Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от 27 мая 2010 г. N 15 "Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий" (утратил силу)

Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области
от 27 мая 2010 г. N 15
"Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий"

ГАРАНТ:

Приказом Комитета по делам архивов Оренбургской области от 5 июля 2012 г. N 21 настоящий приказ признан утратившим силу

Во исполнение Указа Губернатора Оренбургской области от 29.12.2009 N 258-ук "О первоочередных мерах по переходу к предоставлению государственных (муниципальных) услуг (функций) в электронном виде в Оренбургской области" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий".

2. Директорам государственных учреждений "Государственный архив Оренбургской области" (ГУ "ГАОО") - Ильиной В.А.; "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГУ "ЦДНИОО") - Шокову В.А.; филиалов ГУ "ГАОО в г. Бугуруслане - Смирновой Е.И.; в г. Бузулуке - Овчинниковой И.Н.; исполняющей обязанности директора филиала ГУ "ГАОО" в г. Орске - Кожуховой Л.Р. внедрить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий" в работу архивов и обеспечить его выполнение.

3. Приказ вступает в силу со дня подписания.

Председатель комитета по делам архивов Оренбургской области

С.М. Муромцева

Административный регламент
комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий"
(утв. приказом комитета по делам архивов Оренбургской области
от 27 мая 2010 г. N 15)

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

1.1.1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных копий" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - Комитет), а также порядок взаимодействия Комитета с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

1.1.2. В предоставлении государственной услуги участвуют:

Управление Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Оренбургской области (далее - УФНС) - в части предоставления выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ);

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Оренбургской области (далее - Управление реестра по Оренбургской области) - в части проставления апостиля на копиях архивных документов, подготовленных муниципальными архивами по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

Комитет по делам архивов в Оренбургской области (далее - Комитет) - в части оказания государственной услуги и осуществления контроля за ее предоставлением;

Государственное учреждение "Государственный архив Оренбургской области" (далее - ГУ "ГАОО") и его филиалы в городах Бугуруслане, Бузулуке и Орске (далее - филиалы) - в части подготовки копий архивных документов;

Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (далее - ГУ "ЦДНИОО") - в части подготовки копий архивных документов;

В оказании государственной услуги по предоставлению копий архивных документов участвуют владельцы:

государственные архивы - в части обеспечения сохранности и государственного учета документов, создания информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных, информационного обеспечения организаций и физических лиц, предоставления копий документов;

муниципальные архивы, созданные органами местного самоуправления для осуществления хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Оренбургской области и других архивных документов - в части обеспечения сохранности и государственного учета документов, создания информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных, информационного обеспечения организаций и физических лиц, предоставления копий документов;

музеи Оренбургской области, библиотеки Оренбургской области, архивы государственных органов Оренбургской области, органов местного самоуправления и других, государственных и муниципальных организаций и учреждений - в части предоставления документов по запросу заявителей.

1.2. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

1.2.1. Оказание государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 21 июля 1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 53-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25 июля 2005 г. N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "25 июля 2006 г."

Законом Оренбургской области от 17 августа 2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "29 августа 2005 г."

Указом Губернатора Оренбургской области от 16 декабря 2005 г. N 142-ук "Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области";

Постановлением Правительства Оренбургской области от 10 января 2006 г. N 3-п "Об утверждении перечня платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области".

1.3. Результаты предоставления государственной услуги

1.3.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги является выдача или отказ в выдаче копий архивного документа.

1.4. Описание заявителей

1.4.1. Получателями государственной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся в государственные и муниципальные архивы, а также музеи и библиотеки для получения копий открытых архивных документов, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства (далее - заявители).

II. Требования к порядку оказания государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге заявителей

2.1.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

Местонахождение Комитета по делам архивов Оренбургской области и его почтовый адрес: ул. Советская, 16, г. Оренбург, 460014

Электронный адрес Комитета: arhiv@mail.orb.ru.

