Приложение. Административный регламент предоставления Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) государственной услуги "Экспертиза ценности документов"

Приложение

к приказу Департамента по архивному делу

Республики Саха (Якутия)

от 19 июля 2012 г. N 105-ОД

Административный регламент
предоставления Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) государственной услуги "Экспертиза ценности документов"

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Предметом регулирования Административного регламента является предоставление Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - Департамент) государственной услуги по экспертизе ценности документов"1 (далее - государственная услуга).

Круг заявителей

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в отношении организаций (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), включенных в установленном порядке в списки источников комплектования Государственного казенного учреждения Республики Саха (Якутия) "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - источники комплектования, заявители).

Описание порядка информирования о правилах предоставления государственной услуги

3. Сведения о местонахождении, официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адресе электронной почты, контактных телефонах Департамента:

место нахождения Департамента и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Электронный адрес Департамента: deparchiv@sakha.gov.ru.

Интернет-сайт Департамента: http://deparchiv.sakha.gov.ru.

Телефоны Департамента:

8 (4112) 45-01-70 (приемная руководителя Департамента);

8 (4112) 45-00-80 (председатель ЭПК);

8 (4112) 47-61-50 (секретарь ЭПК).

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	09:00-18:00
Вторник	09:00-18:00
Среда	09:00-18:00
Четверг	09:00-18:00
Пятница	09:00-18:00

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

4. Сведения о местонахождении, официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адресах электронной почты, контактных телефонах государственных архивов Республики Саха (Якутия), участвующих в предоставлении государственной услуги:

4.1. государственное казенное учреждение Республики Саха (Якутия) "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Национальный архиву

место нахождения корпуса N 1 Национального архива и его почтовый адрес: 677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Дзержинского, дом 41.

Телефон корпуса N 1 Национального архива: 8 (4112) 43-96-32.

Место нахождения корпуса N 2 Национального архива и его почтовый адрес: 677009, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Телефон корпуса N 2 Национального архива: 8 (4112) 45-01-90.

Электронный адрес Национального архива: http:archiv@sakha.ru.

Интернет-сайт Национального архива: http://www.archivesakha.ru.

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	09:00-17:15
Вторник	09:00-17:15
Среда	09:00-17:15
Четверг	09:00-17:15
Пятница	09:00-17:15

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

4.2. государственное казенное учреждение Республики Саха (Якутия) "Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)" (далее по тексту - Центр документов по личному составу):

место нахождения Центра документов по личному составу и его почтовый адрес: 677007, Российская Федерация, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

Телефон Центра: 8 (4112) 45-06-45.

Электронный адрес Центра: cdls@sakhanet.ru.

Интернет-сайт Центра: http://www.cdls.sakhanet.ru.

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник	Не приемный день
Вторник	09:00-17:15
Среда	09:00-17:15
Четверг	09:00-17:15
Пятница	Не приемный день

Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, выходные дни - суббота, воскресенье.

5. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

при личном обращении;

при письменном обращении;

по телефону;

по электронной почте;

на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

5.1. Информирование заявителя или консультация при личном обращении осуществляется должностными лицами Департамента и государственных архивов Республики Саха (Якутия) являющимися членами-экспертами Экспертно-проверочной комиссии Департамента (далее по тексту - ЭПК) в соответствии с графиком работы Департамента, государственных архивов Республики Саха (Якутия).

5.2. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу (далее по тексту - должностное лицо) обязано принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо, ответственное за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе предоставления государственной услуги. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других должностных лиц.

5.3. Письменное информирование или консультация при обращении в Департамент осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официального сайта в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя. Руководитель Департамента или его заместители определяют ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать, ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Департамента или его заместителями и направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

5.4. Информирование или консультация осуществляется должностными лицами по телефонам, указанным в пунктах 3, 4 Административного регламента в соответствии с графиком работы Департамента, государственных архивов Республики Саха (Якутия).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности лица, принявшего телефонный звонок, и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно информирует заявителя по интересующим вопросам.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование или консультацию, может предложить обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Департамент.

