Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива городского округа (муниципального района) Чувашской Республики" на территории города Алатыря Чувашской Республики

Приложение N 1
к постановлению администрации
города Алатыря
Чувашской Республики
от 25 октября 2013 г. N 1124

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива городского округа (муниципального района) Чувашской Республики" на территории города Алатыря Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества, доступности и прозрачности предоставления муниципальной услуги, создания необходимых условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива городского округа (муниципального района) Чувашской Республики" на территории города Алатыря Чувашской Республики.

1.2. Заявителями (Получателями) могут быть физические и юридические лица.

1.3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется непосредственно в муниципальном бюджетном учреждении "Алатырский городской архив" (далее - МБУ "Алатырский городской архив"):

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);

- публикации в средствах массовой информации, размещения на информационных стендах.

1.4. Местонахождение МБУ "Алатырский городской архив":

адрес: 429820, Чувашская Республика, г. Алатырь, ул. Комиссариатская, д. 40а;

контактный телефон - 8 (835 31) 2 43 07;

адрес электронной почты: galatrarxiv@mail.ru.

1.5. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги МБУ "Алатырский городской архив":

1.5.1. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются администрацией МБУ "Алатырский городской архив". Для получения консультации заинтересованное лицо обращается в МБУ "Алатырский городской архив".

1.5.2. Основными требованиями при консультировании являются:

- актуальность;

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

1.5.3. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- времени приема и выдачи документов;

- сроков исполнения муниципальной услуги;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.5.4. Консультации в МБУ "Алатырский городской архив" предоставляются при личном обращении, посредством Интернет-сайта, телефона или электронной почты МБУ "Алатырский городской архив".

1.5.5. При ответе на телефонные звонки специалист МБУ "Алатырский городской архив", осуществляющий прием и консультирование, сняв трубку должен представиться, назвать:

- наименование организации;

- должность;

- фамилию, имя, отчество.

Во время разговора произносить слова четко, не допускать параллельных разговоров с окружающими людьми.

1.5.6. При устном обращении граждан специалист МБУ "Алатырский городской архив", осуществляющий прием и консультирование, в пределах своей компетенции дает ответ самостоятельно. Если специалист МБУ "Алатырский городской архив" не может дать ответ самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из вариантов дальнейших действий:

- изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое, удобное для посетителя время для консультации;

- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.

1.5.7. Специалист МБУ "Алатырский городской архив", осуществляющий прием и консультирование, обязан относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

1.5.8. Письменные разъяснения даются в установленном порядке при наличии письменного обращения заявителя. Специалисты МБУ "Алатырский городской архив", осуществляющие прием и консультирование, готовят разъяснения в пределах установленной компетенции.

1.6. Термины:

Архивная справка - официально заверенная справка об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивная копия - дословное воспроизведение всего текста документа компьютерным, фото- или другим способом, официально заверенная подписью руководителя архива и печатью архива.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенная подписью руководителя архива и печатью архива.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива городского округа (муниципального района) Чувашской Республики" на территории города Алатыря Чувашской Республики

2.2. Муниципальную услугу предоставляет МБУ "Алатырский городской архив".

Специалист МБУ "Алатырский городской архив" не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные и муниципальные органы и подведомственные им организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является

- в случае наличия в архивных документах запрашиваемых заинтересованным лицом сведений - выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок;

- в случае отсутствия в архивных документах запрашиваемых заинтересованным лицом сведений - письменное уведомление МБУ "Алатырский городской архив" об отказе в выдаче архивных справок, архивных копий, архивных сведений с указанием причин такого отказа.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней (с момента регистрации поступившего заявления с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных настоящим административным регламентом). При обращении к информации на сайте учреждения, участвующего в предоставлении услуги, доступ к информации предоставляется в момент обращения.

2.5. Предоставление муниципальной услуги в МБУ "Алатырский городской архив" осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Законом Российской Федерации от 09 октября 1992 г. N 3612-1 "Основы законодательства Российской Федерации о культуре";

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. N 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике";

иными действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики, города Алатыря.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги МБУ "Алатырский городской архив", требуемых от заявителя: письменное заявление (приложения N 2, 3) с приложением документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по выдаче справок и иных сведений из муниципального архива (трудовая книжка, государственный акт, регистрационное удостоверение и др.), в том числе по электронной почте. Заявление должно содержать фамилию, имя и отчество заявителя, адрес места регистрации или адрес электронной почты, на который придет ответ.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги МБУ "Алатырский городской архив": отсутствие в архивных документах запрашиваемых заинтересованным лицом сведений.

