Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам
(утв. постановлением администрации муниципального района "Вуктыл" от 30 мая 2013 г. N 05/531)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - Регламент), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального района "Вуктыл", порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие администрации муниципального района "Вуктыл" с заявителями, органами местного самоуправления в Республике Коми, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - муниципальная услуга).

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица, либо их уполномоченные представители, обратившиеся с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженном в письменной или электронной форме.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, телефонах для справок и консультаций, справочных телефонах структурных подразделений, официальном сайте, электронной почте администрации муниципального района "Вуктыл" приводятся в приложении 1 к настоящему Регламенту.

1.3.2. Порядок получения информации заявителями:

а) информацию о правилах предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить непосредственно в отделе формирования и хранения архивных фондов Управления делами администрации муниципального района "Вуктыл" (далее - отдел), службе "одного окна" администрации муниципального района "Вуктыл" (далее - служба "одного окна"):

по письменным обращениям заявителей;

с использованием средств телефонной связи;

посредством электронной почты;

посредством интернета: официальный сайт администрации муниципального района "Вуктыл" - www.vuktyl.com, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) - www.gosuslugi.ru и Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми - www.pgu.ru;

б) информация о порядке предоставления муниципальной услуги также размещается на информационных стендах в помещении, где осуществляется предоставление муниципальной услуги.

1.3.3. Специалист, осуществляющий консультирование (посредством телефона или лично) по вопросам предоставления муниципальной услуги, должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.

При консультировании по телефону специалист должен назвать свою фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), должность, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим его вопросам.

Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляется должностным лицом отдела по следующим вопросам:

при ответах на телефонные звонки и личные обращения заявителей специалисты обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставлять информацию по следующим вопросам:

о наличии запрашиваемых архивных документах в отделе;

о сроке исполнения запроса;

о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства запросы по предоставлению муниципальной услуги;

о правовых актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия правового акта);

о месте размещения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;

иную информацию о правилах предоставления муниципальной услуги.

Если специалист к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для получения информации.

Продолжительность устного информирования каждого заинтересованного лица составляет не более 10 минут.

1.3.4. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

текст настоящего Регламента;

график приема граждан;

фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

адреса (почтовый, электронный, телефоны и режим работы отдела, службы "одного окна");

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

образец заполнения письменного запроса (заявления).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального района "Вуктыл" (далее - администрация) через службу "одного окна", либо непосредственно отделом.

Непосредственное исполнение муниципальной услуги осуществляют должностные лица отдела в соответствии с их компетенцией.

Администрация не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный Советом муниципального района "Вуктыл" от 21 июня 2011 г. N 45 "Об услугах, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления администрацией муниципального района "Вуктыл" муниципальных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг".

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю: архивных справок, архивных выписок или копий архивных документов, находящихся на хранении в отделе, уведомлений о переадресации непрофильных запросов, уведомлений о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательных ответов.

Архивная справка - документ отдела, составленный на бланке администрации, заверенный печатью, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке администрации, заверенный печатью, имеющий юридическую силу и дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием поисковых данных, заверенная в установленном порядке.

2.4. Сроки исполнения муниципальной услуги.

2.4.1. По письменным обращениям ответ на запрос направляется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

В исключительных случаях, запрос, имеющий границу поиска свыше пяти лет и требующий дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску и расширению границ поиска, начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса, но не более чем на 30 календарных дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя с указанием причин.

2.4.2. По телефону должностные лица дают исчерпывающую информацию заявителю по вопросам исполнения запроса.

2.4.3. Запрос, по которому в отделе отсутствуют архивные документы, направляется по принадлежности в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса с уведомлением об этом заявителя о переадресации.

2.4.4. При поступлении в службу "одного окна", отдел запроса гражданина, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, служба "одного окна", отдел в течение 3 рабочих дней запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.4.5. В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок предоставления муниципальной услуги исчисляется с момента получения дополнительных сведений.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 25.12.1993);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства Российской Федерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 13.10.1997, N 41, стр. 8220-8235, "Российская газета", N 182, 21.09.1993, "Российские вести", N 189, 30.09.1993);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства Российской Федерации", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179; Российская газета, 2010, N 168);

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 10.03.1997, N 10, ст. 1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации", 10.01.1994, N 2, ст. 74);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20);

постановление администрации от 08 февраля 2013 г. N 02/134 "Об утверждении Положения об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) администрации муниципального района "Вуктыл", должностных лиц администрации муниципального района "Вуктыл" при предоставлении муниципальных услуг" (далее - Положение);

Положение об отделе формирования и хранения архивных фондов Управления делами администрации муниципального района "Вуктыл", утвержденное постановлением администрации от 24 декабря 2012 г. N 12/1462.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес службы "одного окна" или отдела от заявителей.

В письменном запросе (заявлении) указываются следующие обязательные реквизиты (приложения 2, 3, 4 к настоящему Регламенту):

наименование (и адрес при пересылке) отдела или должностного лица, которому он адресован, либо службы "одного окна";

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес заявителя, контактные телефоны;

изложение существа вопроса (указывается тема и хронология запрашиваемой информации, а также дополнительная информация);

в запросе о предоставлении информации о стаже работы, заработной плате указываются наименование организации, ведомственная принадлежность организации, период работы в организации, должность. В случае изменения фамилии, имени, отчества, указываются те, которые были в указанный период. Отражаются сведения о наличии декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком. К заявлению прикладывается копия трудовой книжки (за период, который необходимо подтвердить, а также первый лист, где указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения);

в запросе о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги необходимо указывать поисковые данные;

для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (письменное согласие на обработку персональных данных от лица, сведения о котором запрашиваются);

дата;

личная подпись.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность, и заполняет анкету-заявление (приложение 5 к настоящему Регламенту).