5.5. При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

5.6. На информационных стендах в помещении Департамента размещается следующая информация:

почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, график (режим) работы, график приема заявителей, сведения о руководителе, номер его кабинета;

адрес официального сайта Департамента;

порядок предоставления государственной услуги;

сроки предоставления государственной услуги;

формы заявления о предоставлении государственной услуги и образцы его заполнения;

порядок и способы получения разъяснений по порядку предоставления государственной услуги;

порядок информирования о ходе рассмотрения заявления о предоставлении государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Наименование государственной услуги - "Экспертиза ценности документов".

Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), предоставляющего государственную услугу

7. Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), предоставляющего государственную услугу - Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия).

8. Предоставление государственной услуги осуществляется на заседании ЭПК.

9. При предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с Национальным архивом и Центром документов по личному составу путем участия их должностных лиц в качестве членов-экспертов ЭПК.

10. Иные органы государственной власти и организации Республики Саха (Якутия) в предоставлении государственной услуги не участвуют.

11. При предоставлении государственной услуги Департамент не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

Результат предоставления государственной услуги

12. Результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК о включении документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

13. Предоставление государственной услуги заканчивается следующими юридическими значимыми действиями:

а) выдачей юридическим и физическим лицам выписки из протокола заседания ЭПК:

- об утверждении описей дел постоянного срока хранения;

- о согласовании описей дел по личному составу, личных дел;

- о рассмотрении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

б) выдачей юридическим и физическим лицам выписки из протокола заседания ЭПК:

- об отказе утверждения описей дел постоянного срока хранения;

- об отказе согласования описей дел по личному составу, личных дел;

- об отказе рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Форма выписки из протокола заседания ЭПК приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.

Срок предоставления государственной услуги

14. Срок предоставления государственной услуги "Экспертиза ценности документов" составляет 30 календарных дней со дня поступления документов в Департамент.

15. Возможность приостановления предоставления государственной услуги не предусмотрена законодательством Российской Федерации. Правовые основания для предоставления государственной услуги

16. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

Конституция Российской Федерации, принятая на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);

Конституция Республики Саха (Якутия), принятая Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. N 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьапаллар" (приложение к газете "Саха Сирэ") от 12 ноября 2002 г. N 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. N 47);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (текст приказа опубликован в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 20.09.2010, в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 38, 19.09.2011);

Указ Президента Республики Саха (Якутия) от 9 сентября 2011 года N 901 "О Департаменте по архивному делу Республики Саха (Якутия)" (текст Указа опубликован газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия"), N 61, 14.09.2011, "Сокуоннар. Уураахтар. ДьаИаллар", N 176-184, 29.10.2011);

Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2008 года 551-З N 1117-III "Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)" (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. N 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

17. Для получения государственной услуги представитель источника комплектования представляет сопроводительное письмо с приложением:

1) описей дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения организаций, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенные в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в установленном порядке в 5-х экземплярах. Одновременно с описями дел постоянного хранения представляются описи дел по личному составу, личных дел (или их годовые разделы), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и акт об необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (далее по тексту - описи дел, акты);

2) справочного аппарата к описям дел. В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращенных слов; акт переработки описей дел (в случае переработки описей дел); переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, наименование организации (в том числе его переименование) и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели;

3) заключения к описям дел. Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК муниципальными архивами, представляются с заключениями специалистов муниципального архива.

18. Сопроводительное письмо с приложением документов передается заявителем своему куратору из отдела комплектования и экспертизы ценности Национального архива для передачи в Департамент для рассмотрения на заседании ЭПК. Форма сопроводительного письма приведена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

19. Документы, перечисленные в пункте 17 представляются в бумажной форме.

