Приложение N 2. Правила документооборота

Приложение N 2

к приказу МСХ РС (Я)

от 28.12.2009 г N 687

Правила документооборота

1. Система документооборота учреждения

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до момента завершения исполнения и отправки (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Основные элементы системы документооборота:

- первичные документы

- хранение документов

- учетные регистры

- график документооборота

- бухгалтерская и налоговая отчетность.

1.1. Первичные документы учреждения

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами.

Их можно разделить на три основные группы: учетная бухгалтерская документация (по учету активов и обязательств), организационно-правовая (учетная политика, план счетов, регистры, положение о службах и подразделениях) и отчетная (балансы, налоговые отчеты и декларации, документы и отчеты о проведении проверок, ревизий).

Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299:

- класс 03 "Унифицированная система первичной учетной документации";

- класс 05 "Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации".

В группу класса 03 входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передача, списании основных средств), ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), учету материалов(акт о приемке, накладная на отпуск) и учету работы автотранспорта (путевые листы на различные авто).

В группу класса 05 входят документы с бюджетной спецификой, такие как акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, литературы, бланков строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, уведомление по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.

Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию.

Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии - по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов.

1.2. Учетные регистры учреждения

В регистрах бюджетного учета из документов накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

- данные регистры содержат обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции N 148н: карточки, оборотные и накопительные ведомости; книги регистрации и аналитического учета, реестры; ведомости учета, инвентаризационные описи.

- в данных регистрах обобщаются информация регистров аналитического учета и первичных документов: журнал операций по счету "Касса"; журнал операций с безналичными денежными средствами; журнал операций расчетов с подотчетными лицами; журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками; журнал операций расчетов с дебиторами по доходам; журнал операций расчетов по оплате труда; журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов; журнал по прочим операциям; главная книга.

1.3. График документооборота учреждения

Для организации бухгалтерского учета Министерства сельского хозяйства РС (Я) и своевременной сдачи установленной государственной отчетности руководители структурных подразделений Министерства представляют следующие отчеты и документы по своей деятельности в отдел бухгалтерского учета и отчетности:

1. Отдел бюджетного финансирования:

1.1. Контракты и Договора по предоставлению услуг, закупке товароматериальных ценностей, производству ремонтных и прочих работ - на следующий день после их заключения. Одновременно предоставляются материалы по проведению конкурса на выполнение работ и услуг для Министерства за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников;

1.2. Утвержденные акты выполненных работ, соглашения, справки-расчеты, прочие документы, подтверждающие факты целевого использования денежных средств - на третий день после их подписания.

2. Начальники Департаментов, Управлений, отделов:

Табели учета использования рабочего времени 1-го и 16-го числа каждого месяца.

3. Управление по кадровой политике:

3.1. Приказы о назначении, переводе или увольнении работников, а также приказы о направлении в командировку по территории Российской Федерации - на день, следующий после их подписания, но не позже чем за 3 дня до начала командировки;

3.2. Заявки об оформлении справок для назначения государственных пенсий, доплаты к пенсии государственных служащих и приказы о предоставлении отпуска - за 20 дней до их представления;

3.3. Номера страховых свидетельств государственного пенсионного страхования - на следующий день после их оформления в Пенсионном Фонде Российской Федерации;

4. Начальник АХО, гаража:

4.1. Отчеты о приеме и расходовании товарно-материальных ценностей, утвержденные акты приемки, перемещения и списания основных средств - до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

4.2. Путевые листы по расходованию ГСМ - до 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

5. Подотчетные лица сдают авансовые отчеты не позднее 3 рабочих дней.

1.4. Правила хранения документов учреждения

В целях ограничения доступа к информации и защите от несанкционированного использования документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем - сдать в архив на хранение.

Сроки хранения отдельных документов учреждения:

- утвержденный бюджетным учреждением План счетов 5 лет;

- учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы, оборотные ведомости) 5 лет;

- первичные документы (кассовые и банковские документы, корешки трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты) 5 лет;

- бухгалтерские отчеты (балансы и отчеты, пояснительные записки) 5 лет;

- документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов 4 года.