Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам"

Приложение
к постановлению
от 25 ноября 2011 г. N 11/669

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги выдачи архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - Регламент), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального района "Сысольский", порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации и должностными лицами, а также взаимодействие администрации муниципального района "Сысольский" с заявителями, органами государственной власти, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги в режиме "одного окна".

1.2. Получателями муниципальной услуги являются граждане, органы местного самоуправления, органы государственной власти, организации, общественные объединения, юридические лица, индивидуальные предприниматели, заинтересованные в получении архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, телефонах для справок и консультаций, справочных телефонах, официальном сайте, электронной почте приводятся в Приложении 1 к настоящему Регламенту, размещаются на информационных стендах, в средствах массовой информации, на официальном сайте муниципального района "Сысольский".

1.3.2. Порядок получения информации заявителями:

а) информацию о правилах предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить в службе "Одного окна" администрации (далее - служба "Одного окна") и (или) в архивном секторе администрации муниципального района "Сысольский" (далее - архивный сектор):

- по письменным обращениям заявителей в адрес службы "Одного окна";

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством электронной почты;

- посредством интернета: официальный сайт муниципального района "Сысольский" (сысола-адм.рф), Портал государственных услуг - pgu.rkomi.ru и Портал государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru;

б) информация о порядке предоставления муниципальной услуги также размещается на информационных стендах в помещении, где осуществляется предоставление муниципальной услуги.

1.3.3. Специалист, осуществляющий консультирование (посредством телефона или лично) по вопросам предоставления муниципальной услуги, должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.

При консультировании по телефону специалист должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование сектора, а затем в вежливой форме, четко в соответствии с поступившим запросом, предоставить информацию по следующим вопросам:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства Службы "одного окна" запросы по предоставлению муниципальной услуги;

- о правовых актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия правового акта);

- о месте размещения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- иную информацию о правилах предоставления муниципальной услуги.

Если специалист, к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для получения информации. Продолжительность устного информирования каждого заинтересованного лица составляет не более 10 минут.

1.3.4. Информирование заявителей в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. При письменном обращении ответ направляется заинтересованному лицу в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса.

При консультировании по письменным обращениям заинтересованному лицу дается исчерпывающий ответ на поставленные вопросы, указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона исполнителя.

1.3.5. Требования к размещению и оформлению визуальной, текстовой информации.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места подчеркиваются.

На информационном стенде и в сети Интернет размещается следующая информация:

текст настоящего Регламента;

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

- адреса (почтовый, электронный), телефоны и режим работы службы "Одного окна", архивного сектора;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного запроса (заявления).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Выдача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется Администрацией муниципального района "Сысольский" и осуществляется архивным сектором через службу "Одного окна".

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий архивных документов по документам, находящимся на архивном хранении в архивном секторе, уведомлений о переадресации непрофильных запросов, уведомлений о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

2.3.1. Основные понятия, применяемые в настоящем Регламенте:

архивная справка - официальный документ архивного сектора, составленный на бланке архивного сектора администрации муниципального района "Сысольский", заверенный печатью, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - официальный документ архивного сектора, составленный на бланке архивного сектора, заверенный печатью, имеющий юридическую силу и дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке;

заявитель - юридическое или физическое лицо, индивидуальный предприниматель - автор запроса;

объект запроса - физическое лицо либо организация, о которой запрашивают сведения;

запрос социально-правового характера - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами РФ;

тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидность - биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

непрофильный запрос - запросы, поступающие в архивный сектор, но не соответствующие составу фондов, находящихся на хранении в архивном секторе;

отрицательный ответ - официальный ответ архивного сектора на запрос, указывающий на отсутствие в документах архивного сектора сведений, интересующих заявителя;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного сектора по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Запросы исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации в Службе "одного окна". В исключительных случаях заведующий архивным сектором, как уполномоченное на то лицо, вправе продлить срок исполнения запроса, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения пользователя архивными документами.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном секторе, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Официальный текст Конституции РФ с внесенными в нее поправками от 30.12.2008 опубликован в изданиях "Российская газета", N 7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445, "Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009);

Гражданским кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 95, 05.05.2006, "Собрание законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст. 2060, "Парламентская газета", N 70-71, 11.05.2006);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Собрание законодательства РФ", 10.03.1997, N 10, ст. 1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);

Указ Президента РФ от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован в изданиях "Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2, ст. 74);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., N 9059);

Закон Республики Коми от 11.05.2010 года N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

Устав муниципального образования муниципального района "Сысольский".

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление).

