Приложение. Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми 2011-2015 г.

"Приложение
к приказу Управления загса
Республики Коми
от 12 ноября 2012 г. N 80-од"

Доклад
о результатах и основных направлениях деятельности Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми 2011-2015 г.

Пояснительная записка

Настоящий доклад подготовлен Управлением загса Республики Коми в соответствии с Положением о докладах, о результатах и основных направлениях деятельности субъекта бюджетного планирования в Республике Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 29.06.2009 г. N 183 и Методическими рекомендациями по подготовке, представлению и оценке доклада о результатах и основных направлениях деятельности субъекта бюджетного планирования в Республике Коми, утвержденными приказом Министерства финансов Республики Коми и Министерства экономического развития Республики Коми от 31 марта 2011 года N 66/88.

Управление записи актов гражданского состояния Республики Коми является органом исполнительной власти Республики Коми, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики в области государственной регистрации актов гражданского состояния.

Сфера деятельности Управления загса Республики Коми определена статьей 4 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния": полномочия на государственную регистрацию актов гражданского состояния являются полномочиями Российской Федерации, которые передаются органам государственной власти субъектов Российской Федерации (с возможностью делегирования органам местного самоуправления), финансирование которых осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета.

Основными задачами деятельности Управления являются:

- обеспечение в соответствии с законодательством своевременной и полной государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Республики Коми;

- формирование республиканского архивного фонда записей актов гражданского состояния, его учет и хранение;

- обеспечение тайны при государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с законодательством;

- создание единой электронной базы данных по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Республики Коми;

- внедрение новых гражданских обрядов, связанных с государственной регистрацией брака и рождения детей.

Полномочия Управления загса Республики Коми определены статьей 14 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.93 в г. Минске, частью 1 статьи 23, статьей 24, частью 4 статьи 29 Конституции Российской Федерации, статьей 47 Гражданского кодекса Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 15.11.97 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле", Административным регламентом предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29 ноября 2011 г. N 412, Законом Республики Коми от 10.11.2005 N 118-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований поселений в Республике Коми государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния", Законом Республики Коми от 23.12.2008 N 143-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований муниципальных районов в Республике Коми государственными полномочиями по расчету и предоставлению субвенций бюджетам поселений на осуществление полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Республики Коми, где отсутствуют органы записи актов гражданского состояния" и Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Республики Коми, принятым Постановлением Правительства Республики Коми от 01.12.2009 N 349.

Основная цель Управления загса Республики Коми в отчетном и плановых периодах - обеспечение доступности и повышение качества государственной регистрации актов гражданского состояния.

Выбор цели Управлением загса Республики Коми определен в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2009 N 322 "О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации от 28.06.2007 N 825 "Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации" и постановлением Правительства Республики Коми от 27.03.2006 г. N 45 "О стратегии экономического и социального развития Республики Коми на период до 2020 года", согласно которому стратегической целью в области социального развития является обеспечение доступности и повышение качества социальных услуг для населения.

Для достижения основной цели необходимо решение ряда тактических задач, каждая из которых конкретизирует одно из необходимых условий достижения цели:

1) создание условий для эффективной деятельности органов загса;

2) формирование и обеспечение сохранности архивного фонда, в том числе создание электронной базы данных записей актов гражданского состояния;

3) содействие органам местного самоуправления поселений по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, а также контроль за их деятельностью.

В качестве общей меры для решения данных задач предусмотрено выстраивание единой системы программно-целевого планирования, для чего разработана и утверждена приказом Управления загса Республики Коми от 29 ноября 2010 г. N 109 ведомственная целевая программа "Повышение эффективности государственной регистрации актов гражданского состояния в Республике Коми (на 2011-2013 годы)". Деятельность Управления загса Республики Коми полностью отражена в ведомственной целевой программе и представляет собой четкую увязку планируемых результатов с имеющимися бюджетными ресурсами. Также, в целях повышения эффективности деятельности по выполнению государственных функций и обеспечению потребностей граждан в государственных услугах, увеличению доступности и качества их предоставления в области государственной регистрации актов гражданского состояния приказом Управления загса Республики Коми от 06 июля 2011 г. N 42-од утверждена Программа по повышению эффективности бюджетных расходов Управления записи актов гражданского состояния Республики Коми на 2011 год и на плановый период 2012-2013 г.г.

