Приложение. Административный регламент по оказанию муниципальной услуги на территории города Георгиевска по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конструктивных прав граждан

Приложение

к постановлению администрации

города Георгиевска

Ставропольского края

от 23 апреля 2010 г. N 615

Административный регламент по оказанию муниципальной услуги
на территории города Георгиевска по предоставлению архивной
информации, связанной с реализацией конструктивных прав граждан

Общие положения

1. Административный регламент по оказанию муниципальной услуги на территории города Георгиевска по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан (далее - муниципальная услуга), а также порядок взаимодействия с органами государственной власти Ставропольского края, государственными архивными учреждениями, муниципальными архивами, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.

2. Оказание муниципальной услуги по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19; # "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Законом Ставропольского края от 28 июля 2005 года N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";

Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 года N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";

Постановлением Правительства Ставропольского края от 24 мая 2006 года N 68-п "О порядке передачи архивных документов, находящихся в государственной собственности Ставропольского края, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований";

Распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 года N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса".

3. Муниципальную услугу по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан, оказывают на основании положения об архивном отделе администрации города Георгиевска, утвержденного постановлением Главы города Георгиевска от 19 октября 2005 г. N 1918, постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет".

При предоставлении муниципальной услуги архивный отдел администрации города Георгиевска (далее - архивный отдел администрации города) осуществляет взаимодействие с краевыми государственными архивами, муниципальными архивами, органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

В процессе предоставления муниципальной услуги заявитель не взаимодействует с иными органами и организациями.

4. Конечным результатом муниципальной услуги по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан, является официальное письмо архивного отдела администрации города, архивная справка, архивная выписка и архивная копия.

5. Заявителями являются граждане Российской Федерации и иностранные граждане. От имени заявителя запрос о предоставлении архивной информации может подать представитель, действующий на основании нотариально оформленной доверенности.

6. Заявителем предоставляется запрос о предоставлении архивной информации (по форме, приведенной в приложении 3, 4 к настоящему регламенту), паспорт, трудовая книжка (ксерокопия запрашиваемого периода).

Кроме того, в отдельных случаях предоставляются:

для доверенных лиц в случае подачи заявления от имени доверителя - нотариально оформленная доверенность и паспорт;

для супруга (супруги) - нотариально оформленная доверенность, свидетельство о браке и паспорт;

для сына (дочери) - нотариально оформленная доверенность, свидетельство о рождении и паспорт.

7. Поступившие запросы социально-правового характера, т.е. связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, тематические запросы исполняются бесплатно.

Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

8. Порядок информирования о муниципальной услуге.

8.1. Почтовый адрес архивного отдела администрации города Георгиевска: 357820, г. Георгиевск, ул. Тургенева, 7.

Электронный адрес архивного отдела: archivgeo@mail.ru.

Телефон: 6-10-63.

Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела администрации города, предоставляющего муниципальную услугу, дана в приложении 1 к Административному регламенту.

8.2. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону должностные лица архивного отдела администрации обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

По электронной почте информация по процедуре исполнения поступившего запроса направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 2 дней со дня поступления обращения.

В помещении архивного отдела администрации города оборудуется сектор для информирования, ожидания и приема граждан. Для организации зала приема граждан выделяется помещение, в котором оборудуются сектора для ожидания очереди и для информирования, а также для приема граждан.

ГАРАНТ:

См. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

См. Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае"

В случае отсутствии необходимых помещений может оборудоваться операционный зал "кабинетного" типа, в котором выделяется сектор для ожидания очереди и сектор для информирования заинтересованных лиц, а также кабинеты для приема граждан.

Под сектор ожидания очереди отводится помещение, площадь которого должна определяться в зависимости от количества обращающихся граждан.

Габаритные размеры, очертания и свойства сектора ожидания определяются с учетом необходимости создания оптимальных условий для работы сотрудников архива, а также для комфортного обслуживания посетителей.

