Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа Камчатского края от 8 февраля 2016 г. N 28-р "Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа"
- Приложение 1. Правила делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа
Приложение 1. Правила делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа
Приложение 1
к распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского городского округа
от 8 февраля 2016 г. N 28-р
Правила
делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа
С изменениями и дополнениями от:
19 мая 2017 г.
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация) и ее органах (далее - органы администрации).
1.2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения и персональные данные. Порядок работы с указанными документами устанавливается иными правовыми актами.
1.3. В Правилах используются понятия, термины, определения, установленные:
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477;
- государственными стандартами РФ и (или) иными нормативными правовыми документами РФ, устанавливающими требования к оформлению документов, а также термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела.
1.4. Правила распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Автоматизированные технологии обработки информации, применяемые в администрации и органах администрации, должны отвечать требованиям Правил.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются органом администрации, на который правовыми актами администрации возложены функции по документационному обеспечению администрации и/или ее органов (далее - ОДО).
1.7. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил в органе администрации возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.8. Руководитель органа администрации (далее - руководитель) определяет ответственного за ведение делопроизводства, который организует и (или) осуществляет ведение делопроизводства в соответствующем органе, в том числе:
- обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки;
- информирует руководителя о состоянии исполнения документов;
- осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в органах администрации, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.10. При смене руководителя в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.
1.11. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через служащего, ответственного за ведение делопроизводства, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
1.12. В случае увольнения сотрудника, ответственного за делопроизводство органа администрации, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему эти обязанности.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 1.13 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
1.13. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Главой Петропавловск-Камчатского городского округа или лицом, исполняющим его полномочия (далее - Глава). Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации.
1.14. Сотрудники администрации и её органов несут персональную ответственность за выполнение требований Правил, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 1.15 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
1.15. При утрате документов руководитель обязан назначить служебную проверку, о результатах которой информирует Главу.
2. Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов администрации
2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов, т.е. в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 2.2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
2.2. В администрации и её органах создаются следующие виды управленческих документов:
- организационные документы (уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.);
- распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);
- информационно-справочные и справочно-аналитические документы (служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.);
- документы по личному составу (распоряжения (приказы) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.);
- иные документы (планы и графики работы, отчеты и т.д.).
3. Подготовка и оформление управленческих документов
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 3.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения, но не ранее 1 июля 2017 г.
3.1. Управленческие документы (далее по тексту - документы), создаваемые в администрации и её органах, оформляются в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами РФ и (или) иными нормативными правовыми документами РФ, устанавливающими требования к оформлению документов, в том числе:
- национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 3.2 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения, но не ранее 1 июля 2017 г.
3.2. Документы администрации и ее органов должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм).
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman:
- для оформления текстовых материалов размером N 14 через 1 межстрочный интервал;
- для оформления табличных материалов размером N 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- левое - 30 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 20 мм;
- нижнее - 20 мм.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 3.3 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
3.3. В администрации и ее органах для оформления служебных писем и приказов применяется угловой бланк.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 3.4 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
3.4. Образцы бланков документов, применяемых в администрации и Главой, а также схемы расположения реквизитов и формы документов устанавливаются правовыми актами администрации.
Образцы бланков документов, применяемых в органах администрации, устанавливаются приказами соответствующих органов администрации.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 3.5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
3.5. Герб Петропавловск-Камчатского городского округа помещается на официальных бланках Главы, администрации и ее органов, на бланках распорядительных документов, в порядке, определяемом Положением о гербе Петропавловск-Камчатского городского округа, утвержденном Решением Городской Думы Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Городская Дума).
Изображение герба Петропавловск-Камчатского городского округа воспроизводится как в многоцветном, так и в одноцветном варианте.
3.6. Наименование органа, от имени которого исходит документ (далее - автор документа), должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе Петропавловск-Камчатского городского округа и (или) учредительном документе соответствующего органа.
