Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей (пользователей) в читальный зал архивного отдела администрации Буденновского муниципального района Ставропольского края"

Приложение

к постановлению администрации

Буденновского муниципального района

Ставропольского края

от 21 марта 2011 г. N 336

Административный регламент
исполнения муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей (пользователей) в читальный зал архивного отдела администрации Буденновского муниципального района Ставропольского края"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей (пользователей) в читальный зал архивного отдела администрации Буденновского муниципального района Ставропольского края" (далее - регламент), определяет последовательность действий (административных процедур) по предоставлению муниципальной услуги архивного отдела администрации Буденновского муниципального района.

1.2. Оказание муниципальной услуги обеспечивает архивный отдел администрации Буденновского муниципального района (далее - отдел), осуществляющий полномочия в области использования архивных документов.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются:

граждане Российской Федерации и иностранные граждане, лица без гражданства (физические лица), ведущие исследование по личной инициативе, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации всех форм собственности (юридические лица), ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание (далее - пользователи).

1.4. Получатели муниципальной услуги обладают равными правами на доступ к документам отдела.

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется при личном посещении отдела.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

1. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: предоставление документов для исследователей (пользователей) в читальный зал архивного отдела администрации Буденновского муниципального района Ставропольского края.

2.2. Муниципальную услугу оказывает отдел на основании Положения об архивном отделе администрации Буденновского муниципального района, утвержденного постановлением администрации Буденновского муниципального района от 31 декабря 2009 г. N 450.

Местонахождение и почтовый адрес отдела:

ул. Октябрьская, 46, г. Буденновск, Ставропольский край, 356800.

Электронный адрес отдела: arhiv.bud@ramdler.ru.

Адрес официального сайта Буденновского муниципального района: budennovsk-rayon.ru.

Телефоны отдела, предоставляющего муниципальную услугу:

(865-59)2-11-07; (865-59)2-01-24.

График работы: с 8-00 до 17-00, перерыв с 12-00 до 13-00.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

Часы приема работниками отдела получателей муниципальной услуги устанавливаются администрацией Буденновского муниципального района.

Консультации предоставляются работниками отдела в течение всего срока предоставления муниципальной услуги.

Рабочее время и время предоставления перерыва работников отдела устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

выдача архивных документов для исследования;

предоставление информации, в том числе в письменной форме, об отсутствии запрашиваемых сведений, либо об отказе по причине существующих ограничений на выдачу;

копирование документов по теме исследования и выдача копий архивных документов.

2.4. Информация о муниципальной услуге предоставляется по:

письменным обращениям;

телефону;

электронной почте.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме работник отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. Информирование о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении пользователей или по телефону не должно превышать 10 минут.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.

Личный прием осуществляется согласно графику приема пользователей в порядке очереди без предварительной записи.

Лица, обратившиеся в отдел для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются работниками отдела:

об обязательствах получателя муниципальной услуги;

об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

о сроке предоставления муниципальной услуги.

Время ожидания в очереди для представления запроса, получения консультации не должно превышать 30 минут.

Время приема запроса от получателя муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Научно-справочный аппарат к документам, архивные документы отдела предоставляется в день обращения.

Выдача документов не должна превышать трех дней.

Под "днем" понимается -рабочий день.

2.6. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 мая 2009 г. N 271 "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894 "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 г. N 51 "Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

Законом Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";

Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";

постановлением Правительства Ставропольского края от 24 мая 2006 г. N 68-п "О порядке передачи архивных документов, находящихся в государственной собственности Ставропольского края, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований";

распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г. N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса".

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление пользователя или письмо-отношение направляющей организации, поступившие в адрес архивного отдела.

2.7.1. В личном заявлении указываются:

наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество пользователя;

тема и хронологические рамки исследования;

личная подпись и дата.

2.7.2. В письме-отношении направляющей организации указываются:

наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество пользователя;

должность, если выполняется служебное задание;

ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;

тема и хронологические рамки исследования;

подпись руководителя.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.

