Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами
(утв. постановлением администрации городского округа "Усинск" от 29 декабря 2010 г. N 1842)

С изменениями и дополнениями от:

1 марта 2011 г., 4 июля 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги и цель административного регламента

Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами (далее - Регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального образования городского округа "Усинск", порядок взаимодействия между eгo структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие администрации муниципального образования городского округа "Усинск" с заявителями, органами государственной власти, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги в режиме "одного окна".

1.2. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

Сведения о месте нахождения и графике работы Службы "одного окна" администрации муниципального образования городского округа "Усинск" (далее - Служба "одного окна"), предоставляющей муниципальную услугу, номера контактных телефонов, адреса электронной почты размещаются на информационных стендах, в средствах массовой информации, на официальном интернет-сайте администрации (Приложение 1 к настоящему Регламенту).

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- удобство и доступность в получении информации;

- оперативность предоставления информации о процедуре.

Информацию о правилах предоставления муниципальной услуги, а также о ходе её предоставления можно получить непосредственно в Службе "одного окна":

- по письменным обращениям заявителей в адрес Службы "одного окна";

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством электронной почты;

- посредством Интернета: официальный сайт администрации муниципального образования городского округа "Усинск" (http://city.usinsk.ru/), портал государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru) и портал государственных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru).

1.2.3. При ответах на телефонные звонки и личные обращения заявителей специалисты Службы "одного окна" обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставлять информацию по следующим вопросам:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства Службы "одного окна" запросы по предоставлению муниципальной услуги;

- о правовых актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия правового акта);

- о месте размещения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- иную информацию о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.2.4. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- текст настоящего Регламента;

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

- адреса (почтовый, электронный), телефоны и режим работы Службы "одного окна";

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного запроса (заявления).

1.3. Получатель муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются граждане, индивидуальные предприниматели и юридические лица, заинтересованные в получении архивных справок или копий архивных документов.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача архивных справок или копий архивных документов по запросам пользователей архивными документами.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования городского округа "Усинск" (далее - администрация) и осуществляется муниципальным архивом администрации муниципального образования через Службу "одного окна", предоставляющей муниципальную услугу.

2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю: архивных справок по документам, находящимся на архивном хранении в архиве, копий архивных документов, находящихся на архивном хранении в архиве, уведомлений о переадресации непрофильных запросов, уведомлений о возможном местонахождении запрашиваемых документов.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Копия архивного документа - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов.

Запрос социально-правового характера - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Усинск" Республики Коми от 1 марта 2011 г. N 263 пункт 2.4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги - 15 дней с момента регистрации письменного обращения в Службе "одного окна".

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета, 2004, N 237);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, 2006, N 95);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Российская газета, 2006, N 165);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление).

В письменном запросе (заявлении) указываются следующие обязательные реквизиты:

- фамилия, имя, отчество физического лица, направившего письменное заявление, в случае обращения юридического лица указываются реквизиты юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, личная подпись и дата подачи заявления;

- суть заявления;

- в случае запроса о предоставлении информации о стаже работы, заработной плате указываются наименование организации, ведомственная принадлежность организации, период работы в организации, должность. К заявлению прилагается копия трудовой книжки, если имеется в наличии (за период, который необходимо подтвердить, а также первый лист, где указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения);

- в случае запроса информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги необходимо указать поисковые данные (по объектам: год ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, строительная позиция, номер правового акта; год сноса жилого дома или признания его аварийным и т.д. По физическим лицам: (год усыновления, назначения или освобождения от опеки над несовершеннолетним, смены фамилии и т.д.).

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Шаблоны заявления и документов, требуемых от заявителя для предоставления муниципальной услуги, которые заполняются собственноручно, приводятся в Приложениях 2, 3 к настоящему Регламенту.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

В соответствии с законодательством Российской Федерации оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- в заявлении отсутствуют данные о заявителе, направившем обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- наличие в заявлении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст заявления не поддается прочтению;

- в случае, если в заявлении содержатся претензии, на которые ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства.

