Приложение. Административный регламент предоставления муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив Нерюнгринского района" муниципальной услуги по исполнению тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации архивного фонда Нерюнгринского района и других архивных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Нерюнгринской районной администрации Республики Саха (Якутия) от 29 декабря 2014 г. N 3383 в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

(Приложение)

Административный регламент
предоставления муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив Нерюнгринского района" муниципальной услуги по исполнению тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации архивного фонда Нерюнгринского района и других архивных документов
(утв. постановлением Нерюнгринской районной администрации Республики Саха (Якутия) от 1 марта 2011 г. N 363)

С изменениями и дополнениями от:

29 декабря 2014 г., 20 июня 2016 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив Нерюнгринского района" муниципальной услуги "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации Архивного фонда Нерюнгринского района и других архивных документов" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур по предоставлению муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела.

2. Организация исполнения тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера включает в себя исполнение:

- тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

- генеалогических запросов о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода;

- запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив Нерюнгринского района", (далее по тексту - архив).

4. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:

Конституция Российской Федерации, принятая на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года; Конституция Республики Саха (Якутия), принятая Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 года; Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Федеральный Закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19; Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2008 года 551-3 N 1117-III "Об архивном деле в Республике Саха (Якутия); Закон Республики Саха (Якутия) от 16 октября 2003 года 83-3 N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)"; Устав муниципального бюджетного учреждения "Муниципальный архив "Нерюнгринского района".

5. Предоставление муниципальной услуги заканчивается следующими юридическими фактами:

5.1. При исполнении тематических запросов информация предоставляется в форме:

а) архивной справки - документа архива, составленного на бланке архива, имеющего юридическую силу и содержащего документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена (далее - архивная справка);

б) архивной копии - дословно воспроизводящей текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке (далее - архивная копия);

в) архивной выписки - документа архива, составленного на бланке архива, дословно воспроизводящего часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (далее - архивная выписка);

г) информационного письма - письма, составленного на бланке архива по запросу пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме (далее - информационное письмо);

д) тематического перечня архивных документов - систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленного по запросу пользователя (далее - тематический перечень архивных документов);

е) тематической подборки архивных копий документов

- систематизированного комплекта копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленного архивом по запросу пользователя. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме (далее - тематическая подборка копий архивных документов);

ж) тематический обзор архивных документов. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме;

з) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

5.2. При исполнении генеалогического запроса информация предоставляется в форме:

а) архивной справки;

б) архивной копии;

в) архивной выписки;

г) генеалогической таблицы;

д) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

5.3. При исполнении запросов социально-правового характера информация предоставляется в форме:

а) архивной справки;

б) архивной копии;

в) архивной выписки;

г) ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

6. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте:

6.1. Заявитель - физическое или юридическое лицо, либо их уполномоченные представители, обратившиеся в муниципальный архив за предоставлением муниципальной услуги с запросом, выраженным в устной, письменной или электронной форме.

6.2. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной в нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для граждан, общества и государства.

6.3. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

6.4. Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

6.5. Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации хранит определенное количество лет документацию, образующуюся в процессе его хозяйственной деятельности и которая служит источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

7. Описание заявителей, а также иных лиц, имеющих право на взаимодействие с архивом по предоставлению муниципальной услуги:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- организации и общественные объединения;

- другие юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее по тексту - пользователи).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

8. Наименование муниципальной услуги: "Исполнение тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера организаций и граждан на основе информации архивного фонда Нерюнгринского района и других архивных документов".

9. Наименование архива, место нахождения архива и его почтовый адрес:

678960, Республика Саха (Якутия), Нерюнгринский район, город Нерюнгри, ул. Карла Маркса, д. 3/1.

Электронный адрес архива: arhiv.nera@yandex.ru

Справочный телефон: 8 (41147) 42414; 42689.

Прием по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	с 9 ч. 00 мин. до 18 ч. 00 мин.
Вторник	с 9 ч. 00 мин. до 17 ч. 00 мин.
Среда	с 9 ч. 00 мин. до 17 ч. 00 мин
Четверг	с 9 ч. 00 мин. до 17 ч. 00 мин.
Пятница	не приемный день

Обеденный перерыв: с 13 ч. 00 мин. до 14 ч. 00 мин. Выходные дни: суббота, воскресенье.

10. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- при личном обращении;

- при письменном обращении;

- по телефону;

- по электронной почте;

- в сети Интернет;

- на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

11. Информирование при личном обращении и по телефону:

11.1. Консультации по вопросам получения муниципальной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими муниципальную услугу по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- заполнения анкеты - заявления;

- время приема граждан;

- сроки исполнения запроса;

- порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

11.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

11.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить один из трех вариантов дальнейших действий:

1) изложить суть обращения в письменной форме;

2) назначить другое удобное время для консультации;

3) дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.

