Приложение 2. Инструкция о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 марта 2014 г. N 74-р настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2
к распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского городского округа
от 24 октября 2012 г. N 427-р

Инструкция
о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

С изменениями и дополнениями от:

19 марта 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка и совершенствования технологии работы с применением автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" (далее - АС ЭДД "DocsVision") в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация городского округа) и подведомственных муниципальных учреждениях.

1.2. Инструкция о работе в АС ЭДД "DocsVision" в администрации городского округа определяет основные принципы организации АС ЭДД "DocsVision", порядок совместной деятельности работников администрации городского округа в АС ЭДД "DocsVision", порядок работы с документами с применением АС ЭДД "DocsVision" и устанавливает правила работы со справочниками АС ЭДД "DocsVision".

1.3. Учету и обработке в АС ЭДД "DocsVision" подлежат следующие документы:

1.3.1 входящие документы;

1.3.2 исходящие документы;

1.3.3 внутренние распорядительные документы;

1.3.4 служебная переписка;

1.4. В соответствии с выполняемыми функциями все пользователи АС ЭДД "DocsVision" разделены на несколько категорий (ролей):

1.4.1 "Руководитель":

- Глава администрации городского округа;

- первый заместитель Главы администрации городского округа;

- заместители Главы администрации городского округа;

- заместители Главы администрации городского округа - руководители (начальники, председатели) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа; руководители (начальники, председатели) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа;

- заместители руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа;

- заместители руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа - начальники отделов;

1.4.2 "Заместитель":

- работник, которому делегировано право "Руководителем" от его имени визировать, подписывать документы, ставить поручения (резолюции), завершать задачи и назначенный в АС ЭДД "DocsVision" замещающим "Руководителя";

1.4.3 "Ответственный исполнитель":

- начальник отдела в составе органов администрации городского округа;

1.4.4 "Исполнитель":

- пользователь АС ЭДД "DocsVision", которому назначено исполнение по документу;

1.4.5 "Регистратор":

- работники органов администрации городского округа, регистрирующие служебные документы и ответственные за делопроизводство;

1.4.6 "Контролер":

- работник, назначенный "Руководителем", "Заместителем", "Ответственным исполнителем", принимающий или отклоняющий исполнение мероприятий по документу.

1.5. АС ЭДД "DocsVision" обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документу, которыми обладают пользователи, участвующие в его подготовке, учете и исполнении:

1.5.1 "Руководители" и "Заместители", указанные в поле "Получатели" электронной регистрационно-контрольной карточки (далее - ЭРКК) документа;

1.5.2 исполнители поручений (резолюций) по документу, указанные в поле "Исполнители" ЭРКК документа и на секции "Задачи" ЭРКК;

1.5.3 авторы документов;

1.5.4 пользователи АС ЭДД "DocsVision", которым документ направлен на ознакомление;

1.5.5 пользователи АС ЭДД "DocsVision", имеющие доступ к связанным документам;

1.5.6 работники Оператора АС ЭДД "DocsVision", закрепленные за указанной автоматизированной системой.

1.6. Работники администрации городского округа несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременность и качество исполнения поступивших им через АС ЭДД "DocsVision" документов, а также сохранность служебных документов и содержащуюся в них информацию.

2. Термины и определения

Автор документа - пользователь АС ЭДД "DocsVision", осуществляющий подготовку и создание документа в АС ЭДД "DocsVision".

Автор поручения (резолюции) - пользователь АС ЭДД "DocsVision", давший поручение (резолюцию).

Служебная переписка - переписка между органами администрации городского округа, переписка внутри органа администрации городского округа (служебная записка), иное документационное взаимодействие внутри администрации городского округа.

Внутренний распорядительный документ - правовые акты администрации городского округа, протоколы заседаний коллегиальных органов администрации городского округа, совещаний лиц, указанных в подпункте 1.4.1 настоящей Инструкции.

Входящий документ (входящая или поступающая корреспонденция) - документ, поступивший в администрацию городского округа.

