Приложение. Административный регламент Архивного агентства Республики Коми по предоставлению государственной услуги по выдаче разрешения государственным архивам Республики Коми на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности Республики Коми, за пределы Российской Федерации

Приложение

Административный регламент
Архивного агентства Республики Коми по предоставлению государственной услуги по выдаче разрешения государственным архивам Республики Коми на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности Республики Коми, за пределы Российской Федерации
(утв. приказом Архивного агентства Республики Коми от 24 июля 2012 г. N 37)

С изменениями и дополнениями от:

7 ноября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Архивного агентства Республики Коми по предоставлению государственной услуги по выдаче разрешения государственным архивам Республики Коми на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности Республики Коми, за пределы Российской Федерации (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Коми (далее - Агентство), а также порядок взаимодействия Агентства с органами государственной власти Республики Коми и государственными архивами Республики Коми при предоставлении государственной услуги.

Временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации осуществляется государственными архивами Республики Коми для организации выставок или участия в выставках и других целей популяризации и использования архивных документов.

1.2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают государственные архивы Республики Коми (далее - Заявитель):

- Государственное учреждение Республики Коми "Национальный архив Республики Коми";

- Государственное учреждение "Республиканский архив документов по личному составу".

Полномочия уполномоченных представителей, указанных в абзаце первом настоящего пункта, подтверждаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.3. Сведения о месте нахождения и графике работы, справочных телефонах, адресе электронной почты Агентства:

Место нахождения Агентства: 167982, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Первомайская, дом 90;

График (режим) работы Агентства:

- понедельник - четверг с 8.30 до 17.00, в пятницу с 8.30 до 15.30

- обеденный перерыв с 13.00 до 14.00,

- суббота и воскресенье - выходные дни.

Телефон Агентства: приемная (8212) 24-61-55 (факс), (8212) 24-05-26.

Справочный телефон специалистов, предоставляющих государственную услугу: (8212) 24-53-20

Адрес электронной почты: e-mail: archkom@mail.ru.

1.4. Информирование о порядке предоставления государственной услуги.

1.4.1. Информация по вопросам предоставления государственной услуги может быть получена гражданами:

непосредственно в Агентстве (размещение информации на информационных стендах, устное информирование специалистами Агентства, указанных в пункте 1.3 настоящего Регламента, на личном приеме);

по почте (по письменным обращениям граждан);

на официальном сайте Агентства в сети Интернет (htpp://www.arhiv.rkomi.ru), Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru), Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru);

с использованием средств телефонной и факсимильной связи, электронной почты.

1.4.2. Заявитель вправе получить устную, в том числе по телефону, информацию о регистрации его обращения.

1.4.3. Информация о месте личного приема, а также об установленных для личного приема днях и часах (графике личного приема граждан) размещается в фойе здания, где находится Агентство.

1.4.4. В сети Интернет на официальном сайте Агентства размещаются следующие информационные материалы:

полное наименование и полные почтовые адреса Агентства;

справочные телефоны, по которым можно получить консультации;

адреса электронной почты;

текст настоящего Регламента.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1 .Наименование государственной услуги:

Выдача разрешения государственным архивам Республики Коми на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности Республики Коми, за пределы Российской Федерации" (далее - временный вывоз документов Архивного фонда РФ).

Краткое наименование государственной услуги: выдача разрешения на временный вывоз архивных документов за пределы РФ .

2.2. Государственная услуга предоставляется Архивным агентством Республики Коми.

2.3. Результат предоставления государственной услуги.

Конечным результатом исполнения государственной услуги является выдача разрешения в виде письма Агентства Заявителям на временный вывоз документов Архивного фонда РФ для получения в установленном порядке свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги:

2.4.1. Срок принятия решения о выдаче разрешения Заявителям на временный вывоз документов Архивного фонда РФ, находящихся в собственности Республики Коми, заявленных к временному вывозу за пределы Российской Федерации, для получения в установленном порядке разрешения на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации не должен превышать 7 календарных дней с момента обращения Заявителя.

2.4.2. Сроки прохождения отдельных административных процедур, в том числе сроки выполнения действий отдельными должностными лицами Агентства, определены в разделе 3 "Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения" настоящего Регламента.

2.4.3. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 7 календарных дней.

2.5. Государственная услуга предоставляется Агентством в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Законом Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей" (Российская газета, 15.05.1993, N 92);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 2007, N 20);

Постановлением Правительства Республики Коми от 5 апреля 2012 г. N 129 "Об Архивном агентстве Республики Коми" (Официальный Интернет-портал Республики Коми, раздел "Правовые документы", 5 апреля 2012 г.).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

Для предоставления государственной услуги Заявителем должны быть представлены в Агентство следующие документы:

2.6.1. Копия договора с принимающей стороной о целях и условиях временного вывоза документов Архивного фонда РФ на русском языке (или с заверенным переводом на русский язык).

