акта (приложение N 2) испорченные бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков серии ПБ, ПР, БГ, ВГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, а серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению.

Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики или в других целях.

2.7. Электронные шаблоны бланков

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с настоящей Инструкцией.

Электронный документ создается в соответствии с Перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденным приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 30 ноября 2012 г. N 86-п (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на электронном шаблоне бланка.

Электронный шаблон бланка - бланк документа, представленный в электронной форме.

Электронные шаблоны бланков документов утверждены приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 19 сентября 2012 г. N 65-п.

В системе электронного документооборота Правительства края (далее - система электронного документооборота) используются следующие электронные шаблоны бланков:

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);

- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью вице-губернатора края);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края);

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем:

от имени руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),

от имени председателей комиссий при Губернаторе края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;

- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используются для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении N 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "оттиск печати" и "герб Хабаровского края".

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов бланков не допускается.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа создается путем применения технологии сканирования.

2.8. Оформление реквизитов документов

2.8.1. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка и т.д.). На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.8.2. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Документы, изданные Губернатором края, Правительством края совместно с другими органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2013. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2013.03.29.

2.8.3. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной настоящей Инструкцией.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.8.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Исполнитель переносит сведения в реквизит с инициативного документа, которые соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

2.8.5. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Отметка о конфиденциальности печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

2.8.6. Адресат

Управленческие документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам.

При адресовании документа органу, организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры
Российской Федерации

Управление делами

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа, организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, инициалы указываются перед фамилией, например:

Министерство образования и науки
Российской Федерации

Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю органа, организации наименование этого органа, организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела"

Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу фамилия адресата указывается в дательном падеже, инициалы - после фамилии, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264

Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в отделе делопроизводства и архива подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства и архива для отправки документа адресатам.

2.8.7. Гриф утверждения

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Документ утверждается Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата или специально издаваемым распорядительным актом. Распорядительный документ необходимо издавать в тех случаях, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний или разъяснений.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, печатается через межстрочный интервал "точно". Строки реквизита "гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной его строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Министр строительства
Хабаровского края

Подпись И.О. Фамилия
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 03 июня 2013 г. N 133

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

2.8.8. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:

А.А. Петрову

Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к 01.07.2013.

Подпись

01.06.2013

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, предусмотренном ГОСТ 6.30-2003. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом), резолюцию размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Допускается оформление резолюции не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

2.8.9. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее пяти строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:

о чем (о ком) издан документ, например:

"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";

чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
государственного гражданского служащего главного специалиста...".

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора".

Иногда заголовок обозначает вопросы, которые регулирует документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте".

Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.8.10. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

Отметка о контроле за исполнением документа в зависимости от вида документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", "Контроль ГКУ", "Особый контроль".

2.8.11. Текст документа

2.8.11.1. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

2.8.11.2. В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

2.8.11.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.8.11.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа с обязательной автоматической расстановкой переносов. Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование документа, наименование органа (организации) - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Например:

"В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2009 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2010 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей"...".

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты об уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма, заявки, заключения и т.д.), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов.

2.8.11.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со слова приказываю, которое печатается от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести инвентаризацию материальных ценностей...

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края Петрову А.А. подготовить проект инструкции об организации работы по...

В качестве исполнителей могут быть указаны министерства края, иные органы исполнительной власти края или структурные подразделения аппарата, после наименования которых в скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Например:

1. Главному управлению бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края (Иванова Н.А.) провести проверку использования средств, выделяемых...

Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (Кондратюк А.А.) провести в I квартале 2013 г. проверку организации делопроизводства в министерствах...

Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения. Например:

Срок - 25 января 2013 г.

2.8.11.6. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях (решениях) Губернатора края, Правительства края с другими органами (организациями) текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

2.8.11.7. Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

лаконичность и краткость текста.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с... по...

В соответствии с...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Отбор лексики при подготовке деловых документов предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа:

"необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства);

"удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например: "конструкторат", "переорганизация", слов, относящихся к разговорной лексике (секретарша, лаборантка).

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл, например: "представить" и "предоставить":

представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);

6) изобразить, показать (представить в смешном виде);

предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: в апреле месяце (не следует добавлять слово "месяце"); информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: польза от использования..., следует учитывать следующие факты..., данное явление полностью проявляется в условиях...

Многословие, или "лишние слова", ослабляют действенность документа, делают его менее доступным для читателя. "Лишнее слово" - слово, употребление которого не находит оправдания и без которого текст ничего не теряет ни в смысле, ни в оттенке смысла. Лишними являются слова "работа", "деятельность", "мероприятия" в сочетании с предлогом по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по выполнению (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо реализация), мероприятия по закупке (вместо закупка).

Стандартные обороты речи типа "в связи с распоряжением Правительства"; "в порядке оказания материальной помощи"; "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются в результате незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникает ошибка, например: глагол "допускать (допустить)" в значении сделать что-либо, совершить принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими какие-либо отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: допустить грубость, чванство. Неправильны сочетания типа "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, сокращения бук., бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для широкого круга лиц. Такое сокращение должно быть заменено полным написанием.

Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р., и р-н.

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться так же.

2.8.12. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Реквизит "отметка о наличии приложений" размещается непосредственно под текстом документа и печатается от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Справка о ......... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ............ на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО "Квант" от 05.06.2013 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.

2.8.13. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии              подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии:                    подпись             И.О. Фамилия

                                   подпись             И.О. Фамилия

                                   подпись             И.О. Фамилия

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой, при этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильной подписи Губернатора края определяется Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края".

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее также - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности электронного документа посредством ЭП применяют процедуры выработки и проверки ЭП в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Документы, направляемые первым должностным лицам федеральных органов государственной власти, подписываются Губернатором края или, по его поручению, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края. При направлении руководителям федеральных государственных органов докладов об исполнении документов, находящихся на особом контроле, допускается их подписание вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края.

Документы, направляемые другим органам, организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Губернатором края, вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата в соответствии с их компетенцией.

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;

на бланке письма вице-губернатора края - вице-губернатор края;

на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - заместители Председателя Правительства края;

на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - советники Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата.

Реквизит "подпись должностного лица" отделяется от последней строки текста 2 - 4 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица " печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.8.14. Согласование

Целью согласования документов является повышение их качества путем компетентной оценки их своевременности, обоснованности, содержания, соответствия правовым актам и ранее принятым решениям, редакции, оформления и т.д. соответствующими должностными лицами и учета при необходимости их рекомендаций.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края

Подпись         И.О. Фамилия

Дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

природных ресурсов и экологии

Российской Федерации

от 12.06.2013 N 17-03/1442

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.

Согласование документа внутри аппарата Губернатора и Правительства края с заинтересованными структурными подразделениями аппарата и должностными лицами оформляется визой согласования.

Виза располагается ниже реквизита "подпись" и включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:

Начальник главного контрольного управления Правительства края

подпись

И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник главного контрольного управления Правительства края

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Правительства края;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.8.15. Оттиск печати

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы).

Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование органа, имеющего печать, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа, структурного подразделения.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.

Если документ (его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, перечни документов, заверяемых гербовой и простой печатями, определены распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р.

2.8.16. Отметка о заверении копии

2.8.16.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится слово "Копия".

Отметка о заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись "Верно", указание на то, где находится подлинный документ, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:

Оригинал находится в управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Верно

Начальник отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

"Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ________ (________) листов.

                                          (цифрами) (прописью)

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

подпись

И.О. Фамилия".

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения аппарата.

2.8.16.2. Заверенные копии документов, образованных в деятельности Правительства края, выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, в котором указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование, цель использования копии документа, необходимое количество копий, фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.

Оформление и выдача заверенных копий актов Губернатора края, Правительства края, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Оформление и выдача заверенных архивных копий производится отделом делопроизводства и архива.

При оформлении архивных копий допускается использование специально изготовленных и согласованных с управлением по делам архивов Правительства края штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на первом листе копии документа на верхнем поле справа. Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, лист), наименованием должности лица, заверившего копию, его личной подписью, расшифровкой подписи, датой заверения ставится ниже реквизита "подпись" на документе от границы левого поля.

2.8.16.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляется отделом кадров и наград управления государственной службы Губернатора и Правительства края (далее - отдел кадров и наград).

2.8.17. Отметка об исполнителе документа

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12), включает в себя фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Максимова Нина Сергеевна

(4212) 30 88 14, typist@adm.khv.ru

2.8.18. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (при наличии);

слова "В дело" и индекс дела, в котором будет храниться документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения аппарата или исполнителя, дату направления документа в дело.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

2.8.19. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство края содержит:

наименование "Правительство края";

дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);

регистрационный номер документа.

2.8.19.1. Отметка о поступлении документа на бумажном носителе, доставленного нарочным, проставляется на втором экземпляре в виде штампа или от руки в правой части нижнего поля первого листа документа или на его обороте.

2.8.19.2. При поступлении электронного документа после его распечатывания на первой странице в правой части нижнего поля проставляется отметка о поступлении. В случае если документ подписан ЭП, в левой части нижнего поля проставляется штамп "Подписан ЭП".

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата, другие поисковые данные) может быть проставлен в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

2.8.20. Документы, принимаемые Правительством края совместно с другими органами (организациями) (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, письма на бумажном носителе), оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов (организаций), участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование органа (организации), являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов (организаций) участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов (организаций) участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах органа (организации) инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.

2.9. Оформление некоторых видов документов

2.9.1. Оформление писем

По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Служебные письма структурными подразделениями аппарата готовятся как:

ответы о выполнении поручений и указаний Губернатора края;

исполнение поручений Губернатора края, данных по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений аппарата;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов края;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебные письма печатаются на бланках письма формата А4.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями сотрудников.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в орган (организацию) одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.8.12 пункта 2.8 настоящей Инструкции.

2.9.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).

В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс).

Название страны может быть полным или кратким, но обязательно должно быть официально принятым.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для его отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть написан как на английском языке, так и на языке страны адресата.

2.10. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов изложены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края

3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края производятся разработчиками указанных актов в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором края, и прилагаемыми правилами (приложения N 5, 6).

3.2. Проект акта Губернатора края должен отвечать следующим требованиям:

1) объем проекта акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

2) проект акта должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и действующих государственных стандартов;

3) структура проекта акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;

4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

5) в проекте акта должны использоваться только официальные полные наименования органов и организаций, общеизвестные термины;

6) текст проекта акта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте акта эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

7) положения проекта акта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

3.3. Во вводной части (преамбуле) акта Губернатора края излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не нумеруется, не делится на пункты, подпункты.

Вводная часть проекта акта Губернатора края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

3.4. Постановляющая часть текста проекта акта Губернатора края, предусматривающего конкретные задания исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата - исполнителей заданий. Фамилии и инициалы руководителей министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;

2) срок исполнения задания (заданий);

3) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (заданий) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта акта содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

В случае наличия в проекте акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)".

3.5. Заключительная часть текста проекта акта Губернатора края может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих актов Губернатора края;

4) пункт о контроле за выполнением акта, если такое указание необходимо.

3.6. Приложение к акту Губернатора края является его неотъемлемой частью.

Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте акта, и свою нумерацию страниц.

Приложения к проекту акта Губернатора края подписываются руководителем структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта акта.

Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края не оформляются.

3.7. Согласование проекта акта Губернатора края осуществляется путем его визирования руководителем или лицом, исполняющим обязанности руководителя, министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата в листе согласования проекта акта.

Лист согласования проекта акта Губернатора края должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;

5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта акта;

7) дата и время поступления проекта акта на согласование;

8) отметка об исполнителе, представляющем проект акта на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).

3.8. Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы (за исключением первого), порядковый номер страницы проставляется в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12.

3.9. При согласовании проекта акта Губернатора края с главами городских округов и муниципальных районов края согласование оформляется визой в листе согласования проекта акта либо к проекту акта прилагается письмо (оригинал), оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района, при этом в листе согласования указывается: "Письмо от 00.00.0000 N 000 прилагается".

3.10. Проект акта Губернатора края, являющегося основанием возникновения (изменения) расходных обязательств края, в обязательном порядке согласовывается структурным подразделением аппарата, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора края, с главным управлением бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края.

3.11. При "веерном" согласовании исполнители направляют копии проекта акта одновременно в адрес каждого министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, с которым данный проект должен быть согласован, за исключением главного юридического управления Губернатора и Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с приложением отдельных листов согласования, на каждом из которых указываются все реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.

3.12. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:

- вице-губернатор края;

- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;

- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики;

- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;

- заместители Председателя Правительства края - министры края;

- министры края;

- заместитель министра строительства края - главный архитектор края;

- начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края.

3.13. Тексты проектов актов Губернатора края хранятся в электронной базе данных до выпуска акта, но не более полугода.

3.14. Проекты актов Губернатора края, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

При оформлении совместного акта:

наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;

наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;

дата акта - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;

регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

3.15. Наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:

на бланке:

Губернатор

И.О. Фамилия

без бланка:

Губернатор Хабаровского края

И.О. Фамилия

3.16. Регистрация постановлений и распоряжений Губернатора края осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 01 октября 2013 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края через дефис добавляется строчная буква "р".

3.17. Копии актов Губернатора края заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подготовленными исполнителями. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения, осуществлявшего подготовку проекта акта Губернатора края (не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.18. Рассылка актов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота или на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, входящих в систему электронного документооборота, организаций, входящих в систему межведомственного электронного документооборота, необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В указателях рассылки актов, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.