Замещающий - пользователь АС ЭДД "DocsVision", наделенный в АС ЭДД "DocsVision" равными правами с работником органа администрации городского округа или должностным лицом, которого он замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, ставить поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронно-цифровой подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя АС ЭДД "DocsVision".

Исполнитель - пользователь АС ЭДД "DocsVision", назначенный исполнителем по резолюции (поручению).

Исходящий документ (исходящая или отправляемая корреспонденция) - документ, создаваемый органом администрации городского округа для отправки в стороннюю организацию.

Карточка задания (далее - КЗ) - карточка поручения, содержащая резолюцию автора поручения (резолюции).

Карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в АС ЭДД "DocsVision", заполненная автором поручения (резолюции).

Ответственный исполнитель - пользователь АС ЭДД "DocsVision", назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения).

Личная папка (персональная папка) - папка пользователя в АС ЭДД "DocsVision", предназначенная для работы с документами и хранения ярлыков электронной регистрационно-контрольной карточки.

Пользователь АС ЭДД "DocsVision" - работник, участвующий в рамках своих функциональных обязанностей в процессах автоматизированной обработки информации и имеющий доступ к программному обеспечению и данным АС ЭДД "DocsVision".

ЭРКК - документ АС ЭДД "DocsVision", содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа.

Электронный образ (далее - ЭО) - файл, содержащий графическую копию документа.

3. Организация работы с документами с применением АС ЭДД "DocsVision"

3.1. Регистрация документов:

3.1.1 регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, - производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов;

3.1.2 регистрации в АС ЭДД "DocsVision" подлежат следующие документы:

- входящие (направляемые сторонними организациями, учреждениями и предприятиями в органы администрации городского округа);

- исходящие (документы, подписанные руководителем органа администрации городского округа либо лицом, исполняющим обязанности руководителя в установленном порядке, направляемые в адрес сторонних организаций, учреждений и предприятий);

- служебные и докладные записки (подготовленные в органе администрации городского округа, подписываемые руководителем органа администрации городского округа либо лицом, исполняющим обязанности руководителя в установленном порядке, и направляемые в другой орган администрации городского округа);

- внутренние распорядительные документы (нормативно-правовые акты, приказы, поручения, протоколы).

В Аппарате администрации городского округа регистрируются в АС ЭДД "DocsVision" следующие документы:

- постановления администрации городского округа;

- распоряжения администрации городского округа;

- протоколы совещаний, проводимых Главой администрации городского округа, первым заместителем, заместителями Главы администрации городского округа, заместителем Главы администрации городского округа - руководителем Аппарата администрации городского округа;

- приказы Аппарата администрации городского округа;

- документ "Перечень поручений Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа";

- обращения граждан и юридических лиц;

- заявления на оказание муниципальных услуг;

3.1.3 при регистрации в АС ЭДД "DocsVision" входящему документу присваивается персональный регистрационный номер, который печатается в правом нижнем углу первого листа документа;

3.1.4 регистрационные номера входящих, исходящих документов, а также служебной переписки, регистрируемых в органах администрации городского округа, формируются согласно приложениям 6 и 7 настоящей Инструкции. Имеют следующий вид: M-N-O/номер документа/последние цифры текущего года, где M - вид документа, N - индекс органа администрации, O - тип корреспонденции (например: 01-02-00/157/14, где 01-вид входящего документа, 02 - индекс органа администрации, 00- тип корреспонденции (входящая)/157 - порядковый номер/14 - последние цифры текущего года).

