Приложение. Положение об общем отделе администрации города Ессентуки

Приложение

к постановлению

Администрации города Ессентуки

от 1 апреля 2009 г. N 538

Положение
об общем отделе администрации города Ессентуки

1. Общие положения

1.1. Общий отдел администрации города Ессентуки (далее - общий отдел) является структурным подразделением администрации города Ессентуки (далее - администрация города).

1.2. В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, инструкциями по ведению делопроизводства, правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом (основным Законом) Ставропольского края, иными правовыми актами Ставропольского края, администрации города Ессентуки, Уставом города-курорта Ессентуки, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи и функции общего отдела

2.1. Основными задачами общего отдела являются:

- организация и обеспечение функционирования в аппарате и структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства;

- обеспечение своевременного прохождения документов, проведение систематического анализа документооборота;

- разработка единой номенклатуры дел администрации города, утверждение ее в установленном порядке;

- разработка форм и бланков документов, образцов простых печатей и штампов по делопроизводству, принимаемых администрацией города;

- оформление и выпуск постановлений и распоряжений администрации города, участие в проведении экспертизы;

- документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Главой города или по поручению Главы города;

- организация учебы по вопросам делопроизводства;

- прием, регистрация, учет направления и доставки поступающей служебной корреспонденции;

- отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

- справочная работа по входящим, исходящим и внутренним документам;

- обеспечение работы по выполнению копировально-множительных работ, учету и доведению до заинтересованных предприятий, организаций, учреждений и должностных лиц постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края, администрации КМВ, администрации города;

- осуществление общего руководства работой по контролю за своевременным исполнением документов и направлением информации в вышестоящие органы власти и структурные подразделения администрации города;

- проведение обобщения и систематического анализа документооборота по всем направлениям деятельности;

- отбор, учет, хранение, создание фонда постановлений и распоряжений администрации города;

- организация своевременной сдачи документов в архивный отдел администрации города;

- организация работы приемной Главы города и его заместителей;

- участие в разработке кадровой политики.

2.2. При осуществлении своих функций общий отдел:

- взаимодействует с отделами администрации города по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;

- оказывает методическую помощь отделам администрации города;

- осуществляет контроль за соблюдением требований ГСДОУ и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию при составлении проектов постановлений, распоряжений и других документов;

- возвращает исполнителям проекты постановлений, распоряжений и другие документы, составленные с нарушением установленных требований;

- готовит проекты постановлений и распоряжений администрации города по вопросам контроля, а также отнесенным к компетенции общего отдела;

- в соответствии с установленным порядком направляет в Правительство Ставропольского края и прокуратуру города Ессентуки копии постановлений и распоряжений администрации города;

- участвует в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности для администрации города;

- пользуется печатями со своим наименованием и штампами администрации города;

- ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела;

- проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы;

- внедряет современные методы управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "Кадры", создает банк данных о работниках администрации, своевременно его пополняет;

- осуществляет методическое руководство и координирует деятельность специалистов и инспекторов по кадрам структурных подразделений;

- контролирует исполнение руководителями структурных подразделений законодательных актов вышестоящих организаций по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

3. Организация деятельности общего отдела

3.1. В состав отдела входят работники отдела согласно штатному расписанию.

3.2. Общий отдел администрации города возглавляет заведующий отделом, который назначается Главой города, по согласованию с управляющим делами администрации города, осуществляющим оперативное руководство отделом.

3.3. Заведующему общим отделом администрации города подчиняются все работники отдела.

3.4. В период временного отсутствия заведующего отделом его обязанности выполняет должностное лицо, назначаемое Главой города по согласованию с управляющим делами администрации города.

3.5. Заведующий общим отделом:

- организует и руководит деятельностью отдела;

- планирует работу и обеспечивает выполнение работы отдела;

- представляет в установленном порядке предложения о структуре и штатной численности отдела, назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, применении к ним поощрений и дисциплинарных взысканий;

- определяет порядок и режим работы работников отдела, разрабатывает и вносит на утверждение положение об отделе и должностные инструкции работников отдела;

- распределяет обязанности между работниками отдела;

- обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины и требований, установленных регламентирующими документами;

- самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами администрации города;

- организует взаимодействие со структурными подразделениями администрации города по вопросам организации и совершенствования делопроизводства;

- подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью отдела по общим вопросам;

- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства;

- проверяет соответствие представляемых проектов постановлений, распоряжений администрации города, других служебных документов требованиям ГСДОУ и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, положениям и инструкциям по ведению делопроизводства, согласовывает их с заинтересованными организациями и должностными лицами;

- контролирует соблюдение сроков доработок и возврата документов в отдел;

- осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, предусмотренными настоящим Положением и правовыми актами администрации города.

4. Права

4.1. Общий отдел имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений администрации города, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, материалы и информации, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел, требовать своевременное представление всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым Главой города или по его поручению;

- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города;

- вносить проекты постановлений и распоряжений администрации города по вопросам общего отдела;

- возвращать исполнителям проекты постановлений, распоряжений, другие документы, составленные с нарушением установленных требований ГСДОУ, ГОСТов на организационно-распорядительную документацию и инструкций по ведению делопроизводства, не согласованные со всеми заинтересованными лицами, исполненные небрежно, некачественно подготовленные;

- указания общего отдела по устранению выявленных недостатков и нарушений в оформлении документов являются обязательными для всех структурных подразделений администрации города;

- выдавать в установленном порядке предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам Российской Федерации справки, копии, выписки из документов, хранящихся в общем отделе.

5. Ответственность

5.1. Заведующий общим отделом несет ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на отдел обязанностей;

- непринятие мер за нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка работниками отдела;

- организацию работы в отделе, за качественным исполнением документов, представляемых на подпись Главе города;

- недопустимость небрежного, халатного отношения к регистрации и ведению документов, и их хранению среди своих подчиненных;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан и юридических лиц по вине работников общего отдела.

5.2. Работники отдела несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и должностными инструкциями.