Приложение. Административный регламент по оказанию муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Муниципального учреждения Администрация Муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области"

Приложение
к постановлению
от 23 июня 2010 г. N 1056-п

Административный регламент
по оказанию муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Муниципального учреждения Администрация Муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по оказанию муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Муниципального учреждения Администрация Муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области" (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги (далее - муниципальная услуга), а также определения сроков и последовательности действий (далее - административные процедуры).

1.2. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29.07.2006, N 165);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Оренбургской области N 2551 от 17 августа 2005 г "Об архивном деле в Оренбургской области";

- Уставом муниципального образования Курманаевский район;

- распоряжением Главы района от 06.07.2006 г. N 632-р "Об утверждении Положения об архивном отделе Муниципального учреждения Администрация Муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области".

1.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Муниципального учреждения Администрация Муниципального образования Курманаевский район (далее - отдел) бесплатно.

1.5. Конечным результатом оказания муниципальной услуги является выдача заявителю: копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в отделе, уведомлений о переадресации непрофильных запросов, уведомлений о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательных ответов.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. (Приложение N 1)

Архивная копия - копия документа дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. (Приложение N 2)

Научно-справочный аппарат - комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог).

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме. (Приложение N 3)

Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов.

Запрос социально-правового характера - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Информация о муниципальной услуге предоставляется путем:

- получения консультации у специалиста отдела;

- размещения информационного материала на стендах отдела;

- использования средств телефонной связи и средств массовой информации.

2.1.2. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Заявители, направившие в отдел заявления (запросы), в обязательном порядке информируются специалистами:

- о ходе рассмотрения заявления (запроса);

- о принятом по заявлению (запросу) решении;

- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

2.1.3. На информационных стендах в местах оформления заявлений (запросов) размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных, нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;

- извлечения из Регламента;

- перечень документов, которые могут прилагаться к заявлению (запросу);

- образцы оформления заявлений для предоставления муниципальной услуги;

- месторасположение, график (режим) работы, номер телефона; (приложение N 4);

- основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

2.2. Требования к составу документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес отдела.

2.2.2. Заявление должно содержать сведения:

- наименование органа местного самоуправления, в который направляется письменное заявление, либо фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица и его должность;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица, направившего письменное заявление, в случае обращения юридического лица указываются реквизиты юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон, личная подпись и дата подачи заявления;

- суть заявления;

- в случае запроса о предоставлении информации о стаже работы, заработной плате указываются наименование организации, ведомственная принадлежность организации, период работы в организации, должность. К заявлению может прилагаться копия трудовой книжки (за период, который необходимо подтвердить, а также первый лист, где указаны фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) и дата рождения);

- в случае запроса информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги могут быть указаны поисковые данные (по объектам: год ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, строительная позиция, номер правового акта; год сноса жилого дома или признания его аварийным и т.д. По физическим лицам: (год усыновления, назначения или освобождения от опеки над несовершеннолетним, смены фамилии и т.д.);

- для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Требования к документам, предоставляемым заявителями

2.3.1. Заявление (запрос) подается заявителем в отдел в письменном виде в произвольной форме.

Заявление может быть заполнено рукописным или машинописным способами, распечатано посредством электронных печатающих устройств.

2.3.2. Тексты документов, представляемых для оказания муниципальной услуги, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения, контактных телефонов; фамилии, имени и отчества (при наличии) физических лиц - полностью, с указанием адреса, по которому необходимо отправить ответ.

2.3.3. Не подлежат приему для оказания муниципальной услуги документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.

2.4. Требования к организации и ведению приема получателей муниципальной услуги

2.4.1. Прием получателей муниципальной услуги специалистами отдела ведется в порядке живой очереди.

2.4.2. Рабочие места специалистов отдела оборудуются персональными компьютерами с установленным необходимым программным обеспечением, телефонами и другой оргтехникой, позволяющими организовать предоставление муниципальной услуги качественно и в полном объеме.

Специалистам отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяется бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.5. Требования к местам ожидания, получению информации и заполнению необходимых документов.

2.5.1. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.5.2. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

2.5.3. Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.5.4. Прием заявителей осуществляется в рабочем кабинете специалистов.

Помещения отдела должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

2.5.5. Лица, являющиеся престарелыми и инвалидами, в случае личной явки в отдел для получения муниципальной услуги, принимаются вне очереди.

2.6. Сроки исполнения муниципальной услуги

2.6.1. Письменное заявление (запрос) заявителя регистрируется в течение 3-х дней с момента поступления в отдел.