В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края в обязательном порядке указываются:

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края;

Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;

главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Законодательная Дума Хабаровского края;

прокуратура Хабаровского края;

Контрольно-счетная палата Хабаровского края.

В указателях рассылки распоряжений Губернатора края в обязательном порядке указываются (за исключением распоряжений по кадровым и организационно-штатным вопросам):

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края.

В указатель рассылки акта Губернатора края, являющегося основанием возникновения (изменения) расходных обязательств края, в обязательном порядке включается главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края.

Если акты Губернатора края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

3.19. Подлинник акта Губернатора края, лист согласования, пояснительная записка, заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы проекта акта, мотивированные ответы, направленные гражданам или организациям, проводившим независимую экспертизу, справка, содержащая сведения о дате размещения проекта акта Губернатора края на официальном сайте Правительства края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", справка, содержащая мотивированные предложения о необходимости опубликования изданного акта в официальных периодических изданиях и сроке вступления его в силу, указатель рассылки остаются в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю для формирования дела.

Постановления и распоряжения Губернатора края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года с даты их подписания, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ведомственный архив).

3.20. Заверенные копии актов Губернатора края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

4. Подготовка и оформление документов Правительства края

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края

4.1.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства края производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки актов Губернатора края.

Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель Правительства края

И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя Правительства края

И.О. Фамилия

4.1.2. Постановления и распоряжения Правительства края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "пр".

К порядковому номеру распоряжений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "рп".

4.1.3. Постановления и распоряжения Правительства края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года с даты их подписания, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

4.2. Заверенные копии актов Правительства края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

4.3. Подготовка материалов к расширенным заседаниям Правительства края

4.3.1. Подготовка и проведение расширенных заседаний Правительства края, оформление принятых на заседаниях решений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства края.

4.3.2. Проекты постановлений (распоряжений) Правительства края, вносимые на рассмотрение расширенных заседаний Правительства края, предложения, справки, списки выступающих и приглашенных, тексты докладов и выступлений на расширенном заседании Правительства края, другие документы представляются подразделениями, ответственными за подготовку вопроса, в управление по организации работы с документами на бумажном и электронном носителях не позднее чем за 10 дней до определенной планом даты проведения заседания.

Управление по организации работы с документами представляет Губернатору края материалы к расширенному заседанию Правительства края не позднее чем за шесть дней до определенной планом даты проведения заседания.

Членам Правительства края материалы к расширенному заседанию Правительства края направляются в электронном виде не позднее чем за два дня до определенной планом даты проведения заседания.

4.3.3. Подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края:

несет ответственность за качественную подготовку материалов к заседанию и своевременное их представление в установленном порядке;

готовит соответствующий проект постановления (распоряжения), проводит его согласование с вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заинтересованными подразделениями;

готовит справку для Губернатора, Председателя Правительства края, в которой излагается история и содержание вопроса, кем и в связи с чем внесены данные материалы, с кем согласованы и есть ли возражения, приводятся результаты необходимых расчетов, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации, позиция подразделения по этому вопросу. Справка подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, ответственного за подготовку вопроса.

4.3.4. Ход расширенного заседания Правительства края протоколируется. Протокол оформляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бланке установленной формы и в течение трех дней после заседания представляется на подписание Губернатору, Председателю Правительства края.

4.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года. Датой протокола является дата заседания.

Протоколы расширенных заседаний Правительства края могут рассылаться членам Правительства края, а также органам, организациям и должностным лицам по списку, утвержденному заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

4.3.6. По итогам расширенного заседания Правительства края подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на расширенном заседании Правительства края, готовит перечень поручений, данных Губернатором на заседании и не вошедших в проект постановления (распоряжения) Правительства края по рассматриваемому вопросу, оформляет, согласовывает и утверждает его в соответствии с Регламентом Правительства края.

4.3.7. Ход расширенного заседания Правительства края фиксируется цифровой аудиозаписью. Цифровая аудиозапись хранится в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего в установленном порядке передается на хранение в ведомственный архив.

Подготовку стенограммы осуществляет отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Текст стенограммы подписывается начальником управления по организации работы с документами и включается в состав материалов расширенного заседания Правительства края.

4.3.8. Протоколы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края формируются в дела в следующей последовательности: протокол, повестка дня, проекты постановлений (распоряжений) с приложениями к ним, справка к расширенному заседанию Правительства края, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Дела хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

4.3.9. Копии повесток расширенных заседаний Правительства края и подготовительных материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

5. Подготовка и оформление проектов приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края

5.1. Приказами заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения аппарата на основании указаний заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы Губернатора и Правительства края на основании соответствующих документов или поручений.

Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

5.2. Подготовка и оформление проектов приказов производится структурными подразделениями аппарата в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов актов Губернатора края, Правительства края.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, которые готовят и вносят проект на рассмотрение.

Электронная версия согласованного проекта приказа направляется в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ для распечатывания на бланке. Напечатанный на бланке приказ представляется исполнителем заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края на подписание.

5.3. Приказы регистрируются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края после их подписания заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и утверждения начальником управления по организации работы с документами указателя рассылки.

Регистрация приказов осуществляется в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру приказов через дефис добавляется строчная буква "п".

5.4. Копии приказов заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителем структурного подразделения аппарата, готовящего проект приказа.

Замена разосланного приказа производится по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

5.5. Подлинники приказов хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение одного года, затем в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

5.6. Заверенные копии приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

6. Подготовка проектов актов по кадровым вопросам

6.1. По кадровым вопросам издаются распоряжения Губернатора края, Правительства края (далее также - распоряжения), приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Проекты распоряжений и приказов готовятся в установленном порядке управлением государственной службы Губернатора и Правительства края на основании соответствующих документов.

6.2. Проекты распоряжений в отношении вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, министров края, начальников главных управлений, управлений Губернатора и Правительства края, руководителей иных органов исполнительной власти края, формируемых Правительством края, согласовываются:

вице-губернатором края;

заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края;

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

6.3. Проекты распоряжений в отношении лиц, не указанных в пункте 6.2 настоящей Инструкции, согласовываются:

заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания;

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

6.4. Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются:

заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края;

начальником главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края - об увольнении по инициативе представителя нанимателя, о применении дисциплинарного взыскания.

6.5. После подписания распоряжений и приказов, утверждения заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальником управления государственной службы Губернатора и Правительства края указателя рассылки документы передаются в отдел кадров и наград для регистрации и выпуска.

6.6. Регистрация распоряжений и приказов осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о назначении, об увольнении, аттестации, о доплатах через дефис добавляются строчные буквы "рк", распоряжений Правительства края - "рпк", приказов - "пк".

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края о предоставлении отпусков, применении дисциплинарного взыскания через дефис добавляются строчные буквы "ркд", распоряжений Правительства края - "рпд", приказов - "пкд".

6.7. Копии распоряжений и приказов заверяются печатью отдела кадров и наград и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителями структурных подразделений аппарата, готовящих проект распоряжения или приказа. Рассылка осуществляется через отдел делопроизводства и архива.

6.8. Подлинники распоряжений и приказов хранятся в отделе кадров и наград в течение года, после чего в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив.

6.9. Заверенные копии актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по кадровым вопросам выдаются министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата, учреждениям, организациям по письменному запросу на имя заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

7. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с использованием системы электронного документооборота

7.1. Допускается создание структурными подразделениями аппарата проекта акта Губернатора края, Правительства края, приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края и его согласование с использованием системы электронного документооборота с органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота (в том числе в систему межведомственного электронного документооборота).

7.2. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта Губернатора края, Правительства края, приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.

7.3. Одновременно исполнителем в порядке, установленном в пункте 3.10 раздела 3 настоящей Инструкции, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.

7.4. После прохождения процедуры согласования, за исключением согласования вице-губернатором края, проект акта Губернатора края, Правительства края представляется ответственным исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронном виде и на бумажном носителе для редакционной и стилистической правки.

7.5. Документы, прилагаемые к проекту акта Губернатора края, Правительства края (листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и др.), подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

7.6. Согласованный проект приказа заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края представляется исполнителем в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ в электронном виде и на бумажном носителе для распечатывания его на соответствующем бланке, затем передается исполнителем заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края на подписание.

После подписания приказ заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края представляется исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронном виде и на бумажном носителе для регистрации.

7.7. Регистрация актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота.

7.8. Рассылка актов Губернатора края, Правительства края, приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

7.9. Приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения допускается формировать в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки, списания в дело, передачи на оперативное хранение) образует документооборот.

Электронный документооборот - документооборот с применением системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В документообороте аппарата Губернатора и Правительства края выделяются следующие документопотоки:

- документы, поступающие в аппарат Губернатора и Правительства края (входящие);

- документы, отправляемые из аппарата Губернатора и Правительства края (исходящие);

- внутренние документы (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные).

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата, должностными регламентами и должностными инструкциями работников.

8.1.3. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и настоящей Инструкцией.

8.1.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов.

8.1.5. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.

8.1.6. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют:

- члены Правительства края;

- руководители органов исполнительной власти края и их заместители;

- лица, уполномоченные руководителями участников системы электронного документооборота;

- руководители структурных подразделений аппарата и их заместители.

8.1.7. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.

8.1.8. При введении режима чрезвычайной ситуации на поступающей корреспонденции, связанной с чрезвычайной ситуацией, применяется штамп "ЧС", который проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа. Прием, регистрация, передача и исполнение документов с пометкой "ЧС" осуществляется в экстренном порядке.

8.2. Прием, первичная обработка и предварительное распределение поступающих документов

8.2.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связью, нарочным и электросвязью, в том числе по каналам системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в аппарат Губернатора и Правительства края доставляется корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Доставка пакетов, документов может осуществляться по реестру и разносным книгам под роспись, где указывается их количество, дата и время приема.

8.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные служебные письма и электронные документы (по каналам системы электронного документооборота и системы межведомственного электронного документооборота).

8.2.3. Прием, первоначальная обработка, распределение поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива.

8.2.4. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", и конкурсной документации.

При вскрытии конвертов проверяется: правильность адресования; целостность упаковки; соответствие указанных учетных номеров номерам документов, находящимся в конвертах; количество листов приложения; количество экземпляров и листов всех документов.

Ошибочно доставленные конверты (документы) возвращаются: почтовой службе; отправителю или надлежащему адресату. При приеме заказной корреспонденции проверяются записи в почтовом реестре.

При обнаружении некомплектности или неисправимом повреждении конверта (бандероли) с документами составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты с пометкой "Лично" учитываются в журнале или электронной базе путем проставления даты получения, номера, указанного на конверте, сведений об отправителе и адресате, номера заказной корреспонденции.

Пакеты от поступающих документов уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

Корреспонденция, доставленная фельдъегерской и специальной связью, телеграммы, а также документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно" обрабатываются вне очереди.

8.2.5. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива исходя из ее содержания в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

8.2.6. При рассмотрении документов в отделе делопроизводства и архива выделяются документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы после присвоения им регистрационного номера незамедлительно передаются на рассмотрение.

Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.

8.2.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Корреспонденция на иностранных языках регистрируется только после осуществления перевода.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, для дальнейшего учета.

8.2.8. Текст телефонограмм принимается и записывается (печатается) руководителем или ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения аппарата, которому она адресована.

8.2.9. Предварительно рассмотренная корреспонденция подлежит централизованной регистрации в отделе делопроизводства и архива.

8.3. Регистрация поступивших служебных писем

8.3.1. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему электронного документооборота. Дополнительное назначение - формирование информационно-справочной базы данных для оперативного поиска документа, ведения статистической и аналитической работы, осуществления контроля исполнения документов.

8.3.2. Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота Правительства края. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.

8.3.3. Основным принципом регистрации служебных писем является однократность: при передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

8.3.4. При регистрации документов в системе электронного документооборота проверяется электронная база данных на наличие повторных обращений.

8.3.5. Служебные письма, поступившие непосредственно в структурные подразделения аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, до формирования указаний по исполнению должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации.

8.3.6. Регистрация служебных писем на бумажных носителях информации производится по мере их поступления в отдел делопроизводства и архива.

Поступившие служебные письма на бумажных носителях информации после 15.00 часов, подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением писем, требующих оперативного рассмотрения.

8.3.7. Поступление электронных служебных писем на регистрацию в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.3.8. Служебные письма, принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почты, и телеграммы регистрируются в отделе делопроизводства и архива в общем массиве служебной переписки.

8.3.9. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Обращения граждан и дальнейшая переписка по их обращениям регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края.

8.3.10. Поступившие в отдел делопроизводства и архива служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года.

На зарегистрированном бумажном носителе информации в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный номер, в котором указывается дата регистрации, порядковый номер и индекс в соответствии с номенклатурой дел аппарата Губернатора и Правительства края. Составные части номера разделены дефисом.

8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включает:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона бланка;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепления электронного образа служебного письма к электронной регистрационной карточке (на бумажном носителе информации помещается наклейка со штрих-кодом);

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановка документа на контроль.

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним входящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

8.3.12. Электронные служебные письма, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в отделе делопроизводства и архива в общем порядке регистрации документов, установленном настоящей Инструкцией.

8.3.13. Передача зарегистрированного служебного письма на бумажном носителе из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива.

8.3.14. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота.

