Приказ Министерства связи и информационных технологий Республики Саха (Якутия) от 19 марта 2014 г. N П-01-46 "Об утверждении Регламента проведения сеансов видеоконференцсвязи в Единой сети передачи данных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия) с использованием системы VideoMost"

В целях упорядочивания процесса проведения видеоконференцсвязи в Единой сети передачи данных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия) с использованием системы VideoMost приказываю:

1. Утвердить Регламент проведения сеансов видеоконференцсвязи в Единой сети передачи данных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия) с использованием системы VideoMost (далее - Регламент) согласно приложению.

2. Директору ГБУ Республики Саха (Якутия) "Республиканский центр инфокоммуникационных технологий" (Афанасьев Г.П.):

2.1. Опубликовать настоящий Регламент на официальном сайте учреждения.

2.2. Руководствоваться в работе настоящим Регламентом.

3. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой

Министр

К.Е. Семенов

Регламент
проведения сеансов видеоконференцсвязи в Единой сети передачи данных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия) с использованием системы VideoMost

Настоящий регламент определяет организационные и технические мероприятия, обеспечивающие проведение сеансов видеоконференцсвязи в Единой сети передачи данных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия) (далее - ЕСПД) с использованием системы VideoMost.

1. Общие сведения

1.1. Составляющими системы видеоконференцсвязи VideoMost являются:

- Сервер видеоконференцсвязи, расположенный в Государственном бюджетном учреждении Республики Саха (Якутия) "Республиканский центр инфокоммуникационных технологий" (далее - РЦИТ);

- Автоматизированные рабочие места сотрудников министерств и ведомств Республики Саха (Якутия), подключенные к ЕСПД PC (Я).

1.2. Заказчик - орган государственной власти Республики Саха (Якутия), подключенный к ЕСПД, инициирующий проведение сеанса видеоконференцсвязи.

1.3. Участник - это сотрудник или группа сотрудников органа государственной власти РС (Я), принимающий участие в сеансе видеоконференцсвязи.

1.4. Максимальное количество участников, которые могут принять участие в видеоконференции, определяется объемом лицензий VideoMost в ГБУ РС (Я) "РЦИТ" на момент проведения сеанса.

2. Порядок организации сеансов видеоконференцсвязи

2.1. Сеансы видеоконференцсвязи могут проводиться ежедневно в рабочие дни.

2.2. Для подготовки сеансов видеоконференцсвязи составляется план-график проведения видеоконференций. План-график составляется и ведется ГБУ PC (Я) "РЦИТ" на сайте conf.rcitsakha.ru/.

2.3. Для внесения сеанса в план-график Заказчик обязан подать в ГБУ PC (Я) "РЦИТ" заявку на проведение видеоконференции через веб-страницу conf.rcitsakha.ru/ или через официальную заявку на имя руководителя ГБУ PC (Я) "РЦИТ". Заявка должна быть направлена не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до планируемой даты организации сеанса.

2.4. Для создания заявки на проведение видеоконференции необходимо авторизоваться на сайте rcitsakha.ru/. Данные для авторизации на сайте выдает Единая служба технической поддержки ГБУ РС (Я) "РЦИТ". При возникновении необходимости восстановления и замены авторизационных данных необходимо обратиться так же в Единую служб технической поддержки ГБУ PC (Я) "РЦИТ".

2.5. ГБУ PC (Я) "РЦИТ" согласовывает с Заказчиком время и место проведения видеоконференции.

2.5.1. В случае, если время проведения конференции совпадает с другой, согласованной и внесенной в план-график ранее поданной заявки, в случае поступления нескольких заявок от Заказчиков на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время приоритет отдается заявке Заказчика, имеющего статус выше в соответствии с перечнем приоритетных заказчиков, утвержденным Министерством связи и информационных технологий РС (Я).

2.5.2. В случае отсутствия технической возможности организации сеанса, ГБУ PC (Я) "РЦИТ" согласовывает с Заказчиком перенос даты проведения, либо отмены сеанса видеоконференцсвязи.

2.5.3. После согласования времени проведения сеанса с Заказчиком ГБУ PC (Я) "РЦИТ" регистрирует и размещает информацию о конференции па веб-странице conf.rcitsakha.ru/.