Тактическая задача 1.1. Создание условий для эффективной деятельности органов загса

К показателям, характеризующим решение данной задачи, отнесены:

- количество зарегистрированных актов гражданского состояния, актовая запись;

- количество иных юридически значимых действий, совершенных органами, уполномоченными производить государственную регистрацию актов гражданского состояния (в т.ч. выдача повторных свидетельств, справок, проставление апостиля, рассмотрение заявлений о внесении изменений в записи актов гражданского состояния), ед.;

- доля отделов Управления загса Республики Коми, охваченных выездными и документарными проверками по соблюдению правил делопроизводства, указаний уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в общем количестве отделов Управления загса Республики Коми, %.

- количество республиканских правовых семинаров-совещаний для руководителей территориальных отделов загса, семинар.

Решение данной задачи обеспечивается созданием условий, способствующих полноценному функционированию и повышению эффективности деятельности органов загса.

В целях реализации данной задачи планируется и проводится ряд мероприятий.

Для оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния Управлением загса Республики Коми обеспечивается аренда, содержание и обслуживание зданий и помещений территориальных отделов Управления загса в муниципальных образованиях Республики Коми, обеспечение содержания и обслуживания этих зданий и помещений, оказание коммунальных услуг, услуг связи, создание условий для государственной регистрации актов гражданского состояния, в том числе обеспечения торжественной обстановки для государственной регистрации заключения брака и рождения.

В целях быстрого и качественного оказания государственных услуг по регистрации актов гражданского состояния, выдаче правовых документов из отделов загса Республики Коми, необходимо сопровождение программным обеспечением всех рабочих мест Управления загса Республики Коми. Внесение изменений в законодательство, изменение форм федерального статистического наблюдения требует постоянной модернизации программного комплекса "Находка-ЗАГС", используемого для компьютеризированной регистрации актов гражданского состояния.

Для обеспечения территориальных отделов загса и органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния Управлению загса Республики Коми необходимо сформировать запас бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

Изменения в законодательстве, внедрение в работу новой компьютерной техники, программного обеспечения требует постоянного повышения квалификации сотрудников. В целях формирования стабильного и квалифицированного кадрового состава Управлением загса Республики Коми организовывается и обеспечивается проведение аттестации государственных гражданских служащих, а также проведение республиканских правовых семинаров-совещаний для начальников территориальных отделов загса, стажировок государственных гражданских служащих Управления загса Республики Коми, выездных и документарных проверок отделов Управления загса Республики Коми по соблюдению правил делопроизводства, указаний уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

Территориальными отделами Управления загса Республики Коми осуществляются мероприятия, которые направлены на укрепление авторитета семьи и базовых семейных ценностей. За 2011 год отделы загс провели 668 таких мероприятий (помолвки, торжественные регистрации рождения, бракосочетания, в том числе с использованием национальных обычаев и традиций народов, населяющих республику, тематические вечера, чествование юбиляров семейной жизни и т.п.).

Отделами загса в течение года проводилась работа по разъяснению семейно-брачного законодательства - лекции, уроки, по вопросам семейного права, научно-практические конференции, олимпиады для школьников, конкурсы сочинений, экскурсии, лектории для впервые вступающих в брак и молодых родителей. Начальником Управления загса Республики Коми ежемесячно проводилась информационно-разъяснительная работа и личный прием граждан с выездом в муниципальные образования Республики Коми, а так же участие в онлайн-конференции, пресс-конференциях.

В СМИ городских, районных и республиканских изданий публикуются материалы о работе территориальных отделов загса, ведутся постоянные рубрики, отражающие демографическую ситуацию в городах и районах, повышающие юридическую грамотность населения в вопросах семейно-брачного законодательства, касающихся государственной регистрации актов гражданского состояния.