Официальный сайт Комитета: http://orenkomitetarchiv.ru/

Справочные телефоны: Телефон: (3532) 77-24-13, 77-15-71; факс (3532) 77-24-13.

Информация о месте нахождения государственных архивов (приложение N 1), муниципальных архивов Оренбургской области (приложение N 2), их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Комитета по электронному адресу: arhiv@mail.orb.ru.

Информация о государственной услуге и порядке ее предоставления размещена на Портале государственных услуг Оренбургской области.

На официальном сайте Комитета размещены образцы бланков заявлений, необходимых для исполнения государственной услуги.

Пользователи могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

- по телефону - по указанным в п. 7. номерам телефонов должностные лица дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей;

- по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

- в электронном виде - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

- при личном обращении граждан - прием граждан осуществляется руководителем Комитета, заместителем руководителя Комитета, другими должностными лицами по адресу: г. Оренбург, ул. Советская, 16 по рабочим дням с 09.00 до 18.00, (запись осуществляется по тел. 77-24-13);

- на официальном сайте Комитета.

по электронной почте,

по письменному обращению,

по телефону,

на личной консультации по адресам, указанным в Приложении N 3 к настоящему административному регламенту.

2.1.2. На информационных стендах государственных и муниципальных архивов, в сети Интернет на официальном сайте Комитета размещается следующая информация:

законодательные и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы, регулирующие деятельность по выдаче копий архивных документов;

перечень и образцы оформления документов, необходимых для получения копий архивных документов, и требования к ним;

форма заявления о выдаче копий архивных документов;

перечень услуг, оказываемых на платной основе;

реквизиты для уплаты государственной пошлины за выдачу копий архивных документов;

перечень органов исполнительной власти Оренбургской области и других органов и организаций, в которые необходимо обратиться заявителям;

схема размещения специалистов и режим приема граждан.

2.1.3. Консультации (справки) по вопросам выдачи копий архивных документов осуществляются специалистами государственных, муниципальных архивов, МФЦ и ответственными за предоставление информации (далее - специалист, ответственный за предоставление информации).

2.1.4. При устных обращениях граждан или организаций специалист, ответственный за предоставление информации, обязан квалифицированно ответить заявителю по вопросам:

нормативных правовых актов Российской Федерации и Оренбургской области, регулирующих выдачу копий архивных документов;

требований к документам, представляемым для получения копий архивных документов;

перечня документов, необходимых для получения копий архивных документов, реквизитов для оплаты государственной пошлины за предоставление копий архивных документов.

2.1.5. При письменных обращениях граждан или организаций специалист, ответственный за предоставление информации, в течение 30 календарных дней готовит архивные копии и архивные выписки на заданный запрос и направляет их в установленном порядке для подписания руководителю государственного или муниципального архива.

После подписания архивные копии и выписки на заданный запрос специалист, ответственный за предоставление информации, направляет ответ по почте простым письмом на адрес заявителя или вручает заявителю лично.

В случае отсутствия необходимого документа, специалист, ответственный за предоставление информации, в течение 3 - 5 дней направляет заявителю отрицательный ответ.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалист, ответственный за предоставление информации, подробно информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер или адрес местонахождения запрашиваемой информации.

2.2. Сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. Максимальный срок предоставления государственной услуги:

при устном обращении заявителя - 30 дней с момента регистрации заявления о предоставлении копии архивного документа и прилагаемых к нему документов;

при письменном обращении заявителя - 30 дней со дня регистрации заявления о предоставлении копии архивного документа и прилагаемых к нему документов;

при отсутствии в архиве запрашиваемых документов заявителю специалистом, ответственным за предоставление информации направляется отрицательный ответ по почте в течение 3 - 5 дней

Продолжительность приема документов от заявителя о предоставлении государственной услуги составляет не более 20 минут.

Время ожидания в очереди при подаче документов заявителем - не более 60 минут.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.3.1. Основанием для отказа в рассмотрении заявления заявителя о предоставлении государственной услуги является:

предоставление неполного пакета документов;

предоставление документов, написанных карандашом;

наличие в документах подчисток, приписок и иных незаверенных исправлений;

серьезные повреждения предоставленных документов, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

несоответствие предоставленных документов установленным формам и юридическим требованиям.