2.7.3. Пользователи при посещении читального зала (рабочей комнаты) отдела предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.8. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.8.1. Разрешение на работу в читальный зал (рабочую комнату) отдела дается руководителем отдела при предоставлении личного заявления пользователя, документа, удостоверяющего личность, или письма-отношения направляющей организации (приложения N 4 и N 5).

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.8.2. Разрешение на допуск в читальный зал (рабочую комнату) дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий один год со дня оформления.

2.8.3. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

2.8.4. Пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах, заполняют анкету пользователя (приложение N 6) и заказ (требование) на выдачу архивных документов (приложение N 7).

Пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала (рабочей комнаты) отдела.

2.9. Перечень оснований для отказа в приеме документов, предоставлении муниципальной услуги.

2.9.1. Основанием для отказа в предоставлении услуги является:

заявления, поступившие в отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления документов, указанных в пункте 2.8. регламента, возвращаются пользователям с указанием требуемых данных в течение пяти дней с момента их регистрации;

плохое физическое состояние архивных документов;

ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем, при передаче документов на постоянное хранение;

2.9.2. Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:

необходимость выполнения служебных заданий работниками отдела (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

экспонирование заказанных материалов на выставке;

выдача их другому пользователю;

если архивные документы не прошли упорядочение.

2.10. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги.

Плата за посещение читального зала (рабочей комнаты) отдела и пользование архивными документами не взимается.

2.11. Требования к размещению и оформлению помещений отдела, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.11.1. Расположение здания (помещений отдела), в котором находится отдел, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности для пользователей;

помещение, в котором расположен отдел, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей;

центральный вход в здание (помещение) должен быть оборудован табличкой (вывеской) с информацией:

полное наименование отдела;

местонахождение;

режим работы.

Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

2.11.2. Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

2.11.3. В помещении отдела пользователю должно быть предоставлено место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.

2.11.4. Для ознакомления с информационными материалами в помещениях отдела оборудуется информационный стенд, содержащий актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

регламент исполнения муниципальной услуги;

информацию в виде блок-схемы прохождения административной процедуры (приложение N 1);

сведения о местонахождении и контактных телефонах архивов, "телефоне доверия", куратора отдела; адресах официальных сайтов комитета Ставропольского края по делам архивов и администрации Буденновского муниципального района; адресах электронной почты (приложение N 2);

перечень документов, необходимых для предъявления в отдел в целях получения муниципальной услуги (приложение N 3);

формы личного заявления пользователя и письма-отношения организации, необходимые для предъявления в отдел в целях получения муниципальной услуги (приложения N 4 и N 5).

форма анкеты пользователя (приложение N 6).

формы заказа (требования) на выдачу архивных документов (приложение N 7).

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.11.4. В помещениях отдела должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.

2.12. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования пользователей о работе отдела по предоставлению муниципальной услуги путем размещения информации на официальном сайте Буденновского муниципального района по адресу: budennovsk-rayon.ru;

ясность и качество информации, объясняющей порядок и условия предоставления муниципальной услуги, включая необходимые документы, информация о правах потребителя муниципальной услуги;

усовершенствование системы пространственно-ориентирующей информации (наличие информационных стендов, указателей);

условия доступа к территории, зданию отдела (территориальная доступность, обеспечение пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта к зданию отдела, наличие необходимого количества парковочных мест, в т.ч. для инвалидов);

обеспечение свободного доступа пользователей в помещение отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в т. ч. беспрепятственного доступа инвалидов (наличие поручней, пандуса и др.).

2.13. Показателями качества и эффективности муниципальной услуги являются:

удовлетворенность пользователей услуги от процесса получения муниципальной услуги и ее результата;

комфортность ожидания и получения муниципальной услуги (оснащенные места ожидания, соответствие помещений санитарно-гигиеническим требованиям (освещенность, просторность, отопление и чистота воздуха), эстетическое оформление помещений;

компетентность работников отдела в вопросах предоставления муниципальной услуги (грамотное предоставление консультаций и прием документов, точность обработки данных, правильность оформления документов);

культура обслуживания в вопросах предоставления муниципальной услуги (вежливость, тактичность и внимательность работников отдела, готовность оказать эффективную помощь заявителям муниципальной услуги при возникновении трудностей);

соответствие требованиям регламента, в т.ч. строгое соблюдение последовательности и сроков выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги;

результаты служебных проверок;

исполнительская дисциплина;

эффективность и своевременность рассмотрения заявлений, обращений и жалоб пользователей по вопросам предоставления муниципальной услуги.