Этот реквизит является обязательным элементом в документе.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 3.7 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
3.7. Документы, направляемые от имени Главы и администрации в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в прокуратуру, подписываются только Главой или лицом, исполняющим его обязанности (полномочия), если эти права не делегированы другому лицу. Ответы за своей подписью исполнители вправе давать только в том случае, если об этом имеется прямое указание в резолюции Главы.
3.8. На документах, формы которых унифицированы правовыми актами, и содержат указание (требование) о месте и порядке проставления оттиска печати, печать проставляется в соответствии с этими указаниями (требованиями).
На иных документах оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть подписи лица, подписывающего документ, и часть наименования должности или фамилии этого лица.
3.9. Копии документов и/или выписки из них заверяются лицами, уполномоченными на это руководителями соответствующих органов администрации.
3.10. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
4. Требования к составлению и оформлению проектов документов администрации
4.1. Проекты документов администрации готовит специалист администрации (или её органа) по поручению руководителя (далее - исполнитель).
4.2. Проекты документов по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
4.3. Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их визирования возлагается на руководителя органа администрации, который готовит проект (далее - автор документа).
4.4. Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляют структурные подразделения (службы) и (или) должностные лица ОДО.
4.5. Проект документа визируется:
- исполнителем;
- руководителем (а при его отсутствии - иным сотрудником) юридической службы автора документа, проверившим проект на соответствие содержащихся в нем предлагаемых норм требованиям действующего законодательства;
- руководителем автора документа.
4.6. Не допускается внесение исправлений в документ после его подписания, а также в проект документа после его визирования. В этом случае документ подлежит переоформлению и повторному подписанию (визированию). Изменения в документ, прошедший регистрацию, вносятся путем издания дополнительного документа.
4.7. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем ОДО автору документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
5. Планирование нормотворческой деятельности администрации, Порядок подготовки и издания правовых актов администрации и Главы городского округа
5.1. Нормотворческая деятельность администрации (далее - нормотворческая деятельность) и мониторинг правоприменения нормативных правовых актов администрации осуществляется на основании Указа Президента Российской Федерации от 20.05.2011 N 657 "О мониторинге правоприменения в Российской Федерации", в соответствии с Планом нормотворческой деятельности администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - План нормотворческой деятельности) на соответствующий календарный год.
5.2. План нормотворческой деятельности принимается в целях:
5.2.1 реализации законодательства Российской Федерации, ежегодных посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, программ социально-экономического развития Российской Федерации, иных программных документов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, мероприятий, предусмотренных основными направлениями деятельности Правительства Российской Федерации;
5.2.2 реализации законодательства Камчатского края;
5.2.3 реализации муниципальных правовых актов Петропавловск-Камчатского городского округа, программ социально-экономического развития Петропавловск-Камчатского городского округа;
5.2.4 повышения эффективности правового регулирования вопросов местного значения;
5.2.5 реализации антикоррупционной политики и устранения коррупциогенных факторов в нормативных правовых актах администрации;
5.2.6 снижения административных барьеров и повышения доступности муниципальных услуг.
5.3. Проект Плана нормотворческой деятельности разрабатывается Управлением делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Управление делами) на основе предложений органов администрации о необходимости разработки проектов правовых актов (далее - предложения).
5.4. Предложения направляются в Управление делами не позднее 1 декабря текущего года.
5.5. Предложения должны содержать рабочее наименование проекта правового акта, наименование органа администрации - основного разработчика проекта правового акта и перечень соразработчиков (при их наличии) и ориентировочные сроки внесения проекта правового акта.
5.6. План нормотворческой деятельности утверждается распоряжением администрации и подлежит опубликованию в газете "Град Петра и Павла" и размещению на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
5.7. При необходимости оперативного нормативного регулирования реализации вопросов местного значения, социально-экономических и иных общественных отношений, во исполнение законодательства Российской Федерации и законодательства Камчатского края, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, разработка и принятие проектов правовых актов осуществляется без внесения изменений в План нормотворческой деятельности.
5.8. Контроль за исполнением Плана нормотворческой деятельности осуществляется Управлением делами.