2.3.2. Основанием для отказа в предоставлении копии архивного документа является:

наличие в предоставленных заявителем документах недостоверной или искаженной информации;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

отсутствие в заявлении необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;

отсутствие необходимого документа в архиве (в данном случае специалист может указать местонахождение запрашиваемой информации (телефон и адрес другого архива); в случае необоснованного отсутствия документа - объявляется его розыск);

наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

неудовлетворительное физическое состояние документа, копия которого необходима заявителю.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

2.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

2.5.1. Требования к оформлению помещений органов предоставления государственной услуги.

2.5.2. Помещения для предоставления государственной услуги размещаются на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом или в отдельных зданиях.

2.5.3. Центральный вход в здание органа предоставления государственной услуги должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, осуществляющем предоставление услуги:

наименование с указанием подчиненности;

место нахождения;

режим работы.

2.5.4. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для возможности оформления документов.

2.5.5. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

2.5.6. Помещение для непосредственного взаимодействия специалистов с заявителями может быть организовано в виде отдельных кабинетов для каждого специалиста, ведущего прием.

2.5.7. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги;

времени приема граждан;

времени перерыва на обед, технического перерыва.

2.5.8. Каждое рабочее место по возможности должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

2.5.9. Должностные лица имеют личные идентификационные карточки и (или) настольные таблички с указанием их фамилии, имени, отчества и должности.

2.5.10. Места для заполнения необходимых документов заявителями оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.

2.5.11. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.5.12. Сектор информирования заявителей располагается в зале ожидания приема граждан и предназначен для ознакомления с информационными материалами. Сектор информирования должен быть оборудован информационными стендами.

2.5.13. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы, СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

2.6. Основание для предоставления государственной услуги

2.6.1. Для получения копии архивного документа заявитель предоставляет заявление о необходимости получения копии архивного документа (для юридического лица по форме, приведенной в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту, для физического лица по форме, приведенной в Приложении N 2 к настоящему административному регламенту).

2.6.2. Вместе с заявлением о предоставлении копии архивного документа заявитель предъявляет подлинники и копии (для приобщения к делу):

документа, удостоверяющего личность заявителя, копий трудовой книжки, наградных документов и т.д. - для физических лиц;

свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ - для юридических лиц;

документов, подтверждающих полномочия представителя заявителя - для получения копии архивного документа, содержащего персональные данные о третьих лицах.

2.6.3. Для получения копии архивного документа письменное заявление с необходимыми документами может быть направлено в государственный или муниципальный архив, в МФЦ (на базе МФЦ предоставляются копии архивных документов. Функции МФЦ: информирование о предоставлении услуги; прием и регистрация документов; консультирование заявителей; взаимодействие с государственными и муниципальными архивами; проверка полноты и качества административной процедуры по приему и регистрации документов):

по почте;

доставлено непосредственно заявителем или доверенным лицом, полномочия которого подтверждены в установленном порядке.

2.6.4. За выдачу копий архивных документов взимается плата в размере, установленном Комитетом по согласованию с департаментом Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов в соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 10 января 2006 г. N 3-п "Об утверждении перечня платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области".

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Предоставление государственной услуги состоит из следующих административных процедур:

прием и регистрация документов;

анализ тематики поступивших запросов о предоставлении копий документов, оформление выписок из документов и справок на основании имеющихся в архиве документов;

направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

проставление апостиля на копиях архивных документов;

выдача результата государственной услуги.