2.6.2. Копия документа, подтверждающего коммерческое страхование временно вывозимых документов Архивного фонда РФ с обеспечением всех случаев страховых рисков (страховой полис), либо документ о государственной гарантии финансового покрытия всех рисков, представленный страной, принимающей архивные документы, с заверенным переводом на русский язык.

2.6.3. Копия документа, подтверждающего гарантии принимающей стороны и гарантии государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов Архивного фонда РФ, с заверенным переводом на русский язык.

2.6.4. Список временно вывозимых документов Архивного фонда РФ, составленный по установленной форме, заверенный подписями директора и главного хранителя фондов государственных архивов, а также печатями государственных архивов Республики Коми.

2.6.5. Акт страховой оценки документов и выписка из протокола заседания Комиссии по проведению денежной оценки документов Архивного фонда РФ с утверждением страховой стоимости документов.

2.6.6. Заключение специалистов государственных архивов Республики Коми о состоянии сохранности временно вывозимых архивных документов Архивного фонда РФ, находящихся в собственности Республики Коми, за пределы Российской Федерации.

2.6.7. Заявление Заявителя в Агентство на выдачу разрешения на временный вывоз документов Архивного фонда РФ (Приложение 2 к настоящему Регламенту).

Указанные в пп. 2.6.1 - 2.6.7 документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (подпись и печать), должны быть исполнены четко по установленной форме, подпись руководителя и оттиск печати, содержащиеся на документе, должны быть отчетливыми.

Необходимые для предоставления государственной услуги документы могут быть направлены в Агентство по почте или переданы должностному лицу Агентства при личном обращении.

2.7. В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги может быть отказано, если документы, представленные Заявителем для предоставления государственной услуги, не соответствуют требованиям пунктов 2.6.1 - 2.6.7 настоящего Регламента.

2.8. Законодательством не предусмотрены основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.9. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного агентства Республики Коми от 7 ноября 2013 г. N 60 пункт 2.10 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. Максимальное время ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не может превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги не может превышать одного рабочего дня со дня поступления запроса в Агентство.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Помещения для предоставления государственной услуги обеспечиваются необходимыми для предоставления государственной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, стульями и столами.

Помещения, в которых осуществляется прием заявителей, оборудуются таким образом, чтобы обеспечить беспрепятственное передвижение инвалидов, в том числе использующих кресла-коляски.

Места проведения личного приема граждан оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи, питьевой водой, разовыми стаканами.

На информационном стенде размещается информация о порядке предоставления государственной услуги, сведения о месте нахождения и графике работы Агентства, справочных телефонах, адресе электронной почты Агентства, рекомендуемая форма письменного обращения, информация о месте личного приема, а также об установленных для личного приема днях и часах.

2.13. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении обращений.

Агентство, должностное лицо Агентства:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) информирует о порядке предоставления государственной услуги, о нормативной правовой базе, методической литературе по вопросам, связанным с предоставлением государственно услуги; о перечне документов, которые необходимо предоставить Заявителю на рассмотрение в Агентство для оказания ему государственной услуги.

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Доступность государственной услуги определяется порядком информирования о ее предоставлении	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес обращений, рассмотренных в установленный срок, в общем количестве обращений	%	100
Удельный вес повторных обращений в общем количестве обращений	%	0

2.15. Особенности предоставления государственной услуги в электронной форме.

Государственная услуга по выдаче разрешения государственным архивам Республики Коми на временный вывоз документов Архивного фонда РФ для получения в установленном порядке свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации, может быть предоставлена Заявителю по электронной почте, если он располагает техническими возможностями осуществить сканирование представляемых для рассмотрения вопроса документов, сформировать электронное дело, все документы которого связаны единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю, и заверить электронное дело своей электронной цифровой подписью.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов Заявителя, необходимых для предоставления государственной услуги; принятие решения о соответствии (несоответствии) документов требованиям Регламента;

рассмотрение и анализ представленных документов; подготовка проекта письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ;

принятие решения и подписание письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении 1 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления государственной услуги; принятие решения о соответствии (несоответствии) документов требованиям Регламента.

3.2.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является личное или письменное обращение Заявителя в Агентство, с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов, указанных в п. 2.6 настоящего Регламента.

3.2.2. Прием и регистрацию документов Заявителя осуществляет специалист Агентства, ответственный за делопроизводство.

3.2.3. Специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, устанавливает цель обращения Заявителя, проверяет наличие всех необходимых документов.

Максимальный срок выполнения административного действия - 30 минут.

3.2.4. Регистрации подлежат все поступившие обращения Заявителя в Агентство, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным пунктом 2.6 настоящего Регламента.

На обращении Заявителя проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.2.5. В случае соответствия представленных документов пункту 2.6 Регламента специалист Агентства принимает решение о приеме документов Заявителя, после чего документы подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.2.6. В случае несоответствия представленных документов пункту 2.6 Регламента специалист Агентства отказывает Заявителю в приеме документов и разъясняет порядок приведения представленных документов в соответствие с требованиями Регламента.