В письменном запросе (заявлении) указываются следующие обязательные реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество физического лица, направившего письменный запрос (заявление), в случае обращения юридического лица указываются его реквизиты (полное наименование юридического лица, юридический или фактический адрес, дата и номер, фамилия, имя, отчество исполнителя, контактный телефон);

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, и дата подачи запроса (заявления);

3) фамилия, имя, отчество, дата рождения лица, о котором запрашивается информация, паспортные данные;

4) суть запроса (заявления) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

5) в зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:

- в случае запроса копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ;

- в случае запроса о предоставлении информации о стаже работы, заработной плате указываются наименование организации, ведомственная принадлежность организации, период работы в организации, должность;

- в случае запроса информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги необходимо указать поисковые данные (по объектам: год ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий, сооружений, строительная позиция, номер правового акта; год сноса жилого дома или признания его аварийным и т.д. По физическим лицам: год смены фамилии, усыновления, назначения или освобождения от опеки над несовершеннолетним и т.д.);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

6) для какой цели запрашивается архивная информация.

7) для юридического лица - подпись руководителя.

К запросу (заявлению) прилагаются:

- копия трудовой книжки, если имеется в наличии (за период, который необходимо подтвердить, а также первый лист, где указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения);

- копии других документов, связанных с темой запроса;

- документы (доверенность, оформленная в установленном порядке, и т.п.), подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.

При обращении предъявляется документ, удостоверяющий личность.

Если в заявлении (запросе) отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для исполнения заявления (запроса) сведения. После получения ответа с уточненными данными прием документов и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

В случае запроса информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в целях сокращения срока предоставления муниципальной услуги, необходимо указывать поисковые данные.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Шаблоны заявлений, которые заполняются собственноручно, и документов, требуемых от заявителя для предоставления муниципальной услуги, приводятся в Приложениях 2, 3, 4 к настоящему Регламенту,

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

В соответствии с законодательством Российской Федерации оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги не имеется.

2.8. Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для отказа в выдаче архивной информации по запросам пользователей архивными документами является:

- отсутствие в заявлении наименования юридического лица, для граждан - данных о заявителе, направившем обращение, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

- отсутствия в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

- текст заявления (запроса) не поддается прочтению;

- наличие в заявлении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих муниципальную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

- в случае если в заявлении содержаться претензии, на которые заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2) плохое физическое состояние (текст не поддается прочтению) архивных документов;

3) ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.

Основанием для отсрочки в выдаче архивной информации по запросам пользователей архивными документами является:

1) выдача документов во временное пользование другим учреждениям;

2) выдача документов другому пользователю;

3) необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного сектора (справочная работа, проведение проверки наличия и состояния, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления).

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

Получение результата предоставления муниципальной услуги осуществляется в порядке общей живой очереди.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившее обращение заявителя регистрируются в день поступления специалистом Службы "одного окна".

2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Прием заявлений и документов, связанных с предоставлением муниципальной услуги, производится по месту нахождения Службы "одного окна" в соответствии с режимом работы, указанным в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

Прием заявителей осуществляется в помещении службы "Одного окна", которые снабжаются табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги, времени приема граждан, времени перерыва на обед, времени технического перерыва.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

Места ожидания в очереди для предоставления муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, скамьями (банкетками). Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Количество мест ожидания определяется из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании.

Помещения для предоставления муниципальной услуги обеспечиваются необходимыми для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой), информационными и справочными материалами, наглядной информацией, бланками заявлений, канцелярскими принадлежностями, периодическими изданиями, стульями и столами.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды посетителей.

Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

2.14. Требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещается на сайте муниципального района "Сысольский" (сысола-адм.рф), а также на Портале государственных услуг (функций) - pgu.rkomi.ru, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) - gosuslugi.ru.

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов, поступивших от заявителя;

- рассмотрение письменных заявлений и документов заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги,

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы и организации;

- направление запросов на исполнение сотрудникам архивного сектора;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- отправка заявителям архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов или мотивированных отказов.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в Приложении 6 к настоящему Регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду приложение 5 к настоящему Регламенту

3.2. Административная процедура "Прием и регистрация документов, поступивших от заявителя".

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение в службу "Одного окна" заявителя с заявлением и документами, указанными в пункте 2.6. настоящего Регламента.

3.2.2. Заявитель обращается с заявлением и комплектом документов по почте или представляет лично в службу "Одного окна".

Прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема граждан.

3.2.3. При получении документов специалист службы "Одного окна" рассматривает представленные заявителем документы на предмет их соответствия требованиям законодательства, с оценкой их полноты и достоверности. Регистрирует заявление в день получения и вносит в журнал регистрации (журнал личного состава и муниципального архива ведутся раздельно) сведения о приеме заявления, в том числе:

- регистрационный номер (регистрация ведется в соответствии с требованиями делопроизводства по архиву);

- дату приема документов;

- наименование заявителя;

- аннотацию к документу.