3.1.5 Нормативно-правовые акты, протоколы аппаратных совещаний в администрации, протоколы коллегиальных, совещательных органов администрации, перечни поручений Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа регистрируются порядковыми номерами:

- постановления администрации городского округа: порядковый номер документа (например: 111);

- приказы Аппарата администрации городского округа: порядковый номер документа - постфикс "од" (например: 61-од);

- распоряжения администрации городского округа: порядковый номер документа - постфикс "р" (например: 331-р);

- перечень поручений Главы администрации городского округа: префикс "ПП" - порядковый номер перечня/последние цифры текущего года (например: ПП-5/14);

- протоколы коллегиальных органов администрации городского округа:

- для рабочих групп: порядковый номер документа префикс "РГ" - порядковый номер протокола / последние цифры года создания рабочей группы (например: протокол N 1 РГ-2/09);

- для комиссий: порядковый номер документа префикс "К" - порядковый номер протокола / последние цифры года создания комиссии (например: протокол N 1 К-2/09);

3.1.6 бумажный экземпляр зарегистрированного документа помещается в соответствующее дело в соответствии с номенклатурой дел администрации городского округа;

3.2. Работа с входящими документами:

3.2.1 регистрация входящих документов осуществляется в течение трех рабочих дней. Регистрация документов, требующих срочного рассмотрения осуществляется в день поступления;

"Регистраторами" в АС ЭДД "DocsVision" на имя "Руководителя" или "Заместителя" создается ЭРКК документа, и заполняются следующие реквизиты:

- корреспондент (отправитель документа);

- дата регистрации входящего документа;

- номер исходящего документа контрагента (при наличии);

- тема документа;

- содержание (кратко отражающее содержание документа);

- категория(и) документа;

- получатель(и);

3.2.2 если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными в АС ЭДД "DocsVision", "Регистратор" обязательно устанавливает связь ЭРКК этих документов в ЭРКК входящего документа;

3.2.3 после присвоения входящему документу в ЭРКК регистрационного номера отметка о регистрации документа (входящий номер и дата регистрации) проставляется "Регистратором" на бумажном экземпляре документа;

3.2.4 бумажный экземпляр документа с входящим регистрационным номером сканируется, полученный ЭО документа обязательно прикрепляется к ЭРКК;

3.2.5 хранению в ЭРКК подлежит ЭО входящего документа. В случае технической возможности приложения к документу также сканируются и хранятся в АС ЭДД "DocsVision";

3.2.6 не сканируются документы или приложения к документам:

- содержащие персональные данные специальной категории в соответствии со статьей 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- имеющие формат бумаги, который не может быть отсканирован в связи с техническими характеристиками сканера;

- сшитые, сброшюрованные документы (брошюры, книги, сшитые и заверенные многостраничные (более 2 листов) документы и другие).

Допускается:

- не распечатывать приложения к документам, направленным по электронной почте, при условии последующего прикрепления файлов документов - приложений к ЭРКК.

В поле "Содержание" ЭРКК обязательно вносится запись о том, какие документы не отсканированы;

3.2.7 "Регистратор" несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в ЭРКК входящего документа;

3.2.8 после регистрации ярлык ЭРКК поступившего документа с прикрепленным ЭО документа, направляется "Руководителю" или "Заместителю", указанным в поле "Получатели" ЭРКК, на рассмотрение.

Документ на бумажном носителе на рассмотрение направляется только Главе администрации городского округа, либо лицу, исполняющему полномочия Главы администрации или в случае, если документ не подлежит сканированию;

3.2.9 поручение Главы администрации городского округа (исполняющего полномочия Главы администрации) заместителя Главы администрации городского округа - руководителя Аппарата администрации городского округа, адресованное "Руководителю" или "Заместителю" на исполнение в АС ЭДД "DocsVision", переадресации в другой орган администрации городского округа не подлежит. В данном случае "Исполнитель" направляет запросы о предоставлении информации для рассмотрения документа и ответа по существу.

3.2.10 "Руководитель" или "Заместитель" получает КЗ в личную папку, рассматривает документ, выносит резолюцию по документу в срок, не превышающих двух дней: в поле "Задание" назначает "Исполнителя" из числа работников подчиненного органа администрации городского округа, формулирует поручение(я), определяет срок исполнения поручения(й) и назначает "Контролера" из числа сотрудников органа администрации городского округа.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким "Исполнителям", равным по должности, с использованием ЭРКК "Группа заданий" ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы, а также сбор и подготовка сводной обобщенной информации.