Управление делами в месячный срок со дня окончания календарного года подготавливает и направляет Главе отчет о выполнении Плана нормотворческой деятельности за истекший календарный год.
5.9. Правовыми актами администрации и Главы являются постановления и распоряжения администрации и постановления и распоряжения Главы (далее - правовые акты).
5.10. Разработка проектов правовых актов осуществляется органами администрации в соответствии с Планом нормотворческой деятельности согласно их компетенции, определенной постановлениями администрации о функциях и полномочиях органов администрации, при осуществлении ими своих функций, а также по поручению Главы, первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации, заместителей Главы администрации - руководителей органов администрации, руководителей органов администрации.
5.11. Проекты правовых актов оформляются в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, утвержденными постановлением администрации.
К проектам правовых актов в необходимых случаях прилагаются справочные и аналитические материалы.
5.12. Проекты правовых актов и каждый этап согласования проекта правового акта регистрируются в Управлении делами.
5.13. Управление делами осуществляет взаимодействие с прокуратурой города Петропавловска-Камчатского в сфере нормотворческой деятельности.
Порядок взаимодействия Управления делами и прокуратуры города Петропавловска-Камчатского в сфере нормотворческой деятельности по предотвращению на проектной стадии издания правовых актов, не соответствующих законодательству и Уставу Петропавловск-Камчатского городского округа, а также содержащих коррупциогенные факторы, приведению в соответствие с изменениями законодательства и совершенствованию ранее принятых (изданных) правовых актов, а также информированию и документационному обеспечению по вопросам, представляющим взаимный интерес, определяется соглашением.
5.14. Обеспечение проведения независимой антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с постановлением администрации.
Проекты нормативных правовых актов в течение рабочего дня, соответствующего дню согласования проектов нормативных правовых актов Управлением делами, размещаются на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
5.15. Согласование проекта правового акта в администрации происходит в следующем порядке очередности:
5.15.1 начальник юридического отдела органа администрации, разработавшего проект правового акта;
5.15.2 заместитель Главы администрации - руководитель органа администрации, руководитель органа администрации, разработавшего проект правового акта;
5.15.3 заместители Главы администрации - руководители органов администрации, руководители органов администрации в соответствии с их компетенцией;
5.15.4 заместители Главы администрации в соответствии с их функциональными обязанностями, установленными распоряжением администрации;
5.15.5 начальник правового отдела Управления делами;
5.15.6 заместитель Главы администрации - руководитель Управления делами;
5.15.7 первый заместитель Главы администрации.
5.16. Замечания и предложения (при их наличии) к проекту правового акта излагаются согласовывающими в заключении с отметкой в листе согласования.
5.17. Срок согласования проекта правового акта на отдельном этапе не должен превышать 3 рабочих дня со дня регистрации, а общий срок согласования проекта правового акта не должен превышать 15 рабочих дней со дня направления его на согласование, кроме случая, предусмотренного в пункте 5.20 настоящих Правил, а также издания правового акта в иные сроки, установленные законодательством.
5.18. Проекты правовых актов при их согласовании подлежат правовой экспертизе, проводимой правовым отделом Управления делами.
Результаты правовой экспертизы отражаются в письменном правовом заключении, составляемом при наличии замечаний или предложений с отметкой в листе согласования.
5.19. В отношении проектов нормативных правовых актов проводится антикоррупционная экспертиза в целях выявления в них коррупциогенных факторов и их последующего устранения.
Антикоррупционная экспертиза проводится правовым отделом Управления делами при проведении правовой экспертизы проектов нормативных правовых актов в соответствии с Порядком проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденным постановлением администрации.
5.20. Проект нормативного правового акта проходит правовую и антикоррупционную экспертизу в правовом отделе Управления делами в течение 7 рабочих дней со дня поступления проекта нормативного правового акта в правовой отдел Управления делами, проект ненормативного правового акта проходит правовую экспертизу в правовом отделе Управления делами в течение 5 рабочих дней со дня поступления проекта ненормативного правового акта.