Блок-схема административных процедур, выполняемых при выдаче копий архивных документов, приведена в Приложении N 4 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация документов

3.2.1. В случае, если заявитель предоставляет комплект документов, необходимых для получения копий архивных документов, непосредственно в государственный или муниципальный архив, специалист государственного или муниципального архива, ответственный за прием и регистрацию документов (далее - специалист, ответственный за прием заявлений) проверяет:

правильность и полноту заполнения заявителем заявления о предоставлении копий архивных документов;

комплектность представленных документов;

достоверность и непротиворечивость сведений, содержащихся в представленных документах (на основании документов заявителя);

соответствие предоставленных документов установленным требованиям; специалист, ответственный за прием заявлений, удостоверяется, что:

тексты документов написаны разборчиво;

в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных исправлений;

документы не исполнены карандашом;

документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

3.2.2. После проверки представленного комплекта документов специалист, ответственный за прием заявлений, регистрирует заявление в "Журнале регистрации принятых документов и выданных копий".

Форма "Журнала регистрации принятых документов и выданных копий" приведена в Приложении N 5 к настоящему административному регламенту.

3.2.3. В случае соответствия требованиям документы проходят все административные процедуры государственной услуги.

3.2.4. В случае несоответствия представленных документов указанным требованиям специалист, ответственный за прием заявлений:

при устном обращении заявителя - указывает заявителю на необходимость предоставления недостающих документов и (или) исправления выявленных недочетов;

при письменном обращении заявителя - в течение 5 дней со дня поступления документов подготавливает уведомление с приложением списка недостающих документов и (или) документов, оформление которых не соответствует установленным требованиям, направляет уведомление по почте в адрес заявителя.

3.2.5. Если в течение 30 дней со дня отправки заявителю уведомления недостающие документы и (или) документы, оформление которых не соответствует установленным требованиям, не представлены в государственный или муниципальный архив, специалист, ответственный за прием заявлений, готовит письмо об отказе в предоставлении государственной услуги и возврате документов с указанием мотивированных причин отказа.

Письмо направляется заявителю по почте по указанному в заявлении адресу.

Форма уведомления об отказе в выдаче копий архивных документов приведена в Приложении N 6 к настоящему административному регламенту.

3.2.6. В случае, если заявитель представляет комплект документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в МФЦ специалист, ответственный за регистрацию документов проверяет:

правильность и полноту заявления заявителя о выдаче копий архивных документов;

комплектность предоставленных документов;

соответствие предоставленных документов установленным требованиям, удостоверяясь, что:

тексты документов написаны разборчиво;

в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных исправлений;

документы не исполнены карандашом;

документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

3.2.7. После проверки предоставленного комплекта документов при полном их соответствии установленным требованиям, специалист МФЦ, ответственный за регистрацию документов, в тот же рабочий день регистрирует комплект документов в электронном журнале учета заявлений в МФЦ и передает его в отдел МФЦ по доставке документов в органы власти.

Рассмотрение комплекта документов далее происходит в соответствии с пунктами 13.1 - 13.4 настоящего административного регламента.

3.2.8. В случае, если в комплекте документов, предоставленном юридическим лицом, отсутствует свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ юридического лица, специалист МФЦ, ответственный за регистрацию документов, регистрирует комплект документов в электронном журнале учета заявлений в МФЦ и передает его в отдел по работе с заявителями МФЦ для оформления запроса в УФНС.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов о предоставлении копий документов, выписок из документов и справок на основании имеющихся в архиве документов

3.3.1. Специалист, ответственный за подготовку копий архивных документов в соответствии с поступившим запросом (далее - специалист, ответственный за подготовку копий архивных документов), анализирует тематику поступивших запросов заявителей, при этом определяет:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

3.4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5 дней со дня регистрации специалист, ответственный за подготовку копий архивных документов, направляет запросы по принадлежности в государственные и муниципальные архивы Оренбургской области, в организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, специалист, ответственный за подготовку копий архивных документов, направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты и документы, необходимые для исполнения запроса.

3.5. Проставление апостиля на копиях архивных документов

3.5.1. Копии архивных документов, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.5.2. Руководитель ГУ "ГАОО" в течение одного рабочего дня проставляет апостиль на копиях архивных документов.