В случае необходимости осуществления контроля за сроками рассмотрения документа в АС ЭДД "DocsVision" в ЭРКК при создании задания дополнительно заполняются поля "Контролер", "Дата контроля", "Требуется приемка".

В этом случае "Контролер" видит задание, которое ему определено на контроль в папке "Неисполненные поручения".

"Заместитель" имеет возможность создавать проекты поручений (резолюций) за "Руководителя". В таком случае подготовленный им проект поручения (резолюции) утверждается "Руководителем";

3.2.11 когда полученный документ необходимо передать на ознакомление (осуществить рассылку) пользователям АС ЭДД "DocsVision" "Руководитель" или "Заместитель" может через АС ЭДД "DocsVision" инициировать процесс создания поручения "На ознакомление", и в дальнейшем проконтролировать факт ознакомления с документом;

3.2.12 на бумажных экземплярах документа резолюция не оформляется (лист резолюции не прикладывается) за исключением резолюций Главы администрации городского округа, либо лица, исполняющего полномочия Главы администрации городского округа;

3.2.13 после утверждения резолюции КЗ средствами АС ЭДД "DocsVision" доставляется всем указанным "Исполнителям";

3.2.14 "Исполнитель" получает электронную КЗ, содержащую резолюцию руководителя, в свою личную папку, просматривает ЭО документа и поставленные поручения, принимает решение об исполнении и выполняет одно из следующих действий:

- действие 1: создает отчет об исполнении: если подготовки письменного ответа не требуется, по завершении исполнения поручения по входящему документу вносит сведения об исполнении поручения в поле "Отчет" КЗ (приложение 1 к настоящей Инструкции);

- действие 2: подготавливает проект ответа на документ: если поручение требует подготовки ответа, согласовывает с "Руководителем", и подписывает его у руководителя, передает документ "Регистратору" для создания ЭРКК исходящего документа. В электронной КЗ заполняет поле "Отчет", вносит исходящий номер ответа, сведения об исполнении поручения и завершает задание (приложение 2 к настоящей Инструкции);

- действие 3: создает нижестоящее поручение (резолюцию): если задание расписывается далее, то на секции "Подчиненные задачи" создает новую задачу и назначает "Исполнителя". В случае указания нескольких "Исполнителей" обязательно из их числа назначается ответственный исполнитель.

3.2.15 после выполнения действия 3 из подпункта 3.2.14 настоящей Инструкции КЗ средствами АС ЭДД "DocsVision" доставляется всем указанным "Исполнителям".

3.2.16 "Исполнитель" получает электронную КЗ, содержащую резолюцию ответственного исполнителя, в свою личную папку, просматривает ЭО документа и поставленные поручения и выполняет одно из следующих действий:

- создает отчет об исполнении: если подготовки письменного ответа не требуется, по завершении исполнения поручения по входящему документу вносит сведения об исполнении поручения в поле "Отчет" КЗ (приложение 1 к настоящей Инструкции);

- подготавливает ответ на документ: если поручение требует подготовки ответа, то "Исполнитель" готовит проект ответа, согласовывает его с "Ответственным исполнителем", которому отдает готовый вариант на подпись руководителю, подписывает документ у руководителя, передает документ "Регистратору" для создания ЭРКК исходящего документа. В электронной КЗ заполняет поле "Отчет", вносит исходящий номер и дату ответа, сведения об исполнении поручения и завершает задание (приложение 2 к настоящей Инструкции);

3.2.17 в случае если "Исполнитель" считает, что поступившее ему в АС ЭДД "DocsVision" задание "Руководителя" не относится к его компетенции и было направлено ему ошибочно, то пользователь АС ЭДД "DocsVision" уточняет информацию у "Руководителя", который отзывает задание и формулирует новое поручение(я) другому исполнителю(ям);