При наличии к проекту правового акта замечаний, предложений или выявления коррупциогенных факторов проект правового акта направляется в орган администрации, разработавший проект правового акта, для устранения замечаний, коррупциогенных факторов и учета предложений.
Орган администрации, разработавший проект нормативного правового акта, в течение 3 рабочих дней со дня получения заключения правового отдела Управления делами осуществляет доработку проекта нормативного правового акта с целью устранения замечаний и выявленных коррупциогенных факторов, а также учета предложений правового отдела Управления делами.
Доработанный проект нормативного правового акта, согласованный начальником юридического отдела органа администрации, разработавшего проект правового акта, заместителем Главы администрации - руководителем органа администрации или руководителем органа администрации, разработавшего проект правового акта, направляется в Управление делами.
В течение 2 рабочих дней со дня поступления доработанный проект нормативного правового акта направляется Управлением делами в прокуратуру города Петропавловска-Камчатского и размещается на официальном сайте администрации Петропавловск-Камчатского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанного проекта нормативного правового акта.
При наличии поступивших из прокуратуры города Петропавловска-Камчатского замечаний, предложений или выявления коррупциогенных факторов в проекте нормативного правового акта, проект дорабатывается органом администрации, разработавшим проект нормативного правового акта, и направляется на согласование в порядке, установленном абзацем первым настоящего пункта.
5.21. Проекты правовых актов, оказывающих влияние на доходы или расходы бюджета Петропавловск-Камчатского городского округа, должны иметь финансово-экономическое обоснование, содержащее расчеты затрат, и подлежат обязательному согласованию в Управлении финансов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа.
5.22. При наличии всех необходимых согласований проект правового акта передается Управлением делами Главе для подписания.
5.23. Подписанные Главой правовые акты регистрируются Управлением делами и направляются лицам, указанным в реестре рассылки правового акта, в течение 2 рабочих дней со дня регистрации правового акта.
Правовые акты нормативного характера после их подписания Главой, регистрации в Управлении делами и официального опубликования направляются в Аппарат Губернатора и Правительства Камчатского края для размещения в Регистре нормативных правовых актов в Камчатском крае.
5.24. Правовые акты, а также их электронные образы хранятся в Управлении делами в течение 5 лет, по истечении указанного срока передаются на хранение в муниципальный архив.
5.25. Управление делами ведет электронные реестры правовых актов.
Специалисты органов администрации вправе получить доступ к электронным образам правовых актов, в том числе архивных, а также электронным реестрам правовых актов по письменной заявке, подаваемой руководителем соответствующего органа администрации на имя заместителя Главы администрации - руководителя Управления делами.
5.26. Контроль за исполнением правовых актов возлагается на Главу, первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации, заместителей Главы администрации - руководителей органов администрации, руководителей органов администрации в соответствии с их компетенцией.
5.27. Текущий контроль за исполнением правовых актов, содержащих указание о возложении на Главу, первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации, заместителей Главы администрации - руководителей органов администрации, руководителей органов администрации контроля за исполнением правового акта, осуществляет Управление делами.
5.28. В случае если в правовом акте даны поручения с указанием срока их исполнения, исполнители не позднее 15 календарных дней со дня истечения указанного срока представляют информацию об исполнении поручений в Управление делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р раздел 6 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
6. Порядок подготовки проектов правовых актов для внесения в Городскую Думу
6.1. Подготовка проектов правовых актов для внесения в Городскую Думу осуществляется органами администрации согласно из компетенции определенной постановлением о функциях и полномочиях органов администрации при осуществлении ими своих функций, в соответствии с Планом работы Городской Думы, а также по поручению Главы, первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации, заместителей Главы администрации - руководителей органов администрации.
6.2. Направление проекта правового акта, вносимого на рассмотрение в Городскую Думу, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Городской Думы и порядком внесения правовых актов в Городскую Думу, утвержденным Решением Городской Думы.
6.3. Согласование проектов правовых актов для внесения в Городскую Думу осуществляется с учетом требований пунктов 5.15 - 5.20 настоящих Правил.
