Приложение N 2. Порядок организации работы с электронной почтой в Территориальном управлении Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия)

Приложение N 2

Порядок
организации работы с электронной почтой в Территориальном управлении Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия)
(утв. приказом ТУ Роспотребнадзора по РС (Я) от 19 июня 2006 г. N 117-д)

I. Общие положения

1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Положением о Территориальном управлении Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Республике Саха (Якутия) (далее по тексту Территориальное управление Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) и приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека N 125 от 15.05.06 г. "Об утверждении порядка работы с электронной почтой и сайтом в сети Интернет".

Порядок определяет:

1.1 организацию работы по отправке документов электронной почтой в территориальные отделы, представительства Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в PC (Я)" с филиалами и другие организации;

1.2 организацию работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте;

1.3. требования к письмам, направляемым в Территориальное управление Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) из территориальных отделов, представительств Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в PC (Я)" с филиалами и других организаций по электронной почте.

2. Отправка документов по электронной почте не заменяет направление их по почте в установленном порядке, а служит лишь ускорением передачи информации. Документы после отправки по электронной почте направляются адресату по почте на бумажном носителе.

II. Порядок направления документов по электронной почте в территориальные органы, организации Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) и другие организации

3. Решение о направлении документов по электронной почте в территориальные отделы, представительства Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) и другие организации принимается начальником отдела, которое# готовит данные документы, или заместителем руководителя, курирующего данный отдел.

4. Организация рассылки документов по электронной почте в территориальные отделы, представительства Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) и другие организации осуществляется отделом организации и обеспечения деятельности.

5. Для направления по электронной почте документы предоставляются в электронном виде и на бумажном носителе.

6. Электронная версия документа должна в себя включать:

- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон и адрес электронной почты;

- номер и дату документа;

- перечень территориальных органов и (или) организаций Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), в которые необходимо отправить данный документ;

- при рассылке в организации, не подведомственные Территориальному управлению Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.

7. Копия документа на бумажном носителе визируется с пометкой "направить по электронной почте" начальником отдела, которое# готовит данный документ или заместителем руководителя, курирующим данный отдел с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте.

8. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника отдела, которое# его готовит.

9. Отправление документа осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 17:30);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 17:30).

10. Документы с пометкой "срочно направить по электронной почте" и визой Руководителя Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) или его заместителей отправляются немедленно.

11. Подтверждением о получении письма адресатом является его ответ, направленный на электронный адрес Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия).

III. Порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте

12. Организацию получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), осуществляет ответственный специалист отдела организации и обеспечения деятельности.

13. Полученные по электронной почте документы распечатываются. На них проставляется штамп с указанием даты получения.

14. Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов формата А4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования.

15. Ответы на информационные письма, приходящие из подведомственных органов и организаций Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) по электронной почте, передаются непосредственно исполнителю информационного письма.

16. На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) должно отправляться подтверждение о получении с указанием даты и времени получения письма.

17. Подтверждение о получении электронного письма обозначает, что письмо, поступившее на официальный адрес электронной почты было распечатано и направлено в канцелярию для регистрации.

18. Если прикрепленные к электронному письму файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика.

19. Оперативная информация о санитарно-эпидемиологической обстановке, об эпидемической ситуации, направляемая по электронной почте из территориальных отделов, представительств, ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в PC (Я)", его филиалов в выходные и праздничные дни должна дублироваться по факсу.

IV. Требования к письмам, направляемым в Территориальное управление Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) из территориальных органов и организаций по электронной почте

20. Документы и приложения к ним направляются на официальный адрес электронной почты Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия) в виде прикрепленных файлов к электронному письму.

21. Одно электронное письмо не должно содержать более одного документа с приложениями.

22. Электронное письмо должно содержать в поле "от" краткое наименование территориального отдела, представительства или ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в PC (Я)", его филиалов, в поле "тема" - название документа.

23. В электронном письме или в прикрепленных файлах с электронными версиями документов должно# быть обязательно указано#:

- фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию#, имя, отчество исполнителя и его телефон;

- номер и дата документа;

- исходящий номер письма (если данный документ является ответом на запрос)

- фамилия, имя, отчество адресата.

24. Если размер отправляемых документов превышает 3 Мб, то работник Территориального управления Роспотребнадзора по Республике Саха (Якутия), ответственный за отправление документов по электронной почте, архивирует их с использованием форматов архивации RAR или ZIP.

25. Если письмо содержит документ без указания адресата, то такой документ не принимается и удаляется из почтового ящика.