Приложение N 1. Положение о единой системе электронного документооборота Администрации г. Махачкалы

Приложение N 1

Положение
о единой системе электронного документооборота Администрации г. Махачкалы
(утв. постановлением Администрации г. Махачкалы от 24 декабря 2014 г. N 2949)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правила организации единой системы электронного документооборота Администрации г. Махачкалы с использованием системы электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

участники единой системы электронного документооборота (далее - участник) - Аппарат Администрации г. Махачкалы, территориальные и отраслевые структурные органы Администрации г. Махачкалы, муниципальные учреждения и другие подведомственные организации, подключенные к системе "Дело".

Единая государственная сеть управления и передачи данных Республики Дагестан (далее - ЕГСУПД РД) - территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;

пользователь - работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа при работе в системе "Дело".

1.3. Территориальным органом муниципального образования "город Махачкала", обеспечивающим взаимодействие участников в единой системе электронного документооборота, является Администрация г. Махачкалы.

1.4. Единая система электронного документооборота с использованием системы "Дело" направлена на решение следующих задач:

объединение в единый процесс документационного обеспечения участников;

соблюдение единых правил регистрации, учета, доступа к электронным документам и их проектам (далее - электронный документ);

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

оперативная доставка электронных документов.

1.5. Основными принципами единой системы электронного документооборота являются:

обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" с переменным числом участников;

применение участниками единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

правомерное использование участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

обеспечение целостности и доступности передаваемой информации; минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия.

1.6. Учет, контроль и анализ обращений граждан в системе "Дело" осуществляется с учетом требований федерального и республиканского законодательства, определяющего порядок информационного обмена по вопросам работы с обращениями граждан.

1.7. В системе "Дело" используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов с бумажного носителя;

электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.

1.8. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица - автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:

электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;

электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящего Положения.

1.9. При передаче между участниками электронные документы заверяются ЭП должностного лица - автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе "Дело", или ЭП юридического лица - участника.

Получение электронного документа, подписанного ЭП, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

1.10. Риск неправомерного подписания электронного документа ЭП несет участник системы "Дело" в лице владельца ключа ЭП.

1.11. При регистрации, передаче, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется. При этом идентификация пользователя происходит на основании логина и пароля, предоставляемого Администрацией г. Махачкалы. Пароль является уникальным идентификатором (простой ЭП) пользователя и не подлежит разглашению.

1.12. Участник обеспечивает достоверность и актуальность информации, содержащейся в системе "Дело", выполняет все организационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в системе "Дело", в соответствии с методическими рекомендациями, предоставляемыми Администрацией г. Махачкалы.

1.13. При осуществлении автоматизированного контроля хода исполнения документов и поручений участники руководствуются Инструкцией по использованию системы "Дело" для организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений, утвержденной Администрацией г. Махачкалы.

1.14. Деятельность Администрации г. Махачкалы по организации взаимодействия между участниками осуществляется в рамках выполнения возложенных на него полномочий и в пределах установленной компетенции.

1.15. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с федеральным законодательством. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с федеральным законодательством, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

2. Функции, права и обязанности участников

2.1. Основными функциями Администрации г. Махачкалы являются:

своевременное инициирование резервного копирования информации, размещенной в системе "Дело", контроль целостности;

организационное обеспечение системы "Дело";

актуализация справочников системы "Дело", организация регистрации и предоставления прав пользователей для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в системе "Дело", инициирование прекращения их действия;

организация получения участниками сертификатов ключа проверки ЭП (далее - квалифицированный сертификат) для пользователей системы "Дело" в целях обеспечения возможности криптографической защиты и формирования ЭП электронных документов;

2.2. Администрация г. Махачкалы обязана:

организовать регистрацию в системе "Дело" работников участника путем предоставления простой ЭП пользователя при выполнении необходимых условий;

предоставлять заявку участника на подключение по форме, установленной Администрацией г. Махачкалы;

обеспечить координацию деятельности участников при создании, обработке, управлении и хранении электронных документов и организации доступа к ним с использованием системы "Дело";

обеспечить соблюдение прав доступа к электронным документам участников;

самостоятельно или путем привлечения работников, осуществляющих техническую поддержку, обеспечивать предоставление информационной и методической поддержки участнику по вопросам использования системы "Дело".