К проектам правовых актов для внесения в Городскую Думу в обязательном порядке прилагается проект сопроводительного письма для направления в Городскую Думу. Электронная версия правовых актов и сопроводительных документов размещается на общем сервере в папке "Проекты правовых актов".
6.4. Проекты вносимых в Городскую Думу правовых актов, оказывающих влияние на доходы или расходы бюджета Петропавловск-Камчатского городского округа, подлежат обязательному согласованию в Управлении финансов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа.
6.5. Согласованный в установленном порядке проект правового акта, вносимый в Городскую Думу, направляется в правовой отдел Управления делами.
6.6. Проект правового акта представляется правовым отделом Управления делами в Городскую Думу с сопроводительным письмом, которое подписывается Главой или лицом, исполняющим его обязанности (полномочия).
7. Подготовка и оформление отдельных видов документов
7.1. Для подготовки служебных документов рекомендуется использовать стандартные языковые формулы (обороты), примерное содержание которых указано в приложении к Правилам.
7.2. Служебные письма печатаются на официальных бланках формата А4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по правому нижнему полю листа арабскими цифрами. Первый лист не нумеруется.
Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.
Текст служебного письма излагается либо от 3-го лица единственного числа (например: "Администрация считает..., предлагает...") либо от 1-го лица, единственного числа (например: "Прошу...", "Направляю...". Применение двух вышеуказанных стилистических конструкций в одном письме допускается только в случаях, когда в письме описываются действия (решения) третьих лиц.
В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Например: "при сем направляем", "настоящим сообщаем", "сего года" и др.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 7.3 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
7.3. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на обычных листах бумаги формата А4.
Разновидностью протоколов являются перечни поручений Главы, данных на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях.
Основной целью таких протоколов является:
а) отражение высказанных замечаний, предложений присутствующих по обсуждаемому вопросу;
б) отражение поручений Главы по дальнейшей проработке рассматриваемого вопроса;
в) указание сроков выполнения поручений.
Протоколы регистрируется специалистами, уполномоченными на это соответствующими правовыми актами (положениями, должностными инструкциями). Протоколам присваивается порядковый номер в пределах календарного года самостоятельно по каждой группе протоколов. Датой протокола является дата заседания. Срок оформления протокола не более 3-х дней с даты заседания.
Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, помещается в дело и подлежит хранению согласно номенклатуре дел.
Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола", либо с помощью рассылочного листа.
Выписки из протоколов заверяются подписью уполномоченного на это сотрудника ОДО, и учитываются поэкземплярно.
Контроль за выполнением принятых на совещании решений и поручений возлагается, как правило, на руководителей органов администрации, с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.
Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента подписания и должен быть указан в тексте документа.
7.4. Акт - документ, подтверждающий определенные факты или события.
7.4.1 Акт печатается на обычном листе формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:
- текст констатирующей части акта печатается через 1 межстрочный интервал.
- подпись акта отделяется от констатирующей части 3 межстрочными интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий.
- Слова "Председатель комиссии" и "Члены комиссии" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя друг от друга 1 межстрочным интервалом.
7.5. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка содержит следующие реквизиты:
- наименование органа администрации;
- вид документа;
- заголовок, отражающий содержание;
- дата;
- текст;
- подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. Первая часть докладной записки - изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Во второй части докладной записки излагаются выводы, мнения, просьбы и предложения.
7.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки оформляются на общем бланке соответствующего органа администрации или обычном листе формата А4.
7.7. Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.
Пояснительные записки оформляются на обычных листах и подписываются составителем.
7.8. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.
Телефонограмма (входящая) после рассмотрения руководителем и проставления им резолюции передается исполнителю под роспись.
Телефонограмма подлежит регистрации.
8. Организация документооборота и исполнения документов
8.1. Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, и состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов;
- отправляемых (исходящих) документов (документов, направляемых в иные органы, организации, не относящиеся к органам администрации);
- внутренних документов (документы, пересылаемые внутри администрации или между ее органами).
8.2. Доставка документов в администрацию и ее органы осуществляется средствами почтовой, электрической, курьерской связи, лично заявителями.