3.5.3. Архивные отделы администраций муниципальных образований и муниципальные архивы направляют подготовленные копии архивных документов в Управление реестра по Оренбургской области для проставления апостиля (без нотариального удостоверения и с освобождением от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля).

3.5.4. На документах, выдаваемых иными организациями, апостиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или органы Федеральной регистрационной службы.

3.6. Выдача результата государственной услуги

3.6.1. Специалист государственного или муниципального архива проставляет на обороте каждого листа архивной копии архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, скрепляет листы архивной копии.

Руководитель государственного или муниципального архива подписывает копию архивного документа и заверяет ее печатью.

3.6.2. Специалист государственного или муниципального архива, ответственный за выдачу результата государственной услуги, подготавливает уведомление о выдаче копий архивных документов и направляет его по почте в адрес заявителя.

3.6.3 В случае если комплект документов заявитель подавал в МФЦ, специалист государственного или муниципального архива, ответственный за выдачу результата государственной услуги, передает уведомление специалисту отдела МФЦ по доставке документов в органы власти.

3.6.4. В случае если комплект документов заявитель подавал в государственный или муниципальный архив, специалист государственного или муниципального архива, ответственный за выдачу результата государственной услуги, выдает копии архивных документов при предъявлении:

документа, удостоверяющего личность заявителя, либо его представителю по доверенности;

документа, удостоверяющего личность представителя;

документа, подтверждающего оплату сбора за выдачу копий архивных документов и государственной пошлины за проставление апостиля.

3.6.5. В случае если комплект документов заявитель подавал в МФЦ, специалист МФЦ, ответственный за выдачу результата государственной услуги:

извещает заявителя о возможности получить результат государственной услуги в форме телефонограммы;

выдает копии архивных документов заявителю или его представителю при предъявлении:

документа, удостоверяющего личность заявителя, либо его представителю по доверенности;

документа, удостоверяющего личность представителя;

документа, подтверждающего оплату сбора за выдачу копий архивных документов и государственной пошлины за проставление апостиля;

делает соответствующую отметку в электронном журнале приема заявлений в МФЦ.

3.6.6. Специалист, ответственный за выдачу результата государственной услуги, регистрирует выданные копии архивных документов в "Журнале регистрации принятых документов и выданных копий".

3.6.7. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, или возникновения иных оснований для отказа в выдаче копий архивных документов, специалист, ответственный за выдачу результата государственной услуги, готовит уведомление об отказе в предоставлении копий архивных документов с указанием причин отказа, направляет уведомление для подписания руководителю государственного архива.

Руководитель архивного учреждения подписывает уведомление об отказе в предоставлении копий архивных документов.

Специалист, ответственный за выдачу результата государственной услуги, выдает подписанное уведомление лично заявителю или направляет по почте в адрес заявителя.

3.6.8. Копии архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, подготавливаются и высылаются специалистами архивных учреждений и организаций по почте в адрес заявителя.

3.6.9. В случае если запрос поступил из МИД России, специалист, ответственный за выдачу результата государственной услуги, направляет копии архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений по адресу:

Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент МИД России,1-й Неопалимовский пер., д. 12, Москва, 119200.

3.6.10. Копии архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, подготавливаются и высылаются специалистами архивных учреждений и организаций по почте в МИД России.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Контроль за соблюдением последовательности действий, установленных настоящим административным регламентом, и принятием решений осуществляется заместителем председателя Комитета.

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения исполнения специалистами требований настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Оренбургской области.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

4.2.1. В ходе проведения контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги указанные должностные лица проводят проверки, выявляют и устраняют нарушения прав заявителей, рассматривают и принимают решения, подготавливают ответы на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия или бездействие должностных лиц, участвующих в предоставлении государственной услуги.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

4.2.3. Проверки полноты и качества административной процедуры по приему и регистрации документов в МФЦ осуществляет директор МФЦ.

4.2.4. В ходе проверки директором МФЦ могут рассматриваться все вопросы, связанные с приемом и регистрацией документов для предоставления государственной услуги в МФЦ.