2.6.2. В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.6.3. Администрация не вправе требовать:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении администрации, предоставляющей муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.7. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса заявителя;

неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;

ограничение доступа к документам, содержащим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса с указанием причины. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в отдел либо в службу "одного окна".

2.8. Муниципальная услуга и информация о ней предоставляется безвозмездно.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги:

поступившее обращение заявителя регистрируется в день поступления специалистом службы "одного окна" или отдела.

2.11. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.11.1. Прием заявлений и документов, связанных с предоставлением муниципальной услуги, производится по месту нахождения службы "одного окна" либо отдела и в соответствии с режимом работы, указанным в приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.11.2. Место приема заявителей располагается в помещении, которое должно быть снабжено:

табличкой с указанием номера кабинета, наименованием должностей лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

столом и стульями для оформления документов;

писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями;

информационным стендом.

2.11.3. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

текст настоящего Регламента;

график приема граждан;

фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

адреса (почтовый, электронный, телефоны и режим работы отдела);

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

образец заполнения письменного запроса (заявления).

2.11.4. Помещения для предоставления муниципальной услуги обеспечиваются необходимыми для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическими изданиями, стульями и столами.

2.11.5. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается наличие мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

2.11.6. Вход в здание по месту нахождения отдела оборудуется табличкой с названием отдела на государственных языках Республики Коми.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

2.13. Иные требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Форма заявления по предоставлению муниципальной услуги размещается на Интернет-сайте администрации муниципального района "Вуктыл" (www.vuktyl.com), а также на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (www.pgu.ru).

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административные процедуры по предоставлению муниципальной услуги:

прием, первичная обработка, регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов по принадлежности;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов заявителям;

направление и выдача ответов заявителям.

Порядок предоставления муниципальной услуги и административные процедуры осуществляются в соответствии с блок-схемой (приложение 8 к настоящему Регламенту).

3.2. Прием, первичная обработка, регистрация запросов и передача их на исполнение.

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в службу "одного окна", отдел, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры является начальник отдела.

3.2.3. Прием и регистрация запроса производится должностным лицом службы "одного окна", отдела.

3.2.4. При приеме запроса от гражданина на копии запроса ставится дата и подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.2.5. При вскрытии конверта проверяется правильность, полнота вложения и целостность документов. Конверт от поступившего письма не уничтожается в случае, когда только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и получения запроса.

3.2.6. При поступлении запроса по электронной почте запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то заявителю направляется уведомление о приеме "Интернет-обращения" к рассмотрению.

3.2.7. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю направляется уведомление с разъяснениями причины отказа, если адрес заявителя поддается прочтению. Критериями принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги являются основания, указанные в пункте 2.7 настоящего Регламента.

3.2.8. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступления запроса в отдел, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

3.2.9. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в отдел и передача его на исполнение специалисту, ответственному за исполнение запросов, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

3.2.10. Способом фиксации результат выполнения административной процедуры является запись от руки черными или синими чернилами входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации, проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

3.3. Анализ тематики и принятие решения о возможности исполнения запроса.

3.3.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение специалистам, ответственным за исполнение запросов.

3.3.2. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры является начальник отдела.

3.3.3. Специалист отдела, ответственный за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с помощью справочно-поисковых средств.

3.3.4. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его на исполнение составляет не более 3 рабочих дней.

3.3.5. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения:

о возможности исполнения запроса;

о направлении запроса по принадлежности;

об отправки уведомления о предоставлении дополнительных сведений;

об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в органах или организациях.

Критерием принятия решения об отправки уведомления о предоставлении дополнительных сведений является неполнота информации, содержащейся в запросе.

Критериями принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги являются основания, указанные в пункте 2.7 настоящего Регламента.

Критериями принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в отделе на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.

Критериями принятия решения о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.4. Направление запросов по принадлежности.

3.4.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник отдела.

3.4.3. По итогам анализа тематики поступившего запроса специалист, ответственный за исполнение запроса, готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в органы и организации по принадлежности.

3.4.4. Одновременно с направлением запроса на исполнение в органы и организации специалист, ответственный за исполнение запросов, уведомляет заявителя о направлении запроса по принадлежности.

3.4.5. Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

3.4.6. Результатом выполнения административной процедуры является факт регистрации (присвоение исходящего номера и даты) сопроводительного письма отдела о направлении запроса для исполнения, а также письма-уведомления в адрес заявителя.

3.4.7. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение от руки черными или синими чернилами номера и даты отправки письма отдела о направлении запроса для исполнения, а также письма-уведомления в адрес заявителя в журнал регистрации, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям.

3.5.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение специалиста отдела о возможности исполнения запроса.

3.5.2. Должностным лицом, ответственными за исполнение административной процедуры, является начальник отдела.

3.5.3. Поиск архивных документов осуществляется специалистами, ответственными за исполнение запросов, с помощью справочно-поисковых средств.

3.5.4. После выявления необходимых архивных документов на их основе составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

3.5.5. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

3.5.5.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивные справки подписываются начальником отдела, исполнителем и заверяются печатью администрации.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.5.5.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью начальника отдела, печатью администрации.

3.5.5.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации и подписью начальника отдела.

3.5.6. Сроки поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовки ответов заявителям, не должны превышать 12 рабочих дней с момента завершения проведения анализа тематики поступивших запросов.

3.5.7. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

3.6. Направление и выдача ответов заявителям.

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся резу