8.3. В администрации организуется смешанная (централизованно-децентрализованная) система обработки документов.
8.4. За организацию документооборота в органах администрации отвечают подразделения и/или лица, определяемые руководителями этих органов (службы документационного обеспечения, далее - СДО).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.5 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.5. Документы, поступающие Главе, в администрацию и ее органы на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и доставку исполнителям.
8.6. Прием и первичная обработка документов на бумажных носителях производится уполномоченным должностным лицом (сотрудником) СДО.
8.7. При приеме документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
8.8. Конверты с надписью "лично" не вскрываются.
8.9. При вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом составляется акт и сообщается отправителю.
8.10. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются руководителю соответствующего органа вместе с поступившим документом.
8.11. В случае, когда дата отправки и дата доставки отправленного по почте документа имеет юридическое значение (документы, поступившие из судебных или правоохранительных органов, юридические документы (договоры, претензии, акты сверок и т.п.), а также в случаях, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа, к указанным документам прикрепляется конверт или иная почтовая упаковка, в которых поступили указанные документы.
В иных случаях сохранение конвертов не является обязательным.
8.12. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
8.13. Не подлежат регистрации:
- документы, поступившие в качестве информации для сведения (рекламные проспекты, буклеты, и т.п.);
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- печатные издания (книги, журналы, каталоги, бюллетени);
- формы статистической и иной отчетности;
- корреспонденция, адресованная сотрудникам администрации с пометкой "лично".
8.14. Основным принципом регистрации является однократность.
8.15. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях.
8.16. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются для регистрации в соответствующие структурные подразделения администрации или ее органов и учитываются (регистрируются) отдельно в порядке, установленном законодательством о работе с обращениями граждан.
8.17. Регистрация документов осуществляется путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "Docs Vision" (далее - АС ЭДД "Docs Vision") и иных систем.
На регистрируемом документе в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт поступления документа в администрацию.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.18 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.18. Регистрации в АС ЭДД "Docs Vision" подлежат следующие документы:
- входящие (направляемые сторонними организациями, учреждениями и предприятиями в органы администрации);
- исходящие (документы, подписанные Главой, первым заместителем Главы администрации, заместителем Главы администрации, заместителем Главы администрации - руководителем органа администрации, руководителем органа администрации (далее - руководитель) направляемые в адрес сторонних организаций, учреждений и предприятий);
- служебные и докладные записки (подготовленные в органе администрации, подписываемые руководителем органа администрации либо лицом, исполняющим обязанности руководителя в установленном порядке, и направляемые в другой орган администрации);
- распорядительные документы (нормативно-правовые акты, приказы, поручения, протоколы).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.19 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.19. В ОДО регистрируются в АС ЭДД "Docs Vision" следующие документы:
- постановления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;
- распоряжения администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;
- протоколы совещаний, проводимых Главой, первым заместителем Главы администрации, заместителями Главы администрации;
- приказы;
- документ "Перечень поручений Главы Петропавловск-Камчатского городского округа";
- обращения граждан и юридических лиц;
- заявления на оказание муниципальных услуг;
- постановления Главы Петропавловск-Камчатского городского округа;
- распоряжения Главы Петропавловск-Камчатского городского округа.
8.20. Бумажный экземпляр документа с входящим регистрационным номером сканируется, полученный электронный образец документа обязательно прикрепляется к электронной контрольной карточке.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 8.21 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.21. После регистрации документы направляются Главе или руководителю для рассмотрения и наложения резолюции. Срок рассмотрения документов Главой или руководителем (до его направления на исполнение) не должен превышать 3-х рабочих дней.
8.22. Обработка и передача поступивших документов на рассмотрение осуществляются в день поступления, до 16.00 часов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р пункт 8.23 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.23. Документы, содержащие вопросы, требующие немедленного разрешения, передаются на рассмотрение Главе или руководителю и подлежат рассмотрению и направлению на исполнение безотлагательно.
Документы, срок исполнения которых менее 5 календарных дней, также подлежат безотлагательному рассмотрению и направлению на исполнение.