3.2.18 после регистрации документа в АС ЭДД "DocsVision" у исполнителя ответа появляется ссылка на исходящий документ в личной папке исходящих "Я - Отправитель";

3.2.19 после завершения КЗ "Исполнителем" информация о завершении отразится в папке "В работе". Исполнитель родительского задания на секции "Подчиненные задачи" раскрывает дерево задач и, выбрав исполнителя, копирует результат исполнения, завершает задание;

3.2.20 в случае, когда исполнение документа поставлено на контроль, после завершения задания "Исполнителем" у "Контролера" данная информация отобразится в папке "На приемке", где он принимает или отклоняет КЗ с отчетом об исполнении.

В случае принятия КЗ "Контролером", отчет об исполнении появляется у автора резолюции.

В случае отклонения отчета "Контролер" вносит замечания, которые "Ответственный исполнитель" или "Исполнитель" устраняет, прикрепляет исправленный отчет и завершает задание (приложение 3 к настоящей Инструкции);

3.2.21 после исполнения поручений и завершения заданий автор резолюции получает ЭРКК с вложенным файлом проекта документа-ответа или КЗ с отчетом об исполнении документа;

3.2.22 "Регистратор" на подписанный ответ в АС ЭДД "DocsVision" заводит ЭРКК исходящего документа в соответствии с пунктом 3.3 настоящей Инструкции и закрывает входящий документ.

3.3. Работа с исходящими документами:

3.3.1 исходящие документы за подписью заместителей Главы администрации городского округа - руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа и руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа и направляемые в сторонние организации готовятся в двух экземплярах и отправляются только через "Регистраторов" соответствующих органов администрации городского округа.

Письма и приложения (при наличии), подготовленные органами администрации городского округа, подписанные Главой администрации городского округа (лица, исполняющего его полномочия), первым заместителем Главы администрации городского округа или заместителями Главы администрации городского округа и направляемые в сторонние организации, подготавливаются в двух экземплярах и направляются специалистами органов администрации городского округа в Аппарат администрации городского округа для отправления.

В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Подписанные экземпляры документа на бумажном носителе "Руководитель" или "Заместитель" передает "Регистратору";

3.3.2 регистрация исходящих документов осуществляется в срок, не превышающий трех дней с момента поступления документа. "Регистраторами" в АС ЭДД "DocsVision" создается ЭРКК документа, и заполняются следующие реквизиты:

- отправитель;

- кем подписан документ;

- дата исходящего документа;

- номер исходящего документа;

- тема документа;

- содержание (кратко отражающее содержание документа);

- получатели;

- согласующие лица (при наличии);

3.3.3 если исходящий документ создается в ответ на поступивший документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в АС ЭДД "DocsVision", "Регистратор" обязательно устанавливает связь ЭРКК этих документов в ЭРКК исходящего документа;

3.3.4 после присвоения документу в ЭРКК регистрационного номера исходящий номер и дата регистрации проставляется "Регистратором" на бумажном экземпляре документа;

3.3.5 бумажный экземпляр документа с исходящим номером сканируется, полученный электронный образ документа обязательно прикрепляется к ЭРКК;

3.3.6 если исходящий документ содержит приложения, то хранению в ЭРКК подлежит ЭО документа и приложений (при наличии технической возможности сканирования приложений);

3.3.7 "Регистратор" несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в ЭРКК исходящего документа;

3.3.8 после регистрации документа в АС ЭДД "DocsVision" у исполнителя документа, согласующих лиц и лица, подписывающего документ, появляется ссылка на исходящий документ в личной папке исходящих (приложение 4 к настоящей Инструкции);

3.3.9 подготовка документов к отправке и передача их в канцелярию Аппарата администрации городского округа для доставки в почтовое отделение осуществляется специалистами органов администрации городского округа самостоятельно.

3.4. Работа с докладными и служебными записками

3.4.1 докладные и служебные записки, а также поручения (резолюции) "Руководителей" или "Заместителей" за подписью руководителя (заместителя) органа администрации городского округа готовятся в одном экземпляре и отправляются в другие органы администрации городского округа только через "Регистраторов" отправителя.

