Приложение N 1. Правила визуального отображения электронных документов Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия), подписанных электронной подписью, при взаимодействии с участниками системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия)

Приложение N 1

Правила
визуального отображения электронных документов Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия), подписанных электронной подписью, при взаимодействии с участниками системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия)
(утв. приказом Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от 9 апреля 2014 г. N П-06-20)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок визуального отображения электронных документов Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) (далее - Министерство), подписанных электронной подписью, при взаимодействии с участниками системы межведомственного и межуровневого электронного документооборота Республики Саха (Якутия) (далее - МЭДО PC (Я)) в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").

II. Основные понятия

2. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

копия электронного документа - документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронной форме;

оригинал электронного документа - электронный документ, подписанный электронной подписью должностного лица;

отображение электронного документа - форма внешнего представления электронного документа, содержащая реквизиты документа, подписанного электронной подписью (включая текст документа), регистрационные данные документа (присвоенные документу после его подписания при регистрации в информационной системе) и сведения о сертификате электронной подписи должностного лица (органа власти), подписавшего документ;

реквизит электронного документа - элемент оформления электронного документа;

форма внешнего представления - воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе или ином аналогичном носителе в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме;

юридически значимая копия электронного документа - копия электронного документа, удостоверенная электронной подписью лица, обладающего полномочиями на удостоверение такого документа.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

III. Отличительные признаки визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью

3. Электронные документы при визуальном отображении содержат следующие отличительные признаки:

3.1. отметка о создании электронного документа;

3.2. сведения об электронной подписи (штамп подписи) или электронных подписях (штампы подписей), которой (которыми) подписан электронный документ.

4. Отметка о создании электронного документа включает заключенный в скобки текст "(Документ создан в электронной форме в ...)" и наименование участника системы МЭДО PC (Я), в котором находится оригинал документа, например: "(Документ создан в электронной форме в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия))".

5. Сведения об электронной подписи (штамп подписи), которой подписан электронный документ, содержат следующие элементы:

5.1. граница штампа подписи;

5.2. эмблема Министерства, при наличии (необязательный элемент);

5.3. отметка о подписании документа;

5.4. сведения о сертификате электронной подписи, использованном при подписании электронного документа: номер сертификата, владелец сертификата, срок действия сертификата.

6. Граница штампа подписи служит для визуального разграничения сведений об электронной подписи от других элементов электронного документа и прочих штампов подписей.

7. Эмблема Министерства является необязательным элементом штампа подписи и включается в него по решению Министерства.

8. Эмблема Министерства (при наличии) располагается в верхней части штампа подписи левее отметки о факте подписания электронного документа электронной подписью.

9. Отметка о подписании документа содержит текст "ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ" и располагается в верхней части штампа подписи справа от эмблемы Министерства (при наличии) и выравнивается по центру области.

10. Сведения о сертификате электронной подписи, использованном при подписании электронного документа, располагаются в нижней части штампа подписи и содержат следующие элементы:

10.1. номер сертификата электронной подписи;

10.2. владелец сертификата электронной подписи;

10.3. срок действия сертификата электронной подписи.

Элементы сведений о сертификате электронной подписи, использованном при подписании электронного документа, располагаются на отдельных строках друг под другом.

11. Элемент "Номер сертификата электронной подписи" содержит текст "Сертификат" и номер сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи, которым подписан электронный документ.

12. Элемент "Владелец сертификата электронной подписи" содержит текст "Владелец", фамилию, имя и отчество владельца сертификата в именительном падеже.

13. Элемент "Срок действия сертификата электронной подписи" содержит текст "Действителен с", дату начала действия сертификата, текст "по" и дату окончания действия сертификата.

14. Сведения об электронной подписи (штампы подписи), которой подписан электронный документ, при визуальном отображении электронного документа размещаются на месте личной подписи должностного лица и должны отделяться от других элементов электронного документа. Размер штампа подписи должен соответствовать размеру области личной подписи должностного лица электронного документа.