8.4. Регистрация отправляемых документов

8.4.1. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания.

Служебные письма, поступившие на регистрацию после 15.00 часов в последний рабочий день недели, подлежат регистрации на следующий рабочий день.

8.4.2. Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота.

8.4.3. Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, служебная переписка.

Переписка по обращениям граждан регистрируется в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края.

8.4.4. Отправляемые служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Составные части номера разделены дефисом.

8.4.5. Поступление на регистрацию отправляемых электронных служебных писем в системе электронного документооборота должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.

8.4.6. Прием и регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования;

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона бланка;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- проставление на бумажном носителе информации регистрационного номера.

8.4.7. Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.

8.4.8. Служебные письма одинакового содержания, созданные в системе электронного документооборота, регистрируются под одним исходящим номером.

Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил, к регистрации не принимаются.

8.4.9. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Оформление указаний по исполнению (резолюций)

8.5.1. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность служебного письма, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей (помощник руководителя или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата).

8.5.2. Тексты указаний по исполнению служебных писем вносятся в электронные регистрационные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом (помощником руководителя, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата). В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого служебное письмо направляется на исполнение.

8.5.3. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители несут ответственность за своевременное и качественное представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.5.4. Участники системы электронного документооборота направляют на исполнение электронные служебные письма, созданные на электронном шаблоне бланка письма в соответствии с перечнем документов создание, хранение и использование которых осуществляется в электронном виде, без переноса на бумажный носитель информации.

8.5.5. Оригинал бумажного носителя информации с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки с прикрепленными к ним электронными образами писем без сопровождения бумажным носителем информации.

8.5.6. Если исполнитель, указанный в резолюции, не является участником системы электронного документооборота, ответственный за делопроизводство структурного подразделения аппарата готовит для него ксерокопию и передает на рассылку в соответствующую службу.

8.5.7. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

8.5.8. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость ксерокопирования документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение документа.

8.6. Отправка документов

8.6.1. Доставка отработанной корреспонденции в отделе делопроизводства и архива осуществляется: нарочным, средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи, а также через систему электронного документооборота и систему межведомственного электронного документооборота.

8.6.2. Отправка корреспонденции посредством факсимильной связи осуществляется исполнителем.

8.6.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Корреспонденция сдается для отправки в отдел делопроизводства и архива не позднее 13.00 часов. Корреспонденция, поступившая для отправки после указанного времени, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь по мере ее регистрации или поступления.

8.6.4. Отдел делопроизводства и архива проверяет правильность оформления документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

8.6.5. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение аппарата, подготовившее данные документы.

8.6.6. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе информации принимает подразделение-исполнитель.

8.6.7. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата;

запрещается передавать текст документов с отметкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями.

8.6.8. Отправляемая корреспонденция почтой проходит упаковку, адресование. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

8.6.9. Помощники вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, получают корреспонденцию, созданную на бумажных носителях информации, в отделе делопроизводства и архива ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов под роспись в реестре.

8.7. Учет и анализ объема документооборота

8.7.1. Учет объема документооборота осуществляется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Учет объема документооборота за определенный период времени проводится по регистрационным данным. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов в аппарате Губернатора и Правительства края обобщаются отделом делопроизводства и архива.

8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.

Поступающие и отправляемые документы подсчитываются отдельно.

При учете документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

8.8. Работа исполнителей с документами

8.8.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

8.8.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения аппарата определяет документы, требующие срочного исполнения, которые обрабатываются помощником или ответственным за ведение делопроизводства в оперативном порядке.

8.8.3. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе информации, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями Правительства края или руководителями структурных подразделений аппарата, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то документ-ответ передается на регистрацию вместе с письмом-запросом.

8.8.4. Проект служебного письма в системе электронного документооборота исполнителем создается как:

- электронный документ, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке и подписывается усиленной электронной подписью, - для документов, формируемых в электронном виде, создаваемых на электронных шаблонах бланка письма и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- электронный образ документа, которой прикрепляется к электронной регистрационной карточке путем технологии сканирования, - для документов, созданных на бумажных носителях информации;

- электронный документ, подписанный простой электронной подписью, который прикрепляется к электронной регистрационной карточке, - для документов, созданных на бумажных носителях информации.

8.8.5. При создании электронного документа исполнитель руководствуется перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Одновременно исполнителем или ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата осуществляется экспертиза ценности создаваемого документа.

8.8.6. На бумажном носителе информации оформляются и удостоверяются собственноручной подписью служебные письма:

- адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота;

- служебные письма, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов;

- служебные письма, направляемые Губернатору края, вице-губернатору края и исполняющему обязанности Председателя Правительства края.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе информации, принимаются на регистрацию в системе электронного документооборота при наличии заполненной электронной регистрационной карточки, прикрепленного файла (документа) и указанных в тексте приложений.

8.8.7. Электронное служебное письмо оформляется на электронном шаблоне бланка письма, утверждаемого приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

8.8.8. Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа, при этом учитывается адресат документа.

8.8.9. Электронный шаблон бланка письма применяется как при внутренней, так и при исходящей переписке.

8.8.10. Неотъемлемой частью электронного служебного письма является электронная регистрационная карточка, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, содержание документа, сведения о приложении к документу, рассылка.

При необходимости применяются пометки "Срочно", "ДСП", "Подлежит возврату".

В поле регистрационной карточки "Содержание документа" необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.

8.8.11. Если подготовленное в системе электронного документооборота служебное письмо является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

8.8.12. Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

После полного завершения исполнения входящего электронного служебного письма исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного служебного письма, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного служебного письма направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного служебного письма, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронное служебное письмо.

Если поступившее на исполнение электронное служебное письмо не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного служебного письма и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.8.13. Утвержденное Губернатором края поручение (перечень поручений) с присвоенным в главном контрольном управлении Правительства края учетным номером регистрируется во входящем документопотоке отдела делопроизводства и архива.

Отправка поручения (перечня поручений) производится отделом делопроизводства и архива при наличии необходимого количества копий и указателя рассылки, подготовленных исполнителем. Указатель рассылки обязательно должен содержать ссылку на регистрационный номер, количество копий рассылаемого поручения (перечня поручений), почтовые адреса, подпись исполнителя.

8.8.14. Для рассылки документа на бумажном носителе информации исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки с почтовыми адресами.

8.8.15. Заверение бумажных копий электронных служебных писем осуществляется ответственным за ведение делопроизводства. Бумажная копия электронного документа должна содержать оттиск печати делопроизводственной службы участника системы электронного документооборота, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель.

Содержание электронного документа и его бумажной копии должны быть идентичны.

8.9. Организация поисковой системы по документам

8.9.1. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационную карточку:

- адресант;

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- вид документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа;

- номер входящего документа;

- номер исходящего документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа;

- наименование текста;

- индекс дела;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений;

- указания по исполнению документа;

- должность, фамилия и инициалы исполнителя;

- отметка о конфиденциальности.

Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

8.9.2. В целях оптимизации процесса регистрации служебных писем в системе электронного документооборота разрабатываются и по мере необходимости корректируются классификаторы (справочники):

- видов документов;

- должностных лиц;

- исполнителей;

- корреспондентов;

- групп корреспондентов;

- видов контроля;

- видов доставки.

9. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, поручений Губернатора края

9.1. Порядок осуществления контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, иных документов, поступающих из федеральных государственных органов, поручений и указаний Губернатора края регулируется Регламентом Правительства края.

9.2. Поручения и перечни поручений Губернатора края оформляются в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

9.3. В проектах поручений (перечней поручений) Губернатора края должны быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения, и конкретные сроки исполнения, устанавливаемые с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки и в полном объеме. В случае если поручение Губернатора края дано руководителям всех министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, можно не указывать фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение данного поручения.

Учреждения, организации, их должностные лица, а также органы государственной власти, не входящие в систему органов исполнительной власти края, органы местного самоуправления края, их должностные лица не могут являться ответственными исполнителями поручений Губернатора края. Данные лица указываются только в качестве соисполнителей поручений.

Проекты поручений (перечней поручений) Губернатора края не должны содержать формулировок, допускающих неоднозначность толкования излагаемых в них заданий.

9.4. День поступления проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края в согласующее министерство края, иной орган исполнительной власти края, структурное подразделение аппарата и день согласования проекта указываются в листе согласования проекта поручения (перечня поручений) Губернатора края.

Для проектов поручений (перечней поручений) Губернатора края, поступивших на согласование после 17.00 часов, датой поступления считается дата следующего рабочего дня.

9.5. Присвоение учетных номеров поручениям (перечням поручений) Губернатора осуществляется по единой нумерации в пределах календарного года. Номера состоят из индекса "27ПГ" и порядкового номера (например: N 27ПГ-69).

10. Организация контроля за исполнением документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края

10.1. Контроль за исполнением документов с резолюциями вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края (далее - руководители) осуществляет управление по организации работы с документами в порядке, установленном Регламентом Правительства края и настоящей Инструкцией.

10.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленный срок или по резолюции руководителя.

10.3. При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", и вносятся соответствующие данные в электронную карточку.

10.4. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей в системе электронного документооборота включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), внесение текста резолюции, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.

Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.

10.5. Контроль за исполнением документов обеспечивают руководители структурных подразделений аппарата.

В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях аппарата должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

10.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения может определяться в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.

10.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата и сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы) для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

10.8. В случае неисполнения документа (резолюции) в установленный срок сектор контрольно-аналитической работы на следующий день направляет ответственному исполнителю за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края письмо о неисполнении документа (резолюции).

10.9. Документы, поступившие для исполнения не по назначению, должны быть возвращены автору резолюции для уточнения исполнителя в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - авторы документа.

10.10. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

10.11. К информации о продлении срока исполнения документа либо о снятии его с контроля исполнитель в обязательном порядке прикладывает оригинал документа, в отношении которого дано поручение (одновременно в системе электронного документооборота делается связь с письмом-запросом). В дальнейшем документ возвращается исполнителю для работы или списания в дело.

10.12. Снятие документов с контроля осуществляется на основании внесенной в систему электронного документооборота информации об исполнении документа структурного подразделения аппарата, заполняемой исполнителем контрольной карточки.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; пометку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленной информации о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Второй экземпляр отправленного ответа и оригинал (копию письма-запроса, если документ переходящий) ответственный исполнитель передает в отдел делопроизводства и архива в течение одного рабочего дня со дня отправки.

Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

10.13. Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в отдел делопроизводства и архива в трехдневный срок.

10.14. Сектор контрольно-аналитической работы не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края и подведомственных им учреждениях для информирования руководителей и принятия ими необходимых мер.

11. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве аппарата Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

11.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел), приведенные в приложениях N 10, 11 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется ежегодно (не позднее 01 ноября текущего года) на следующий год специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление по организации работы с документами.

11.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата при методической помощи краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края).

11.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, заведующим сектором контрольно-аналитической работы и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается на сетевом ресурсе общего доступа для структурных подразделений аппарата.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй экземпляр находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в государственный архив края. Выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел направляются по системе электронного документооборота в структурные подразделения аппарата.

11.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.9. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края.

11.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений аппарата. Электронные документы также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12.05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется;

2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по вопросам...

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края по вопросам социальной защиты населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива

В заголовках дел, формируемых в электронном виде, включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3) графа 3 заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей) для составления итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году;

4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558;

5) в графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

11.1.13. Если в течение года в структурном подразделении аппарата возникают новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь формируемых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

11.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения аппарата ответственным за делопроизводство изменяется итоговая запись о количестве сформированных дел (томов) отдельно для дел постоянного и временного хранения с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, в обязательном порядке представляются в управление по организации работы с документами (приложения N 10, 11).

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дела производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи специалиста сектора контрольно-аналитической работы. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года.

11.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 13); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.6. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме (приложение N 14). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края";

наименование структурного подразделения аппарата - записывается полностью название структурного подразделения аппарата в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор);

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления.

11.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- приказы руководителя по основной деятельности и документы к ним;

- приказы руководителя по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем передаются в ведомственный архив.

Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

11.3.2. Правоохранительными органами из ведомственного архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа.

Изъятие документов из ведомственного архива производится с письменного разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

11.3.3. Выдача дел временного хранения сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата, для работы производится по письменному запросу с разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, по актам.

11.3.4. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.3.5. Место хранения электронных документов до их передачи в ведомственный архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Губернатора и Правительств края программно-технических средств, нормативных и методических документов управления по делам архивов Правительства края.

11.3.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

11.4. Организация работы с документами по личному составу

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Распоряжения (приказы) по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) пятилетнего срока хранения.

К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы регистрации: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпусков; личных дел и др.

Документы по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся два года в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края и передаются в ведомственный архив.

После истечения двухлетнего срока их хранения и использования в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет передаются на хранение в краевое государственное казенное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" (далее - архив документов по личному составу) в обработанном виде.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в управлении государственной службы Губернатора и Правительства края, затем передаются на хранение в архив документов по личному составу в обработанном виде.

Личные дела уволенных сотрудников вносятся управлением государственной службы Губернатора и Правительства края в отдельную опись по году увольнения лица, на которое сформировано личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Опись личных дел составляется за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером.

Дела по личному составу внутри описи, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы регистрации документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы.

Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края, ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся в вышеназванном управлении. По истечении двух лет лицевые счета включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы регистрации и др.) с последующей передачей дел в архив документов по личному составу в обработанном виде.

Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края составляют описи дел по личному составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой раздел сводной описи дел по личному составу (приложение N 15) представляются в управление по организации работы с документами в электронном виде в срок до 01 ноября.

Сектор контрольно-аналитической работы на основе представленных данных в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу.

В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел долговременного хранения (75 лет ЭПК*(2)), отложившихся в течение года в деятельности управления государственной службы Губернатора и Правительства края и главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в трех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК. В конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в научно-экспертный методический совет государственного архива края, после чего представляется на утверждение заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются: в государственный архив края, архив документов по личному составу, управление по организации работы с документами. Копии годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края.

Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел по личному составу и передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК, в архив документов по личному составу возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства края - начальника управления государственной службы Губернатора и Правительства края.

Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами.

Передача дел по личному составу на хранение в архив документов по личному составу осуществляется по годовому разделу сводной описи с составлением акта приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается специалистом, передавшим документы, и специалистом, принявшим документы.

Акт подлежит утверждению заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края и директором архива документов по личному составу. Один экземпляр акта передается в архив документов по личному составу, второй - в управление по организации работы с документами. Копии актов передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края.

12. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив

12.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края.

12.2. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив.

Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится специалистами структурных подразделений аппарата, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем специалиста сектора контрольно-аналитической работы.

Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу специалистов структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению.

12.3. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора и Правительства края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

12.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

12.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

12.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;

- отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

12.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании проекта электронного документа или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата. В результате проведения экспертизы ценности документов возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

12.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

12.10. В каждом структурном подразделении аппарата описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста сектора контрольно-аналитической работы. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края (приложение N 16), которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и в соответствии с которой сдаются дела в государственный архив края.

12.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 17) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

12.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

12.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

12.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложения N 18, 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты рассматриваются на заседании ЭК, утверждаются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства края.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела с истекшими сроками хранения аппарата Губернатора и Правительства края.

12.15. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

12.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.17. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

12.18. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив специалистом сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить.

12.19. Прием каждого дела производится специалистом сектора контрольно-аналитической работы в присутствии специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, передавшего дела.

12.20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата специалист, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата.

12.21. Передача электронных дел на хранение в ведомственный архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.

13. Организация работы с обращениями граждан

13.1. Организация работы с обращениями граждан в Правительстве края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента Правительства края, Положения о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Правительство Хабаровского края, утвержденного постановлением Губернатора Хабаровского края от 26 июня 2013 г. N 50.

13.2. Организация работы по рассмотрению письменных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа, направленных через интернет-приемную, по системе межведомственного электронного документооборота, с использованием портала "Открытый регион", поступающих в адрес Губернатора и Правительства края (далее - обращения), осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - управление по работе с обращениями граждан).

13.3. Обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Правительство края или должностному лицу.

13.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

13.5. Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются, а передаются адресату. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.

13.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

13.7. Обращения, адресованные Губернатору края, вице-губернатору края, первым заместителям Председателя Правительства края, заместителям Председателя Правительства края докладываются по принадлежности.

13.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в управление по работе с обращениями граждан, указывая при этом орган исполнительной власти края, должностное лицо указанного органа, которому, по его мнению, следует направить обращение.

13.9. Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края либо их помощниками по поручению указанных должностных лиц к поступившему обращению готовится резолюция. Резолюция должна содержать: наименование подразделения (наименование органа), фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

13.10. В случае если обращение направляется для рассмотрения в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией, соответствующее должностное лицо в течение семи дней со дня регистрации обращения уведомляет заявителя о переадресации его обращения.

13.11. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений также в вышестоящий орган власти) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым либо в отношении которого сделаны особые отметки. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

13.12. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органов государственного управления, а также получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

13.13. Если обращение находится на контроле у Губернатора края, ответственный исполнитель за пять дней до окончания срока рассмотрения обращения направляет проект ответа заявителю и служебную записку на имя Губернатора края в управление по работе с обращениями граждан на проверку соблюдения требований настоящей Инструкции. В течение двух дней со дня поступления проекта ответа, но не позднее одного дня до окончания срока рассмотрения обращения управление по работе с обращениями граждан возвращает его ответственному исполнителю.

13.14. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. Если установленный срок рассмотрения обращений истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

13.15. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение для рассмотрения, не более чем на 30 дней. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения.

13.16. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.

13.17. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

13.18. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

13.19. В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 13.17 настоящей Инструкции, управление по работе с обращениями граждан направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.

13.20. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

14. Печатные, стенографические и копировально-множительные работы

14.1. Печатные работы

14.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера.

14.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за ведение делопроизводства, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

14.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются и оформляются проекты актов Губернатора края, Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, редактируется его электронная версия для размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сетевом ресурсе общего доступа.

Почетные грамоты Губернатора края, благодарности и благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края.

Благодарности за подписью заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края изготавливаются на бланках установленного образца.

Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

Поздравительные открытки изготавливаются в цветном исполнении за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края.

Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом и цветном исполнении, в случае необходимости - на двух языках.

14.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются и оформляются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются и оформляются в порядке поступления.

Срочные документы исполняются немедленно. Срочность исполнения документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов (кроме срочных), исполняются, как правило, на следующий день.

14.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата А4 или А3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые.

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии, имени, отчества автора и номера его служебного телефона сдается заведующему отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ.

Документы в электронном виде принимаются на правку и оформление через сетевой ресурс общего доступа. Печатание документов под диктовку не производится.

Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами.

Внесение исправлений, впечатывание текста в подписанный документ не допускается.

14.2. Цифровая аудиозапись и подготовка стенограмм

14.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает цифровую аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края.

14.2.2. Подготовка списков присутствующих, стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания. Оформленные списки присутствующих и стенограммы расширенных заседаний Правительства края подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

14.2.3. Цифровая аудиозапись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, подлинники стенограмм расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение двух лет, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.

14.3. Копировально-множительные работы

14.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата.

14.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

14.3.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.

14.3.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются акты Губернатора края, Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заведующим отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ и подтверждается соответствующей отметкой и визой на бланке заказа.

14.3.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.

14.3.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 20). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат.

14.3.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

14.4. Перевод документов в электронный формат

В управлении по организации работы с документами осуществляется поточное сканирование (перевод документов с бумажного носителя в электронный формат PDF/JPEG/TIFF); распознавание электронных документов в форматах PDF/JPEG/TIFF и перевод в текстовой формат; распечатка многостраничных документов (свыше 20 страниц).

-------------------------------------------

*(1) Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.

2 ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Приложение N 1
к пунктам 2.2, 2.7

Состав
реквизитов документов

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, являются:

1) герб Хабаровского края;

2) наименование органа исполнительной власти края;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти края;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Приложение N 2
к подпункту 2.6.5

Образец

ПРАВИТЕЛЬСТВО		УТВЕРЖДАЮ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ		Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края
А К Т "____" ________ 20___ г. N ___ г. Хабаровск
			(подпись)			(И.О. Фамилия)
		Дата

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

Председатель комиссии:					,
		(фамилия, имя, отчество, должность)
члены комиссии:
	(фамилия, имя, отчество, должность)
составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков, хранящихся в
			, в том числе:
(наименование структурного подразделения аппарата)

1) гербовые бланки писем Правительства края с продольным расположением реквизитов серии БР: N ______.

Всего ______ штук;

2) гербовые бланки писем Правительства края с угловым расположение реквизитов серии БП: N ______.

Всего ______ штук;

3) гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N ______.

Всего ______ штук.

На ______ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:

(дата)

1) гербовых бланков писем Правительства края с продольным расположением реквизитов серии БР: ______ штук;

2) гербовых бланков писем Правительства края с угловым расположение реквизитов серии БП: ______ штук;

3) гербовых бланков писем Губернатора края серии БГ: ______ штук.

Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

Председатель комиссии
	(подпись)		(И.О. Фамилия)
Члены комиссии
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

Приложение N 3
к подпункту 2.8.7

Перечень
документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий);

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.);

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.);

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и др.);

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и др.);

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета);

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и др.);

ПОРУЧЕНИЕ (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ) Губернатора края;

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и др.);

РАСЦЕНКИ (на производство работ и др.);

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и др.);

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 4
к пункту 2.10

Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий органов исполнительной власти края; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель - Сергеев А.В.

Секретарь - Степанова Л.Н.

Присутствовали:

Слова Председатель, Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово Присутствовали, фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:

Присутствовали 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения).

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам.

В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протокол оформляет секретарь заседания.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов (организаций), принимавших участие в заседании.

Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке Правительства края формата A4, или на чистых листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал, например:

совещания при начальнике управления

или

заседания экспертной проверочно-методической комиссии;

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал;

подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря.

Подпись председателя отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами, подпись секретаря отделяется от подписи председателя 3 - 4 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно", расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы).

Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы").

Копии протоколов, заверенные печатью службы документационного обеспечения, при необходимости рассылаются заинтересованным органам, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью службы документационного обеспечения.

2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке Правительства края формата A4, или на чистых листах бумаги формата А4.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края (далее - аппарат). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора, соглашения, контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора (соглашения, контракта); начало и окончание работ по договору (соглашению, контракту);

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приема работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор (соглашение, контракт);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (соглашения, контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4. Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается за подписью Губернатора края, Председателя Правительства края или иного лица, уполномоченного на это, с приложением печати Правительства края.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- наименование представляемого - полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения, имя руководителя или иного уполномоченного лица подписывать доверенность и основания полномочий и реквизиты документов об этом;

- сведения о представителе - должность и паспортные данные для физического лица; полное наименование, регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, место нахождения - для юридического лица;

- орган (организация), в которой производятся действия по доверенности;

- полномочия, передаваемые представителю (вид действий). Полномочия должны быть изложены полно и ясно с тем, чтобы они не вызывали различное понимание;

- образец подписи представителя;

- срок, на который выдана доверенность;

- место и дата ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью).

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена.

Доверенность на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, представителем лица, замещающего государственную должность края в органах исполнительной власти края, должность государственной гражданской службы края, должность, не являющуюся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, может быть удостоверена также Правительством края.

5. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения аппарата, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений аппарата (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, то есть по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем структурного подразделения аппарата. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются.

8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Например:

		Нумерационный заголовок		ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к постановлению Губернатора Хабаровского края от
Тематический заголовок	ВЕДОМОСТЬ тракторов, дополнительно приобретаемых для сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края в 2012 году

Заголовки граф

Головка	Наименование тракторов	Единица измерения	Количество
			всего	в том числе
				первое полугодие	второе полугодие
	Боковик	Прографка

В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается, например:

наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель.

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:

Таблица 1

N п/п	Наименование продукции	Единица измерения	2012 год - всего	В том числе первое полугодие
1	2	3	4	5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:

Таблица 2

N п/п	Наименование заводов	Объем капитальных вложений (млн. рублей)				Генеральный подрядчик
		2012 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ	2013 год - всего	в том числе объем строительно-монтажных работ
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 3

N п/п	Наименование министерства края, организации	План на 01 июля 2013 г. (млн. рублей)
		кредиты - всего	в том числе
			под производственные запасы	на затраты производства	под готовую продукцию
1	2	3	4	5	6

Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, например:

Таблица 4

N п/п	Наименование автоматических манипуляторов	Исполнитель и срок выполнения работ
		Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии
1	2	3	4

Боковик таблицы и элементы граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа, например:

Таблица 5

N п/п	Наименование оборудования	Количество (штук)	Завод-изготовитель
1	2	3	4
1.	Установки для мойки крупы, подлежащей переработке, - всего	4	завод "Металлист"
	в том числе производительностью 2 т/ч	2	- " -
2.	Установки для дробления крупы	12	завод "Заря"
	Итого	16

Одинаковые текстовые элементы и цифры

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек (- " - ).

В графе "Единица измерения" единицы измерения можно заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек, повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя, например:

Таблица 6

N п/п	Наименование заводов и продукции	Единица измерения	Мощность	Срок ввода в действие	Министерство, осуществляющее строительство
1	2	3	4	5	6
1.	Березниковский азотно-туковый завод, Пермская область
	нитратные соли	тыс. тонн	80	2013 год	Госстрой
2.	Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан
	проксанолы	- " -	20	- " -	- " -
	проксамины	- " -	20	- " -	- " -

Сноски и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. Текст сноски оформляется шрифтом Times New Roman размером N 12 с межстрочным интервалом "точно" 10 пт без пробелов после знака "*". В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок, например:

Таблица 7

(тыс. штук)

Наименование тракторов	2011 год	2012 год
1	2	3
Тракторы - всего	60	65*
из них:
гусеничные тракторы Т-74	42	35
тракторы Т-150 - всего	18	30
в том числе колесные тракторы:
Т-150К	17	20
Т-150	1	2

____________

*Включая производство по кооперации.

Примечания:	1. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется.
	2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

Однострочные и многострочные элементы таблиц

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика, например:

Таблица 8

(штук)

N п/п	Наименование оборудования	2011 год	2012 год	Завод-изготовитель
1	2	3	4	5
1.	Агрегатные станки	5	5	московский завод "Станкоагрегат"
2.	Линии для обработки редукторов рулевого управления, модель ЛМ-533	2	2	ОАО "Московский завод автоматических линий"

Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово Таблица не пишется.

