Приказ Министерства государственно-правового развития Магаданской области от 5 декабря 2014 г. N 157 "Об утверждении административного регламента предоставления министерством государственно-правового развития Магаданской области государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

1. Административный регламент предоставления министерством государственно-правового развития Магаданской области (далее - МГПР Магаданской области) государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества работы по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) МГ ПP Магаданской области а также порядок взаимодействия министерства с подведомственным областным государственным казенным учреждением "Государственный архив Магаданской области (ОГКУ "ГАМО"), органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации), при предоставлении государственной услуги

2. Определяет МГПР Магаданской области органом, уполномоченным на предоставление государственной услуги

3. Государственная услуга предоставляется в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, а также лица без гражданства (далее - заявители)

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги

4. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется МГПР Магаданской области на информационных стендах,

в региональной информационной системе "Предоставление информации о деятельности органов исполнительной власти в сети Интернет" (www.magadan.ru),

на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru),

посредством публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр и буклетов), с использованием средств телефонной связи,

государственными гражданскими служащими МГПР Магаданской области

5. Информация по вопросам предоставления государственной услуги включает следующие сведения

почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, электронный адрес официального сайта МГПР Магаданской Области, режим работы, график приема МГПР Магаданской области,

порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги,

наименование нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования,

категории заявителей, которым предоставляется государственная услуга результат предоставления государственной услуги, сроки предоставления государственной услуги

размеры государственной пошлины за предоставление государственной услуги,

порядок и способы подачи заявления о предоставлении государственной услуги, в том числе через Магаданское областное государственное автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МФЦ),

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги и требования, предъявляемые к этим документам, перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги,

Порядок информирования о ходе предоставления государственной услуг и порядок консультаций,

порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) МГПР Магаданской области, а также его должностных лиц,

иная информация о порядке предоставления государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги

6. Место нахождения министерства государственно-правового развития Магаданской области и его почтовый адрес 685000 г Магадан, ул. Горького, д. 6

7. Электронный адрес МГПР Магаданской области mgpr@49gov.ru

8. Справочные телефоны организация исполнения запросов - 8 (413-2) 65-13-99, консультация по организации исполнения запросов - 8(4132) 65-40-93, 65-12-78, факс 8 (413-2) 65-13-99

9. Прием граждан должностными лицами осуществляется в соответствии с графиком приема размещенным на официальном сайте МГПР Магаданской области и информационном стенде

График работы МГПР Магаданской области

понедельник - четверг с 9-00 до 17-45, пятница с 9-00 до 17-30, перерыв с 12-30 до 14-00, суббота воскресенье - выходные дни Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующему нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час

10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах, графике работы и адресе подведомственного МГПР Магаданской области ОГКУ "ГАМО", а также архивных отделов администраций районов Магаданской области содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту и на Интернет-сайте министерства

11. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников архивного агентства с заявителями

12. При информировании по письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве

13. При информировании по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий дней со дня поступления обращения

14. Для ознакомления заявителей с порядком предоставления государственной услуги присутственные места оборудуются информационными стендами

На информационных стендах размещается следующая информация

текст настоящего регламента с приложениями (перечень документов необходимых для получения государственной услуги а также требования, предъявляемые к этим документам),

график приема граждан,

порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги

15. На официальном сайте МГПР Магаданской области (www.magadan.ru) размещается следующая информация

месторасположение министерства, график приема должностными лицами министерства, номера телефонов для получения справок, адрес электронной почты,

краткие сведения о порядке предоставления государственной услуги,

текст настоящего Регламента,

правовые основания, регулирующие деятельность по исполнению государственной услуги

16. На Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru, размещаются

порядок предоставления государственной услуги,

адрес официального сайта МГПР Магаданской области,

почтовый адрес, по которому осуществляется прием заявлений о предоставлении государственной услуги

сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой государственной услуге,

административный регламент с приложениями,

нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

график (режим) работы МГПР Магаданской области,

порядок получения консультаций,

порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги

17. Государственная услуга по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан а также лиц без гражданства связанных с реализацией их законных прав и свобод оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - государственная услуга)

18. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет министерство государственно-правового развития Магаданской области во взаимодействии с Федеральным архивным агентством и Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России)

19. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов в отношении российских, иностранных граждан и лиц без гражданства, осуществляют областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Магаданской области" (ОГ КУ "ГАМО"), органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации указанные в приложении N 1 к настоящему Регламенту при наличии у них архивных документов необходимых для исполнения социально-правовых запросов

20. Результатом предоставления государственной услуги могут являться информационные письма, архивные справки архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации

21. Поступившие в МГПР Магаданской области запросы российских и иностранных граждан, проживающих за рубежом, подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления Поступившие в министерство запросы в течение / дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в ОГКУ "ГАМО", органы и организации для исполнения и ответа заявителю

22. Поступившие в министерство, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы организации их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями

23. Запросы, поступившие в ОГКУ "ГАМО", государственные органы органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации В исключительных случаях руководитель архива, государственного органа, органа местного самоуправления, организации, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя

24. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение семи дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию где могут храниться необходимые документы