3.2.4. Каждому поступившему обращению заявителя присваивается самостоятельный регистрационный номер.

3.2.5. Срок выполнения административной процедуры составляет один день.

3.2.6. Результатом исполнения административной процедуры является прием и регистрация документов, поступивших от заявителя.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Рассмотрение письменных заявлений и документов заявителя и заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги, анализ тематики поступивших запросов.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное обращение (запрос) заявителя.

3.3.2. В день поступления обращения (запроса) специалист службы "Одного окна", осуществляет:

- сбор документов в органах государственной власти различного уровня, организациях, не касающихся непосредственно заявителей, но необходимых для выдачи запрашиваемых документов, обмен справочной информацией и совершение иных операций, направленных на обеспечение подготовки требуемых заявителем документов.

3.3.3. В случае выявления несоответствия заявления и документов установленным требованиям пунктов 2.6., 2.7., 2.8. настоящего Регламента, заявитель информируется в письменной форме об имеющихся недостатках, способах и сроках их устранения и о приостановлении рассмотрения заявления до поступления в службу "Одного окна" недостающих сведений и (или) документов.

3.3.4. Специалист службы "Одного окна" осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов заведующему архивным сектором.

3.3.5. Заведующий архивным сектором осуществляет анализ тематики поступивших запросов, имеющихся в архивном секторе документов и научно-справочного аппарата к ним.

В результате анализа определяется:

- правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения.

3.3.6. По итогам анализа тематики поступивших запросов заведующий архивным сектором направляет запросы для исполнения сотрудникам архивного сектора с учетом их необходимых профессиональных навыков.

3.3.7. Подготовка ответов заявителям.

Подготовку проектов ответов заявителям осуществляют сотрудники архивного сектора. Ответ может быть подготовлен в виде:

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии;

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- информационные письма с иными сведениями;

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного сектора составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью.

3.3.8. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов.

Архивные справки, архивные выписки, уведомления и информационные письма оформляются на бланке архивного сектора и адресуется непосредственно заявителю.

3.3.8.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, пронумеровываются и скрепляются печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.3.8.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.3.8.3. Архивная копия, состоящая из одного листа, заверяется печатью и подписью лица, изготовившего копию. На копии проставляется шифр единицы хранения и номер листа.

На обороте каждого листа архивной копии, состоящей из нескольких листов, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются). Архивная копия заверяется печатью и подписью лица, ее изготовившего.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.3.9. При отсутствии в архивном секторе документов, необходимых для исполнения обращения (запроса), запросы (обращения) направляются на исполнение в органы и организации по месту хранения архивных документов, о чем уведомляется заявитель.

При отсутствии в архивном секторе сведений о месте нахождения необходимых для исполнения обращения (запроса) архивных документов, составляется и выдается заявителю уведомление в форме письма с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

В случае, когда запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, копии запроса направляются в соответствующие органы и организации, о чем уведомляется заявитель.

Срок выполнения административной процедуры в данном случае составляет не более 5 дней.

3.3.10. В случае отказа или приостановки предоставления муниципальной услуги заявителю направляется (выдается) уведомление за подписью заведующего архивным сектором с указанием его причины.

3.3.11. Срок выполнения административной процедуры составляет не более 30 дней с момента регистрации документов, в исключительных случаях срок исполнения обращения (запроса) может быть продлен, но не более чем на 30 дней, заведующим архивным сектором, как уполномоченным на то лицом.

Заявителю направляется информационное письмо за подписью заведующего архивным сектором о продлении срока выполнения административной процедуры.

3.3.12. Результатом исполнения административной процедуры являются подготовленные:

- проект архивной справки, архивной выписки;

- копия архивного документа;

- проект приостановки предоставления муниципальной услуги;

- проект мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- проект уведомления об отсутствии запрашиваемых документов;

- проект уведомления о переадресации запроса по назначению, по принадлежности:

- проект информационного письма.

3.4. Административная процедура "выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры являются подготовленные специалистами архивного сектора проекты документов.

3.4.2. Подготовленные проекты документов заверяются подписью заведующего архивным сектором и ответственного исполнителя, подготовившего документы, и печатью архивного сектора.

3.4.3. Подготовленные ответы на обращения (запросы) заявителя, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, информационные письма передаются заведующим архивным сектором специалисту Службы одного окна в день их исполнения.

