Постановление Главы Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 16 ноября 2010 г. N 2814 "Об утверждении Положения об управлении проектами в Губкинском городском округе"

С изменениями и дополнениями от:

6 декабря 2011 г., 27 января 2012 г.

В соответствии с постановлением правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года N 202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области", в целях повышения эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами на территории Губкинского городского округа, руководствуясь Уставом Губкинского городского округа, постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении проектами в Губкинском городском округе (прилагается).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 6 декабря 2011 г. N 2229-па пункт 2 настоящего постановления изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Назначить ответственных операторов мониторинга проектов:

Лазаренко Оксана Вячеславовна - главный специалист управления проектами перспективного развития городского округа,

Лисютченко Марина Владимировна - главный специалист управления проектами перспективного развития городского округа.

3. Опубликовать постановление в средствах массовой информации.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации Черенкова И.Н.

Заместитель главы администрации

И. Черенков

Положение
об управлении проектами в Губкинском городском округе
(утв. постановлением Главы Администрации Губкинского городского округа Белгородской области
от 16 ноября 2010 г. N 2814)

С изменениями и дополнениями от:

27 января 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет условия и порядок применения принципов управления проектами органами местного самоуправления Губкинского городского округа.

1.2. Управление проектами применяется для достижения целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Белгородской области на период до 2025 года, Стратегией социально-экономического развития Губкинского городского округа на период до 2025 года, долгосрочными целевыми программами Белгородской области, поручениями Губернатора области, целевыми программами Губкинского городского округа, поручениями Главы администрации Губкинского городского округа.

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченной во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер.

2.2. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

-отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта;

-иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

-быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект.

2.3. Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта.

2.4. Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация городского округа, хозяйствующий субъект) которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта.

2.5. Участники проекта:

2.5.1. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация городского округа, хозяйствующий субъект), прямо или косвенно заинтересованное в достижении цели проекта и приобретении прав на использование результатов проекта, которые выделяют средства, необходимые для реализации проекта.

2.5.2. Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация городского округа, хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижению целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта.

2.5.3. Координирующий орган проекта - администрация Губкинского городского округа, осуществляющая организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проектов.

2.6. Группа управления проектом - группа лиц, представляющих интересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта в ходе его реализации. В группу управления проектом входят:

2.6.1. Представитель заказчика проекта - уполномоченное заказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.

2.6.2. Руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта.

2.6.3. Куратор проекта - уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.

2.6.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст подпункта 2.6.4. пункта 2.6

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па в пункт 2.7. раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.7. Рабочая группа проекта - группа лиц, непосредственно выполняющих работы проекта.

В рабочую группу проекта входят:

2.7.1. Администратор проекта - лицо, назначаемое при необходимости руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта.

2.7.2. Оператор мониторинга проекта - лицо, назначаемое координирующим органом проекта, отвечающее за размещение и обеспечение актуальности информации о текущем состоянии проекта в РИАС ПУВП "Электронное правительство Белгородской области".

2.7.3. Ответственные по направлениям - лица, непосредственно выполняющие мероприятия и работы проекта.

2.8. Организационное сопровождение проекта - координация межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта.

2.9. Мониторинг проекта - специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па раздел 2 настоящего Положения дополнен пунктом 2.10.

2.10. Команда проекта - группа управления и рабочая группа проекта.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па раздел 2 настоящего Положения дополнен пунктом 2.11.

2.11. Комиссия при Главе администрации Губкинского городского округа по рассмотрению проектов является постоянно действующим совещательно-консультационным органом по рассмотрению проектов, инициированных на территории Губкинского городского округа.

Работа комиссии осуществляется во взаимодействии с департаментом кадровой политики Белгородской области, экспертными комиссиями по рассмотрению проектов Белгородской области.

3. Порядок формирования организационной структуры проекта

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па в пункт 3.1. раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Организационная структура (команда проекта) проекта:

- формируется при инициации и планировании проекта и расформировывается при его закрытии;

- состоит из группы управления проектом и рабочей группы проекта;

- обеспечивает эффективное взаимодействие участников проекта.

3.2. Группа управления проектом формируется в следующем порядке:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па в подпункт 3.2.1. пункта 3.2. раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.2.1. На основании инициативной заявки уведомительного характера на открытие проекта (далее - Инициативная заявка) инициатора, по которой координирующим органом проекта в установленном порядке определена администрация Губкинского городского округа, координирующий орган проекта назначает куратора проекта и оператора мониторинга проекта.

3.2.2. Куратор проекта, совместно с инициатором, определяет заказчика и исполнителя проекта.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па в подпункт 3.2.3. пункта 3.2. раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.2.3.Заказчик проекта:

- формирует цель проекта, определяет способ её достижения и требования к результату;

- определяет объем и источники финансирования проекта;

- назначает ответственное лицо - представителя заказчика проекта для представления своих интересов, связанных с реализацией проекта.

3.2.4. Исполнитель проекта:

- назначает руководителя проекта и администратора проекта, определяет персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и документооборот по проекту;

- обеспечивает разработку и реализацию проекта в соответствии с требованиями к результату проекта.