Текст в таблице печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом "точно" 12 пт (отступ сверху - 6 пт, отступ снизу - 0 пт). Допускается печатать текст шрифтом N 12 с межстрочным интервалом "точно" 10 пт.

Заголовки граф таблицы выравниваются по центру графы и по центру строки (отступ сверху - 3 пт, отступ снизу - 3 пт).

Границы граф и строк таблицы делаются невидимыми, видимые только границы заголовков граф.

Выравнивание текста в ячейках таблицы, абзацах и заголовках допускается только с использованием средств форматирования MS Word (выравнивание ячеек или свойства абзаца). Запрещается использовать для выравнивания пробелы или табуляцию (Tab).

Строки таблицы формируются строго средствами редактирования таблиц MS Word (добавить строки, удалить строки). Запрещается формировать новые строки, переводя курсор клавишей Enter (для проверки - при отображении всех границ таблицы между каждыми двумя смежными строками должна быть граница).

Приложение N 5
к пункту 3.1

Оформление
проектов постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края

1. Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора края, Правительства края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом.

Верхнее поле составляет 20 мм, левое - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".

В центре страницы указываются:

наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края";

наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ печатается прописными буквами без разрядки и выделяется жирным шрифтом;

заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.

При оформлении текста акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный")*.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом постановляю, которое печатается прописными буквами без разрядки и без выделения жирным шрифтом от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ", слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами без разрядки и без выделения жирным шрифтом от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.

Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.

В постановлениях (распоряжениях) Губернатора края, Правительства края следует употреблять полные наименования должностей упоминаемых лиц, органов власти, учреждений, организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

Нормативный акт, вносящий изменения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если постановление или распоряжение признает утратившим силу ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на документ (пункт документа), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора края, Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка;

подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и состоит:

в проектах постановлений и распоряжений Губернатора края - из слова "Губернатор", которое печатается от левой границы текстового поля, и инициалов и фамилии Губернатора края, которые печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем;

в проектах постановлений и распоряжений Правительства края - из слов "Губернатор, Председатель Правительства края", инициалов и фамилии Губернатора края. Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно", инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.

Приложения к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора края, Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В приложениях к акту помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и др.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и др., если они необходимы для надлежащего применения акта. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения аппарата, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово Приложение (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже через межстрочный интервал 6 пт от этого слова дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора края, Правительства края.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно". Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. После слов "Приложение" и "Хабаровского края" делается отступ 6 пт в режиме "точно", например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 07 мая 2011 г. N 215

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 23 марта 2011 г. N 86

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами, от текста приложения - двумя межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовочная часть таблицы печатается в режиме "точно" 12 пт (с отступами 3 пт перед текстом и 3 пт после текста). Текст таблицы печатается в режиме "точно" 12 пт (с отступами 6 пт перед текстом и 0 пт после текста). Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" 10 пт. Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" 10 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы без пробела. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 3 - 4 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов располагается подпись руководителя структурного подразделения аппарата, ответственного за подготовку проекта.

Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2. Лист согласования проекта постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст заголовка заключается в кавычки.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлен лист согласования;

с кем согласован проект документа - через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через один межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно"); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;

в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются:

- фамилия, инициалы, номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения аппарата, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края и (или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов, и его подпись;

- фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

3. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами без выделения жирным шрифтом ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка;

текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита четырьмя межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

4. Указатель рассылки постановления (распоряжения) Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:

слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами без выделения жирным шрифтом;

слова "постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края" печатаются строчными буквами;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому составлен указатель рассылки;

кем внесен проект документа - через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается наименование структурного подразделения аппарата, внесшего проект (выравнивается по центру);

перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно", интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, фамилии и инициалов руководителя, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: министерства края; иные органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата, администрации городских округов и муниципальных районов края; прочие организации и учреждения. Для прочих организаций и учреждений обязательно указываются почтовый индекс и адрес. В графе "Примечание" делаются отметки о необходимости возвращения оригиналов прилагаемых документов, подлежащих возвращению (например, "с документами"), количестве заверенных копий (например, "в том числе 3 заверенных"), об избирательности рассылки (например, "без приложения", "с приложением N 3") и т.д.;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, подписывающего указатель рассылки (не ниже начальника отдела), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы тестового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы тестового поля;

отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона.

Образцы прилагаются.

Образец

Образец

Образец

Образец

	Герб края
ПРАВИТЕЛЬСТВО Хабаровского края

ПРОТОКОЛ
расширенного заседания Правительства края

_____________	N _______
г. Хабаровск

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ
Губернатор, Председатель Правительства края
Шпорт В.И.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

вице-губернатор края	-	фамилия, инициалы
первые заместители Председателя Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
заместители Председателя Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
заместители Председателя Правительства края - министры края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
министры края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
руководители учреждений и организаций края, члены расширенного заседания Правительства края	-	фамилии, инициалы (в алфавитном порядке)
председатель Законодательной Думы Хабаровского края	-	фамилия, инициалы
заместитель полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе	-	фамилия, инициалы
главный федеральный инспектор в Хабаровском крае аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе	-	фамилия, инициалы

ПРИГЛАШЕННЫЕ - человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Об итогах работы за первое полугодие 2012 г. и основных задачах по развитию экономики Хабаровского края до конца года.

Докладчик:

Калашников В.Д.

-

заместитель Председателя Правительства края - министр экономического развития и внешних связей края.

2. О ходе реализации Комплекса мер по развитию культуры в Хабаровском крае в 2011 - 2012 годах.

Докладчик:

Федосов А.В.

-

министр культуры края.

1. Слушали:

Калашникова В.Д.

-

доклад изложен в стенограмме хода расширенного заседания Правительства края.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Фамилия, инициалы              - наименование должности

2. Фамилия, инициалы              - наименование должности

3. Фамилия, инициалы              - наименование должности

РЕШИЛИ:

Излагается принятое решение по данному вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня.

Стенограмма хода расширенного заседания Правительства края прилагается.

Губернатор, Председатель Правительства края

В.И. Шпорт

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта постановления Губернатора Хабаровского края
"_________________________________________________"
(название проекта)

СОГЛАСОВАНО

Должность руководителя	Подпись и дата согласования	И.О. Фамилия	Дата и время поступления на согласование
Вице-губернатор края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Заместитель Председателя Правительства края - министр _____________ края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Заместитель Председателя Правительства края - министр _____________ края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Министр _____________ края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Министр _____________ края	____________	____________	"____"________
	"____"_______
Начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края	____________	____________	"____"________
	"____"_______

Правовую экспертизу провел
	(фамилия, имя, отчество, телефон, подпись)

Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя

Образец

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту постановления Правительства Хабаровского края
"_________________________________________________"
(название проекта)

1. Обоснование необходимости принятия постановления Правительства Хабаровского края, включающее в себя точную ссылку на конкретное правовое основание его принятия, мотивы внесения проекта акта и краткое описание его концепции.

В случае если разработка проекта постановления Правительства Хабаровского края не предусмотрена примерным перечнем проектов законов Хабаровского края, проектов постановлений Законодательной Думы Хабаровского края, проектов федеральных законов, проектов постановлений Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края на соответствующий год (далее - Примерный перечень), об этом в обязательном порядке указывается в пояснительной записке, а также указываются причины его невключения в Примерный перечень и мотивированное обоснование необходимости и срочности его принятия.

2. Указание на отсутствие в представленном проекте постановления Правительства Хабаровского края коррупциогенных факторов.

3. Финансово-экономическое обоснование проекта постановления Правительства Хабаровского края (в случае, если его реализация предполагает расходы краевого бюджета).

4. Перечень актов Правительства края, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием проекта соответствующего постановления Правительства Хабаровского края.

5. Описание проблемы, на решение которой направлен проект постановления Правительства Хабаровского края.

Обоснование предлагаемых решений и ожидаемые результаты их внедрения.

6. Оценка соответствия проекта постановления Правительства Хабаровского края основным направлениям деятельности Правительства края.

7. Оценка эффективности предлагаемых решений.

8. Оценка влияния предлагаемых решений на деятельность органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления.

9. Описание и оценка замечаний и предложений по проекту постановления Правительства Хабаровского края.

Министр .............. края          подпись            И.О. Фамилия

Образец

СПРАВКА
к расширенному заседанию
Правительства Хабаровского края по вопросу:

"О ходе реализации Комплекса мер по развитию культуры в Хабаровском крае в 2011 - 2012 годах"

В 2011 - 2012 годах деятельность министерства культуры края (далее - министерство), муниципальных органов управления культурой, учреждений культуры и искусства края была направлена на реализацию Комплекса мер по развитию культуры Хабаровского края до 2012 года, утвержденного постановлением Правительства Хабаровского края от 18 декабря 2010 г. N 299-пр, основными направлениями которого являются:

- охрана, сохранение и использование объектов культурного наследия народов края: недвижимые памятники истории и культуры;

- развитие в крае музейной деятельности;

(Далее текст не приводится)

Министр культуры края               подпись            И.О. Фамилия

Образец

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
постановления Губернатора Хабаровского края

"____________________________________________"
(название проекта)

Проект внесен министерством ................................ края

Постановление разослать:

N п/п	Наименование адресатов (почтовый индекс, адрес)	Количество экземпляров	Примечание
1	2	3	4
1.	Министерство ................... края (Фамилия И.О.)	1	с документами
2.	Министерство ................... края (Фамилия И.О.)	4	в том числе 3 заверенных
3.	Главное юридическое управление Губернатора и Правительства края (Шашкова И.А.)	1
4.	Главное контрольное управление Правительства края (Удод Д.Г.)	1
5.	Главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края (Литвинова С.Е.)	1
6.	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и ЕАО (Трошин К.А.)	1
7.	Главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю (Оноприенко Ю.И.)	1
8.	Законодательная Дума Хабаровского края (Чудов В.В.)	1
9.	Прокуратура Хабаровского края (Каплунов В.Н.)	1
10.	Контрольно-счетная палата Хабаровского края (Кондрашов В.В.)	1
11.	Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации (Метелев Г.П.)	1
12.	Министру Хабаровского края - управляющему делами Губернатора и Правительства края Тюлькину В.К. (если проект предусматривает мероприятия с участием Губернатора края)	1
13.	Управление международных связей и государственного протокола Губернатора и Правительства края (Дианов В.А.) (если проект предусматривает мероприятия с участием Губернатора края)	1
14.	Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края (если проект предусматривает возникновение (изменение) расходных обязательств края)	1
15.	Городские округа и муниципальные районы края	19	без приложений
	Всего	36

Начальник отдела

подпись

И.О. Фамилия

"......" ................. 20 г.

Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя

Образец

Образец

Приложение N 6
к пункту 3.1

Написание
отдельных наименований, слов, словосочетаний, орфография, пунктуация

1. Названия документов органов власти и управления

1.1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы

С прописной буквы пишутся:

Конституция Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Федеральный конституционный закон (наименование в кавычках)

Федеральный закон (наименование в кавычках)

Федеративный договор

Закон Российской Федерации (наименование в кавычках)

Указ Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации (наименование в кавычках)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы:

Государственный бюджет Российской Федерации

Генеральный план развития Москвы.

В названиях документов, принятых совещаниями, конгрессами международных организаций и учреждений, с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Итоговый документ Венской встречи.

Так же пишутся названия международных договоров, соглашений, конвенций:

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы:

российско-французский Договор о...

Совместная российско-индийская декларация.

В этих документах пишутся с прописной буквы слова Договор, Конвенция, Соглашение.

1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы

Со строчной буквы пишутся:

проект федерального конституционного закона (наименование в кавычках)

законы Российской Федерации

федеральные конституционные законы

проект федерального закона (наименование в кавычках)

распоряжение Президента Российской Федерации

постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

постановление Правительства Российской Федерации

распоряжение Правительства Российской Федерации.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки и начинается с прописной буквы:

технологическая инструкция "Ввод информации".

2. Географические названия, названия государств, административно-территориальные наименования

2.1. Общее правило написания географических названий

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т.д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов имени, памяти, лет, года.

Например: Арктика, Урал, Восточная Сибирь, Новый Свет, Центральная Европа, Большая Багамская банка, водопад Кивач, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Большая песчаная пустыня, Главный Кавказский хребет, Ростов-на-Дону.

2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий

Пишутся с прописной буквы, если они входят в состав сложных географических названий или в качестве прозвищ, фамилий в состав сложных индивидуальных названий:

Московская область, Индийский океан, Перекопская дивизия.

Пишутся со строчной буквы, если не входят в состав сложного собственного географического наименования:

азиатские страны, московская школа, тихоокеанская сельдь.

2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение

Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно:

Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

2.4. Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы:

Российская Федерация - Россия, Эстонская Республика, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т.п.), пишутся с прописной буквы:

Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта:

Страна восходящего солнца (Япония)

Страна утренней свежести (Корея).

2.5. Группы, союзы и объединения государств

В их названиях с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена:

Азиатско-Тихоокеанский совет (АЗПАК), Бенилюкс, Европейская ассоциация свободной торговли, Таможенный и экономический союз Центральной Африки (ЮДЕАК).

2.6. Административно-территориальные единицы

В их названиях с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений (область, департамент, провинция, штат), а также служебных слов:

Московская область, Ханты-Мансийский автономный округ.

2.7. Улицы, переулки, городские достопримечательные места

В названиях проспектов, улиц, площадей, переулков и т.п. все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, набережная, переулок, площадь, проезд, проспект, тупик, улица, шоссе), пишутся с прописной буквы по общему правилу написания географических названий:

проспект Мира, улица Бутырский Вал, Пушкинская улица, улица Серпуховской Заставы, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота, Большой Козихинский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост, Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.