2.9. Муниципальная услуга и информация о ней предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - поступившее обращение заявителя регистрируется в день поступления специалистом Службы "одного окна", ответственного за систему делопроизводства.

2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Прием заявлений и документов, связанных с предоставлением муниципальной услуги, производится по месту нахождения Службы "одного окна" и в соответствии с режимом работы, указанным в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.12.2. Прием заявителей осуществляется в помещениях Службы "одного окна", которые снабжаются табличками с указанием номеров кабинетов специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

2.12.3. Помещения для предоставления муниципальной услуги обеспечиваются необходимыми для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическими изданиями, стульями и столами.

2.12.4. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	нет
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

2.14. Иные требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Форма заявления по предоставлению муниципальной услуги размещается на интернет-сайте администрации муниципального образования городского округа "Усинск" (city.usinsk.ru), а также на портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru) и портале государственных услуг Республики Коми (pgu.ru).

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

- приём и регистрация документов, поступивших от заявителя;

- рассмотрение письменных заявлений и документов заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги;

- выдача архивных справок, копий архивных документов или мотивированного отказа.

В Приложении 4 к настоящему Регламенту приводится Блок-схема предоставления муниципальной услуги.

3.2. Прием и регистрация документов, поступивших от заявителя

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение в Службу "одного окна" заявителя с заявлением и документами, указанными в пункте 2.6. настоящего Регламента.

3.2.2. Заявитель обращается с заявлением по почте или представляет его лично к Службу "одного окна".

3.2.3. При получении документов специалист Службы "одного окна", в день их получения, регистрирует и вносит в электронную базу данных по учету документов сведения о приеме, в том числе:

- регистрационный номер;

- дату приема документов;

- наименование заявителя;

- аннотацию к документу.

3.2.4. Каждому поступившему обращению заявителя присваивается самостоятельный регистрационный номер в системе делопроизводства по учету документов.

3.2.5. Срок выполнения административной процедуры составляет один день.

3.2.6. Результатом исполнения административной процедуры является приём и регистрация документов, поступивших от заявителя.

3.3. Рассмотрение письменных заявлений заявителя и заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное обращение заявителя.

3.3.2. В день поступления специалист Службы "одного окна", ответственный за систему делопроизводства, передает зарегистрированное обращение заведующему Службой "одного окна".

3.3.3. После рассмотрения заведующим Службой "одного окна" документы передаются специалисту Службы "одного окна", который осуществляет:

- подготовку необходимого для оформления запрашиваемого документа запроса в муниципальный архив администрации муниципального образования городского округа "Усинск";

- сбор документов в органах государственной власти различного уровня, организациях, не касающихся непосредственно заявителей, но необходимых для выдачи запрашиваемых документов, обмен справочной информацией и совершение иных операций, направленных на обеспечение подготовки требуемых заявителем документов.

3.3.4. В случае выявления несоответствия заявления установленным требованиям настоящего Регламента заявитель информируется об имеющихся недостатках, способах и сроках их устранения и о приостановлении рассмотрения заявления до поступления в Службу "одного окна" недостающих сведений и (или) документов и материалов.

3.3.5. В случае отказа или приостановки предоставления муниципальной услуги заявителю направляется (выдается) уведомление с указанием его причины.

3.3.6. Специалист Службы "одного окна" осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в муниципальный архив администрации муниципального образования городского округа "Усинск" (далее - муниципальный архив).

3.3.7. Муниципальный архив осуществляет обработку запроса в порядке, определенном регламентом подготовки документа и действующими нормативными актами.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется уведомление заявителю с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения в форме письма. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения запрашиваемых документов. Срок выполнения административной процедуры в этом случае составляет не более 5 дней.

3.3.8. В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми, органов местного самоуправления муниципального образования городского округа "Усинск", а также утвержденным Регламентом, документ может быть направлен на согласование в иные органы исполнительной власти и городские организации в следующем порядке.

Передача документов на согласование производится с использованием бумажных носителей (оригиналов или копий).