11.4. Личный прием граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.Максимальный срок ожидания в очереди для подачи запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

12. Размещение информации о предоставлении муниципальной услуги в сети Интернет производится на официальном сайте муниципального образования "Нерюнгринский район" и содержит следующую информацию:

- текст административного регламента;

- извлечения из законодательных и иных нормативно правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги и требования к ним;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- бланки (формы) заявлений;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

13. Размещение информации в местах предоставления услуги:

13.1.Места предоставления муниципальной услуги оборудуются информационными стендами.

13.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приема граждан, почтовые адреса и номера контактных телефонов архива.

14. Результат предоставления муниципальной услуги:

конечным результатом предоставления муниципальной услуги является одно из следующих решений:

а) исполнение тематического, генеалогического запроса и запроса социально-правового характера;

б) направление ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации.

15. Сроки предоставления муниципальной услуги: срок исполнения тематических, генеалогических запросов и запросов социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях с разрешения директора архива срок может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом пользователя. Исходя из характера и объема поисковых работ, срок исполнения генеалогических запросов может быть установлен еще на более длительный срок по согласованию с заявителем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

16. Основания для отказа в оказании муниципальной услуги:

запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос не поддается прочтению - ответ на обращение не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у гражданина документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информации;

- если в нем содержится вопрос, на который ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

17. Возмездность оказания муниципальной услуги: исполнение тематического и генеалогического запроса организуется в порядке платных услуг (в том числе на основе договора).

Запрос социально-правового характера исполняется безвозмездно.

Информация об изменениях:

Постановлением Нерюнгринской районной администрации Республики Саха (Якутия) от 23 июня 2016 г. N 727 пункт 18 приложения изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

18. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, месту для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационному стенду с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанного объекта в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов:

Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания.

Центральный вход в здание архива должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы архива, а также пандусом для доступа лиц с ограниченными возможностями.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы сотрудников.

Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

Места для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги должны быть оборудованы стендами с образцами для заполнения запросов и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги. Также оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.

Место ожидания для лиц с ограниченными возможностями должно быть размещено на уровне входа с выделением специальной зоны, оборудованной системой вызова и обратной связи со специалистом, рабочим столом, стулом, канцелярскими принадлежностями для обеспечения обслуживания лиц с ограниченными возможностями при оказании муниципальной услуги. Время ожидания специалиста для лиц с ограниченными возможностями не должно превышать 5-ти минут.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.

19. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- удовлетворенность заявителей в полученной муниципальной услуге;

- отсутствие жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги;

- 100% исполнение рассмотренных в установленный срок заявлений в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги;

- качество информирования о порядке предоставления муниципальной услуги;

- наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальной услуги на предоставление в электронном виде).

III. Административные процедуры

20. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1.	Прием, регистрация запросов и передача на исполнение
2.	Анализ тематики поступивших запросов
3.	Подготовка и направление ответов пользователям

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в Приложении N 7 к настоящему Административному регламенту.

1. Правовым основанием для взимания платы за исполнение тематических и генеалогических запросов являются правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19 (пункты 5.8.1 и 5.8.2), а также Положения "О порядке оказания услуг на платной основе муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив Нерюнгринского района", утв. постановлением Нерюнгринской районной администрации от 09.11.2010 г. N 2472.

21. Административная процедура "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение".

21.1.Прием и регистрация запроса являются основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

21.2. Запросы могут поступать как по почте, так и путем подачи заявителем личного заявления. При личном обращении для получения необходимой информации посетителю предлагается заполнить анкету - заявление установленной формы. Формы заявлений приведены в Приложении N 1, 2, 3, 4, 5, 6 к настоящему Административному регламенту. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных запросов порядке. При приеме заявления проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:

1) фамилия (в случае изменения фамилии указывается фамилия на момент запрашиваемых сведений), имя, отчество;

2) домашний адрес пользователя;

3) контактный телефон;

4) точность и полнота содержания заявления, хронология запрашиваемой информации, если это заявление о предоставлении сведений о стаже работы и заработной плате, то указывается точное название учреждения, годы работы, необходимые для подтверждения, в каком структурном подразделении, в какой должности работал пользователь (указываются все перемещения за запрашиваемый период). В запросе о награждении необходимо точно указать дату награждения. Для ускорения исполнения запроса пользователи вправе предоставить следующие документы: паспорт или другой удостоверяющий личность документ, ксерокопии трудовой книжки, удостоверения о награде, свидетельство о рождении и другие документы по мере необходимости;

5) дата заполнения заявления и личная подпись пользователя.

21.3. При отсутствии у пользователя заполненной анкеты - заявления или неправильном его заполнении, должностное лицо, уполномоченное за прием заявлений, помогает пользователю заполнить заявление.

21.4. Получение документов от заинтересованных лиц фиксируется должностным лицом, уполномоченным на прием заявлений, в журнале входящей корреспонденции.

21.5. При отсутствии в письменном запросе необходимых сведений для составления справки, пользователю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные по запросу, необходимые для оформления справки.