Отказ в приеме документов может быть дан в устной форме. По просьбе Заявителя отказ должен быть оформлен в письменной форме. В отказе должны содержаться основания для отказа в приеме документов и рекомендации по устранению данного несоответствия.

Устный отказ должен быть сформулирован в день обращения Заявителя.

Максимальный срок выполнения административного действия по составлению письменного отказа - 3 дня.

Письменный отказ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Письменный отказ может быть выдан Заявителю на руки, о чем делается отметка в книге исходящей корреспонденции. Заявитель должен расписаться за получение письменного отказа в журнале исходящей корреспонденции. В случае направления письменного отказа по почте он направляется Заявителю с приложением представленных им документов.

3.2.7. Контроль за выполнением административной процедуры по приему представленных Заявителем документов осуществляет специалист Агентства, участвующий в оказании государственной услуги.

3.2.8. Результатом выполнения административной процедуры могут являться:

прием документов Заявителя на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) для принятия решения о выдаче разрешения на временный вывоз документов Архивного фонда РФ;

отказ в приеме и рассмотрении документов.

3.3. Рассмотрение и анализ представленных документов. Подготовка проекта письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является прием документов от Заявителя на рассмотрение для принятия решения о выдаче разрешения на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

3.3.2. Должностным лицом, ответственным за регистрацию принятых к рассмотрению документов, является специалист Агентства, ответственный за ведение делопроизводства.

3.3.3. Руководитель (заместитель руководителя) Агентства в трехдневный срок с момента регистрации обращения Заявителя направляет поручение о рассмотрении обращения специалистам Агентства. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа заявителю.

3.3.4. Специалист Агентства проводит всесторонний анализ представленных Заявителем документов, заявленных целей и условий их временного вывоза, гарантийных обязательств принимающей стороны в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов Архивного фонда РФ, проводит проверку соответствия списка заявленных к временному вывозу документов Архивного фонда РФ акту страховой оценки документов и заключению специалистов государственных архивов, а также соответствия представленных документов нормативным требованиям к составлению и оформлению, после чего готовит проект письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ (Приложение 3 к настоящему Регламенту).

Максимальный срок выполнения административного действия - 5 дней.

3.3.5. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются обеспечением соответствия (несоответствия) представленных Заявителем документов установленным нормативным требованиям к их составлению и оформлению.

3.3.6. Контроль за выполнением административной процедуры по рассмотрению представленных Заявителем документов и подготовке проекта разрешения на временный вывоз документов Архивного фонда РФ осуществляет заместитель руководителя Агентства.

3.3.7. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка проекта письма Агентства с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

3.4. Принятие решения и подписание письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является подготовка проекта письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за принятие решения о разрешении временного вывоза документов Архивного фонда РФ, является руководитель Агентства.

3.4.3. Проект письма представляется на согласование заместителю руководителя Агентства, при наличии замечаний в него вносятся необходимые изменения и уточнения, при отсутствии замечаний проект письма визируется заместителем руководителя Агентства.

Окончательный вариант письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда представляется на рассмотрение руководителю Агентства, который принимает решение о разрешении временного вывоза документов Архивного фонда РФ и подписании письма в порядке, установленном настоящим Регламентом.

Подписанное письмо регистрируется Специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в порядке, определенном настоящим Регламентом.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 30 минут.

3.4.4. Критериями для принятия решения по согласованию проекта письма с разрешением на временный вывоз документов Архивного фонда РФ и его подписанию являются основания его подготовки, соответствие требованиям нормативных правовых документов, указанных в п. 2.5, и требованиям к составлению, оформлению и порядку представления на согласование, установленные настоящим Регламентом.

3.4.5. Максимальный срок исполнения административной процедуры - 3 дня.

3.4.6. Контроль за выполнением административной процедуры осуществляется заместителем руководителя Агентства, при его подписании - руководителем (заместителем) Агентства.

3.4.7. Результатом административной процедуры является зарегистрированное и направленное в установленном порядке Заявителю письмо с разрешением Агентства на временный вывоз документов Архивного фонда РФ.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением специалистами Агентства положений Регламента и иных правовых норм, устанавливающих требования к исполнению государственной услуги, осуществляется заместителем руководителя Агентства.

4.2. Текущий контроль проводится путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Агентства положений настоящего Регламента.

4.3. Обращение Заявителя (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля после направления ответа Заявителю.

Обращение (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля после направления окончательного ответа Заявителю.

Данные о снятии с контроля обращения (поручения о рассмотрении обращения) специалист Агентства, ответственный за делопроизводство, вносит в систему электронного документооборота.

4.4. Специалисты Агентства несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации, за свои решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

4.5. Контроль за рассмотрением своего обращения может осуществлять Заявитель на основании информации, полученной у специалиста Агентства, ответственного за делопроизводство, или по телефону.