Согласующая организация осуществляет прием, регистрацию запросов на согласование, выдачу согласований, а также контроль за соблюдением сроков согласований, определенных регламентом подготовки документов.

Согласование или мотивированный отказ в согласовании согласующей организации оформляется письмом.

Отказ в согласовании должен содержать обоснование причин невозможности удовлетворения требований заявителя и по возможности рекомендации по устранению причин отказа.

3.3.9. В случае, если в процессе подготовки документа необходим дополнительный контакт между сотрудниками, осуществляющими рассмотрение вопроса, и заявителем, соответствующий документ подлежит оформлению в порядке, установленном регламентом работы администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Усинск" Республики Коми от 1 марта 2011 г. N 263 пункт 3.3.10 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.10. Срок выполнения административной процедуры составляет 12 дней.

3.3.11. Результатом исполнения административной процедуры являются подготовленные:

- проект архивной справки;

- копии архивных документов;

- проект мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- проект информационного письма.

3.4. Административная процедура "выдача архивных справок или копий архивных документов".

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются подготовленные документы муниципальным архивом.

3.4.2. Подготовленные проекты документов заверяются подписью заведующей муниципальным архивом, ответственного исполнителя, подготовившего документы, и гербовой печатью муниципального архива.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Усинск" Республики Коми от 1 марта 2011 г. N 263 пункт 3.4.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.3. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа направляется способом, указанным в заявлении: почтовым отправлением или передается лично в руки заявителю в срок, не превышающий 15 дней с момента регистрации представленных заявителем документов.

3.4.4. Срок оформления документа, определенный в регламенте подготовки документа, исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем подачи запроса в Службу "одного окна".

3.4.5. Сроком выдачи заявителю запрашиваемого документа считается день, следующий за днем исполнения документа (в рабочих днях).

3.4.6. Срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня.

3.4.7. Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных справок, копий архивных документов или мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистами Службы "одного окна" и муниципального архива осуществляется заведующим Службой "одного окна", заведующим муниципальным архивом и руководителем аппарата главы администрации, курирующим данное направление.

Специалист Службы "одного окна" несет ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, полноту собранных документов, правильность их оформления, соблюдение требований к документам, за правильность выполнения процедур по приему, контроль соблюдения требований к составу документов.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом Службы "одного окна" положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Коми и муниципального образования городского округа "Усинск".

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

По результатам проведенных проверок, оформленных документально в установленном порядке, в случае выявления нарушений прав граждан, главой администрации осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании распоряжения администрации.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению граждан.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии и утверждается главой администрации муниципального образования городского округа "Усинск".

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц администрации в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном порядке.

5.2. Заявитель может обратиться с соответствующей жалобой к главе администрации (Приложение 4 к настоящему Регламенту).

5.3. В письменном обращении указываются:

а) наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо соответствующее должностное лицо;

б) фамилия, имя, отчество заявителя либо полное наименование для юридического лица;

в) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон;

г) суть обращения;

д) личная подпись (подпись уполномоченного представителя) и дата. Письменное обращение составляется в произвольной (свободной) форме и должно быть написано разборчивым почерком, позволяющим рассмотреть поступившее обращение.

5.4. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в направлении ответа по существу на обращение (жалобу):

- в обращении (жалобе) отсутствуют данные о заявителе, направившем обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- наличие в обращении (жалобе) нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;

- в случае, если в обращении (жалобе) содержатся претензии, на которые ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Усинск" Республики Коми от 4 июля 2012 г. N 1064 пункт 5.5 раздела 5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, либо в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

5.6. Если в результате рассмотрения обращения доводы заявителя признаны обоснованными, то принимается решение- о привлечении к ответственности должностного лица, допустившего нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги требований действующего законодательства, настоящего Регламента и повлекшее за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

5.7. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.8. Жалоба на принятое решение, действие (бездействие) администрации, должностных лиц администрации может быть подана получателем муниципальной услуги в Усинский городской суд Республики Коми (город Усинск, ул. Ленина, д. 10) в течение 3 месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.