Наименования воинских, ученых и других званий, профессий и т.п. в составных названиях улиц пишутся с прописной буквы:

улица Адмирала Макарова, улица Архитектора Власова, улица Генерала Белова, улица Космонавта Волкова, улица Летчика Бабушкина, улица Пилота Нестерова, проспект Маршала Жукова.

В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы:

Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, но: Государственный Кремлевский Дворец.

Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.

3. Предприятия, учреждения, организации, объединения

3.1. Общее правило

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена:

Российский детский фонд, Лига обществ Красного Креста.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы:

бюро обмена жилплощади, отдел кадров, поликлиника N 140 Гагаринского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы:

биржи и банки Московской области.

При подготовке проектов постановлений, организационно-распорядительных документов следует употреблять полное название государственного предприятия (учреждения), содержащее слова федеральное государственное предприятие, краевое государственное учреждение.

3.2. Части и отделы организаций

Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы:

отдел кадров, экономический факультет, экспертная группа.

3.3. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условным наименованием в кавычках

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, родовое же название и название, указывающее специальность, пишутся со строчной буквы:

завод "Калибр", металлургический завод "Серп и молот", торговая фирма "Интеграция", производственное объединение "Элегант", торговая фирма "Детский мир", шахта "Северная 2-бис", концерн "Телеком".

3.4. Названия со словами "имени того-то" или номером

В названиях со словом имени или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы:

металлургический завод имени А.И. Серова, фабрика детской книги N 1, совхоз имени Моссовета, разрез имени Вахрушева.

3.5. Сложные названия, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)

С прописной буквы пишется первое слово:

Всероссийский биржевой банк, Международная универсальная биржа вторичных ресурсов, Шестой государственный подшипниковый завод, Государственный концерн по производству цветных металлов "Норильский никель".

3.6. Сложные названия, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение:

Московская международная фондовая биржа, Уральский электромеханический завод, Московский центр ценных бумаг,

но: орловское предприятие "Олимп", тульский кооператив "Искатель".

3.7. Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков

Названия зарубежных фирм и т.п. из одного или нескольких слов транскрибируют русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена:

компания "Юнайтед стейтс стил", концерн "Пежо", фирма "Сони".

Названия зарубежных фирм и т.п. в виде буквенной аббревиатуры в кавычки не заключают:

АЭГ, ТТТ, МВБ.

3.8. Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:

Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМИ), Российская академия сельскохозяйственных наук (РАСХИ), Военно-Воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Институт оптики атмосферы Сибирского отделения Российской академии наук, Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы:

медицинское училище N 1, средняя школа N 59 имени Н.В. Гоголя, московская средняя школа N 266.

Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы:

Музыкальное училище имени Ипполитова-Иванова, Николаевский судостроительный техникум.

3.9. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и имена собственные, входящие в название:

Российская газета, Государственный театр им. Евг. Вахтангова, Театр теней (Москва), Центральный парк культуры и отдыха им. М. Горького.

С прописной буквы пишется и начальное слово усеченного названия, которое употребляется в функции полного:

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (Оружейная палата), Государственный литературный музей (Литературный музей), Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

В названиях из родового наименования и наименования в кавычках с прописной буквы пишется только наименование в кавычках:

выставка "Пушкин в зарубежной культуре".

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы:

Московский театр "Современник".

Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы:

московский цирк "Луч".

Слова Дворец и Дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы:

Дворец творчества для детей и юношества, Дом Российской прессы.

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений:

Зимний дворец, дом отдыха, Большой Кремлевский дворец.

3.10. Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми:

Госзнак, госкомитет.

Аббревиатура, читаемая по названиям букв, пишется одними прописными буквами независимо от того, образована ли она от собственного имени или от нарицательного наименования:

СНГ, ЧП (чрезвычайное происшествие).

Аббревиатура, читаемая по звукам, пишется:

- одними прописными буквами, если она образована от собственного имени:

ООН, ОМОН, ИТАР - ТАСС (Информационное телеграфное агентство России);

- одними строчными буквами, если она образована от нарицательного наименования:

вуз, дот, нэп, загс.

Примечание. Закрепилось написание прописными буквами аббревиатур: ГЭС, ГРЭС, АЭС.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова трест, комбинат, фабрика и т.п.:

комбинат "Кузбассуголь" (комбината "Кузбассуголь"); трест "Саратовгаз" (треста "Саратовгаз").

При отсутствии слов трест, комбинат и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются:

Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся слитно, без кавычек, в первой части прописными буквами, во второй - строчными:

НИИстройкерамика, ЦНИЭП-сельстрой.

Но если аббревиатура находится в середине или в конце сложносокращенного слова, то она чаще пишется строчными буквами:

Промтрансниипроект, Гипродорнии.

Впрочем, возможно написание аббревиатуры с прописной буквы:

ГипродорНИИ, микроЭВМ, суперЭВМ.

Заимствованные (без перевода на русский язык) звуковые аббревиатуры иностранных языков пишутся прописными буквами:

НАТО, ЮНЕСКО, ВИЧ (инфекция).

4. Политические партии, общественные объединения, съезды, конгрессы, конференции

4.1. Названия общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов

В названиях общественных организаций, профсоюзов, движений, партий и творческих союзов с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, входящие в название:

Демократическая партия России (ДПР), Общероссийский общественный фонд "Российский детский фонд", Федерация независимых профсоюзов России.

Пишется со строчной буквы первое слово названия общественной организации при наличии условного наименования, заключенного в кавычки, а также название ее центрального органа, если оно не начинается словом Центральный:

общественная организация "Союз женщин России", общественная организация - Паралимпийский комитет России, общество "Меценат", правление Союза кинематографистов Российской Федерации, исполком Конфедерации журналистских союзов,

но: Центральный совет общества "Знание".

4.2. Названия, начинающиеся словом партия

Слово партия пишется с прописной буквы, если оно входит в состав названия:

Партия единства и развития (Индонезия), Партия труда (Нидерланды).

Слово партия пишется со строчной буквы, если оно не входит в состав названия:

(партия) Народный альянс (Испания), (партия) Союз демократического центра (Греция).

4.3. Названия неофициального, полувидового характера

Пишутся со строчной буквы:

демократическая партия, кадетская партия, консервативная партия.

При официальном характере таких названий первое слово в них пишется с прописной буквы:

Консервативная партия Великобритании.

4.4. Названия символического характера

Заключаются в кавычки и первое слово пишется с прописной буквы:

партия "Народная воля", партия "Четвертая сила" (Панама).

4.5. Съезды, конгрессы, конференции, сессии, пленумы

В названиях съездов, конгрессов, конференций, сессий с прописной буквы пишется первое слово, если это не родовое понятие, а также имена собственные:

Всемирный конгресс сторонников мира, Поместный собор Русской православной церкви, Женевская конференция.

В названиях съездов, конференций, сессий, пленумов, заседаний слова съезд, заседание пишутся со строчной буквы. С прописной буквы в этих названиях пишут только слова Первый, Второй, Международный, Всероссийский и т.п.

5. Должности, звания, титулы

5.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы:

Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например,

установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации",

но: наградить народного артиста Российской Федерации.

5.2. Названия высших должностей и титулов в зарубежных странах и международных организациях

Названия титулов и должностей в зарубежных странах и международных организациях пишутся со строчной буквы:

император Японии, королева Нидерландов, президент Индии, канцлер ФРГ, генеральный секретарь ООН.

В дипломатических документах, в сообщениях о встречах на высшем уровне названия высших должностей и титулов пишутся с прописной буквы:

Президент Французской Республики, Премьер-министр Республики Индии.

6. Условные имена собственные, местоимения при обращении к лицам, формулы обращения

6.1. Условные имена собственные

Условные имена собственные пишутся с прописной буквы в текстах официальных сообщений, в договорах, актах:

Высокие Договаривающиеся Стороны - в документах международного значения;

Правительство, Чрезвычайный и Полномочный Посол - в текстах официальных сообщений (но обычно: посол, правительство);

"именуемый в дальнейшем Автор, Издательство" - в издательском договоре.

В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова Родина, Отчизна, Человек и др.

Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации,

Государственный гимн Российской Федерации,

Государственный флаг Российской Федерации,

Государственная премия Российской Федерации за выдающиеся достижения в области гуманитарной деятельности.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации, государственная награда Российской Федерации.

6.2. Местоимения Вы и Ваш

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах:

Прошу Вас... , Сообщаем Вам...

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах:

Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

6.3. Формулы обращения в документах

Общая формула обращения:

Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Обращением к соратникам по партии или иному общественному движению является:

Уважаемые товарищи!

6.4. Обращения и заключительные формулы вежливости в переписке с зарубежными корреспондентами

В переписке с зарубежными корреспондентами обращение формулируется в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц:

"Ваше Превосходительство",

"Уважаемый Александр Григорьевич",

"Ваше Величество",

"Уважаемые господа" - к организации в целом,

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине,

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине,

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

В качестве заключительной формы вежливости могут быть использованы следующие фразы:

"С уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

7. Имена, отчества, фамилии

7.1. Общее правило написания личных имен

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая,

но: Дюма-отец, Федоров-старший и т.п., где отец, старший и т.п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

- индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;

- индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;

- имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.

Со строчной буквы пишутся:

- имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;

- собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, квислинги;

- названия единиц величин, образованные от имен лиц: ом, ампер, паскаль;

- названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек: браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;

- родовые названия мифологических существ: валькирия, домовой.

7.2. Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом:

Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.

Каждая часть нерусской двойной, тройной фамилии или псевдонима пишется с прописной буквы, независимо от раздельного или дефисного их написания:

Жан Поль Сартр, Франклин Делано Рузвельт, Жан-Жак Руссо.

В китайских именах, состоящих из двух частей, обе части пишутся раздельно с прописной буквы: Сун Ятсен, Е Хаобо.

В корейских, вьетнамских, бирманских, индонезийских, цейлонских, японских фамилиях и именах все составные части пишутся раздельно с прописной буквы: Пан Су Ен, Ле Тхань Нги, Есидо Томодзи.

Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяется дефисом: Риего-и-Нуньес, Комияма-сан.

7.3. Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля.

Частые отступления от правила (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например "у господина Гуся", "гражданину Ремню". Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме или вносят изменения в данный тип склонения, например, сохраняют в формах косвенных падежей беглый гласный звук "О награждении академика Гребеня Л.К. орденом...").

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на безударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и:

Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко: Шамбинаго, Седых, Гладких, Хитрово, Петренко.

В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе обозначает фамилию: Немировича-Данченко, Лебедева-Кумача, Ипполитова-Иванова.

Если же первая часть не образует фамилии, то она не склоняется: работа Туган-Барановского, скульптура Демут-Малиновского и т. д.

Нерусские фамилии, относящиеся к двум или нескольким лицам, в одних случаях ставятся в форме множественного числа, в других - в форме единственного, а именно:

1) если при фамилии имеются два мужских имени, то она ставится в форме множественного числа: Генрих и Томас Манны, Август и Жан Пикары, Адольф и Михаил Готлибы;

2) при двух женских именах фамилия ставится в форме единственного числа: Ирина и Тамара Пресс;

3) если фамилия сопровождается мужским и женским именами, то она сохраняет форму единственного числа: Франклин и Элеонора Рузвельт, Поль и Эслапда Робсон, Нина и Станислав Жук.

7.4. Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц

Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т.п. при помощи суффиксов -ов- (-ев-) или -ин-, пишутся с прописной буквы:

Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.

Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц при помощи суффикса -ск- (-овск-, -евск-, -инск-), пишутся со строчной буквы:

пушкинская квартира, шекспировские трагедии.

Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении "памяти такого-то", "имени такого-то", а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы:

Сахаровские чтения, Строгановское училище.

Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы:

гордиев узел, сизифов труд.

Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы: по-суворовски.

8. Награды, знаки отличия, премии

В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов орден и степень:

орден Трудовой Славы I, II, III степени;

но: орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.

В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия в кавычках и имена собственные:

орден "Материнская слава" I степени, медаль "Защитнику свободной России", медаль "За спасение утопающих", медаль "За отвагу на пожаре".

В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные:

Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри.

В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова премия:

Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия, Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.

9. Наименования устройств, машин, произведений, памятников

9.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов и др.)

Условные индивидуальные названия заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

крейсер "Варяг", экспресс "Красная стрела", ледокол "Россия".

Условные названия, представляющие обозначение серийно выпускаемых машин, заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

автомобили "Волга", "Жигули", комбайны "Дон", "Сибиряк", трактор "Беларусь", самолеты "Боинг-747", "Мираж".

Неофициальные названия машин, передающие на письме разговорную речь, принято писать со строчной буквы:

форды, тойоты, кадиллаки.

Условные названия устройств и машин в научно-информационных текстах пишутся с прописной буквы, без кавычек:

отделочная линия Тензион-Синьор, печатно-кодирующее устройство Перфосет Т-101.

Серийные обозначения машин в виде буквенных аббревиатур, сочетающихся с номерами или без номеров, пишутся без кавычек:

Ан-24, В-1, КамАЗ, МАЗ-500.

9.2. Литературные произведения, журналы, газеты и органы печати

С прописной буквы пишут первое слово и имена собственные в выделяемых кавычками названиях книг, газет, журналов и т.п.:

комедия "Горе от ума", пьеса "Женитьба", рассказ "Певцы", роман "Война и мир", газета "Московский комсомолец", журнал "Новый мир".