3.4.5. Выдача запрашиваемых документов или мотивированных отказов, уведомлений, информационных писем направляются специалистом службы "Одного окна" способом, указанным в обращении заявителя: простым почтовым отправлением по указанному заявителем адресу или передается лично в руки заявителю в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации представленных заявителем документов. В исключительных случаях данный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, заведующим архивным сектором, как уполномоченным на то лицом.

Запрашиваемые документы при личном обращении быть выданы заявителю при предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц - по доверенности, оформленной в установленном порядке.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

3.4.6. Срок оформления документа, определенный в регламенте подготовки документов, исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем подачи запроса в службу "Одного окна".

3.4.7. Сроком выдачи заявителю запрашиваемого документа считается день, следующий за днем исполнения документа (в рабочих днях).

3.4.8. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.9. Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных справок, архивных выписок, или копий архивных документов, уведомлений, информационных писем или мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений и последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги специалистом службы "Одного окна" и специалистами архивного сектора, а также принятием решений специалистами архивного сектора осуществляется заведующим отделом контроля и делопроизводства администрации муниципального района "Сысольский" и заведующим архивным сектором.

4.2. Специалист службы "Одного окна" несет ответственность за полноту собранных документов, за правильность выполнения процедур по приему, требований к составу документов, грамотность консультирования. Специалисты архивного сектора несут ответственность за грамотность консультирования, правильность оформления документов, соблюдение требований к документам.

4.3 Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами службы "Одного окна" и архивного сектора положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Коми и администрации муниципального района "Сысольский".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

4.4. Проверки могут быть плановыми (в соответствии с планом работы администрации района) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.5. Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании распоряжения руководителя администрации.

4.6. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, который составляется в 2 (двух) экземплярах. В акте отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт подписывается должностными лицами, проводившим проверку и утверждается руководителем администрации. Первый экземпляр акта приобщается к материалам проверки, второй экземпляр не позднее 5 (пяти) дней со дня завершения проверки направляется заявителю заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

4.7. По результатам проведенных проверок, оформленных документально в установленном порядке, в случае выявления нарушений прав заявителей, руководителем администрации муниципального района "Сысольский" осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц администрации муниципального района "Сысольский" в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном порядке.

5.2. Заявитель может обратиться с соответствующим обращением (Приложение N 4 настоящего Регламента) к руководителю администрации муниципального района "Сысольский" или первому заместителю руководителя администрации, курирующему вопросы архивного дела и предоставление данной муниципальной услуги.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступившее в администрацию обращение (жалоба), которое регистрируется в день его поступления в отделе контроля и делопроизводства администрации в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в администрации, и передается для предварительного рассмотрения заведующему архивным сектором.

5.4. После предварительного рассмотрения обращение (жалоба) заявителя передается первому заместителю руководителя администрации или руководителю администрации, который принимает решение о проведении служебной проверки по существу поступившего обращения (жалобы) и назначает ответственное лицо за проведение служебной проверки и подготовки проекта ответа на обращение (жалобу).

5.5. В письменном обращении указываются:

а) наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо соответствующее должностное лицо;

б) фамилия, имя, отчество заявителя либо полное наименование юридического лица;

в) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон;

г) суть обращения;

д) личная подпись (подпись уполномоченного представителя) и дата. Письменное обращение составляется в произвольной (свободной) форме и должно быть написано разборчивым почерком, позволяющим рассмотреть поступившее обращение.

5.6. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в направлении ответа по существу на обращение (жалобу):

- в обращении (жалобе) отсутствуют данные о заявителе, направившем обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- наличие в обращении (жалобе) нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;

- в случае если в обращении (жалобе) содержатся претензии, на которые ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства.

5.7. Рассмотрение письменной жалобы и направление заявителю ответа о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, должно быть произведено в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления для получения необходимых для рассмотрения обращения документов, срок рассмотрения обращения может быть продлен на срок не более чем 30 дней, о чем заявитель уведомляется в письменной форме.

При устном обращении ответ заявителю дается непосредственно в ходе личного приема.

5.8. Если в результате рассмотрения обращения доводы заявителя признаны обоснованными, то принимается решение о привлечении к ответственности должностного лица, допустившего нарушение в ходе исполнения муниципальной услуги требований действующего законодательства, настоящего Регламента и повлекшее за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

5.9. В случае отказа в направлении ответа по существу на обращение (жалобу) заявитель уведомляется в письменной форме о причинах отказа.

5.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.11. Результатом досудебного обжалования является письменный ответ по существу указанных в обращении (жалобе) претензий.

5.12. Ответственность за объективное и своевременное рассмотрение обращения по обжалованию действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, несет руководитель администрации.