Показатель 1. Количество зарегистрированных актов гражданского состояния.

В 2011 году в Республике Коми зарегистрировано 41125 актов гражданского состояния, что больше запланированных (39500) на 1625, или на 4,1%.

Общее количество зарегистрированных актов гражданского состояния в 2011 году по сравнению с предыдущим, 2010 годом увеличилось на 865 актовых записей или 2,1%.

Показатель 2. Количество иных юридически значимых действий, совершенных органами, уполномоченными производить государственную регистрацию актов гражданского состояния (в т.ч. выдача повторных свидетельств, справок, проставление апостиля, рассмотрение заявлений о внесении изменений в записи актов гражданского состояния).

В 2011 году совершенно 52579 иных юридически значимых действий, что больше запланированного (49500) на 6,5%. При этом по сравнению с 2010 годом количество иных юридически значимых действий уменьшилось на 5865.

Сокращение количества иных юридически значимых действий происходит из-за уменьшения численности постоянного населения в республике. Предполагаем, что количество иных юридически значимых действий уменьшится, в силу заключенных во исполнение Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" соглашений об информационном взаимодействии.

Показатель 3. Доля отделов Управления загса Республики Коми, охваченных выездными и документарными проверками по соблюдению правил делопроизводства, указаний уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в общем количестве отделов Управления загса Республики Коми.

Показатель рассчитывается по формуле X=R*100%/Z, где X - доля отделов, охваченных выездными и документарными проверками, R - количество проведенных проверок, Z - общее количество отделов Управления загса Республики Коми.

В 2011 году было проведено 9 выездных и документарных проверок отделов Управления загса Республики Коми по соблюдению правил делопроизводства, указаний уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, что составляет 33% от общего количества отделов.

Показатель 4. Количество республиканских правовых семинаров-совещаний для руководителей территориальных отделов загса.

В 2011 году проведено 2 республиканских правовых семинара-совещания, что составило 100% от запланированного.

Тактическая задача 1.2. Формирование и обеспечение сохранности архивного фонда, в том числе создание электронной базы данных записей актов гражданского состояния

К показателям, характеризующим решение данной задачи, отнесены:

- доля переплетенных книг записей актов гражданского состояния от общего числа книг, нуждающихся в переплете, %.

- доля записей актов гражданского состояния, введенных в электронную базу данных, в общем количестве записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении в органах загса на бумажном носителе (нарастающим итогом), %.

Записи актов гражданского состояния в соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" относятся к документам Архивного фонда Российской Федерации. Деятельность Управления загса Республики Коми по созданию и обеспечению сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния основана на требованиях статей 18, 21, 22 вышеуказанного Федерального закона и статей 76, 77 Федерального закона от 15.11.97 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

Решение данной задачи обеспечивается осуществлением мероприятий, направленных на формирование книг государственной регистрации актов гражданского состояния текущего периода (из первых и вторых экземпляров актовых записей), путем организации переплетных работ; обеспечение условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, в том числе контроль за соблюдением светового, санитарно-гигиенического, температурно-влажностного, охранного, противопожарного режимов; создание и пополнение электронного архива записей актов гражданского состояния; создание и функционирование сети передачи данных между территориальными отделами загса и Управлением загса Республики Коми.

Управление загса Республики Коми в настоящее время работает над созданием и пополнением электронной базы данных, что, в свою очередь, позволит ускорить поиск необходимой записи акта и сократить сроки исполнения заявлений граждан, запросов правоохранительных органов и других организаций.

Ориентиром при выполнении данной задачи является создание полного электронного архива записей актов гражданского состояния за весь период деятельности органов загса в пределах сохранности до 100 процентов к 2013 году.

Дальнейшей задачей Управления загса Республики Коми является постоянная поддержка достигнутого уровня обеспечения деятельности за счет внедрения информационных коммуникационных технологий.

