Постановление администрации города Невинномысска Ставропольского края от 15 сентября 2011 г. N 3114 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации города Невинномысска"

В соответствии со статьей 34 Устава города Невинномысска, постановляю:

1. Утвердить прилагаемое положение об архивном отделе администрации города Невинномысска.

2. Признать утратившим силу постановление администрации города Невинномысска от 03.06.2010 N 1874 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации города Невинномысска".

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Невинномысска Шевченко О.Н.

Первый заместитель главы администрации города Невинномысска Ставропольского края

С.Н. Батынюк

Положение
об архивном отделе администрации города Невинномысска
(утв. постановлением администрации города Невинномысска от 15 сентября 2011 г. N 3114)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Невинномысска (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации города Невинномысска (далее - администрация), создаваемый администрацией для решения задач по реализации полномочий, возложенных на администрацию в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края в области архивного дела, и выполняющим функции муниципального архива.

1.2. Отдел не является юридическим лицом.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Ставропольского края, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ставропольского края, Уставом города Невинномысска и другими муниципальными правовыми актами, а также настоящим положением.

ГАРАНТ:

См. Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11

1.4. Отдел имеет соответствующие бланки, штампы и печать со своим наименованием.

1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации, комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее - уполномоченный орган в области архивного дела), государственными и муниципальными архивами, органами и организациями - источниками комплектования Отдела, иными органами и организациями.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности Отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение Отдела помещениями для хранения документов, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам осуществляется за счет средств бюджета Ставропольского края и города Невинномысска (далее - город).

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории города.

2.2. Обеспечение деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию:

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города;

документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с переданными отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области на основании Закона Ставропольского края от 31.12.2004 N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

2.3. На Отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

3. Функции Отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.

3.2. Подготовка предложений для главы города по развитию архивного дела в городе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов.

3.3. Доведение до сведения главы города и подготовка материалов, содержащих данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела.

3.4. Представление в уполномоченный орган в области архивного дела отчетов и необходимой информации:

3.4.1. Об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края.

3.4.2. О состоянии архивного дела в городе.

3.4.3. О численности, составе и движении работников Отдела.

3.5. Участие:

3.5.1. В установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.

3.5.2. В работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях.

3.5.3. В пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.

3.6. В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

3.6.1. Постоянное хранение:

документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

3.6.2. Временное хранение:

Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с наделением органов местного самоуправления города отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области в соответствии с Законом Ставропольского края от 31.12.2004 N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности города, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории города.

3.6.3. Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии.

3.6.4. Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в Отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета.

3.6.5. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в Отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов.

3.6.6. Специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в Отделе.

3.6.7. Контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ Отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища Отдела.

3.6.8. В пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов.

3.6.9. Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Отделе, и фонда пользования.

3.6.10. Разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе Отдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

3.7. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:

3.7.1. Составление списков учреждений - источников комплектования Отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела.

3.7.2. Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования Отдела.

3.7.3. В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела).

3.7.4. Рассмотрение и подготовку:

к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования Отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.7.5. Совместно с источниками комплектования согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования Отдела.

3.7.6. Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования Отдела в форме методической и практической помощи:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

3.8. В области учета архивных документов осуществляет:

3.8.1. Государственный учет архивных документов, хранящихся в Отделе и источниках комплектования Отдела; представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу.

3.8.2. Фондирование архивных документов при описании принятых в Отдел необработанными документов, переработке описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

3.8.3. Ведение учетной базы данных "Архивный фонд", представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных "Фондовый каталог".

3.9. В области использования архивных документов, хранящихся в Отделе, осуществляет:

3.9.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке.

3.9.2. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела.

3.9.3. Предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и от 27.07.2010 N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

3.9.4. Экспонирование архивных документов на выставках.

3.9.5. Использование архивных документов в средствах массовой информации.

3.9.6. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, читательских конференций, уроков для школьников и др.) с использованием архивных документов.

3.9.7. Публикация архивных документов.

3.9.8. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в Отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в Отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата.

3.9.9. Подготовка и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых Отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.

3.9.10. Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

3.10. Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

4. Права Отдела

Отдел для осуществления своих функций имеет право:

4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящихся к компетенции Отдела.

4.2. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, органов государственной власти Ставропольского края, организаций, граждан и общественных объединений материалы и информации, связанные с осуществлением функций, возложенных на Отдел.

4.4. Принимать участие:

в совещаниях, семинарах и мероприятий, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями, по вопросам деятельности Отдела;

в решении вопросов финансирования деятельности Отдела.

4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, ликвидируемых на территории города, для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.6. Вести список возможных источников комплектования Отдела.

4.7. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов от организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

4.8. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования Отдела.

4.9. На финансирование и материально-техническое обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение Отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, за счет средств бюджета города.

4.10. На техническое оснащение рабочих мест работников Отдела.

4.11. Обладает иными правами в соответствии с действующим законодательством.

5. Органы управления

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города в установленном порядке.

5.2. Начальник отдела подчиняется главе города и заместителю главы администрации, курирующему деятельность Отдела.

5.3. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается главой города. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в Отделе, второй представляется в уполномоченный орган в области архивного дела.

5.4. Начальник Отдела:

а) организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

б) вносит в установленном порядке на рассмотрение предложения о структуре и штатной численности Отдела, повышении квалификации работников Отдела, направлении их в служебные командировки, применении к ним мер поощрения и дисциплинарного воздействия;

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 24 декабря 2007 г. N 78-кз "Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ставропольском крае"

в) отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела перед главой города и в установленном порядке перед уполномоченным органом в области архивного дела;

г) ведет прием граждан и должностных лиц, рассматривает их предложения, заявления и жалобы, принимает решения в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством;

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае"

д) совместно с соответствующим органом внутренних дел определяет перечень помещений Отдела, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокацию постов охраны, исходя из принципов надежности и экономичности, и представляет данные сведения на утверждение главе города;

е) осуществляет распределение функциональных обязанностей между работниками Отдела;

ж) обеспечивает немедленное (по телефону, телеграфу, факсу или лично) извещение руководства уполномоченного органа в области архивного дела при наступлении чрезвычайных ситуаций и по согласованию с главой города принимает решение о работе в режиме чрезвычайной ситуации, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них уполномоченный орган в области архивного дела;

з) заключает от имени администрации по доверенности договоры, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

и) подписывает и визирует служебные документы в пределах своей компетенции;

к) организует взаимодействие Отдела со структурными подразделениями администрации по вопросам, относящимся к деятельности Отдела;

л) самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими структурными подразделениями и должностными лицами администрации;

м) принимает необходимые меры по осуществлению контроля за исполнением работниками Отдела распорядительных документов вышестоящих органов государственной власти, постановлений, распоряжений администрации и поручений главы города;

н) в случае обнаружения нарушений действующего законодательства в работе администрации и ее структурных подразделений, обязан доложить об этом главе города (работники Отдела, обнаружившие нарушения законности, обязаны доложить об этом начальнику Отдела);

о) ходатайствует в установленном порядке перед главой города о награждении работников Отдела наградами города Невинномысска, наградами Ставропольского края и государственными наградами Российской Федерации;

п) в период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет должностное лицо, назначаемое главой города;

р) осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Отдела.

5.5. Для осуществления функций, возложенных на Отдел, его начальник и сотрудники несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством, трудовыми договорами и положением о служебной дисциплине в администрации, ее структурных подразделениях.

Заместитель главы администрации города Невинномысска

О.Н. Шевченко