Решение Коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов от 5 августа 2015 г. N 8 "О выполнении архивным отделом администрации Кочубеевского муниципального района предписаний по итогам проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства Ставропольского края в области архивного дела на территории Ставропольского края в октябре 2014 года"

Заслушав информацию заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Болотовой В.Е., коллегия отмечает, что архивным отделом администрации Кочубеевского муниципального района (далее - архивный отдел) проведена определенная работа по устранению нарушений, выявленных комитетом Ставропольского края по делам архивов в ходе проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства Ставропольского края в области архивного дела в октябре 2014 года.

Администрацией Кочубеевского муниципального района в 2014 году приобретено в муниципальную собственность здание по адресу: с. Кочубеевское, ул. Советская, д. 105а, в котором предусматривается выделение для архивного отдела помещений общей площадью 217,4 кв. метров с учетом обеспечения рациональной планировки и сохранности архивных документов на всех участках работы с ними (оборудования комнаты приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов, читального зала и других помещений основного назначения). В настоящее время в здании проводятся ремонтные работы, перемещение архивного отдела планируется до 01 декабря 2015 года.

Постановлением администрации Кочубеевского муниципального района от 06.07.2015 N 1083 утверждены переработанные должностные инструкции архивариусов архивного отдела, в которых исключено дублирование функций.

В июле 2015 года утверждена в новой редакции Инструкция о порядке работы архивного отдела при чрезвычайных ситуациях, в которой определен порядок работы архивного отдела при объявлении режима чрезвычайного положения, при пожаре и аварии систем жизнеобеспечения, в случае проникновения посторонних лиц и других противоправных действий.

В архивохранилищах N 2 - 3 обеспечен нормативный световой режим хранения архивных документов - все документы закартонированы.

Книга учета поступлений документов, Список фондов и дела фондов ведутся в соответствии с нормативными требованиями. В описях фондов N 91, 217, 227 и других составлены сводные итоговые записи.

Осуществлен прием 104 дел управленческой документации администраций муниципальных образований Мищенского и Усть-Невинского сельсоветов, сроки хранения которых в организациях истекли.

Запросы граждан исполняются в соответствии с нормативными требованиями.

Вместе с тем анализ свидетельствует о нарушении сроков проведения 89% мероприятий, остаются невыполненными 67% мероприятий, указанных в предписании комитета Ставропольского края по делам архивов от 27 октября 2014 года N 3.

В частности, не доработана Инструкция об охранном режиме помещений архивного отдела, которая не в полной мере определяет порядок действий охраны при чрезвычайных ситуациях.

Не приняты меры по обеспечению нормативного температурно-влажностного режима хранения архивных документов в архивохранилищах N 1 - 3: температура воздуха по-прежнему превышает нормативы на 1 - 4 градуса и достигает 20 - 23 градусов.

Лист учета фотодокументов составлен с нарушениями нормативных требований, не заведено дело организации - сдатчика фотодокументов.

Не согласованы с организациями - источниками комплектования графики работ по упорядочению и передаче документов в архивный отдел на 2015 год.

Не завершена работа:

- по выверке учетных данных, в результате сохраняется дисбаланс данных централизованного учета и первичных учетных документов о количестве дел управленческой документации - на 54 ед. хр., по личному составу - на 33 ед. хр., не уточнено также количество фондов документов по личному составу - срок исполнения до 15 декабря 2014 года;

- по учету в соответствии с нормативными требованиями архивных документов фонда N 228 "Кочубеевский районный союз потребительских обществ", которые поступили в архивный отдел в неописанном виде - описи документов возвращены экспертно-проверочной комиссией комитета на доработку (протокол от 28 января 2015 года N 1) - срок исполнения до 15 декабря 2014 года.

Коллегия решила:

1. Главе администрации Кочубеевского муниципального района Клевцову А.П. продолжить работу по обеспечению архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям рациональной планировки и сохранности архивных документов на всех участках работы с ними.

2. Руководителю архивного отдела администрации Кочубеевского муниципального района Яковлевой О.Н. принять меры по выполнению предписания комитета Ставропольского края по делам архивов от 27 октября 2014 года N 3 и повышению качества проводимых работ, в том числе:

2.1. Осуществить полный комплекс мер по обеспечению охранного и температурно-влажностного режимов хранения архивных документов - до 1 сентября 2015 года.

2.2. Завершить работу по выверке учетных данных и обеспечению их сбалансированности - до 01 декабря 2015 года.

2.3. Обеспечить учет фотодокументов в соответствии с нормативными требованиями - до 15 сентября 2015 года.

2.4. Доработать описи документов фонда N 228 "Кочубеевский районный союз потребительских обществ" в соответствии с решением экспертно-проверочной комиссии комитета - до 15 сентября 2015 года.

2.5. Принять меры по согласованию с организациями - источниками комплектования графиков работ по упорядочению и передаче документов в архивный отдел на 2016 год - до 01 ноября 2015 года и далее - постоянно.

2.6. Информировать комитет о выполнении решения коллегии в установленные сроки.

3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Болотову В.Е.

Председатель коллегии

Е.И. Долгова

Секретарь коллегии

В.В. Белоконь