В тексте издания на русском языке названия зарубежных книг, газет и журналов воспроизводятся в русской транскрипции, названия книг - в русском переводе или в транскрипции (непереводимые названия):

"Аль-Ахрам", "Вашингтон пост энд Тайме геральд", "Коррьере ди Рома", "Франс нувель", "Летрас де Экуадор", "Юнайтед Стейтс ньюс энд Уорд ди рипорт"; роман "Отверженные", но: "Жерминаль".

Названия культовых книг пишутся без кавычек с прописной буквы (если в тексте ведется речь о них как о книгах):

Апостол, Библия, Ветхий завет, Евангелие, Коран, Минея праздничная, Октоих, Осмогласник, Псалтырь, Часослов, Четьи-Минеи,

но: "по библии", "по евангелию", "по корану", "в часослове".

9.3. Памятники старины

В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные:

Исаакиевский собор, мавзолей Галлы Блацидии, Сикстинская капелла, собор Парижской богоматери, Успенский собор во Владимире, храм Василия Блаженного, церковь Покрова на Нерли, церковь Рождества Богородицы, церковь Святой Софии, церковь Спаса Нередицы.

Названия церквей и соборов с элементами Сан, Сект пишутся раздельно с последующей частью названия:

собор Сан Марко, церковь Сан Франциско, церковь Санта Кроче.

10. Военные названия

10.1. Важнейшие военные названия

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:

Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

Названия вооруженных сил других государств принято писать со строчной буквы:

вооруженные силы Италии, французская армия,

но: британская Рейнская армия.

10.2. Рода войск, военные округа, части и соединения

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил:

Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска,

но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Названия военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы:

Московский военный округ, Курский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные:

Беломорский 35-й драгунский полк, Вятский полк (но: первый батальон, вторая рота, саперный батальон), лейб-гвардии Преображенский полк (но: лейб-гвардии гусарский полк), Отдельная Приморская армия, Смоленская пехотная дивизия, 119 Коломенский полк.

11. Написание дат

11.1. Дата из числа месяца, порядкового номера месяца и года

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание:

02.09.2011

02 сентября 2011 г.

02 сентября 2011 года.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в октябре 2012 г.

в октябре - ноябре 2012 г.

в I квартале 2012 г.

в III - IV кварталах 2012 г.

в первом полугодии 2012 г.

11.2. Слово год при цифрах даты

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью:

план на 2012 год, смета на 2012 год.

Требуется опускать слово год при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово год при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица, дата создания или издания произведения, стоящая после его названия, дата исторического события и т.п.:

Знаменитый физиолог Иоганн Мюллер (1801 - 1858) сформулировал...;

Работы Сеченова "Рефлексы головного мозга"(1863), "Кому и как разрабатывать психологию" (1873) и др.;

Французская буржуазная революция (1789 - 1793) вызвала оживление издательской деятельности;

С.И. Иванов (р. 1925);

А.П. Петров (ум. 1980).

11.3. Обозначение периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом:

в октябре 2012 г., но: за 8 месяцев 2012 года, в 2012 году, с 2009 по 2011 год, в 2009 - 2011 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается:

В 2009 - 2011 гг.;

В период 1950 г. - 1960-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

в 2011/2012 учебном году, театральный сезон 2011/2012 года, отчетный 2010/2011 год.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью:

освободить от взимания налога в 2010 - 2011 гг.

Рекомендуется следующее написание десятилетий:

90-е годы XX века; 70 - 80-е гг. нашего столетия; 1750-е годы; 1910-е гг.; в 1860 - 80-е гг., но: в 1890 - 1910-е годы.

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью:

I квартал 2012 г.; во втором полугодии 2012 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся:

В I квартале (но не в I-м квартале).

11.4. Названия праздников

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Восьмое марта, Новый год, День российской печати,

но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

1 Мая, 8 Марта.

12. Написание чисел

12.1. Буквенная форма однозначных целых чисел

Буквенная форма однозначных целых чисел используется:

- если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):

рекомендуется:	не рекомендуется:
Лабораторию следует оборудовать четырьмя компьютерами	Лабораторию следует оборудовать 4 компьютерами

- если стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно:

рекомендуется:	не рекомендуется:
... пять 30-местных автобусов ...	... 5 30-местных автобусов ...

Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на буквенную: 5 новых 30-местных автобусов;

- когда количественное числительное начинает предложение, поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная буква в первом слове предложения:

рекомендуется:	не рекомендуется:
... при такой планировке. Пять ПЭВМ размещают ...	... при такой планировке. 5 ПЭВМ размещают...

Во избежание разнобоя в написании количественных числительных, стоящих в начале и в середине предложения, желательно по возможности перестроить предложение, начинающееся числом, так, чтобы последнее перешло в середину: ... при такой планировке. Размещают 5 ПЭВМ ...

12.2. Цифровая форма однозначных целых чисел

Цифровая форма однозначных целых чисел используется:

- если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с двух- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже:

рекомендуется:	не рекомендуется:
За сериями из 3, 5, 12 упражнений следовали ...	За сериями из трех, пяти, 12 упражнений следовали ...

- когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п.:

рекомендуется:	не рекомендуется:
При массе до 7 кг ...	При массе до семи кг (до семи килограммов) ...
Цена до 100 руб.	Цена до ста р. (до ста рублей) ...

12.3. Цифровая форма многозначных целых чисел

Цифровая форма многозначных целых чисел является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 34 768; 5 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов: N 89965.

Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается.

12.4. Буквенная форма многозначных целых чисел

Эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом:

рекомендуется:	не рекомендуется:
...320 двадцатитонных грузовиков	...320 20-тонных грузовиков...
...320 грузовиков грузоподъемностью 20 т...

12.5. Буквенно-цифровая форма чисел

Рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд.: 20 млрд., 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км; 200 млрд. кВт·ч.

В устоявшихся названиях широко известных процессов допускается привычное написание: Процесс 193-х, Процесс 50-ти.

12.6. Дробные числа

После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются:

рекомендуется:	не рекомендуется:
1/2 квадрата; 9/10 поля; 1/8 площади	1/2 часть квадрата; 9/10 частей поля; 1/8 доля площади

Десятичные знаки отделяются от целой части числа запятой.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

0,75 литра; 0,5 тысячи; 1/3 метра; 28,5 метра, 28,5 кв. метра,

но: 28,5 тыс. метров.

12.7. Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие; тире; дефис; предлог от перед первым числом и - до - перед вторым.

Например: длиной 5... 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной 5 - 10 м; длиной от 5 до 10 м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить: когда тире может быть принято за знак минус; когда одно из чисел - величина положительная, а другое - отрицательная или если оба - величины отрицательные.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела:

рекомендуется:	не рекомендуется:
Высота 15 000 - 20 000 м	Высота 15 - 20 000 м (если первое число 15 000)

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд.:

рекомендуется:	не рекомендуется:
Высота 20 - 30 тыс. м	Высота 20 тыс. - 30 тыс. м

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему. Исключение составляют взаимосвязанные относительные числа (во второй паре большее число может идти первым): Это составляет 60 - 80% всей массы груза. Остальные 40 - 20%...

12.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 2-99-90; 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: 299-85-90.

Двойные номера домов принято писать через косую черту:

ул. Стрелецкая, 12/4.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома:

Пушкинский пер., д. 7а.

12.9. Порядковые числительные

Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных - это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением:

- номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XI конгресс); века (XX век); номера международных объединений (III Интернационал), номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); имена императоров, королей (Николай II, Карл V); кварталы (II - IV кварталы). Могут обозначаться римскими цифрами части, разделы книг;

- очень простых числительных (типа первый раз, второй раз), а также словосочетаний типа: представитель Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной ассамблеи ООН.

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

- однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;

- двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Написание порядковых числительных с наращением падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения).

Если один за другим следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й ряды; 70-е и 80-е годы.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

- только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50 - 60-е годы;

- у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х - 90-е годы.

К порядковым числительным без наращения падежных окончаний, обозначенным арабскими цифрами, относятся:

- номера томов, разделов, страниц и т.п., если родовое слово (том, раздел и т.д.) предшествует им: в томе 6, разделе 4, на с. 12, но если родовое слово стоит после числительного, последнее пишется с наращением падежного окончания: в 6-м томе;

- даты (годы и числа месяца), если слово год или название месяца следует за числом: в 1992 году; 5 мая 1993 года. Однако если слово год или название месяца опущено, или поставлено перед числом, или отделено от числа другим словом, падежное окончание рекомендуется наращивать: Грянул 1941-й.

12.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным процентный пишутся: 10-процентный сбор.

12.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (N, %) при числительных

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами:

5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

Денежные выражения в рублях и копейках следует писать:

108 руб. 50 коп.; 20,5 рубля.

Названия единиц измерения в тексте постановлений и распоряжений рекомендуется писать:

5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров;

в приложениях - сокращенно:

5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 100 голов скота (птицы).

Знаки N, % при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз, до или после ряда чисел:

правильно:	неправильно:
N 5, 6, 7	N 5, 6, 7 (N 5, N 6, N 7)
N 11 или 12	N 11 или N 12
между N 5 и 6	между N 5 и N 6
50, 60 и 70%	50%, 60% и 70%
от 50 до 60%	от 50 до 60%% (от 50% до 60%)

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире:

правильно:	неправильно:
Протяженностью 10 м	Протяженностью в - 10 м

13. Правила переноса слов

При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога:

правильно:	неправильно:
про-смотр	просмо-тр
строй-ка	ст-ройка

При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога:

правильно:	неправильно:
за-ключение	зак-лючение
по-крытие	пок-рытие
по-ставка	пос-тавка

При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога:

правильно:	неправильно:
пяти-граммовый	пятиг-раммовый
Киров-абад	Кирова-бад
циан-амид	циана-мид

Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными:

правильно:	неправильно:
мас-са	ма-сса

Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженный, нововведение:

правильно:	неправильно:
со-жженный	сожженный
ново-введение	новов-ведение

Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.

Не допускается отделять или разделять переносом:

инициалы имени и отчества от фамилии или один инициал от другого;

сокращения типа и т.д., и т.п., и др., т.е.;

буквенные аббревиатуры (в сочетании с цифрами и без них), например: ГЭС, Ту-144, Ил-18Д, ЗИЛ-164А, МАЗ-222, ДТ-74;

цифры одного числа;

сокращенные слова от слов, к которым они относятся, например: г. (город), им. , ул.;

цифры от сокращенных или полных наименований, к ним относящихся, например: 50 рублей, 20 тыс. рублей, 2010 год, XXI век, страница 51, том 5:

правильно:	неправильно:
50 руб-лей	50-рублей
20 тыс. руб-лей	20-тыс. рублей
стра-ни-ца 51	страница-51

обозначения мер от предшествующих цифр:

правильно:	неправильно:
1 ок-тяб-ря 2000 г.	1-октября 2000 г.
12 мет-ров	12-метров
72 куб. метра	72-куб. метра

знаки N, §, % и т.п. от цифр, к которым они относятся, например: N 35497, § 25, 101%, 30°С;

падежные окончания (наращения) от цифр, которые с ними связаны, например: 5-й, 5-я;

цифры от текста, который эти цифры нумеруют;

открывающие скобки и кавычки от последующего слова, а закрывающие - от предшествующего;

все знаки препинания от предшествующего слова, за исключением тире, начинающего прямую речь.

14. Сочетания знаков препинания

Если слово или группа слов, которые должны быть выделены запятыми, стоят перед тире, то сохраняются обе запятые, например:

М.А. Шолохов, автор "Тихого Дона", - один из крупнейших советских писателей.

Если после тире есть слово или слова, которые по общим правилам нужно выделять запятыми, то первая запятая не ставится, например:

Тимирязев, Вильямс, Мичурин - словом, все биологи уделяли внимание этой проблеме.

Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все эти знаки ставятся после кавычек, например:

В соответствии с расчетами, представленными производственным объединением "Импульс", утвердить на 2012 год...

Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающими кавычками, если относятся только к словам, заключенным в кавычки, и после закрывающих кавычек, если относятся ко всему предложению, например:

Роман "Что делать?" написан Н.Г. Чернышевским.

Вы прочитали роман Достоевского "Преступление и наказание"?

Если многоточие, восклицательный или вопросительный знак стоят перед закрывающими кавычками, то тот же самый знак не повторяется после кавычек, неодинаковые же знаки, если они требуются по условиям контекста, ставятся перед закрывающими кавычками и после них. Например:

Читали ли Вы роман Чернышевского "Что делать?"

Когда был выдвинут лозунг "Земля крестьянам!"?

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить кавычками, стоят слова, уже заключенные в кавычки, употребляют кавычки разного рисунка; если по каким-либо причинам разного рисунка кавычки поставить нельзя, то рядом дважды кавычки не ставятся, например:

В радиограмме было сказано: "На помощь вышел ледокол "Владивосток".

Ни перед открывающей, ни перед закрывающей скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире; все эти знаки ставятся только после закрывающей скобки, например:

Страны, в которых сокращается жилищное строительство (Франция, Дания, Греция), закупают на мировом рынке строительные материалы менее активно.

Я был на Кавказе три раза (и все три раза летом): в 1980, в 1997 и в 2004 годах.

Вся эта область (это установили ученые) - дно моря в прошлом.