2.3. Участник обязан:

представить в Администрацию г. Махачкалы всю информацию, необходимую для сопровождения системы "Дело":

заявку на подключение к системе "Дело" своих работников по форме, установленной Администрацией г. Махачкалы;

оперативные сведения о пользователе с целью поддержания в актуальном состоянии справочников системы "Дело" по форме, установленной Администрацией г. Махачкалы;

иную информацию, необходимую для функционирования системы "Дело", запрашиваемую Администрацией г. Махачкалы;

обеспечить достоверность информации, передаваемой по системе "Дело". Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет руководитель участника системы "Дело", работником которого является владелец соответствующего ключа ЭП;

обеспечить работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования системы "Дело", а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии с требованиями федерального законодательства и настоящего Положения;

принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в системе "Дело" и заверенные ЭП при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;

обеспечить строгое соблюдение установленного федеральным законодательством порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в системе "Дело";

при передаче электронных документов между участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;

проводить установку и настройку программного обеспечения системы "Дело" и средств ЭП на рабочих станциях пользователей;

предоставлять, при необходимости, доступ к рабочим станциям пользователей работников Администрации г. Махачкалы и организаций, обеспечивающим техническое сопровождение. Список указанных работников определяется Администрацией г. Махачкалы и предоставляется участникам;

ознакомить пользователей с обязанностями, установленными настоящим Положением;

обеспечить работу пользователей в системе "Дело" по выделенным и защищенным с применением средств криптографической защиты каналам связи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

2.4. Администрация г. Махачкалы вправе:

осуществлять контроль соблюдения участниками настоящего Положения, принимать необходимые меры по предотвращению и устранению выявленных нарушений, проводить постоянный мониторинг и анализ использования участником системы "Дело";

ограничивать доступ участников к электронному документообороту иных участников, подключенных к системе "Дело";

устанавливать требования по защите информации (в том числе от несанкционированного доступа) в системе "Дело", обязательные для исполнения участниками;

осуществлять уничтожение электронных документов в соответствии с порядком, определенным настоящим Положением;

совершать иные действия в рамках организации межведомственного электронного документооборота, не противоречащие федеральному законодательству и законодательству Республики Дагестан.

2.5. Участник вправе:

в соответствии с требованиями федерального законодательства, законодательства Республики Дагестан и настоящего Положения получать от Администрации г. Махачкалы информацию об участниках единой системы электронного документооборота и направлять (получать) электронные документы всем (от всех) участникам (участников) по системе "Дело";

вносить предложения о необходимых улучшениях в части функционирования системы "Дело".

2.6. Участник и Администрация г. Махачкалы не несут ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании системы "Дело", связанные с нарушениями в работе оборудования, систем подачи электроэнергии и/или линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и/или обслуживаются сторонними лицами.

2.7. Предоставление участникам доступа к единой системе электронного документооборота и внутреннему электронному документообороту в системе "Дело" осуществляется Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан на безвозмездной основе. При организации доступа участника с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", с применением защищенных каналов связи расходы, связанные с оплатой трафика, возлагаются на участников.

3. Обязанности пользователей

3.1. Пользователи обязаны:

соблюдать порядок работы в системе "Дело", установленный настоящим Положением;

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к системе "Дело", принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

предоставить заявку на получение квалифицированного сертификата для владельцев ключа ЭП, в случаях и по форме, установленной удостоверяющим центром (далее - УЦ). Смена сертификатов ключей производится ежегодно, как правило, за 10 дней до истечения установленного срока действия;

предотвращать появление в информационном пространстве, в котором функционирует система "Дело", компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение;

немедленно сообщать в Администрацию г. Махачкалы обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в системе "Дело", а в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять Администрацию г. Махачкалы;

при возникновении разногласий, споров, связанных с принятием или непринятием либо с исполнением или неисполнением электронного документа с ЭП или простой ЭП, представлять Администрации г. Махачкалы всю необходимую информацию и документы;

пользователи системы "Дело" - владельцы ключей ЭП обязаны: обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия в соответствии с действующим законодательством;

не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

незамедлительно уведомлять Администрацию г. Махачкалы о нарушении конфиденциальности ключа ЭП;

незамедлительно сообщать о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП, и в день окончания полномочий сдать ключ ЭП участнику.

4. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности ЭП собственноручной подписи в системе "Дело"

4.1. Формирование ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы "Дело".

4.2. Формирование ЭП может быть осуществлено только владельцем ключа ЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которого действует на момент подписания электронного документа.

4.3. Подтверждение подлинности ЭП может быть осуществлено пользователем системы "Дело". Подтверждение подлинности ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы "Дело".

4.4. Участники используют, принимают и признают квалифицированные сертификаты.