В случае поступления заявления (запроса) в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Заявление (запрос), не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный), в течение 5 дней с момента его регистрации в отделе направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

2.6.2. По заявлениям (запросам): судебных органов - срок исполнения определяется исходя из указанного в запросе срока представления ответа на запрос;

2.6.3 Срок исполнения запроса социально-правового характера отделом не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. В исключительных случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения запроса может быть продлен должностным лицом либо уполномоченным на то лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя.

Срок исполнения запроса по системе научно-справочного аппарата архива (НСА) составляет не более 15 дней с момента его регистрации.

2.6.4. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке в 30-дневный срок либо в согласованные с ними сроки.

2.7. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги

2.7.1. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано, если:

- в отделе отсутствуют документы по запрашиваемой тематике;

- запрашиваемые документы находятся в неудовлетворительном физическом состоянии, не имеют копии в фонде пользования (для использования в архивохранилище);

- ответ по существу поставленного в заявлении (запросе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, либо персональных данных без предоставления доверенности, оформленной в установленном порядке;

- в заявлении (запросе) не указаны фамилия заявителя и/или почтовый адрес для ответа, отсутствуют личная подпись заявителя и дата;

- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного заявления (запроса) не поддается прочтению;

- заявления (запросы), содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания;

- если в заявлении (запросе) отсутствуют необходимые для поиска сведения (при предоставлении недостающих данных заявитель может вновь обратиться за предоставлением данной услуги).

2.7.2. Об отказе в предоставлении муниципальной услуги письменно сообщается заявителю в течение 5 дней.

3. Административные процедуры

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры отдела:

- прием заявлений (запросов);

- анализ тематики поступивших заявлений (запросов);

- регистрация заявлений (запросов);

- направление непрофильных заявлений (запросов) на исполнение в организации по принадлежности;

- сбор, подготовка, требования к оформлению и направление ответов заявителям.

3.2. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении N 5 к настоящему Регламенту.

4. Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником отдела, управляющим делами администрации Курманаевского района, координирующим вопросы в области архивного дела на территории Муниципального образования Курманаевский район.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок по соблюдению и исполнению специалистами положений настоящего Регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих порядок формирования и ведения учета получателей муниципальных услуг.

4.3. Муниципальное учреждение Администрация Муниципального образования Курманаевский район организует и осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги отделом.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей муниципальной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов отдела.

По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются по решению Главы Курманаевского района.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы), тематический характер и внеплановый характер (по конкретному обращению получателя муниципальной услуги).

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе оказания муниципальной услуги

5.1. Физические и юридические лица (далее также - получатели муниципальной услуги) имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействий специалистов отдела, путем подачи жалобы начальнику отдела, управляющему делами администрации района, координирующему вопросы в области архивного дела на территории Муниципального образования Курманаевский район, Главе района, в прокуратуру или в судебном порядке.

Получатели муниципальной услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).

5.2. Жалоба физического или юридического лица в письменной форме должна содержать следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина, составившего обращение, или наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

- наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- наименование органа, должности, фамилии, имени и отчества специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- существо обжалуемого решения, действия (бездействия).

Дополнительно в жалобе могут быть указаны причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых физическое или юридическое лицо считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые физическое или юридическое лицо считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

Жалоба подписывается подавшим ее физическим лицом или уполномоченным представителем юридического лица. Указывается дата составления жалобы.

Письменные обращения получателей муниципальной услуги регистрируются в порядке делопроизводства в течение трех дней с момента поступления.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.6. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо принимает решение об удовлетворении требований физического или юридического лица и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется физическому или юридическому лицу.

5.7. Разрешение споров получателей муниципальной услуги с уполномоченными органами, рассмотрение претензий осуществляется в претензионном или ином досудебном порядке урегулирования.

Рассмотрение Муниципальным учреждением Администрация Муниципального образования Курманаевский район жалоб (претензий) физических или юридических лиц и урегулирование споров осуществляется в порядке рассмотрения жалоб граждан и юридических лиц на действия должностных лиц органов местного самоуправления и принятия по ним решений.

5.8. Продолжительность рассмотрения жалоб или урегулирования споров не должна превышать 30 дней с момента поступления жалобы (претензии) или возникновения спора.

В случае, если по обращению требуется провести служебное расследование, проверку или обследование, срок его рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 дней по решению Главы района. О продлении срока рассмотрения обращения физическое или юридическое лицо уведомляется письменно с указанием причин продления.