2.14. Предоставление муниципальной услуги в электронном виде:

предоставление муниципальной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий, включая осуществление электронного взаимодействия между органами государственной власти, органами местного самоуправления, иными организациями, пользователями, в том числе при исполнении административных процедур;

информация о предоставлении муниципальной услуги размещается в сети Интернет на официальном информационном сайте Буденновского муниципального района по адресу: budennovsk-rayon.ru, а также на региональном портале государственных и муниципальных услуг Ставропольского края: www.gosuslugi.stavkray.ru;

информирование пользователей о порядке получения муниципальной услуги возможно в электронном виде при отправке запросов пользователей по адресу электронной почты отдела: arhiv.bud@ramdler.ru.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием документов о допуске в читальный зал (рабочую комнату) отдела;

анализ тематики поступивших заявлений;

выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;

выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.

Блок-схема последовательности действий отдела при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 1 регламента.

3.1.1. Прием документов о допуске в читальный зал (рабочую комнату) отдела:

разрешение на работу в читальном зале (рабочей комнате) отдела дается руководителем отдела при предоставлении личного заявления пользователя или письма-отношения направляющей организации (приложения N 4 и N 5);

разрешение на допуск в читальный зал (рабочую комнату) отдела дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий один год со дня оформления;

в случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление;

пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах и заполняют анкету пользователя (приложение N 6);

пользователи обязаны регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала (рабочей комнаты) отдела;

пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.1.2. Анализ тематики исследования:

анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в отделе документах.

3.1.3. Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю:

научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляются на срок не более пяти рабочих дней;

единовременно пользователю может быть выдано пять описей дел;

для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по форме (приложение N 7).

3.1.4. Выдача архивных документов:

пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования;

архивные документы выдаются пользователю под расписку по форме заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения (приложение N 7);

единовременно может быть выдано 10-20 единиц хранения сроком до одного месяца, особо ценные документы - сроком до двух недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем отдела;

перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния;

обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

особо ценные документы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров;

после завершения работы пользователи передают архивные документы работнику отдела для их возвращения в архивохранилища по принадлежности;

по просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.

Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.

4. Формы контроля за исполнением регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется руководителем отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем отдела проверок соблюдения и исполнения работниками отдела положений настоящего регламента.

Администрация Буденновского муниципального района осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги отделом.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников отдела.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (в соответствии с планом работы администрации Буденновского муниципального района) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия
(бездействия) отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

ГАРАНТ:

Об оспаривании решений, действий (бездействия) органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов, организаций, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих см. главу 22 Кодекса административного судопроизводства РФ от 8 марта 2015 г. N 21-ФЗ, а также Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

5.1. Пользователь может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего регламента, устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения работников отдела могут быть обжалованы:

в администрацию Буденновского муниципального района;

в комитет Ставропольского края по делам архивов.

5.2. При обращении заявителя с жалобой срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации жалобы.

5.3. Пользователь в своей жалобе указывает либо наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в жалобе могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество работника отдела (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых пользователь считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые пользователь считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов пользователь прилагает письменно документы и материалы либо их копии.

5.4. В случае отсутствия в жалобе фамилии и (или) почтового адреса пользователя, направившего жалобу, ответ на жалобу не дается.

Отдел при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

При наличии в тексте жалобы неразборчивого (нечитаемого) текста, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который пользователю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель отдела, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы, лицо, рассматривавшее жалобу, принимает решение об удовлетворении требований пользователя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Жалобы заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы на все поставленные вопросы.

Управляющий делами администрации Буденновского муниципального района

Л.М. Демичева