Запрет требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий при предоставлении государственной услуги

20. Запрещается требовать от заявителя:

а) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

б) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Саха (Якутия) находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

21. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или непредставления государственной услуги

22. Основания для приостановления государственной услуги отсутствуют.

23. Государственная услуга не предоставляется, если:

1) несоответствие архивных документов критериям экспертизы ценности документов, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.

2) представление неполного комплекта документов.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

24. Необходимые и обязательные услуги для предоставления государственной услуги отсутствуют.

Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении государственной услуги

25. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

26. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги не должен превышать одного часа.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

27. Документы, поступившие в Департамент, регистрируется секретарем ЭПК в течение 1 дня с момента их поступления путем внесения информации в Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги

28. Государственная услуга предоставляется в помещениях Департамента. Вход в помещения предоставления государственной услуги оснащается вывеской о наименовании Департамента, сами помещения оснащаются табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества работника Департамента, в должностные обязанности которого входит предоставление государственной услуги.

29. Для ожидания в очереди и для заполнения заявлений заявителям отводятся места, оборудованные стульями или скамьями, столами для возможности оформления документов. При необходимости заявителю предоставляются бесплатно канцелярские принадлежности.

Показатели доступности и качества государственных услуг.

Показатели доступности и качества государственной услуги.

30. Показателями доступности государственной услуги являются:

1) государственная услуга предоставляется бесплатно;

2) степень открытости информации о государственной услуге;

3) размещение в сети Интернет, информационном стенде сведений о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах Департамента, должностных лицах, ответственных за предоставление государственной услуги, последовательности и сроках предоставления государственной услуги;

4) создание комфортных условий для заявителей при предоставлении государственной услуги;

5) режим работы Департамента установлен с учетом потребностей пользователей;

6) проведение консультаций о предоставлении государственной услуги.

31. Показателями качества государственной услуги являются:

1) соблюдение сроков и последовательности выполнения всех административных процедур, предусмотренных настоящим административным регламентом;

2) количество обоснованных жалоб на решения и действия (бездействия) сотрудников Департамента.

32. Взаимодействие заявителя со специалистами осуществляется при предоставлении консультаций (справок) по вопросам, предусмотренным пунктом 5 настоящего Административного регламента.

Взаимодействие заявителя с работниками структурного подразделения Департамента, ответственного за прием документов, осуществляется в случае непосредственной передачи заявителем запроса в структурное подразделение Департамента, ответственное за прием документов. Продолжительность одного такого взаимодействия не должна превышать одного часа.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

33. Государственная услуга "Экспертиза ценности документов" в электронной форме не предоставляется.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

34. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов заявителей на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) на экспертизу ценности документов для отнесения к составу Архивного фонда Республики Саха (Якутия);

2) рассмотрение документов членом-экспертом Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия);

3) рассмотрение документов на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия), принятие решения;

4) блок схема предоставлена в приложении N 3.

Административная процедура "Прием и регистрация документов заявителей на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) на экспертизу ценности документов для отнесения документов к составу Архивного фонда Республики Саха (Якутия)"

35. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление в Департамент документов, перечисленных в пункте 17 настоящего Административного регламента.

36. Прием документов заканчивается за 7 дней до проведения очередного заседания ЭПК. Регистрацию поступивших документов осуществляет секретарь ЭПК. Секретарь ЭПК в течение 1 дня регистрирует представленные документы в Журнале поступающих и отправляемых документов на Экспертно-проверочную комиссию Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - Журнал регистрации). Зарегистрированные документы не позднее, чем за 2 дня до заседания ЭПК передаются членам-экспертам ЭПК по принадлежности в соответствии с должностными регламентами и инструкциями.

37. Критериями принятия решения являются:

1) представление получателем государственной услуги всех документов и их соответствие требованиям п. 17 настоящего Административного регламента;

2) отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

38. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 10 дней.

39. Результатом исполнения административной процедуры является регистрация документов в Журнале регистрации и передача его с прилагаемыми документами члену-эксперту ЭПК.

40. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем внесения информации в Журнал регистрации о поступивших документах на рассмотрение ЭПК.

Административная процедура "Рассмотрение документов членом-экспертом Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия)"

41. Основанием для начала осуществления административной процедуры является поступление эксперту ЭПК зарегистрированных документов.

42. Член-эксперт ЭПК:

1) проверяет представленные документы на соответствие требованиям нормативных правовых актов в области архивного дела;

2) проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов;

3) анализирует описи дел постоянного срока хранения на предмет полноты состава дел, включенных в опись; описи дел по личному составу, личных дел; акты, применения необходимой схемы систематизации дел; соблюдения требований к элементам заголовкам дел, раскрывающих содержание документов в делах;

4) составляет заключение к описям дел представленным на ЭПК. Срок подготовки заключения - не более 5 дней.

43. Изучение документов осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

44. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов член-эксперт ЭПК руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

45. Основаниями для составления заключения о возможности утверждения описей дел постоянного срока хранения, согласования описей дел по личному составу, личных дел и рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению являются представление полного комплекта документов и соответствие их требованиям, установленным нормативными правовыми актами, указанными в пункте 16 настоящего Административного регламента.

46. Основаниями для составления заключения о невозможности утверждения описей дел постоянного срока хранения, согласования описей дел по личному составу, личных дел и рассмотрения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - отрицательное заключение) являются основания, предусмотренные пунктом 23 настоящего Административного регламента.

47. При составлении положительного заключения или отрицательного заключения член-эксперт ЭПК в день проведения заседания ЭПК передает рассмотренные документы с положительным или отрицательным заключением секретарю ЭПК.

48. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 5 дней.

49. Критерием принятия решения является соответствие представленных документов нормативным правовым актам, указанным в пункте 16 настоящего Административного регламента.

50. Результатом работы является полное и всестороннее изучение поступивших документов членом-экспертом ЭПК, достаточное для вынесения заключения.

51. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем составления заключения о возможности согласования или об отказе согласования документов, указанных в пункте 17 настоящего Административного регламента.

Административная процедура "Рассмотрение документов на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия), принятие решения"

52. Основанием для начала административной процедуры "Рассмотрение документов на заседании Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия), принятие решения" служит включение вопроса о рассмотрении документов, указанных в пункте 17 Административного регламента в повестку заседания ЭПК.

53. Заседания ЭПК проводятся в третью среду каждого месяца.

54. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК. Повестка дня и материалы к заседанию передаются председателю и членам-экспертам комиссии не позднее, чем за 2 дня до заседания.

55. Заключение на документ рассматривается непосредственно на заседании комиссии. Члены-эксперты ЭПК представляют заключения секретарю ЭПК в распечатанном и электронном виде.

56. Время для доклада на заседании комиссии предоставляется в пределах 10 минут, для сообщения до 5 минут.

57. Проекты решения комиссии доводятся до сведения присутствующих на заседании членов-экспертов комиссии и обсуждаются, после которого проходит голосование и принимается решение.

58. При положительном заключении члена-эксперта ЭПК, принимается решение об утверждении описей дел постоянного срока хранения для отнесения документов к составу Архивного фонда Республики Саха (Якутия); о согласовании описей дел по личному составу, личных дел; о рассмотрении актов. При наличии замечаний на представленные на заседание ЭПК документы, они подлежат обсуждению всеми присутствующими членами ЭПК. Решение об отказе утверждения или согласования описей дел, а также рассмотрения актов принимается большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

59. Проекты решений комиссии в течение 3 дней после принятия решения должны быть доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании и представлены на подпись председателю ЭПК.

60. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется для утверждения руководителю Департамента в течение 10 дней после заседания ЭПК.

61. Общий максимальный срок административной процедуры составляет 15 дней.