4.2.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2.6. Должностное лицо, ответственное за регистрацию документов в МФЦ, несет персональную ответственность за:

соблюдение сроков и порядка регистрации входящей корреспонденции и передачи документов руководителю муниципального или государственного архива, специалистам МФЦ, установленных настоящим административным регламентом;

правильность записи на входящем документе номера и даты регистрации.

4.2.7. Должностное лицо, ответственное за подготовку копий архивных документов, несет персональную ответственность за:

соблюдение сроков и проведение анализа тематики поступивших запросов;

своевременное направление запросов по принадлежности в государственные и муниципальные архивы Оренбургской области и иные организации, участвующие в предоставлении услуги;

правильность оформления копий архивных документов;

соответствие принятого решения требованиям законодательства.

4.2.8. Должностное лицо, ответственное за выдачу результата государственной услуги, несет персональную ответственность за:

правильность оформления уведомления о выдаче или об отказе в выдаче копий архивных документов;

соблюдение сроков и порядка выдачи копий архивных документов;

правильность записи данных о выдаче копий архивных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

4.2.11. Должностное лицо, ответственное за предоставление информации, несет персональную ответственность за:

Полноту, достоверность и своевременность предоставления информации об оказании государственной услуги;

правильность оформления ответов на письменные запросы граждан и организаций.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения административного регламента

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

5.1.1 Заявители имеют право обжаловать действия или бездействие должностных лиц Комитета, государственных и муниципальных архивов, МФЦ и иных органов и организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги:

в судебном порядке,

в досудебном порядке.

5.1.2. Заявители могут обжаловать: необоснованный отказ в предоставлении копий архивных документов, затягивание сроков предоставления копий архивных документов, истребование неустановленных в административном регламенте документов.

5.1.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) руководителю организации, предоставляющей государственную услугу, либо в вышестоящую инстанцию.

5.1.4. Личный прием граждан проводит председатель Комитета. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан посредством размещения информации в месте расположения Комитета и на сайте Комитета.

5.1.5. Личный прием проводится по предварительной записи. Запись граждан производится при личном обращении или по телефону 77 24 13. Ответственное лицо, осуществляющее запись граждан на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.

5.1.6. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы (претензии) не должен превышать 30 дней с момента получения обращения.

5.1.7. Обращение (жалоба) заявителя в письменной форме должно содержать:

фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается жалоба, его место жительства (местонахождение);

наименование органа, должности, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решения, действия (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого решения, действия (бездействия).

5.1.8. Дополнительно могут быть указаны:

причины несогласия с обжалуемыми решениями, действиями (бездействием);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

К обращению (жалобе) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе выводы.

5.1.9. Обращение (жалоба) подписывается подавшим ее заявителем.

5.1.10. По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом Комитета принимается решение об удовлетворении требований заявителя, либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по адресу, указанному в обращении (жалобе).

5.1.11. Обращение (жалоба) заявителя не рассматривается в случаях:

отсутствия сведений о лице, обратившемся с обращением (жалобой) (ФИО гражданина, наименование юридического лица), об обжалуемом решении, действии, бездействии;

отсутствия подписи заявителя.

5.1.12. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 10 дней с момента ее получения.

5.1.13. В случае направления заявителем обращения (жалобы) в МФЦ создается межведомственная комиссия по досудебному разрешению споров (претензий) (далее - Комиссия).

5.1.14. В состав Комиссии включаются должностные лица, ответственные или уполномоченные работники органов и учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги, уполномоченные лица государственных органов субъекта Российской Федерации, представители общественных организаций и объединений, а также другие лица, обладающие необходимыми знаниями, опытом и квалификацией, позволяющими участвовать в рассмотрении претензий и урегулировании споров.

Председателем Комиссии является председатель Комитета.

5.1.15. Информация о порядке досудебного разрешения споров и рассмотрения претензий размещается на Интернет-сайтах и информационных стендах органов и учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги.