Органы загса Республики Коми не только формируют электронный архив записей актов гражданского состояния текущего периода, но и производят перевод в электронный вид ранее составленных записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении на бумажном носителе.

В 2011 году был проведен конкурс "Лучший архив территориального отдела Управления загса Республики Коми".

Всеми территориальными отделами была проведена большая работа с архивным фондом. Во всех территориальных отделах имеются описи дел постоянного, временного срока хранения, акты об уничтожении дел, акты о наличии и состоянии дел, книги учета архивного фонда, переплет актовых книг произведен полностью. В 19 отделах имеются отдельные помещения для архива, 12 - оснащены рабочими местами, документы хранятся согласно установленным требованиям (на металлических стеллажах либо в металлических шкафах). В помещениях, где находятся документы длительного срока хранения, установлены психрометрические гигрометры ВИТ-1, показания температурно-влажностного режима фиксируются в специальных журналах. В помещениях архива либо в кабинетах, где находятся документы, установлены металлические двери (14 отделов). Во всех отделах для освещения применяются люминесцентные лампы либо лампы накаливания в закрытых плафонах, все территориальные отделы обеспечены средствами пожаротушения.

Показатель 5. Доля переплетенных книг записей актов гражданского состояния от общего числа книг, нуждающихся в переплете.

Показатель рассчитывается по формуле Z=S/O*100%, где Z - доля переплетенных книг записей актов гражданского состояния от общего числа книг, нуждающихся в переплете, S - количество переплетенных книг, О - общее количество книг, нуждающихся в переплете.

В 2011 году переплетены 642 книги записей актов гражданского состояния из 642 книг нуждающейся в переплете. Доля переплетенных книг записей актов гражданского состояния от общего числа книг, нуждающихся в переплете, составила 100%.

Показатель 6. Доля записей актов гражданского состояния, введенных в электронную базу данных, в общем количестве записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении в органах загса на бумажном носителе (нарастающим итогом).

Показатель рассчитывается по формуле Z = (S+O)*100%/X, где Z - доля записей актов гражданского состояния, введенных в электронную базу данных, от общего числа записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении в органах загса, на бумажном носителе, S - количество актовых записей введенных в электронную базу данных на начало отчетного года, О - количество записей актов, введенных в электронную базу данных в отчетном году, X - общее количество записей актов, находящихся на хранении в органах загса, на бумажном носителе.

В 2011 г. в электронную базу данных внесено 98% от всего количества записей актов, подлежащих введению в электронную базу. Значение данного показателя рассчитывается нарастающим итогом от значения показателя в 2008 г.

В 19 территориальных отделах Управления загса Республики Коми введение актовых записей в электронную базу завершено полностью.

Тактическая задача 1.3. Содействие органам местного самоуправления поселений по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, а так же контроль за их деятельностью

К показателям, характеризующим решение данной задачи, отнесены:

- количество проведенных правовых семинаров-совещаний для должностных лиц органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния на базе территориальных отделов загса, семинар.

- доля должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, прошедших стажировку на базе территориального отдела загса, в общем количестве указанных должностных лиц, %.

- доля органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, охваченных выездными и документарными проверками, в общем количестве органов местного самоуправления, %.

- доля органов местного самоуправления поселений, уполномоченных законом Республики Коми на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в адрес которых не вынесено предписаний об устранении выявленных в результате проверок нарушений законодательства в области государственной регистрации актов гражданского состояния, в общем количестве проверенных указанных органов, %.

Законом Республики Коми от 10.11.2005 N 118-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований поселений в Республике Коми государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния" 171 орган местного самоуправления поселений наделены полномочиями на государственную регистрацию рождения, заключения брака, установления отцовства, смерти. В 2011 году 12,0% от общего количества актовых записей, составлено специалистами органов местного самоуправления.

Решение данной задачи достигается проведением выездных и документарных проверок, стажировок и семинаров-совещаний с должностными лицами органов местного самоуправления поселений. Данные мероприятия проводятся для выявления ошибок и недостатков, выяснения причин их допущения, принятия мер к устранению выявленных ошибок и недостатков, а также для оказания практической помощи в совершенствовании форм и методов работы органов местного самоуправления поселений по государственной регистрации актов гражданского состояния.

