Приложение N 1. Стандарт качества предоставления муниципальных услуг в сфере деятельности архивного дела в городе Бузулуке "Прием документов на хранение" (далее - стандарт качества)

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Бузулука
Оренбургской области
от 14 ноября 2011 г. N 78-п

Стандарт качества
предоставления муниципальных услуг в сфере деятельности архивного дела в городе Бузулуке "Прием документов на хранение"
(далее - стандарт качества)

I. Общие положения

1.1. Разработчик стандарта качества - Администрация города Бузулука.

1.2. Наименование муниципальной услуги: "Прием документов на хранение" (далее - муниципальная услуга).

1.3. Область применения стандарта качества: Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству муниципальной услуги "Прием документов на хранение" и применяется при предоставлении муниципальной услуги Архивом.

1.4. Термины и определения:

Муниципальный архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующаяся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также иных архивных документов, приобретенных в муниципальную собственность на законном основании, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Опись дел и документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единица измерения - значение, приписываемое измеряемой величине, сопровождаемое любую другую относящуюся к измерению информацию.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Источниками комплектования Архива выступают организации и граждане, в процессе которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования муниципального архива в обязательном порядке.

1.5. Нормативные правовые акты, регламентирующие качество предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 02.05 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Закон Оренбургской области от 29.08.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области".

II. Требования к качеству предоставления муниципальной услуги

2.1. Сведения об услуге

Предметом муниципальной услуги является обеспечение сохранности, учета и использования дел постоянного хранения и дел по личному составу органов местного самоуправления и организаций муниципальной формы собственности, а также организаций иных форм собственности при наличии свободных площадей для хранения.

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивом на основании заявления, договора хранения и акта приема-передачи, подписанных сторонами и скрепленных печатью.

2.3. Система показателей (характеристик) качества муниципальной услуги:

N п/п	Показатели качества муниципальной услуги	Значение индикатора (ед. измерения)
1	2	3
1.	Доля принятых на хранение документов от общего объема документов, подлежащих приему в установленные сроки, %.	100%
2.	Доля документов, хранящихся в органах местного самоуправления, организациях муниципальной формы собственности сверх установленного срока от общего объема хранящихся, ед. хранения.	0%

2.4. Документы, регламентирующие деятельность Архива:

1) Устав Архива;

2) Решение городского Совета депутатов "Об утверждении тарифа для муниципального учреждения "Архив документов по личному составу" по предоставлению муниципальной услуги "Прием документов на хранение";

3) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила).

2.5. Условия размещения и режим работы Архива, расположенного по адресу:

2 микрорайон, дом 17, г. Бузулук, Оренбургская область.

1. Режим работы: понедельник - пятница с 8-00 до 17-00 часов.

2. Прием документов на хранение: понедельник - среда с 8-00 до 16-00 часов.

Архив должен быть размещен в специально предназначенном помещении, доступном для заявителей. Помещение должно быть обеспечено всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащено телефонной связью, а также противопожарной системой и средствами пожаротушения.

По размерам и состоянию помещение должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемой услуги (повышение температуры воздуха, влажность воздуха, запыленности, загрязненности и т.д.).

Для ожидания приема получателей муниципальной услуги отводятся места, оборудованные стульями, столами для обеспечения возможности оформления документов. Вход и выход из помещения должен быть оборудован соответствующими указателями.

Место приема получателей муниципальной услуги оборудовано информационными табличками (вывесками) с указанием:

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- времени перерыва на обед.

В помещении для ожидания и приема получателей муниципальной услуги отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:

- график работы Архива;

- номера телефонов, адрес электронной почты Архива;

- перечень документов, которые должны быть предъявлены Заявителем при получении муниципальной услуги.

2.6. Техническое оснащение регламентируется Правилами.

Каждое рабочее место специалистов аттестовано и оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым базам данных, печатающим устройствам.

2.7. Укомплектованность Архива кадрами и их квалификация:

Архив должен располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимым для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

У специалистов должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все специалисты должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.

2.8. Требования к технологии оказания муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги носит заявительный характер.

Все дела, включенные в опись, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Правил (подшиты, пронумерованы, иметь обложку дела, лист-заверитель).

Взаимоотношения между Архивом и Заявителем регулируются договором хранения, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе взаимодействия.

Способ обращения: в письменной форме, по доверенности, по электронной почте.

Сроки рассмотрения вышеназванных обращений 5 дней со дня регистрации.

Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений о наличии или отсутствии свободных площадей в архивохранилище не должно превышать 15 минут.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителям может служить:

- отсутствие свободных площадей в архивохранилищах.

Прием документов оформляется актом приема-передачи. Акт составляется в 2-х экземплярах, один передается фондообразователю, второй остается в Архиве.

Сформированные и описанные дела (единицы хранения) заносятся в программный комплекс "Архивный фонд" 4-я версия (ПК АФ - 4-я версия) и в учетные журналы, а именно:

- список фондов

- журнал учета поступления и утверждения описей

- журнал изменений в составе и объеме фондов

- реестр описей

- листы фондов

- карточки учета состояния дел фондов

и подлежат хранению в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Документы, принятые на хранение, формируются в дела и на них составляются описи.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

- создание оптимальных условий для хранения документов;

- рациональное размещение документов в хранилищах;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

Все документы, поступающие в Архив, помещаются в хранилищах на стеллажах по порядку номеров фондов, в пределах фонда - по описям, в пределах описей - по номерам дел.

Дела размещаются на стеллажах в коробках слева направо, сверху вниз, горизонтально или вертикально с учетом рационального использования площадей стеллажей.

На каждую коробку наклеивается ярлык. На ярлыке указывается: номер и название фонда, номер описи, номера и крайние даты дел.

В целях закрепления мест хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются топографические указатели.

В целях обеспечения сохранности документов не реже, чем один раз в десять лет проводится проверка наличия дел.

III. Информационное обеспечение получателей муниципальной услуги

На информационном стенде в Архиве и на официальном сайте в сети Интернет администрации города Бузулука должна быть размещена следующая информация:

3.1. Сведения о графике работы Архива согласно приложению N 2 к настоящему стандарту качества.

3.2. Права и обязанности получателей муниципальной услуги, в том числе основания для отказа в предоставлении услуги определяются Правилами.

- в предоставлении услуги всем организациям может быть отказано в случае отсутствия свободной площади в архивохранилище.

3.3. Порядок и правила предоставления муниципальной услуги.

Способ обращения в письменной форме: на электронном носителе или на бумажном носителе непосредственно в Архиве, согласно приложению N 1 к настоящему стандарту качества.

Предоставление услуги осуществляют специалисты Архива под непосредственным руководством заведующего Архивом.

3.4. Утвержденный перечень услуг, с указанием цен, тарифов.

Муниципальная услуга "Прием документов на хранение" от организаций, не являющихся источниками-комплектования предоставляется за плату, установленную решением городского Совета депутатов; для организаций, являющихся источниками-комплектования - прием осуществляется бесплатно.

3.5. Контактная информация о руководстве и должностных лицах с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номеров телефонов, времени и месте приема получателей согласно приложению N 3 к настоящему стандарту качества.

3.6. Порядок рассмотрения жалоб, замечаний и предложений по качеству предоставляемой услуги.

Пользователи либо их представители имеют право на обжалование действий (бездействий) специалистов Архива, а также принимаемых ими решений в ходе предоставления услуги лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по почте, электронной почте.

Обжалование нарушений требований качества услуги, осуществляется следующими способами:

- указание на нарушение требований стандарта специалисту Архива, предоставившего муниципальную услугу;

- жалоба на нарушение требований стандарта качества заведующему Архивом тел. 8 (35342) 4-03-75. buzuluk.arhiv@gmail.com;

- жалоба на нарушение требований стандарта качества главе города либо заместителю главы администрации города, тел. 8 (35342) 2-23-25, 2-24-75, на официальный сайт администрации города Бузулука www.бузулук.рф.

Форма обжалования: устное (на личном приеме, по телефону) или письменное обращение. Примерная форма жалобы согласно приложению N 4 к настоящему стандарту качества.

IV. Защита интересов получателей услуги

4.1. Реквизиты структурных подразделений и должностные лица, осуществляющие контроль за предоставлением муниципальной услуги.

Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим стандартом, осуществляется заведующим Архива и включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения специалистами Архива действующего законодательства, а также положений настоящего стандарта.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в соответствующих положениях должностных инструкций.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействия) специалистов Архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей по предоставлению муниципальной услуги осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляется на основании полугодовых или годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя по предоставлению муниципальной услуги).

4.2. Непосредственный исполнитель муниципальной услуги:

Муниципальное бюджетное учреждение города Бузулука "Муниципальный архив"

Юридический адрес: 2 микрорайон, дом 17, г. Бузулук, Оренбургской области

Телефон 8 (35342) 4-03-75