При подписании (согласовании) электронного документа несколькими должностными лицами штампы подписи размещаются на месте личных подписей всех должностных лиц.

15. Текст, выводимый на штамп подписи при визуальном отображении электронного документа, подписанного электронной подписью, должен допускать масштабирование, быть четким для прочтения, в том числе при увеличении масштаба.

16. Примеры штампов подписи, использующихся при визуальном отображении электронных документов:

16.1. с эмблемой:

16.2. без эмблемы:

IV. Особенности создания и визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью

17. Создание документов Министерства в электронной форме осуществляется в системе "Дело" Министерства.

18. Визуальное отображение электронных документов Министерства осуществляется в системах "Дело" Министерства и участников системы МЭДО PC (Я).

19. Отметка о создании электронного документа является составной частью документа и вносится в проект электронного документа при его создании.

20. При визуальном отображении электронных документов отображаются следующие реквизиты электронного документа, вносимые в него после подписания электронной подписью:

20.1. сведения об электронной подписи (штамп подписи) или электронных подписях (штампы подписей), которой (которыми) подписан электронный документ;

20.2. регистрационный номер документа;

20.3. дата регистрации документа;

20.4. иные реквизиты документа и элементы реквизитов документа, значения которым присваиваются после подписания документа, при наличии (необязательные элементы).

21. Отметка о создании электронного документа при визуальном отображении электронного документа размещается:

21.1. после элемента "Наименование должности" реквизита "Подпись", если документ подписывается одним должностным лицом;

21.2. под элементом "Наименование должности и наименование участника системы МЭДО PC (Я)" реквизита "Подпись", если документ подписывается несколькими должностными лицами;

21.3. после элемента "Наименование должности и наименование участника системы МЭДО PC (Я)" реквизита "Подпись", если документ подписывается несколькими должностными лицами.

22. Примеры размещения отметок о создании электронного документа и штампов подписей при различных вариантах размещения:

22.1. Пример фрагмента визуального отображения электронного документа при его подписании должностным лицом:

22.2. Пример фрагмента визуального отображения электронного документа при его подписании двумя должностными лицами:

22.3. Пример фрагмента визуального отображения электронного документа при его подписании несколькими должностными лицами:

23. Штамп подписи, регистрационный номер документа, дата документа, иные реквизиты документа и элементы реквизитов документа, значения которым присваиваются после подписания документа, выводятся в системе "Дело" Министерства при визуальном отображении электронного документа, подписанного электронной подписью, по мере ввода данных реквизитов в электронный документ.

24. Штамп подписи размещается исполнителем на электронном документе строго после его согласования руководителями (заместителями руководителей) заинтересованных структурных подразделений и подписания либо министром, либо первым заместителем министра, либо заместителями министра в соответствии с распределением функциональных обязанностей между ними.

25. Штампы подписи, размещаемые на месте личной подписи министра, первого заместителя министра, заместителей министра, после подписания (согласования) электронного документа отображаются в системе "Дело" Министерства.

26. Регистрационный номер документа и дата документа при визуальном отображении электронного документа размещаются средствами системы "Дело" Министерства в полях, расположенных на местах соответствующих реквизитов электронного документа. Регистрационный номер документа и дата документа при визуальном отображении электронного документа должны отделяться от других элементов электронного документа.

27. Иные реквизиты документа и элементы реквизитов документа, значения которым в соответствии с инструкциями по делопроизводству присваиваются после подписания документа, формируются в системе "Дело" Министерства при регистрации электронного документа и при визуальном отображении электронного документа, размещаются средствами системы "Дело" Министерства в полях, расположенных на местах соответствующих реквизитов электронного документа. При визуальном отображении электронного документа такие реквизиты электронного документа должны отделяться от других элементов электронного документа.

28. Файлы, содержащие копии отображений электронных документов, формируются (при необходимости) после завершения процесса подписания электронного документа и его регистрации в системе "Дело" Министерства. Сведения о создании такого файла отражаются в системе "Дело" Министерства.