В соответствии с Планом общереспубликанских мероприятий Республики Коми на 2011 год, утвержденным распоряжением Правительства Республики Коми от 22.11.2010 г. N 515-р Управлением загса Республики Коми организован и проведен Республиканский конкурс "Лучший по профессии" среди должностных лиц органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния. Конкурс проводился с целью повышения мотивации качественного исполнения должностными лицами органов местного самоуправления своих обязанностей по государственной регистрации актов гражданского состояния, повышения эффективности оказания государственных услуг по регистрации актов гражданского состояния, выявления среди должностных лиц органов местного самоуправления специалистов, добившихся высоких и стабильных результатов в сфере регистрации актов гражданского состояния, формирования позитивного общественного мнения о деятельности должностных лиц органов местного самоуправления по государственной регистрации актов гражданского состояния, популяризации положительного опыта работы среди должностных лиц органов местного самоуправления. В начале 2011 года были проведены районные конкурсы, в которых определились победители - участники первого (отборочного) тура в 6 районах (Княжпогостском, Вуктыльском, Сосногорском, Печорском, Ижемском, Усть-Цилемском). Второй (финальный) тур Второго республиканского конкурса "Лучший по профессии среди должностных лиц органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния" состоялся в марте 2011 года.

Показатель 7. Количество проведенных правовых семинаров-совещаний для должностных лиц органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния на базе территориальных отделов загса.

В 2011 году Управлением загса Республики Коми было проведено 33 правовых семинара-совещания для должностных лиц органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния на базе территориальных отделов загса.

Показатель 8. Доля должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, прошедших стажировку на базе территориального отдела загса, в общем количестве указанных должностных лиц.

Показатель рассчитывается по формуле X=Z/O*100%, где X - доля должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, прошедших стажировку на базе территориального отдела загса в общем количестве указанных должностных лиц, Z - количество должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, прошедших стажировку на базе территориального отдела загса, О - общее количество должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Доля должностных лиц органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, прошедших стажировку на базе территориального отдела загса составила 103,5% (177), что на 3,5% больше запланированных 100% (171).

Превышение показателя связано с проведением дополнительных стажировок для вновь назначенных должностных лиц органов местного самоуправления.

Показатель 9. Доля органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, охваченных выездными и документарными проверками, в общем количестве органов местного самоуправления.

Показатель рассчитывается по формуле X=R*100%/Z, где X - доля органов местного самоуправления поселений, охваченных выездными и документарными проверками, в общем количестве органов местного самоуправления, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния, R - количество проведенных проверок, Z - общее количество органов местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию.

В 2011 г. была проведена 21 проверка органов местного самоуправления поселений, что соответствовало запланированному количеству проверок (12% от общего количества).

Показатель 10. Доля органов местного самоуправления поселений, уполномоченных законом Республики Коми на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в адрес которых не вынесено предписаний об устранении выявленных в результате проверок нарушений законодательства в области государственной регистрации актов гражданского состояния, в общем количестве проверенных указанных органов.

Показатель рассчитывается по формуле X=R/Z*100, где X - доля органов местного самоуправления поселений, уполномоченных законом Республики Коми на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в адрес которых не вынесено предписаний от общего количества проверенных органов, R - количество органов местного самоуправления поселений, уполномоченных законом Республики Коми на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в адрес которых не вынесено предписаний об устранении выявленных в результате проверок нарушений законодательства в области государственной регистрации актов гражданского состояния, Z -общее количество проверенных органов.

При проведении проверок в органах местного самоуправления поселений, уполномоченных на государственную регистрацию актов гражданского состояния в 2011 году предписания об устранении выявленных в результате проверок нарушений законодательства в области государственной регистрации актов гражданского состояния, не выносились, таким образом, данный показатель составил 100%.