3.2.5. Назначение участников группы управления проектом производится распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.п.) организаций, официальными представителями которых они являются.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па пункт 3.2. раздела 3 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.2.6

3.2.6. В ведомственных проектах координирующий орган исполняет функции заказчика и исполнителя проекта, при этом на куратора возлагаются функции представителя заказчика проекта. Одно и то же лицо не может являться куратором и руководителем проекта.

3.3. Рабочая группа проекта формируется на базе исполнителя проекта в следующем порядке:

3.3.1. Руководитель проекта:

- определяет порядок работы и состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта;

- осуществляет подбор специалистов в рабочую группу проекта;

- направляет запрос о включении сотрудников государственных органов области, органов исполнительной власти и администрации городского округа, хозяйствующих субъектов в рабочую группу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы;

- организует работу рабочей группы, направленную на достижение целей проекта;

- изменяет состав рабочей группы по мере необходимости в течение разработки и реализации проекта;

- направляет информацию об итогах работы сотрудников в проекте по основному месту работы, а также в департамент стратегического развития области для включения в базу данных кадрового резерва проектного управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па раздел 4 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Порядок управления проектами

4.1. Управление проектами в Губкинском городском округе состоит из четырех этапов:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- закрытие проекта.

4.2. Проектная документация оформляется по формам, рекомендованным департаментом кадровой политики области, с учетом специфики, масштаба и сложности проекта.

4.3. Этап инициации проекта.

4.3.1. Для начала этапа необходима инициативная заявка по вопросу открытия данного проекта, которая направляется в управление проектами перспективного развития городского округа администрации Губкинского городского округа инициатором проекта.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

Мероприятия или работы, выполненные по объему ресурсов более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

4.3.2. Этап инициации проекта (определение цели проекта, экспертиза проекта, назначение группы управления проектом, утверждение паспорта проекта):

- предложение об открытии проекта в форме инициативной заявки выносится на очередное заседание комиссии при Главе администрации Губкинского городского округа по рассмотрению проектов;

- по итогам работы комиссии принимается решение о целесообразности и необходимости реализации рассмотренного проекта или о нецелесообразности его реализации в соответствии с идеей, изложенной в инициативной заявке, которое отражается в протоколе; принятие решений о целесообразности и необходимости реализации;

- администрация Губкинского городского округа при условии положительного результата рассмотрения проекта выступает в роли координирующего органа проекта и назначает куратора и оператора мониторинга проекта;

- определяется цель проекта, ожидаемые результаты, требования и ограничения;

- формируется группа управления проектом;

- определяются правила и условия взаимодействия участников проекта;

- оформляется паспорт проекта, который готовится инициатором и руководителем проекта и утверждается представителем заказчика и куратором проекта;

- цель проекта, определенная заказчиком проекта и утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов управления проектом.

4.3.3. В случае, если в качестве основания для открытия проекта выступает поручение, данное по итогам совещаний, проводимых в органах исполнительной власти Белгородской области, вопрос о целесообразности открытия проекта, разработанного в соответствии с данным поручением, направляется инициатором на рассмотрение экспертной комиссии соответствующего органа исполнительной власти области.

Администрация Губкинского городского округа при наличии положительного решения отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов выступает в роли координирующего органа проекта и назначает куратора и оператора мониторинга проекта.

Далее выполняются мероприятия этапа инициации проекта, указанные в абзацах 5 - 9 пункта 4.3.2.

4.3.4. Этап завершается:

- утверждением паспорта проекта и решением комиссии при Главе администрации Губкинского городского округа по рассмотрению проектов либо решением отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов (в случае, указанном в п. 4.3.3.).

4.4. Этап планирования проекта.

4.4.1. Для начала этапа необходим паспорт проекта.

4.4.2. Этап планирования проекта (поиск, анализ, выбор, проработка и уточнение путей достижения цели проекта) начинается с момента утверждения паспорта проекта и завершается в момент утверждения плана управлением проектом.

План управления проектом готовится рабочей группой во главе с руководителем проекта и утверждается представителем заказчика и куратором проекта.

План управления проектом включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, состав рабочей группы (в состав которой включаются лица, непосредственно участвующие в планировании и реализации проекта), способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.

4.4.3. Этап завершается утверждением плана управления проектом.

4.5. Этап реализации проекта.

4.5.1. Для начала этапа необходим план управления проектом.

4.5.2. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- корректировка.

4.5.2.1. Стадия выполнения работ, определенных в плане управления проектом, начинается после утверждения паспорта, плана управления проектом, получения положительного решения комиссии при Главе администрации Губкинского городского округа по рассмотрению проектов (отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов) и заканчивается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом управления проектом.

Финансирование проекта из бюджетных средств может быть открыто только на этапе реализации проекта при наличии паспорта и плана управления проектом.