2.6. Заказчик видеоконференции своевременно уведомляет участников, а также оповещает их при отмене или переносе сеанса видеоконференцсвязи.

2.7. ГБУ PC (Я) "РЦИТ" в соответствии с планом-графиком проведения видеоконференций обеспечивает готовность сервера и каналов связи, необходимых для организации сеанса.

2.8. ГБУ PC (Я) "РЦИТ" направляет данные для авторизации в системе (создает учетную запись) Заказчику на адрес электронной почты, указанный в заявке на проведение сеанса. Далее Заказчик передает авторизационные данные участникам видеоконференции.

2.9. Внеплановые видеоконференции, видеоконференции в выходные и праздничные дни проводятся только в исключительных случаях, в т.ч. в случае возникновения чрезвычайной ситуации, или по поручению Администрации Президента и Правительства PC (Я).

"Чрезвычайная ситуация" определяется Законом Республики Саха (Якутия) от 16.06.2005 252-З N 511-III (ред. от 15.03.2013) "О защите населения и территорий республики от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера".

2.10. В случае проведения видеоконференцсвязи из-за возникновения чрезвычайной ситуации Заказчик обязан направить в ГБУ РС (Я) "РЦИТ" заявку на проведения видеоконференции с пометкой "ЧС" не позднее, чем за 1 (один) день до проведения сеанса. Если время проведения конференции совпадает с другой, согласованной и внесенной в план-график ранее, то приоритет отдается заявке с пометкой "ЧС".

2.11. Сеансы видеоконференцсвязи для органов государственной власти (заказчиков), перечисленных в приложении N 1 распоряжения Правительства от 25 марта 2011 г. N 232-р "Список главных распорядителей бюджетных средств Республики Саха (Якутия) по ограничению расходования финансовых средств на информатизацию", проводятся безвозмездно, за счет централизованных бюджетных средств на информатизацию и включенных в государственное задание ГБУ PC (Я) "РЦИТ".

2.12. Для всех иных органов, организаций и учреждений, сеансы видеоконференцсвязи проводятся на платной основе, в соответствии с Прейскурантом ГБУ PC (Я) "РЦИТ" на услуги видеоконференцсвязи.

3. Подготовка и проведение видеоконференций

3.1. Заказчик должен назначить ответственное лицо - оператора видеоконференцсвязи для непосредственного проведения сеанса. Оператор отвечает за подготовку рабочего места и web-камеры, а также за подключение (при необходимости) презентационного материала Заказчика.

3.2. В день проведения видеоконференцсвязи, до начала сеанса ГБУ PC (Я) "РЦИТ" производит проверку готовности каналов связи и сервера видеоконференцсвязи, своевременно устраняет возможные неполадки.

3.3. В случае обнаружения неисправности, которую нельзя устранить до начала видеоконференции, ГБУ PC (Я) "РЦИТ" должен направить уведомление Заказчику о невозможности проведения сеанса.

3.4. Ответственность за подготовку рабочего места участников видеоконференции несут сами участники. При необходимости проверки соединения участник видеоконференции может обратиться в ГБУ PC (Я) "РЦИТ".

3.5. Во время проведения сеанса в случае возникновения проблем технического характера участник обращается в ГБУ PC (Я) "РЦИТ" для получения технической поддержки.

3.6. Заказчику могут быть выданы права (выделена лицензия) на самостоятельное создание конференций в системе VideoMost с фиксированным максимальным количеством участников. Выдача прав и определение предельного количество участников производится по специальному поручению Министерства связи и информационных технологий PC (Я) в пределах имеющихся лицензий.

Заказчики, имеющие права на создание конференций в системе VideoMost несут полную ответственность за самостоятельное проведение сеанса.

4. Рекомендации участнику видеоконференции

Участникам видеоконференции во время сеанса рекомендуется:

- говорить четко и внятно с громкостью обычного разговора;

- исключить посторонние шумы: шуршание бумагой, постукивание по столу, посторонние разговоры;

- не пользоваться бесшнуровыми и мобильными телефонными аппаратами и другим активным оборудованием, а также обычными телефонными аппаратами с включенным спикерфоном;

- желательно использовать наушники с микрофоном;

- использовать искусственное освещение.