8.24. В случае, когда исполнение документа поручается нескольким исполнителям, один из них назначается ответственным исполнителем. Лицо, назначенное ответственным исполнителем, указывается в резолюции, а в случае, когда резолюция не содержит такого указания, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.
8.25. Рассмотренные руководителем соответствующего органа документы возвращаются в СДО, которая передает их на исполнение, поставив их при необходимости на контроль.
8.26. Подлинник документа, который направлен на исполнение нескольким исполнителям, передается ответственному исполнителю. Остальным исполнителям передаются его копии.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.27 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.27. При необходимости принятия безотлагательного решения по поступившему документу, допускается ознакомление с содержанием этого документа, и (или) передача его копии должностному лицу, к компетенции которого относятся рассмотрение и разрешение поставленных в документе вопросов, до рассмотрения документа Главой или руководителем.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.28 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.28. В случае, если документ первоначально поступает по каналам электронной связи (факсограммы, телеграммы, электронные документы), а в последующем поступает его подлинник на бумажном носителе, он нумеруется тем же номером, что и документ, поступивший по каналам электросвязи, датируется датой поступления подлинника с пометкой "досылка" и передается тому же исполнителю, что и документ, поступивший по каналам электросвязи.
8.29. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
8.30. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
8.31. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации городского округа, осуществляется их руководителями.
8.32. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в органах администрации, при этом:
- раздельно учитывается количество входящих и исходящих документов;
- каждый экземпляр документа подсчитывается отдельно.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.33 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.33. Проекты распорядительных документов после согласования с заинтересованными подразделениями и (или) должностными лицами и прохождения правовой экспертизы передаются в СДО, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись Главе или руководителю. После подписания документы регистрируются.
Передача документов между органами администрации осуществляется через ОДО этих органов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.34 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.34. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись Главе или руководителю.
8.35. Перед передачей на подписание документа исполнитель обязан проверить:
- правильность оформления документа;
- наличие всех приложений;
- наличие всех необходимых виз и /или согласований.
8.36. На каждом экземпляре документа, в левом нижнем углу последнего листа указываются инициалы, фамилия и служебный телефон исполнителя, подготовившего документ.
8.37. Документы для подписания и регистрации представляются в необходимом количестве экземпляров, при этом:
- необходимое количество экземпляров направляется адресату (адресатам);
- один экземпляр (вместе с экземплярами приложений) остаётся в СДО и должен содержать подлинные визы исполнителя и руководителя органа администрации, подготовившего документ;
- один экземпляр передается исполнителю, подготовившему документ.
8.38. Регистрация исходящих документов осуществляется в день поступления подписанного документа в СДО.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 8.39 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
8.39. Отравляемые документы передаются почтовой и (или) электронной связью.
Документы передаются для отправки полностью оформленными, подписанными, с указанием почтового адреса, номера тел./факса, электронного адреса или с указанием на рассылку.
8.40. Неправильно оформленные или некомплектные документы возвращаются исполнителям на доработку.
8.41. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется СДО в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее рабочего дня следующего за днем их подписания. Корреспонденция, требующая немедленной отправки, отправляется в день её подписания.
8.42. Для доставки документов в срочном порядке могут привлекаться сотрудники органов администрации.
9. Контроль и сроки исполнения документов
9.1. Контроль исполнения документов включает:
- постановку документа на контроль;
- контроль за ходом исполнения документа;
- снятие исполненного документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, анализ и результаты исполнения документов;
- информирование руководителя соответствующего органа о состоянии исполнения документов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 9.2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, реализация которых предусматривает осуществление мероприятий в определенные сроки или подлежащие контролю по указанию Главы или руководителя.
9.3. На контроль может быть поставлен как документ в целом, так и отдельные его положения, содержащие конкретные поручения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 9.4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
9.4. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют Глава или руководители в соответствии с содержанием документа (резолюции на документе) и распределением обязанностей.
9.5. Технический контроль за исполнением документов, включая сбор информационных материалов, их анализ, доклад руководителю соответствующего органа осуществляет СДО.