4.5. Идентификационные данные, занесенные в поле "Субъект квалифицированного сертификата", однозначно идентифицируют владельца квалифицированного сертификата и соответствуют его идентификационным данным, зарегистрированным в Реестре выданных и аннулированных аккредитованным УЦ квалифицированных сертификатов.

4.6. В качестве средства ЭП, обеспечивающего реализацию функций создания и подтверждения подлинности ЭП, в электронном документе используется средство криптографической защиты информации "КриптоПро CSP", сертифицированное в системе сертификации РОСС RU.0001.030001.

Средство ЭП должно использоваться совместно со средствами вычислительной техники, общесистемным программным обеспечением и его компонентами, а также иным программно-аппаратным и информационным обеспечением, полностью соответствующим и удовлетворяющим требованиям к рабочему месту пользователя, устанавливаемым Администрацией г. Махачкалы.

4.7. Для определения действительности квалифицированного сертификата используется Реестр выданных и аннулированных аккредитованным УЦ квалифицированных сертификатов, издаваемый и публикуемый УЦ в порядке и с периодичностью, определяемой Регламентом УЦ.

4.8. ЭП в электронном документе, размещенном в системе "Дело", равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП при одновременном соблюдении следующих требований:

ключ ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат создан и выдан УЦ;

квалифицированный сертификат действителен (не прекратил свое действие, не аннулирован) на момент подписания электронного документа;

подтвержден факт целостности и аутентичности подписанного электронного документа после его подписания.

4.9. Квалифицированный сертификат действует на определенный момент времени (действующий сертификат), если:

наступил момент времени начала действия сертификата ключа проверки ЭП;

квалифицированный сертификат не аннулирован (отозван) и действие его не приостановлено.

5. Состав и перечни электронных документов

5.1. Состав документов, создание, хранение, использование которых в системе "Дело" осуществляется в форме электронных документов:

документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам, в том числе переписка между участниками системы "Дело"; внутренняя переписка участников системы "Дело"; документы по регистрации, учету и контролю;

документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральным законодательством, вне зависимости от сроков хранения.

5.2. Перечни электронных документов участников определяются участниками на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности Администрации г. Махачкалы с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, и перечня документов, образующихся в процессе деятельности участника, с указанием сроков хранения, согласованного экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Администрации г. Махачкалы, учитываются в номенклатуре дел участников и предоставляются Администрации г. Махачкалы.

Перечень документов Администрации г. Махачкалы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, определяется согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, устанавливается участниками.

5.3. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота участником допускается создание бумажных копий электронного документа. Порядок создания и заверения бумажных копий электронных документов определяется инструкциями по делопроизводству участников.

5.4. Документы участников, не вошедшие в перечни электронных документов, создаются в виде электронных образов документов. Их передача между участниками системы "Дело", рассмотрение и обработка осуществляются аналогично электронным документам.

5.5. Электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по системе МЭДО от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных и муниципальных органов, направляются участникам в электронной форме с использованием системы "Дело".

6. Требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати

6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе "Дело" создается, отправляется и хранится регистрационная карточка документа (далее - РК документа) или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является его неотъемлемой частью.

6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица - пользователя системы "Дело", внесшего (зарегистрировавшего) РК документа (РКПД) в системе "Дело".

6.3. В системе "Дело" существуют следующие виды документопотоков:

поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация участника.

6.4. При создании (регистрации) электронного документа, электронного образа документа в обязательном порядке в РК документа (РКПД) заполняются следующие регистрационные данные:

6.4.1. Поступающая документация (входящая) согласно таблице N 1;

Таблица N 1

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК документа	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3	4
1.	Адресант	корреспондент (гражданин)	наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	кому, адресаты	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	подписал	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	-	Выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов"
5.	Исходящая дата документа	дата	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Исходящий номер документа	исх. N	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата регистрации документа	от	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	N	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	связки	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Краткое содержание документа	содержание	краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
11.	Сведения о переадресации документа	журнал передачи	на основании указаний по исполнению документа
12.	Количество листов основного документа и приложений	состав	количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+"
13.	Указания по исполнению документа	поручение	указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
14.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	поручения исполнители	наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя
15.	Гриф ограничения доступа к документу	доступ	в соответствии с отметкой о конфиденциальности

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

6.4.1. Отправляемая и внутренняя документация (исходящая) согласно таблице N 2;

Таблица N 2

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК документа	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3	4
1.	Адресаты	адресаты	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
2.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	подписи	в соответствии с реквизитом "Подпись"
3.	Должность, фамилия, инициалы, рабочий телефон исполнителя, подготовившего документ	исполнители	в соответствии с реквизитом "Исполнитель"
4.	Вид документа		выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.