25 Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключена в Гааге 06 октября 1961 вступила в силу для России 31 мая 1992 г, ("Бюллетень международных договоров", N 6, 1993),

Закон СССР от 24 июня 1991 г N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу", ("Ведомости СНД и ВС СССР", 1991, N 27, ст. 784),

Постановление Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов", ("Ведомости СНД и ВС СССР", 1991, N 17, ст. 496),

Постановление Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов", (Документ опубликован не был),

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г N 6485-1 "О государственной тайне", ("Российская газета", N 182, 21 сентября 1993 г, на Официальном интернет-портале правовой информации http //www.pravo.gov.ru - 23.12.2013),

Федеральный Закон от 27 июля 2010 г N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", ("Российская газета", N 168,30 июля 2010 г, на Официальном интернет-портале правовой информации http//www.pravo.gov.ru - 23.12.2013), Федеральный закон от 22 октября 2004 г N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ("Собрание законодательства РФ", 25 октября 2004 г, N 43, ст 4169, на Официальном интернет-портале правовой информации http //www.pravo.gov.ru -12.02.2013), Федеральный закон от 27 июля 2006 г N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29 07 2006),

Федеральный закон от 27 апреля 1993 г N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан", ("Российская газета", N 89, 12 05 1993, "Российская газета" -13 02 2009),

Федеральный закон от 27 декабря 2009 г N 374-ФЗ "О внесении изменений в статью 45 части первой и в главу 25 3 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившим силу Федерального закона "О сборах за выдачу лицензий на осуществление видов деятельности, связанных с производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции", ("Собрание законодательства РФ", 78 декабря 7009 г, N 52(1 ч),ст 6450, "Российская газета" - 30.17.2013),

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию", ("Российская газета", N 4,10 01 1994, "Собрание законодательства РФ" - 20 01 1997),

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 03 июля 7012 г N 130 "Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу", ("Российская газета", N 194, 24 08 2012, "Российская газета" -16 04 2014),

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации N 10489, Министерства юстиции Российской Федерации N 124 от 29.06.2012 "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов", ("Российская газета", N 194, 24 08 2012),

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20,14 05 2007, "Российской газете" - 20 05 2009), Постановление Правительства Магаданской области от 09.01.2014 N 21-пп "Об утверждении положения о министерстве государственно-правового развития Магаданской области", ("Магаданская правда", N 2(20654), 14.01.2014, "Магаданская правда" - 04.03.2014), Постановление Правительства Магаданской области от 10 июля 2014 г N 570-пп "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области" (Приложение к газете "Магаданская правда", N 56(20708), 15.07.7014)

26. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос произвольной формы, поступивший по почте, или запрос заявителя по электронной почте в адрес МГПР Магаданской области, поступивший по факсу или на официальный сайт министерства, при личном обращении граждан

27. В запросе указываются фамилия, имя отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы,

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили),

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения,

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность,

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса

28. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации

29. Запрещается требовать от заявителя предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, и (или) подведомственных государственным органам организаций, участвующих в предоставлении государственной услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных услуг";

предоставления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственной услуги, которые находятся в распоряжении МГПР Магаданской области, иных государственных органов, органов местного самоуправления. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие государственные услуги, по собственной инициативе;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, утвержденный нормативным правовым актом Магаданской области.

30. Действующее законодательство не содержит оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

32. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

33. Основание для отказа в рассмотрении обращения (запроса) гражданина в форме электронного обращения (далее - Интернет- обращение):

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

34. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

35. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

26. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в орган выдается заявителю на руки после уплаты государственной пошлины.

37. За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, установленных главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ;

на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпунктам 10,11,12 пункта 1 и подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены:

органы государственной власти, органы местного самоуправления;

физические лица: Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы; участники и инвалиды Великой Отечественной войны.

Основанием для предоставления льгот физическим лицам, перечисленным выше, является удостоверение установленного образца. Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

38. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

39. Учитывая специфику поступления из-за рубежа запросов заявителей, которые направляются в подавляющем большинстве в письменном виде через консульские представительства Российской Федерации за границей или в письменной (электронной) форме напрямую в органы и организации, данный порядок не регламентируется.

40. Запрос заявителя в течение трех дней с момента поступления в МГПР Магаданской области посредством почтовой связи, доставленный курьерской службой доставки подлежит обязательной регистрации уполномоченным на то специалистом в журнале регистрации заявлений граждан с использованием системы электронного документооборота "Дело". В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация его может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями

41. Данные требования для предоставления государственной услуги не регламентируются по основаниям, указанным в пункте 39 Регламента

42. Государственная услуга является доступной для всех заявителей, проживающих за рубежом

43. Основным показателем качества и доступности государственной услуги является оказание государственной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской федерации

44. Качество и доступность предоставления государственной услуги заключается в следующем

45. В связи с поступлением из-за рубежа запросов заявителей, которые направляются в письменном виде через консульские представительства Российской Федерации за границей, взаимодействие заявителя с должностными лицами не предусмотрено Вместе с тем в процессе предоставления государственной услуги заявитель вправе обращаться в архивное агентство по мере необходимости, с возможностью получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

46. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право

47. Должностные лица МГПР Магаданской области обеспечивают

48. В случае, если заявители (их представители) подают свои запросы в МГПР Магаданской области при личном обращении, их запросы принимаются немедленно и регистрируются в день подачи

49. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте МГПР Магаданской области и на портале государственных и муниципальных услуг (функций)

50. Обеспечение представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса в архивное агентство при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения

При поступлении в архивное агентство запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архивного агентства по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником архивного агентства по почте или электронному адресу, указанному в запросе

51. Порядок подачи документов для предоставления государственной услуги и получения результата предоставления государственной услуги черед МФЦ определяется Соглашением о взаимодействии заключаемым МГПР Магаданской области

Предоставление Государственной услуги в электронной форме не предусмотрено

53. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги

54. Поступившие в МГПР Магаданской области из Федерального архивного агентства, МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные, в электронной форме и полученные при личном обращении запросы граждан регистрируются специалистом, ответственным за прием и регистрацию обращений, с использованием системы электронного документооборота "Дело"

55. При поступлении запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником МГПР Магаданской области по почте или электронному адресу, указанному в запросе

56. Поступившие в министерство запросы граждан после регистрации докладываются руководству и передаются на рассмотрение уполномоченному сотруднику.

57. Максимальный срок исполнения процедуры -1 рабочий день.

58. Уполномоченный государственный гражданский служащий МГПР Магаданской области (исполнитель) осуществляет анализ тематики поступивших обращений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в МГПР Магаданской области научно-справочного аппарата и информационных материалов, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса. При этом определяется:

59. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - не более 3 рабочих дней.

60. По итогам анализа тематики поступивших запросов архивное агентство направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела других субъектов Российской Федерации;

в ОГКУ "Государственный архив Магаданской области";

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов. (Приложение N 2 к Регламенту, Блок-схема N 3).

61. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, министерство направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в МИД России.

62. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, министерство, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

63. Максимальный срок исполнения процедуры - не более 7 дней.

64. Подготовку ответов заявителям осуществляет МГПР Магаданской области, иные органы и организации в случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

65. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

66. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.

67. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"),

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво на писанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

68. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

69. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

70. На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или

71. МГПР Магаданской области проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных ОГКУ "ГАМО", муниципальными архивными отделами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Магаданской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)

72. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения с представлением в архивное агентство, образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей

73. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения

74. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п 72, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов

75. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа (Приложение N 2 к Регламенту, Блок-схема N 2)

76. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей

77. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России

78. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля направляются в МГПР Магаданской области вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы а также образцами печатей

79. После проставления апостиля, министерство направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России

80. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность для третьих лиц - доверенности оформленной в установленном порядке и после уплаты государственной пошлины за проставление апостиля

81. Рассмотрение запроса считается законченным если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения (Приложение N 2 к Регламенту Блок-схема N 2)

84. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа их содержания, а также хода и результатов их рассмотрения

85. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции

86. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется должностным лицом МГПР Магаданской области, ответственным за организацию работы по ее исполнению

87. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы МГПР Магаданской области) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению организации

88. Плановые проверки проводятся на основании приказов заместителя председателя Правительства Магаданской области - министра государственно-правового развития Магаданской области

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по исполнению государственной функции должны подвергаться анализу Плановые проверки проводятся не реже 1 раза в три года

89. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества исполняемой функции принимается заместителем председателя Правительства Магаданской области - министром государственно-правового развития Магаданской области в следующих случаях

в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов устанавливающих требования к исполнению государственной функции

обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих МГПР Магаданской области, отвечающих за исполнение государственной функции

90. Результаты проверки полноты и качества исполнения государственной функции оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению

91. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений настоящего Регламента или требований иных нормативных правовых актов Российской Федерации в МГПР Магаданской области принимаются меры по устранению таких нарушений

92. Государственные служащие МГПР Магаданской области, осуществляющие полномочия по исполнению государственной функции, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами

93. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности)

94. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации, установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги

95. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в МГПР Магаданской области, а также путем обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения Регламента в вышестоящие органы государственной власти

96. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте МГПР Магаданской области через Портал государственных и муниципальных услуг Магаданской области, официальный сайт Правительства Магаданской области

98. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) архивного отдела, должностных лиц архивного агентства, принятое или осуществленное ими в ходе предоставления государственной услуги.

99. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

100. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и отказа в рассмотрении жалобы отсутствуют.

101. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) МГПР Магаданской области, должностных лиц министерства, предоставляющих государственную услугу, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

102. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (mgpr@49gov.ru, magadanarchive@mail.ru), официального сайта МГПР Магаданской области (www.magadan.ru), Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

103. Жалоба должна содержать.

104. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц МГПР Магаданской области, осуществляющих полномочия по предоставлению государственной услуги, заместителю председателя Правительства Магаданской области - министру государственно-правового развития Магаданской области.

Жалобы на действия (бездействие) и решения, принятые заместителем председателя Правительства Магаданской области - министром государственно-правового развития Магаданской области направляются губернатору Магаданской области.

105. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня се регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

106. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в МГПР Магаданской области информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

107. По результатам рассмотрения жалобы архивное агентство МГПР Магаданской области принимает одно из следующих решений:

108. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы

109. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.