В секторе ожидания должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др., помещение оснащается оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующими санитарными нормами микроклимата производственных помещений.

Сектор ожидания оборудуется стульями, креслами, столами (стойками) для возможности оформления документов.

Сектор информирования граждан располагается в непосредственной близости от сектора ожидания очереди и предназначен для ознакомления их с информационными материалами.

Сектор информирования должен быть оборудован информационными стендами. Стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны. Информационные стенды могут быть оборудованы карманами формата А4, в которых размещаются информационные листки.

Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в частности:

административный регламент предоставления муниципальной услуги и (или) исполнения государственной функции;

термины и определения, которые необходимо знать и применять физическими и юридическими лицами при обращении в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;

наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них (должны обновляться не реже одного раза в месяц);

рисунки, блок-схемы и иные графические изображения, описывающие и разъясняющие правила и особенности получения муниципальных услуг;

информацию в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административной процедуры;

инструкцию и схему по эксплуатации электронной системы управления очередью;

почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта комитета Ставропольского края по делам архивов;

почтовые адреса, телефоны, адреса электронной почты государственных архивов предоставляющих государственную услугу, последовательность их посещения и время приема;

контактные телефоны сотрудников, осуществляющих консультационную деятельность для физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской федерации в области архивного дела; телефон "горячей линии";

список документов, необходимых для предъявления в архивный отдел администрации города;

утвержденные образцы заполнения форм бланков, необходимых для предъявления в архивный отдел администрации в целях получения муниципальной услуги;

другие информационные материалы, необходимые для получения муниципальной услуги.

Сектор для информирования оборудуется стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов.

При отсутствии возможности организации сектора приема граждан "зального" типа, помещение для непосредственного взаимодействия сотрудников с гражданами может быть организовано в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего прием сотрудника.

Для сотрудника и гражданина, находящегося на приеме, должны быть предусмотрены места для сидения и раскладки документов. Передача документов должна осуществляться без необходимости покидать место, как работником архивного отдела администрации, так и гражданином.

Рабочее место сотрудника должно обеспечивать ему возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

8.3. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) или интернет-обращение граждан в адрес архивного отдела администрации города (приложение 2 к Административному регламенту).

В запросе (заявлении) или интернет-обращении указываются: наименование организации или должностного лица, которому они адресованы, фамилия, имя, отчество заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, а также сведения, необходимые для исполнения запроса:

о стаже работы (службы) - название и адрес организации, номер военной части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Интернет - обращения граждан так же должны содержать электронный адрес.

Формы анкеты-заявления и заявления для наведения архивной справки изложены в приложениях 3 и 4 к Административному регламенту.

8.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.

9. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.

Запросы граждан исполняются в 30-дневный срок с момента их регистрации. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос в установленный срок, исполнитель за 3 дня до истечения данного срока готовит письмо на имя заведующего архивным отделом администрации города, с предложением о продлении срока рассмотрения вопроса и обоснованием причин. Заведующим архивным отделом администрации города принимается решение о продлении срока с обязательным письменным уведомлением об этом заявителя.

Время прохождения отдельных административных процедур составляет:

регистрация запросов и передача их на исполнение - 2 дня;

анализ тематики поступивших запросов - 1 день;

направление запросов на исполнение в архивы и иные организации по принадлежности - 4 дня;

поиск информации, необходимой для исполнения запроса, и подготовка ответа - 22 дня;

направление ответов гражданам (заявителям) - 1 день.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивах, иных организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий архив или организацию, где хранятся необходимые документы.

Под "днем" понимается - рабочий день.

10. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запросы, поступившие в архивный отдел администрации города, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или в организации, их направившие, с указанием требуемых данных.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Архивный отдел администрации города при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

ГАРАНТ:

См. также Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188

Административные процедуры

11. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

11.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела администрации города:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в архивы и иные организации по принадлежности;

направление ответов гражданам (заявителям).