3.4.2 регистрация документа осуществляется в соответствии с подпунктами 3.3.2 - 3.3.9 настоящей Инструкции;

3.4.3 после регистрации ярлык ЭРКК внутреннего документа с прикрепленным ЭО документа, направляется "Руководителю" или "Заместителю", указанным в поле "Получатели" ЭРКК, на рассмотрение.

Документ на бумажном носителе на рассмотрение направляется только Главе администрации городского округа, либо лицу, исполняющему полномочия Главы администрации городского округа или в случае, если документ не подлежит сканированию;

3.4.4 порядок обработки ЭРКК внутреннего документа ведется в соответствии с подпунктами 3.2.10 - 3.2.17, 3.2.19, 3.2.20 настоящей Инструкции;

3.4.5 регистрация исходящих внутренних документов осуществляется соответствии с пунктом 3.3 настоящей Инструкции.

3.4.6 "Регистраторы" несут ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в ЭРКК внутреннего документа;

3.4.7 после прикрепления ответа к ЭРКК внутреннего документа в АС ЭДД "DocsVision" у исполнителя, согласующих лиц и лица, подписавшего документ, появляются сообщение об исполнении и ссылка на ответ в карточке исходящего в личной папке, у автора ответа появляется ссылка на исходящий документ в личной папке исходящих (приложение 5 к настоящей Инструкции);

3.4.8 после исполнения поручений и завершения заданий в АС ЭДД "DocsVision" у лица, подписавшего документ, исполнителя документа, согласующих лиц появляется ссылка на исходящий документ в личной папке исходящих. Документ-ответ на бумажном носителе направляется только Главе администрации городского округа, либо лицу, исполняющему полномочия Главы администрации городского округа или в случае, если документ не подлежит сканированию;

3.4.9 если записка создается в ответ на поступившую записку или логически связана с другими документами, уже зарегистрированными в АС ЭДД "DocsVision", "Регистратор" обязательно устанавливает связь ЭРКК этих документов в ЭРКК записки;

3.4.10 порядок обработки записок ведется в соответствии с подпунктами 3.2.10 - 3.2.17, 3.2.19 - 3.2.22 настоящей Инструкции.

Авторы записок имеют возможность ознакомиться с ходом и результатами их исполнения в АС ЭДД "DocsVision".

3.5. Работа с внутренними распорядительными документами:

3.5.1 регистрация внутренних распорядительных документов осуществляется в АС ЭДД "DocsVision" в день поступления подписанного руководителем документа. "Регистраторами" создается ЭРКК документа, и заполняются следующие реквизиты:

- дата поступившего документа;

- номер поступившего документа;

- тема документа;

- содержание (кратко отражающее содержание документа);

- состояние документа;

- согласующие;

- лицо, подписывающее документ.

3.5.2 после регистрации ярлык ЭРКК внутреннего распорядительного документа с прикрепленным ЭО документа, при необходимости рассылается "Руководителям" или "Заместителям", указанным в листе рассылки документа с использованием ЭРКК "Группа заданий".

3.6. Контроль исполнения документов:

3.6.1 обязательной постановке заданий на контроль в АС ЭДД "DocsVision" подлежат все задания по документам, за исключением заданий по документам, направленных для ознакомления или носящих информационно-справочный характер. "Контролер" назначается руководителем органа администрации городского округа;

3.6.2 исполненное задание подлежит снятию с контроля. Решение о снятии задания с контроля принимает "Контролер", который фиксирует его в ЭРКК, принимая отчет об исполнении задания.