2.8. Перечень иных услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления настоящей муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) в результате этих услуг: нет.

2.9. Муниципальная услуга и консультации по ее получению предоставляются на безвозмездной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги - 15 минут.

Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги - 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 15 минут. При обращении к информации на сайте в МБУ "Алатырский городской архив" запрос регистрируется автоматически.

2.12. Требования к месту предоставления муниципальной услуги в МБУ "Алатырский городской архив".

Место для информирования оборудовано информационным стендом, содержащим:

- номер телефона, адрес официального сайта, электронной почты МБУ "Алатырский городской архив";

- номера кабинетов, где осуществляются прием письменных обращений и устное информирование граждан;

- настоящий административный регламент;

- перечень документов, необходимых для оказания муниципальной услуги;

- образцы заполнения форм.

Сотрудник архива, предоставляющий муниципальную услугу, должен предложить представителю заинтересованного лица воспользоваться стулом, находящимся рядом с его рабочим местом.

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, системой кондиционирования воздуха, компьютером с возможностью печати и выхода в Интернет.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг МБУ "Алатырский городской архив".

Качественной предоставляемая муниципальная услуга признается при предоставлении услуги в сроки, определенные п. 2.4. настоящего административного регламента, и при отсутствии жалоб со стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры в МБУ "Алатырский городской архив":

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.2.1. Работники МБУ "Алатырский городской архив" осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей, используя необходимые профессиональные навыки и имеющийся в МБУ "Алатырский городской архив" научно-справочный аппарат, с учетом перечня документов приложения N 4.

3.2.2. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в МБУ "Алатырский городской архив" дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3 административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.3.1. Работники МБУ "Алатырский городской архив" при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.3.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.4.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.4.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью МБУ "Алатырский городской архив".

Архивные справки должны оформляться на бланке МБУ "Алатырский городской архив". Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается директором МБУ "Алатырский городской архив", заверяется печатью МБУ "Алатырский городской архив", на ней проставляется номер и дата составления.

3.4.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора МБУ "Алатырский городской архив" и печатью МБУ "Алатырский городской архив".

3.4.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью директора МБУ "Алатырский городской архив".

3.4.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.4.6. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке МБУ "Алатырский городской архив". В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.6.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.6.3. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

3.7. Для получения муниципальной услуги в электронном виде вне помещения МБУ "Алатырский городской архив" заявитель должен направить запрос на электронный адрес архива galatrarxiv@mail.ru, размещенный на сайте администрации города Алатыря Чувашской Республики.

3.8. Управлению Пенсионного фонда Российской Федерации (государственному учреждению) в городе Алатырь и Алатырском районе Чувашской Республики - Чувашии муниципальная услуга в электронном виде предоставляется с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet с функциями шифрования и электронной подписи в соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

УПФР в городе Алатырь и Алатырском районе Чувашской Республики-Чувашии:

- формирует в электронной форме запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан (Приложение N 6) и по системе защищенного электронного документооборота направляет их в МБУ "Алатырский городской архив";

- в случае возврата архивом запроса вследствие отсутствия в нем необходимых сведений для проведения поисков информации устраняет имеющиеся расхождения и не позднее следующего рабочего дня после получения направляет в МБУ "Алатырский городской архив" уточненный запрос;

МБУ "Алатырский городской архив":

- по системе защищенного электронного документооборота получает запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан;

- не позднее третьего рабочего дня после получения запроса направляет в УПФР в городе Алатырь и Алатырском районе Чувашской Республики - Чувашии уведомление о приеме запроса к исполнению или мотивированный отказ в его рассмотрении в случае отсутствия в запросе необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации (Приложение N 7);

- в срок не позднее 30 календарных дней направляет по системе защищенного электронного документооборота в УПФР в городе Алатырь и Алатырском районе Чувашской Республики - Чувашии ответ на запрос в виде электронного документа;

- в случае продления сроков исполнения запроса уведомляет УПФР в городе Алатырь и Алатырском районе Чувашской Республики - Чувашии до истечения установленного срока исполнения с указанием даты ответа (Приложение N 8).

3.9. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.10. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

Текущий контроль за соблюдением последоват