Архивы и иные организации, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов, получаемых от архивного отдела администрации города, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий в архивный отдел администрации города или гражданам (заявителям).

11.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя (доверенного лица) в архивный отдел администрации города с письменным запросом о предоставлении архивной информации.

Поступившие в архивный отдел администрации города письменные запросы (заявления) регистрируются в течение одного дня с момента поступления специалистом, ответственным за прием и регистрацию.

После регистрации, специалист, ответственный за регистрацию, в течение одного дня с момента регистрации информирует о запросах заведующего архивным отделом администрации города, после чего запросы с резолюцией заведующего архивным отделом администрации города направляются на исполнение.

При поступлении интернет - обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляется заведующим архивным отделом администрации города.

Общий максимальный срок регистрации запросов и передачи их на исполнение - 2 дня.

11.3. Анализ тематики поступивших запросов.

Основанием для анализа тематики поступивших запросов является поступление зарегистрированного обращения с резолюцией заведующего архивным отделом администрации города от специалиста, ответственного за регистрацию, к работникам архивного отдела администрации города.

Работники архивного отдела администрации города осуществляют анализ тематики запросов прошедших регистрацию и имеющих резолюцию, с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе администрации города научно-справочного аппарата и информационного материала в течение одного дня с момента поступления запроса в подразделение. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адрес архива или конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Общий максимальный срок анализа тематики поступивших запросов - 1 день.

Процедура заканчивается подведением итогов анализа.

11.4. Направление запросов на исполнение в архивы или иные организации по принадлежности.

Основанием для направления запросов на исполнение в архивы или иные организации по принадлежности является подведением итогов анализа.

По итогам анализа тематики поступивших запросов специалисты архивного отдела администрации города, в течение 4 дней направляют их со своим официальным письмом по принадлежности:

в краевые государственные архивы;

в муниципальные архивы.

При необходимости запросы направляют на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел администрации города направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа, в адрес архивного отдела администрации города.

Организации, исполняющие полученные от архивного отдела администрации города запросы осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, оформляют и отправляют ответ, архивные справки, архивные выписки и архивные копии в архивный отдел администрации города.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, могут высылаться организациями по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя, в случае если архивный отдел администрации города направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа.

11.5. Направление ответов гражданам.

Архивный отдел администрации города письменно уведомляет граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

Основанием для направления ответов гражданам является поступление ответа и архивных документов, необходимых для исполнения запросов от архивов или иных организаций.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются специалистом архивного отдела администрации города по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

При поступлении интернет - обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

В случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел администрации города архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдается ему под расписку при предъявлении паспорта; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Процедура заканчивается передачей или отправлением простым письмом архивной справки, архивной выписки и архивной копии, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Общий максимальный срок направления ответов гражданам - 1 день.

11.6. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела администрации города, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается муниципальными правовыми актами города Георгиевска.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается заведующим архивным отделом администрации города.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела администрации города.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

См. также Закон Ставропольского края от 3 декабря 2002 г. N 60-кз "Об ответственности должностных лиц за несоблюдение и неисполнение законов и других нормативных правовых актов Ставропольского края"

12. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

ГАРАНТ:

Порядок обжалования регламентируется Законом Российской Федерации "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан", а также Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации

12.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

12.2. Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы:

в вышестоящие по подчиненности организации;

в судебном порядке.

12.3. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

в вышестоящие по подчиненности организации;

в судебном порядке.

12.4. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях заведующий архивным отделом администрации города или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются действующим законодательством.

12.5. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

12.6. В случае отсутствия в письменном обращении фамилии и (или) почтового адреса заявителя, направившего обращение, ответ на обращение не дается.

Архивный отдел администрации города при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

При наличии в тексте письменного обращения неразборчивого (нечитаемого) текста, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом администрации города, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел администрации города. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

12.7. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом архивного отдела администрации города принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Управляющая делами администрации города

С.И. Коровкина

ГАРАНТ:

Приложение 2 не приводится