21.6. Каждый запрос проверяется на повторность поступления.

Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, а также, если пользователь не удовлетворен направленным ему ответом или не получил ответ в установленный срок. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

21.7. Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются в течение 1 рабочего дня со дня поступления в установленном порядке. На каждом последующем запросе в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, где указывается входящий N и дата поступившего заявления, после этого запрос передается заведующей архивохранилищами или уполномоченному на то лицу для визирования и определения должностного лица, которое будет осуществлять исполнение запроса.

21.8. Результатом административной процедуры "Прием, регистрация запросов и передача на исполнение" является назначение должностного лица, ответственного за анализ тематики поступившего запроса.

22. Административная процедура "Анализ тематики поступивших запросов".

22.1. Основанием для начала административной процедуры "Анализ тематики поступивших запросов" является передача запроса на исполнение должностным лицам архива, ответственным за анализ тематики поступившего запроса.

22.2. Должностные лица архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяют:

1) правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для его исполнения;

3) место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя: адреса конкретных организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.

22.3. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.

22.4. По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем муниципальную услугу, в течение 5 дней со дня его регистрации пользователь информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации.

При этом пользователю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов, расположенных за пределами Республики Саха (Якутия).

22.5. По итогам анализа тематики поступивших запросов определяется место хранения архивных документов, в случае отсутствия запрашиваемых документов в архиве, необходимых для исполнения запроса пользователя: адреса конкретных архивов, органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя, либо установление фактов гибели документов в результате пожара, наводнения, порчи, уничтожения документов; отсутствие информации о месте хранения документов.

23. Административная процедура "Подготовка и направление ответов пользователям".

23.1.Основанием для начала административной процедуры "Подготовка и направление ответов пользователям" является подготовка архивных документов в зависимости от типа поступивших запросов.

23.2. Заведующая архивохранилищами поручает исполнение запроса специалисту архива, в должностные обязанности которого входит данная функция.

23.3. Специалист архива осуществляет поиск запрашиваемой информации по документам архива.

23.4. По итогам рассмотрения запроса пользователя архив:

- подготавливает и направляет пользователю запрашиваемые архивные документы, перечисленные в пунктах 6.1-6.3 настоящего административного регламента;

- направляет запрос на исполнение в архивы, органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, с уведомлением об этом пользователя;

- направляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации с уведомлением об этом пользователя.

23.5. Оформление архивных документов осуществляется с соблюдением следующих требований.

23.5.1.Архивные документы оформляются на бланке архива с обозначением названия информационного документа.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("В тексте неразборчиво"),

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает два листа, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, так же подписывается руководством архива и заверяется печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

23.5.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

23.5.3. С подготовленной архивной справки, архивной выписки снимается копия, которая остается в делопроизводстве архива.

23.5.4. Подлинник архивной справки, архивной выписки передается получателю муниципальной услуги.

Ответ на запрос направляется архивом по почте простым письмом или передается при личном обращении по выбору заявителя.

Получатель имеет право доверить получение архивной справки (архивной выписки), содержащей персональные данные, третьему лицу в данном случае представитель получателя должен иметь доверенность на право получения архивного документа.

23.6. Административная процедура "Подготовка и направление ответов пользователям" заканчивается направлением пользователям архивных документов, перечисленных в пунктах 6.1-6.3 настоящего административного регламента, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

23.7. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса информирован о результатах поиска запрашиваемой информации.

IV. Порядок и форма контроля за предоставлением муниципальной услуги

24. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений должностными лицами, осуществляет директор архива.

25. Должностные лица архива, осуществляющие деятельность по предоставлению муниципальной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность должностных лиц архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

26. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется в порядке и формах, установленных законодательством российской Федерации.

V. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

27. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

28. Досудебное обжалование.

28.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия, бездействие и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу (указать, кому направляется жалоба, например, директору архива, главе района) или уполномоченному на то лицу.

28.2. В письменном обращении указываются:

наименование архива;

фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии) или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

полное наименование юридического лица, в случае обращения от имени юридического лица;

почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

суть письменного обращения;

личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

29. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействия) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении муниципальной услуги.

30. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

содержание в жалобе нецензурных, либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращению, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива, иное уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

31. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Должностные лица архива:

обязаны предоставить заявителю по его просьбе ознакомление с документами для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

обязаны обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

обязаны по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Информация об изменениях:

Постановлением Нерюнгринской районной администрации Республики Саха (Якутия) от 23 июня 2016 г. N 727 в пункт 32 приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

32. Ответ на жалобу подписывается директором архива или уполномоченным на то лицом.

Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в Архив, рассматривается в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

В исключительных случаях, директор архива или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более, чем на 30 дней уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

33. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

34. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

35. Судебное обжалование.

35.1. В случаях, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) архива в суд.

35.2. Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления муниципальной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

Управляющий делами Нерюнгринской районной администрации

П.В. Ковальчук