5.1.16. При урегулировании споров и рассмотрении претензий члены Комиссии осуществляют проверку законности и обоснованности принятия решений, действий или бездействия должностных лиц, ответственных или уполномоченных работников органов и учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги, запрашивают объяснительные (служебные) записки и иные необходимые документы.

5.1.17. Заявитель, выразивший претензии, может лично присутствовать на заседаниях Комиссии или направить своего законного представителя.

5.1.18. Ответственный за информирование сотрудник операционного зала управления координации услуг своевременно (не позднее, чем за пять календарных дней до проведения заседания Комиссии) информирует (письменно, с использованием средств телефонной или факсимильной связи, либо по электронной почте) заявителей, их законных представителей (далее - заявители) о сроке и месте проведения заседания Комиссии по вопросу разрешения спора или рассмотрения претензии.

Заявители могут подать ходатайство об изменении сроков проведения заседания Комиссии, состава членов Комиссии, а также обратиться с другими просьбами, указав причины и обоснования ходатайства.

5.1.19. Заявители могут письменно уведомить об отказе участвовать в заседании Комиссии.

В случае отказа заявителя лично участвовать в заседаниях Комиссии, необходимые материалы и проект решения Комиссии по результатам разрешения спора или рассмотрения претензии направляются заявителю по почте или с использованием средств факсимильной и электронной связи, сети Интернет.

5.1.20. Споры считаются разрешенными, если между заявителем и Комиссией по взаимному согласию достигнута договоренность.

Результаты договоренности фиксируются в протоколе, который подписывается заявителем и председателем Комиссии.

По результатам разрешения спора или рассмотрения претензии на основании протокола оформляется решение Комиссии, в котором могут быть указаны сроки принятия мер по устранению выявленных нарушений, восстановлению нарушенных прав и законных интересов заявителя, причины и основания невозможности удовлетворения претензий заявителя, разрешения спора в пользу заявителя.

5.1.21. В случае невозможности удовлетворения претензий заявителя, разрешения спора в пользу заявителя в решении также указывается инстанция, в которую заявитель вправе обратиться далее.

На основе принятых Комиссией решений формируется Реестр решений Комиссии. Работу по ведению Реестра решений Комиссии осуществляет управление координации услуг.

5.1.22. В решении Комиссии могут содержаться рекомендации по организации работы и проведению контроля за предоставлением государственной услуги, наложению взысканий на лиц, допустивших нарушение прав и законных интересов заявителей, иные положения, направленные на совершенствование административных процедур и повышение качества процедуры по предоставлению государственной услуги.

5.1.23. Продолжительность рассмотрения претензий или урегулирования споров не должна превышать 30 дней со дня регистрации обращения (претензии). Указанный срок может быть продлен по взаимному согласию сторон.

Приложение N 1

Форма
заявления о выдаче копий архивных документов
(для юридических лиц)*(1)

Руководителю ______________________

(наименование органа или организации)

___________________________________

(Ф.И.О.)

Заявление

____________________________________________________________ (полное наименование юридического лица), зарегистрированного

_________________________________________________

(кем и когда зарегистрировано юридическое лицо)

Свидетельство о государственной регистрации N ____

выдано "____" ______________ 20__ года_______________________________ (кем и когда выдано)

ОКПО ______________________________________________________

Адрес местонахождения, указанный в регистрационных документах (полностью)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Фактическое местоположение (полностью)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

В лице _____________________________________________________

(должность представителя, Ф.И.О. полностью)

дата рождения ______________,

паспорт серии ___________ N ____________ код подразделения

выдан " ___ " ______________ 20 __ года __________________________________ (кем выдан)

адрес проживания ______________________________________________________ (полностью место фактического проживания) контактный телефон _________,

действующий на основании:

_____________________________________________________________

_________________________________________________________ (перечень документов)

прошу предоставить копию _____________________________________ (наименование документа) для ___________________________________________________________________.

"____" _________________ 20__ г. "___" ч. "___" мин.