Документ снимается с контроля в АС ЭДД "DocsVision" "Контролером" только после приемки завершенного задания "Исполнителем";

3.7. Сроки исполнения документов, если они не определены в самом документе, резолюции руководителя следующие:

3.7.1 обращения граждан, военнослужащих и членов их семей, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в течение 15 дней, если иное не предусмотрено федеральным законодательством;

3.7.2 парламентский запрос разрешается в срок до 15 дней со дня регистрации или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

3.7.3 запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается не позднее 30 дней со дня его регистрации или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

3.7.4 запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации материалы, документы и иная информация направляются ему не позднее 15 дней со дня регистрации запроса, если в запросе не установлен иной срок;

3.7.5 ответ на запрос Общественной палаты Российской Федерации направляется не позднее 30 дней со дня его получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой Российской Федерации, - не позднее 14 дней;

3.7.6 поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также обращения, разрешение которых взято на особый контроль, разрешаются безотлагательно, но не позднее 30 дней, если не установлен другой срок разрешения;

3.7.7 протесты и представления прокурора - в сроки, установленные Федеральным законом от 17.01.1992 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации" (протесты - в течение 10 дней, представления - в течение 30 дней), иные документы прокурора - в сроки, определенные в этих документах;

3.7.8 документы законодательных (представительных) органов государственной власти, требующие ответа - до 10 дней;

3.7.9 рекомендации постоянных комиссий - 30 дней.

Срок исполнения документов исчисляется от даты регистрации документа в АС ЭДД "DocsVision".

3.8. Поиск документов в АС ЭДД "DocsVision":

3.8.1 в АС ЭДД "DocsVision" пользователи осуществляют поиск конкретного документа или подборки документов с помощью поисковых форм (карточек поиска) по реквизитам документов, занесенных в ЭРКК (заголовку, виду документа, дате регистрации, номеру документа и так далее) или по контексту;

3.8.2 контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в ЭРКК, так и содержанию файлов, приложенных к ЭРКК, в случае использования файлов совместимого формата.

При этом в строку поиска вводится слово, словосочетание или часть слова (например: "автономн", в результате чего будут найдены документы, содержащие слова "автономный", "автономные", "автономного", "автономных" и так далее).

4. Организация работы со справочниками АС ЭДД "DocsVision"

4.1. Порядок работы со Справочником сотрудников:

4.1.1 справочник сотрудников предназначен для организации движения документов между участниками электронного документооборота;

4.1.2 регистрацию и (или) включение сведений о работнике администрации городского округа в Справочник сотрудников, а также изменение настроек АС ЭДД "DocsVision" в связи с изменением роли пользователя в системе производит Оператор АС ЭДД "DocsVision" на основании информации, представляемой отделами кадров органов администрации городского округа и подведомственных муниципальных учреждений, участвующих в электронном документообороте;

4.1.3 оператор АС ЭДД "DocsVision" вносит соответствующие корректировки в Справочник сотрудников в день получения заявки или КЗ.

4.2. Порядок работы со Справочником контрагентов и Справочником категорий:

4.2.1 справочник контрагентов и Справочник категорий являются общими для всех пользователей АС ЭДД "DocsVision" и включают в себя карточки организаций-корреспондентов, куда вносятся наименования организаций, фамилии и инициалы руководителей этих организаций, и линейный справочник категорий, куда вносятся названия категорий.

Справочники используются при заполнении ЭРКК входящих и исходящих документов;

4.2.2 работа со Справочником контрагентов и Справочником категорий децентрализована. Каждый пользователь, создающий ЭРКК входящих и исходящих документов, при работе со Справочником контрагентов и Справочником категорий выполняет следующие операции:

- поиск организации или категории по заданному слову или части слова;

- выбор организации или категории из предложенного перечня наименований.

В случае отсутствия наименования организации или категории пользователь вносит необходимые сведения в Справочник контрагентов или Справочник категорий соответственно путем заполнения карточки;

4.2.3 за правильность и полноту внесенных сведений в карточку Справочника контрагентов и Справочника категорий отвечает лицо, осуществившее заполнение карточки;

4.2.4 ответственность за сопровождение Справочника контрагентов и Справочника категорий (объединение разных названий в одно, удаление названий и прочее) несет Оператор АС ЭДД "DocsVision".