Стадия выполнения работ осуществляется рабочей группой проекта под управлением руководителя проекта, как правило, согласно календарному плану-графику работ, предусмотренных планом управления проектом, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта может, по согласованию с представителем заказчика, привлекать отдельных исполнителей на договорной основе для выполнения работ и услуг в установленном законодательством порядке, в рамках своих полномочий, определенных действующими нормативными актами.

4.5.2.2. Стадия контроля проекта:

- представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту;

- осуществляется представителем заказчика совместно с руководителем и администратором проекта;

- начинается с момента утверждения паспорта и плана управления проектом, осуществляется на протяжении всего периода исполнения проекта и завершается в момент принятия решения о завершении проекта.

4.5.2.3. Стадия корректировки проекта включает внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих воздействий в ходе исполнения проекта для детализации плана управления в результате дополнительного планирования работ по проекту и устранения отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного.

Стадия корректировки проекта осуществляется группой управления проектом при участии рабочей группы проекта.

Стадия корректировки проекта не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении существенных отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта.

Заказчиком проекта по согласованию с куратором проекта могут быть приняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и (или) изменении требований к результатам проекта); о выделении дополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проекте заинтересованных сторон.

Итоговым документом стадии корректировки является ведомость изменений, утверждающая решение об изменении содержания, сроков, объема финансирования проекта, условий участия в проекте одной или нескольких заинтересованных сторон.

4.5.3. Этап завершается итоговым отчетом о реализации проекта, в котором руководитель проекта информирует заказчика и координирующий орган о степени достижения цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта.

4.6. Этап закрытия проекта осуществляется руководителем проекта совместно с администратором проекта. На данном этапе выполняется завершение (исполнение или оформление отказа от исполнения) обязательств, возникших в ходе управления проектом; оформляются права заказчика на результаты проекта; расформировывается организационная структура проекта.

4.6.1. Для начала этапа необходим итоговый отчет о реализации проекта и решение заказчика о закрытии проекта, согласованное с куратором проекта.

4.6.2. Проекту присваивается один из статусов:

- "проект реализован успешно" - в случае если цель проекта была полностью достигнута;

- "проект не реализован, ресурсы сохранены" - в случае если цель проекта не была достигнута, ресурсы сохранены;

- "проект не реализован, ресурсы потеряны" - в случае если цель проекта не была достигнута, ресурсы потеряны.

4.6.3. Этап завершается:

- принятием решения заказчика о закрытии проекта;

- передачей в архив заказчика администратором проекта документации по проекту.

5. Организационное сопровождение и мониторинг проекта

5.1. Организационное сопровождение:

- осуществляется администрацией Губкинского городского округа в лице куратора проекта;

- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Губкинского городского округа Белгородской области от 27 января 2012 г. N 92-па в пункт 5.2. раздела 5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Мониторинг проекта:

- осуществляется куратором проекта совместно с оператором мониторинга проекта на основании информации, предоставленной со стороны исполнителя проекта;

- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта;

- осуществляется на основе мониторинга достижения контрольных точек проекта согласно утвержденному плану управления проектом;

- завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

5.2.1. Сводная информация по результатам мониторинга проекта размещается в РИАС ПУВП "Электронное правительство Белгородской области", проверяется на соответствие установленным требованиям департаментом кадровой политики области и состоит из следующих документов:

- паспорта и плана управления проектом, решения комиссии при Главе администрации Губкинского городского округа по рассмотрению проектов (экспертной комиссии), решения о назначении группы управления проектом;

- подтверждающей информации о прохождении контрольного события согласно плану управления проектом;

- отчета об окончании блока работ - составляется после завершения блока работ, согласно календарному плану-графику работ по проекту;

- итогового отчета по проекту - составляется после завершения всех блоков работ согласно календарному плану-графику работ по проекту и содержит заключение о соответствии фактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводы куратора по проекту.

5.3. Основное требование к качеству информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в объективности отражения фактического состояния работ по проекту.

6. Порядок взаимодействия операторов мониторинга проектов с департаментом стратегического развития Белгородской области

Взаимодействие операторов мониторинга проектов с департаментом стратегического развития области осуществляется на этапах разработки, реализации и завершении проекта.

6.1. На этапе разработки и реализации проекта операторы мониторинга проектов по факту наступления контрольного события согласно паспорту проекта, осуществляют сбор информации в электронном виде от администраторов проектов.

6.2. Полученную информацию, промежуточные отчеты в электронном виде операторы мониторинга проектов передают куратору проекта.

Промежуточный отчет по проекту составляется по факту достижения контрольного события или наступления контрольного срока согласно паспорту проекта и содержит заключение о степени соответствия фактического исполнения работ проекта плану, анализ внешних и внутренних факторов, прогноз на следующий планируемый период;

6.3. На этапе завершения проекта администратор проекта передает отчет о закрытии проекта операторам мониторинга проектов.

Отчет о закрытии проекта составляется после принятия решения о закрытии проекта и содержит заключение о соответствии фактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводы куратора по проекту.

6.4. Все отчеты и документы по проекту, которые получают операторы мониторинга проектов, вносится ими в ПУВП РИАС "Электронное правительство Белгородской области".