________________ (подпись заявителя)

________________________________ (полностью Ф.И.О.)

Подпись сотрудника, принявшего документы:

________________ (подпись заявителя)

________________________________ (полностью Ф.И.О.)

"____" _________________ 20__ г. "___" ч. "___" мин.

*(1) Данное заявление оформляется юридическим лицом на фирменном бланке.

Приложение N 2

Форма
заявления о выдаче копий архивных документов
(для физических лиц)

Руководителю ______________________

(наименование органа или организации)

___________________________________

(Ф.И.О.)

Заявление

Я, _________________________________________________________ (Ф.И.О. заявителя)

Имеющий (ая) паспорт серии ____ N ________________ код подразделения ____

выданный "___" ____________ 20 __ года _________________________________ (кем выдан)

проживающий (ая) по адресу _____________________________________________ (полностью место фактического проживания)

________________________________, контактный телефон ____________________

дата рождения ____________________, место рождения ______________________

прошу предоставить копию ____________________________________________ (наименование документа) для _____________________________________________________________.

"____" _________________ 20__ г. "___" ч. "___" мин.

________________ (подпись заявителя)

_________________________________ (полностью Ф.И.О.)

Подпись сотрудника, принявшего документы:

________________ (подпись заявителя)

_________________________________ (полностью Ф.И.О.)

Приложение N 3

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах архивных учреждений, предоставляющих государственную услугу

Наименование архивных учреждений:

Комитет по делам архивов Оренбургской области

Адрес: 460014, г. Оренбург, ул. Советская, д. 16.

E-mail: arhiv@mail.orb.ru

Телефон: (код 3532) 77-24-13.

Государственное учреждение "Государственный архив Оренбургской области"(ГУ "ГАОО").

Адрес: 460014, г. Оренбург, ул. Советская, д. 16.

E-mail: gosarhivoren@rambler.ru

Телефон: (код 3532) 77-59-45.

Филиал ГУ "ГАОО" в г. Бугуруслане

Адрес: 461600, Оренбургская обл., г. Бугуруслан, ул. Московская, 91

E-mail: bug_fil_GAOO@rambler.ru

Контактный телефон: (35352) 2-14-80

Филиал ГУ "ГАОО" в г. Бузулуке

Адрес: 461010, г. Бузулук, ул. М. Горького, д. 50

E-mail: arhivbuzuluk@yandex.ru

Контактный телефон: (35342) 2-09-01

Филиал ГУ "ГАОО" в г. Орске

Адрес: 462431, г. Орск, ул. Тагильская, д. 13Б

E-mail: orsk@mail.orb.ru

Контактный телефон: (35372) 5-42-64

Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГУ "ЦДНИОО")

Адрес: 460024, г. Оренбург, ул. Маршала Жукова, 38

E-mail: zdnioo@.bk.ru

Контактный телефон: (3532) 77-03-84

Приложение N 4

Блок-схема
административных процедур, выполняемых при предоставлении государственной услуги

Приложение N 5

Форма
"Журнала регистрации принятых документов и выданных копий в МФЦ"

N п/п	Ф.И.О. физического лица/наименование юридического лица	Фактический/юридический адрес	Дата приема документов от заявителя	Тематика запроса	Наименование и реквизиты документов, копии которых необходимы заявителю	Копия выдана специалисту МФЦ (документ принят)		Копия получена заявителем от специалиста МФЦ (документ представлен)
						Ф.И.О.	Роспись	Ф. И. О	Роспись
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение N 6

Форма
уведомления об отказе в выдаче копий архивных документов

____________________________________

____________________________________

(наименование органа, выдающего копии)

Уведомление
об отказе в выдаче копий архивных документов
N _____ от "____" _________________ 20 ____ г.

_______________________________________________________________ (наименование органа, выдающего копии) в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области" принято решение об отказе в выдаче копий

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(наименования архивных документов)

по причине _________________________________________________

___________________________________________________________

Руководитель

____________________________ (наименование органа, выдающего копии)

___________________ (Ф. И. О)

___________________

(Подпись)