Многоточие, знаки вопросительный и восклицательный ставятся перед закрывающей скобкой, если относятся только к части текста, заключенной в скобки, и после закрывающей скобки, если относятся ко всему предложению, например:

После нашего разговора (сколько уже было таких разговоров!) его отношение к работе изменилось.

15. Наиболее употребляемые сокращения слов

академик	-	акад.
бывший	-	б.
век, века	-	в., вв. (при цифрах)
глава, главы	-	гл. (в книгах)
год, годы	-	г., гг. (при цифрах)
город, города	-	г., гг.
господин, господа, госпожа	-	г-н, гг., г-жа
господину	-	г-ну
гражданин, граждане	-	гр-н, гр-не
гражданка, гражданки	-	гр-ка, гр-ки
деревня	-	дер.
железная дорога	-	ж.д.
железнодорожный	-	ж.-д.
заведующий	-	зав.
заместитель	-	зам.
издание	-	изд.
имени	-	им.
исполняющий обязанности	-	и.о.
и другие	-	и др.
и прочие	-	и пр.
и так далее	-	и т.д.
и тому подобное	-	и т.п.
квартира	-	кв.
коэффициент полезного действия	-	к.п.д., кпд
лист, листы	-	л.
мадам	-	м-м
миллиард, миллиарды	-	млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы	-	млн. (после цифрового обозначения)
младший	-	мл.
область	-	обл.
округ	-	окр.
озеро	-	оз.
переулок	-	пер.
поселок	-	пос.
приложение	-	прил.
профессор	-	проф.
пункт, пункты	-	п., пп.
район	-	р-н
река	-	р. (но реки)
сборник	-	сб.
сего года	-	с.г.
село	-	с.
сельское хозяйство	-	с.х.
сельскохозяйственный	-	с.-х.
смотри	-	см.
станция	-	ст.
статья, статьи	-	ст. (при цифрах)
страница, страницы	-	с. (при цифрах)
текущего года	-	т.г.
то есть	-	т.е.
том, тома	-	т., тт. (при цифрах)
тысяча, тысячи	-	тыс. (после цифрового обозначения)
улица	-	ул.
экземпляр	-	экз.

16. Вводные слова и обороты

Рекомендуется обособлять следующие вводные слова и обороты:

без сомнения

безусловно (в значении "несомненно", "разумеется")

бесспорно (в значении "несомненно", "разумеется")

более того, больше того

вернее (в значении "вернее говоря")

вероятно, вероятнее всего

видимо

в конце концов (при перечислении и при выражении нетерпения, при усилении, подчеркивании)

в общем (в значении "в общем-то говоря")

во всяком случае

возможно

вообще (в значении "вообще говоря")

во-первых, во-вторых...

в первую очередь (в значении "во-первых")

вплоть (с оборотом)

впрочем

в свою очередь

в случае, если (в начале предложения)

в сущности

в том числе (с оборотом)

в частности (отдельно или с оборотом)

выходит

главное, самое главное

дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

действительно (в значении "в самом деле")

дескать

допустим

ей-богу

естественно (в значении "конечно", "разумеется")

за исключением (с оборотом)

знаете

значит (в значении "следовательно")

итак

кажется, казалось бы

как всегда

как говорится

как правило

как следствие

к несчастью

конечно (кроме "конечно да", "конечно нет", "конечно правда", "конечно же так")

к примеру

кроме (с оборотом в значении исключения)

кроме как (с оборотом)

кроме того, кроме этого, кроме всего прочего, кроме шуток

к слову

к сожалению

кстати

к счастью

между прочим

может, может быть

можно сказать

мол

наверное

наконец (при перечислении)

на мой взгляд

наоборот

наподобие

например

напротив

не дай бог (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

несмотря на

несомненно (не обособляется при утверждении)

ну (кроме "ну что", "ну а", "ну и", "ну нет", "ну да")

однако (в середине и в конце предложения, но не в значении "но")

одним словом

оказывается

очевидно

по-видимому

по данным Росстата

по данным за 2011 год

подчеркиваю

пожалуй

пожалуйста

по-моему

помимо (с оборотом в значении исключения)

по мнению комитета

по моему мнению

по нашим данным

понятно

по прогнозам

по сути (в значении "по сути говоря")

по сути дела (в значении "по сути дела говоря")

по существу (в значении "по существу говоря")

похоже

правда

предположим

прежде всего (в значении "во-первых")

разумеется

само собой разумеется

с Вашего разрешения

с другой стороны

скажем

скорее (в значении "скорее говоря")

слава богу (в разговорной речи, вне прямой связи с религией)

следовательно

словом

с моей точки зрения

собственно

с одной стороны

соответственно (в значении "следовательно")

со своей стороны

стало быть

так (в начале предложения в значении "например")

таким образом

таких, как...

так сказать

точнее (в значении "точнее говоря")

увы

что ли

что называется

Не рекомендуется обособлять следующие слова и обороты:

авось

благодаря

буквально

ведь

в итоге

в конечном счете

в конце концов (в значении "под конец")

в крайнем случае

в лучшем случае

вместе с тем

вдобавок

в определенном смысле

вопреки

в основном

в особенности

в отличие

в первую очередь (в значении "сначала", "прежде всего")

в принципе

в противном случае

в результате

вроде

в самом деле (в значении "действительно")

в связи с этим

все равно

в соответствии

в том числе

в целом

главным образом

действительно (при утверждении)

значит (в значении "означает")

именно

исключительно

как максимум, как минимум (в количественном значении)

как таковой

к тому же

между тем

наверняка

наконец (в значении "в результате", "наконец-то")

на первый взгляд

наряду

на самом деле

небось

опять-таки

особенно

отнюдь

по идее

по крайней мере (в количественном значении обособляется: "Этот вопрос обсуждался дважды, по крайней мере")

по меньшей мере

практически

приблизительно

при всем том

примерно

притом

причем

просто

словно

согласно

так называемый

тем не менее

то есть

фактически

хотя бы

якобы

Некоторые слова и словосочетания из перечисленных могут обособляться, но только в составе оборота.

Приложение N 7
к подпункту 8.2.7

Перечень
корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

1. Письма, присланные для сведения.

2. Приглашения на семинары, учебные планы, программы.

3. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

4. Печатные издания (без сопроводительного письма).

5. Поздравительные телеграммы, письма, приглашения, благодарственные письма.

6. Предложения об оформлении подписки на периодические издания.

7. Протоколы, акты, формы статистической отчетности и другие документы, поступившие без сопроводительных писем.

8. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувенирной продукции для проведения мероприятий.

9. Заявки на материально-техническое и хозяйственное обеспечение.

10. Предложения в план основных мероприятий Правительства края, календарные планы.

11. Телефонограммы.

12. Документы, поступившие без подписи.

13. Проекты правовых актов Губернатора края, Правительства края, направляемые на согласование.

14. Заявления на оформление командировочных удостоверений.

15. Документы, относящиеся к переписке внутри структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края.

Приложение N 8
к пункту 9.2

Форма

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                     Губернатор

                                                Хабаровского края

                                                          В.И. Шпорт

                                             "____" _________20   г.

                                                  N _________

ПОРУЧЕНИЕ
Губернатора Хабаровского края

Кому дано поручение:

Текст поручения.

Срок исполнения.

Ответственный исполнитель.

Приложение N 9
к пункту 9.2

Форма

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                     Губернатор

                                                Хабаровского края

                                                          В.И. Шпорт

                                             "____" _________20   г.

                                                  N _________

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ
Губернатора Хабаровского края

1. Кому дано поручение:

Текст поручения.

Срок исполнения.

Ответственный исполнитель.

2. Кому дано поручение:

Текст поручения.

Срок исполнения.

Ответственный исполнитель.

3. Кому дано поручение:

Текст поручения.

Срок исполнения.

Ответственный исполнитель.

4. Кому дано поручение:

Текст поручения.

Срок исполнения.

Ответственный исполнитель.

Приложение N 10
к подпунктам 11.1.3, 11.1.13

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ "___" _________20__г. N ______ г. Хабаровск на год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения	________________	________________
________   (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от _______ N _________
Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края	________________	________________
________   (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

Заведующий сектором контрольно-аналитической работы и ведомственного архива	________________	________________
________   (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности ответственного за делопроизводство	________________	________________
________   (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

Итоговые сведения переданы в сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива.

Наименование должности передавшего сведения	________________	________________
________   (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

Приложение N 11
к подпунктам 11.1.3, 11.1.13

Форма сводной номенклатуры дел

Правительство Хабаровского края НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ "___" ___________ 20__ г. N ____ г. Хабаровск на _________ год		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Заведующий сектором контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края от "___" _________ 20__ г. N ___		Протокол научного экспертно-методического совета краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края"* от "___" _________ 20__ г. N ___

___________

*Согласование научным экспертно-методическим советом краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" не реже одного раза в пять лет.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в министерстве края, ином органе исполнительной власти края.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.

Наименование должности передавшего сведения
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Приложение N 12
к подпункту 11.2.5

Форма листа - заверителя дела

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито и пронумеровано		листов
	(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего лист - заверитель дела
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Приложение N 13
к подпункту 11.2.5

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________________

N п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Приложение N 14
к подпункту 11.2.6

Образец оформления обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________________________________________________________ (наименование архива) _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Ф. N ______ Оп. N ______ Д. N ______

Правительство Хабаровского края

Министерство промышленности и транспорта края

Управление промышленности

Промышленный отдел

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО N _____ том N ___

Протоколы заседаний комиссии по

лицензированию деятельности, связанной с заготовкой,

переработкой и реализацией лома цветных и черных металлов

на территории Хабаровского края

(заголовок дела)

11 января 2011 г. - 27 декабря 2011 г.

(крайние даты)

На 34 листах

Хранить постоянно

Ф. N ______ Оп. N ______ Д. N ______

Формат дела С4 (230 _ 320 мм)

Приложение N 15
к подпункту 11.4

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Правительство Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N дел по личному составу за _________ год		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _______________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:			.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам)
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края		Протокол научного экспертно-методического совета краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края"
от "___" _________ 20__ г. N ____		от "___" _________ 20__ г. N ____

Приложение N 16
к подпункту 12.10

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Правительство Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N дел по личному составу за _________ год		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено		дел
	(цифрами и прописью)

с N _______________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:			.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Наименование должности работника сектора контрольно-аналитической работы и ведомственного архива
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края		Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства края
от "___" _________ 20__ г. N ____		от "___" _________ 20__ г. N ____

Приложение N 17
к подпункту 12.11

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения

___________________________________________________________
(наименование учреждения)

__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

ОПИСЬ N

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6*(1)	7
Название раздела

В данную опись внесено		единиц хранения с N_____ по
	(цифрами и прописью)

N _________

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи	________________	________________
_________    (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

СОГЛАСОВАНО Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края		СОГЛАСОВАНО*(2) Протокол ЭК аппарата Губернатора и Правительства края
__________ ______________		от ____________ N _____
(подпись) (И.О. Фамилия)
___________
(дата)

Передал			единиц хранения
		(цифрами и прописью)
и			регистрационно-
	(цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам*(3).

Наименование должности сотрудника структурного подразделения	________________	________________
_________    (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

Передал			единиц хранения
		(цифрами и прописью)
и			регистрационно-
	(цифрами и прописью)
контрольных картотек к документам.

Заведующий сектором контрольно-аналитической работы и ведомственного архива	________________	________________
_________    (дата)	(подпись)	(И.О. Фамилия)

-------------------------------------------

*(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

*(2) При наличии ЭК структурного подразделения.

*(3) Передаются вместе с делами отдела делопроизводства и архива.

Приложение N 18
к подпункту 12.14

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Правительство Хабаровского края АКТ "____" ___________ 20__ г. N _____ г. Хабаровск О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

На основании
	(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы фонда N
		(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы.
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены ЭПМК управления по делам архивов Правительства края, а по личному составу согласованы с научным экспертно-методическим советом краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (протокол от "____" __________ 20__ г. N _______).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ____________ N __________

Документы в количестве				дел, весом
		(цифрами и прописью)
	кг сданы в
			(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N _________.

Наименование должности работника, сдавшего документы
		(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника сектора контрольно-аналитической работы и ведомственного архива, внесшего изменения в учетные документы
	(подпись)		(И.О. Фамилия)

(дата)

Приложение N 19
к подпункту 12.14

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование структурного подразделения АКТ "___"_______20___г. N ____ г. Хабаровск		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края
			(подпись)		(И.О. Фамилия)
			(дата)

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы в дело с временным сроком хранения согласно номенклатуре дел (год).

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы.
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с научным экспертно-методическим советом

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________________ N ____________________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	_______________	______________________
________	(подпись)	(И.О. Фамилия)
(дата)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ____________ N __

Документы в количестве				ед. хр., весом
		(цифрами и прописью)
	кг сданы в
			(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ N ___________

N _____________________________.

Наименование должности работника структурного подразделения, сдавшего документы	_______________	______________________
______	(подпись)	(И.О. Фамилия)
(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника сектора контрольно-аналитической работы и ведомственного архива, внесшего изменения в учетные документы	_______________	______________________
______	(подпись)	(И.О. Фамилия)
(дата)

Приложение N 20
к подпункту 14.3.6

Форма

ЖУРНАЛ
учета копировально-множительных работ в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края

N п/п	Наименование копируемого документа (материала)	Исполнитель	Кто разрешил	Оригинал листов/ страниц	Количество снятых копий листов/ страниц