62. Критерием принятия решения является соответствие представленных документов нормативным правовым актам, указанным в пункте 16 настоящего Административного регламента.

63. Результатом процедуры является принятие решения об утверждении, согласовании, рассмотрении или об отказе в утверждении, согласовании, рассмотрении представленных документов.

64. Решение ЭПК о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) оформляется путем проставления на описях дел постоянного хранения грифа утверждения, состоящего из слова "УТВЕРЖДЕНО", даты и номера протокола заседания ЭПК.

65. Решение ЭПК о согласовании описей дел по личному составу, личных дел оформляется путем проставления на описях дел грифа согласования, состоящего из слова "СОГЛАСОВАНО", даты и номера протокола заседания ЭПК Департамента.

66. Рассмотрение актов оформляется путем проставления на указанных актах даты и номера протокола заседания ЭПК.

67. Решение ЭПК об отказе включения архивных документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

68. Выписка из протокола заседания ЭПК и документы передаются секретарем ЭПК куратору источника комплектования для передачи их заявителю.

69. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется путем внесения информации о выдаче документов в Журнале регистрации.

70. При предоставлении государственной услуги отсутствует межведомственное (межуровневое) взаимодействие.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений специалистами

71. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами, назначенными руководителем Департамента.

72. Текущий контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги

73. Контроль за полнотой и качеством предоставления специалистами государственной услуги осуществляется в формах проведения проверок и рассмотрения жалоб на действия (бездействие) специалистов.

74. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок устанавливается руководителем Департамента (далее - руководитель), его заместителем. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или отдельный вопрос, связанный с предоставлением государственной услуги (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретной жалобе.

75. Внеплановые проверки проводятся в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов.

Ответственность специалистов за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

76. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений соблюдения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, виновные специалисты несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

77. Ответственность специалистов определяется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

78. О мерах, принятых в отношении специалистов, виновных в нарушении положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, в течение десяти рабочих дней со дня принятия таких мер Департамент сообщает в письменной форме юридическому или физическому лицу, права и (или) законные интересы которого нарушены.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

79. Требованиями к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги являются:

а) независимость;

б) должная тщательность.

80. Независимость лиц, осуществляющих контроль за предоставлением государственной услуги, от специалистов состоит в том, что при осуществлении контроля они независимы от специалистов, в том числе не имеют родства с ними.

Лица, осуществляющие контроль за предоставлением государственной услуги, должны принимать меры по предотвращению конфликта интересов при предоставлении государственной услуги.

81. Должная тщательность лиц, осуществляющих контроль за предоставлением государственной услуги, состоит в своевременном и точном исполнении обязанностей, предусмотренных настоящим разделом Административного регламента.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

82. Гражданин вправе обжаловать решение и действие (бездействие) должностного лица Департамента, принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги, вышестоящему должностному лицу Департамента.

82.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица Департамента по обращению гражданина, принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги.

82.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица Департамента является поступление жалобы (претензии) гражданина, изложенной в письменной или электронной форме с учетом требований, предусмотренных Административным регламентом, о его несогласии с результатом предоставления государственной услуги.

82.3. Гражданин имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

82.4. Жалоба (претензия) гражданина может быть направлена:

Руководителю Департамента на решение или действие (бездействие) специалистов Департамента;

82.5. Жалоба (претензия) рассматривается в течении 5 календарных дней со дня регистрации в Департаменте.

82.6. По результатам рассмотрения жалобы (претензии) на решение или действие (бездействие), принятое или осуществленное в ходе предоставления государственной услуги, руководитель Департамента или заместители руководителя:

признает решение или действие (бездействие) должностного лица правомерным;

признает решение или действие (бездействие) должностного лица неправомерным и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

1 Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (определение приведено из статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

2 Указать документы представляемые на экспертизу ценности документов: описи дел постоянного срока хранения; описи дел по личному составу, личных дел; акты о выделении документов, не подлежащих хранению.