9.6. Срок исполнения документов исчисляется от даты регистрации документа в АС ЭДД "DocsVision".
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок.
Иные документы, сроки исполнения которых не определены в самих документах или резолюции руководителя, подлежат исполнению в следующие сроки:
9.6.1. обращения физических лиц и/или организаций разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в течение 15 дней, если иное не предусмотрено федеральным законодательством;
9.6.2. парламентский запрос разрешается в срок до 15 дней со дня регистрации или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;
9.6.3. запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается не позднее 30 дней со дня его регистрации или в иной согласованный с инициатором запроса срок;
9.6.4. запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации материалы, документы и иная информация направляются ему не позднее 15 дней со дня регистрации запроса, если в запросе не установлен иной срок;
9.6.5. запрос Общественной палаты Российской Федерации направляется не позднее 30 дней со дня его получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой Российской Федерации, - не позднее 14 дней;
9.6.6. поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также обращения, разрешение которых взято на особый контроль, разрешаются безотлагательно, но не позднее 30 дней, если не установлен другой срок разрешения;
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р подпункт 9.6.7 пункта 9.6 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
9.6.7. протесты и представления прокурора - в сроки, установленные Федеральным законом от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (протесты - в течение 10 дней со дня регистрации в АС ЭДД "DocsVision", представления - в течение 30 дней со дня внесения (со дня регистрации в прокуратуре), иные документы прокурора - в течение 30 дней со дня регистрации в АС ЭДД "DocsVision", если иной срок не определен в этих документах;
9.6.8. документы законодательных (представительных) органов государственной власти, требующие ответа - до 10 дней;
9.6.9. рекомендации постоянных комиссий - 30 дней.
9.6.10. депутатские обращения и запросы - не более 15 дней.
9.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
9.8. В случае, когда исполнение документа, поставленного на контроль, по объективным причинам невозможно осуществить в указанный срок, исполнитель направляет руководителю, уполномоченному определять сроки исполнения документов, служебную записку с указанием причин необходимости изменения срока и предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения, но не более чем на 30 дней.
9.9. После получения официального разрешения на перенос срока исполнения документа:
- исполнитель обеспечивает в установленном порядке уведомление заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения;
- СДО устанавливает новый срок исполнения документа и осуществляет контроль за его исполнением.
9.10. По истечении срока исполнения, указанного в документе, поставленном на контроль, информация о состоянии исполнения документа доводится до сведения соответствующего руководителя.
9.11. Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения, документированного подтверждения исполнения (письмо-ответ) и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. В иных случаях документ считается неисполненным.
9.12. Организуя контроль исполнения документов, сотрудники СДО обязаны:
- вести учет документов, поставленных на контроль;
- своевременно доводить документы, поставленные на контроль, до сведения исполнителей;
- контролировать ход исполнения документов, поставленных на контроль, и информировать о нем руководителя соответствующего органа.
9.13. Снятию с контроля подлежат:
- документы (мероприятия), исполненные в полном объеме;
- документы, утратившие силу до окончания срока их исполнения.
9.14. Исполненное задание подлежит снятию с контроля. Решение о снятии задания с контроля принимает "Контролер", который фиксирует его в электронной регистрационно-контрольной карточке (ЭРКК), принимая отчет об исполнении задания.
9.15. Документ и/или задание снимаются с контроля в АС ЭДД "DocsVision" "Контролером" только после приемки завершенного задания "Исполнителем".
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении в журнале регистрации и направлении его в дело.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 19 мая 2017 г. N 97-р в пункт 9.16 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после дня официального опубликования названного распоряжения
9.16. В целях упреждающего (промежуточного) контроля ОДО представляет еженедельно (в первый рабочий день каждой недели) - Главе и руководителям контрольный лист-напоминание по документам, срок исполнения которых определен предстоящей неделей.
10. Составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования
Обеспечение сохранности, систематизация документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передача в Архив осуществляются в порядке, установленном законодательством об архивном деле, в том числе правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации.